Was ist ein ERP-System? Unternehmensfinanzplanung

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Immer mehr Unternehmen unterschiedlicher Größe auf der ganzen Welt möchten das leistungsstärkste Management-Tool, das als ERP-System bekannt ist, in ihre Arbeit einführen. Seine Verwendung ist darauf ausgelegt, eine effektive Steuerung und Planung aller strategisch wichtigen Geschäftsprozesse für die Organisation zu etablieren, um das Funktionieren der Hauptproduktions- und Nebenanlagen zu optimieren.

Das Konzept von ERP und ERP-Systemen

Geschäftsstrategie ERP (EntERPrise Resource Planning) ist eine Integration aller Abteilungen und Prozesse der Organisation: Produktionsanlagen, Finanz-, Personal- und Kundenprofilabteilungen und viele andere. Eine solche Kombination zielt in erster Linie darauf ab, die Verteilung verschiedener Ressourcen innerhalb des Unternehmens zu optimieren.

War es früher ein reines Marketingkonzept, wird ein ERP-System heute meist als eine Klasse spezialisierter Softwaretools verstanden. Im weiteren Sinne handelt es sich um eine Methode zur Planung und Verw altung aller Unternehmensressourcen. Historisch wurde die ERP-Strategie auf der Grundlage ihrer Vorgänger gebildet:

• MRP - Materialbedarfsplanung.
• MRP II - PlanungProduktionsressourcen.

Im Gegensatz dazu kann ein ERP-System für sehr große Unternehmen verwendet werden, die oft geografisch verteilt sind. Wir sprechen in diesem Fall von Corporate Resource Planning, da es nicht nur auf die Produktion, sondern auch auf eine umfassende Finanzplanung achtet. Ein wesentliches Merkmal des ERP-Systems ist auch die Möglichkeit seiner Verwendung in absolut jedem Unternehmen, unabhängig von den Besonderheiten der Arbeit, einschließlich derer, die keine Produktionstätigkeiten ausüben. Da es sich um ein Softwareprodukt handelt, ist zu beachten, dass es mit leistungsfähigeren technischen Mitteln ausgestattet ist, die den Entscheidungsprozess erleichtern oder ersetzen.

Zweck des ERP-Systems im Unternehmen

Um eine radikale Änderung der Aktivitäten ihres Unternehmens im Zusammenhang mit der Einführung eines Informationsmanagementsystems und der Umsetzung einer neuen Geschäftsstrategie zu beschließen, muss sich das Management der Notwendigkeit dieses Schritts bewusst sein in folgenden Kernpunkten ausgedrückt werden:

• Unwilligkeit, den aktuellen Stand der Dinge zu akzeptieren;
• das Vorhandensein der Notwendigkeit, moderne Technologien einzusetzen, um die Position einer Geschäftseinheit auf dem Markt in einem Wettbewerbsumfeld zu stärken;
• Erwartung erheblicher Vorteile von der Implementierung.

Zunächst einmal soll der Einsatz eines ERP-Systems dazu beitragen, dass eine ähnliche Geschäftsstrategie erfolgreich umgesetzt wird, deren Umsetzung effektiv sein sollUnternehmensressourcenplanung und -management. Dazu ist es notwendig, die Arbeit ihrer Abteilungen zu optimieren, nämlich eine maximale Kohärenz zwischen ihnen zu erreichen und die Verw altungskosten zu senken. Dies kann durch die Vorteile des Informationssystems erreicht werden. Das ist:

• Erhöhung der Transparenz von Geschäftsprozessen.
• Probleme beim Organisieren und Finden der richtigen Informationen lösen.
• Zuverlässigkeit und Relevanz von Daten verbessern.
• Beschleunigung der Arbeitsabläufe zwischen den Abteilungen.
• Organisation eines einzigen Informationsraums zwischen der Zentrale und den Außenstellen.
• Reduzierung der Zeit, die zum Ausfüllen der Dokumentation benötigt wird, und Beseitigung möglicher Fehler.
• Erhöhung der Entscheidungsgeschwindigkeit auf allen Ebenen.

ERP-System sorgt für eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Objekts, nicht nur durch die Einführung effizienterer Geschäftsprozesse in seine Arbeit. Ihr Einsatz soll auch zu einer Senkung der Gesamtkosten des Unternehmens führen. Fortschrittliche Planungs-, Modellierungs- und Analysewerkzeuge helfen, die Ressourcen der Produktionsaktivitäten, des Finanzsektors sowie der Arbeit von Lager-, Transport- und anderen Abteilungen zu optimieren.

Hauptmerkmale der Arbeit

In unterschiedlichen Unternehmen, auch wenn es sich um dasselbe Geschäft handelt, können alle Geschäftsprozesse völlig unterschiedlich ablaufen. Das standardisierte Arbeitsschema, das ein Unternehmens-Management-Informationssystem bietet, kann sich erheblich von dem hier bisher verwendeten unterscheiden. DadurchGrund, es nur als Softwareprodukt zu betrachten, ist grundsätzlich falsch, da seine Implementierung umfangreiche unternehmensinterne Änderungen in Form einer Reorganisation bestehender Geschäftsprozesse erfordert.

Die konzeptionellen Merkmale dieser Systeme stehen in direktem Zusammenhang mit ihrer Essenz. Denken Sie daran, dass die ERP-Methodik die Konsolidierung aller wichtigen Abteilungen des Unternehmens beinh altet, um die effektive Verw altung seiner Ressourcen zu organisieren. Eine solche Zuordnung wird innerhalb des Informationssystems durch das Vorhandensein einer einzigen öffentlichen Datenbank implementiert. Informationen gelangen nur einmal in das Repository und können anschließend von verschiedenen internen und externen Verbrauchern wiederholt verarbeitet und verwendet werden. Im Vergleich zum realen Leben verringert sich in diesem Fall der Zeit- und Arbeitsaufwand der Mitarbeiter des Unternehmens für die Entscheidungsfindung. Es sollte auch beachtet werden, dass das ERP-System kein automatisiertes Prozesssteuerungssystem ist, sondern ein integriertes Informationssystem auf der Grundlage ihres abstrakten Modells, in das Informationen von lebenden Menschen eingegeben werden.

Die Struktur der Datenbank sowie die Bedienung des Softwarepakets insgesamt müssen so gest altet werden, dass sie die Aktivitäten ausnahmslos aller Abteilungen widerspiegeln. Dieser Ansatz ermöglicht es, die Gesamtheit der Ressourcen und Geschäftsprozesse des Unternehmens nahezu in Echtzeit zu überwachen und somit operativ und strategisch zu steuern.

Eine der Hauptaufgaben von ERP-Systemen ist esOptimierung des Planungsprozesses und Kontrolle über die Umsetzung des Plans. Eingebaute intelligente Algorithmen vereinfachen die Lösung für ihre Benutzer erheblich. Beispielsweise weist die Planung und Steuerung eines produzierenden Unternehmens viele Besonderheiten auf, die mit der Heterogenität seiner Bestandteile verbunden sind. So kann es in einem Werk Werkstätten geben, die sowohl kontinuierlich als auch diskret arbeiten. Unter diesem Gesichtspunkt sollte das implementierte System der ERP-Klasse universell sein und möglichst viele spezialisierte Module enth alten.

Da die modernen Unternehmen von heute oft geografisch verteilt sind, ist es sehr wichtig, dass Zweigstellen, die von der Hauptniederlassung entfernt sind, vollen Zugriff auf ein gemeinsames Informations-Data-Warehouse erh alten. Realisiert wird dies durch die fortschrittlichsten Netzwerktechnologien, die bei der Entwicklung von ERP-Systemen zum Einsatz kommen, die auch eine Differenzierung der Zugriffsrechte der Benutzer auf die darin gespeicherten Informationen vorsehen.

Funktionalität von Systemen der ERP-Klasse

Apropos Funktionen: Wir dürfen nicht vergessen, dass jedes Produkt der ERP-Klasse ein Unternehmensmanagementsystem als Ganzes ist. Der Umfang seiner Fähigkeiten hängt in erster Linie vom Umfang und den Merkmalen des Betriebs der Einrichtung ab, für deren Erfordernisse sie verwendet wird. Betrachten Sie den klassischen Funktionsumfang:

Produktion

• Aufrechterh alten von Konstruktions- und Prozessspezifikationen für hergestellte Waren oder erbrachte Dienstleistungen, um die Menge der erforderlichen Materialien und Arbeitskosten zu bestimmen.
• Produktionspläne zeichnen.
• Planung und Verw altung der technischen Kapazitäten eines Unternehmens in verschiedenen Annäherungen: von einzelnen Einheiten bis hin zu Werkstätten und Produktionsverbänden.

Finanzen

• Betriebsbuchh altung, Finanz-, Betriebs-, Steuerbuchh altung und Controlling.
• Verw altung des Unternehmensvermögens, einschließlich Anlagevermögen, Wertpapiere, Bankkonten usw.
• Umfassende Planung der finanziellen Ressourcen des Unternehmens und Kontrolle seiner Ergebnisse.

Logistik

• Bildung geplanter Indikatoren für die erforderlichen Mengen an Materialien, Rohstoffen, Teilen, Komponenten gemäß den Produktionsplänen.
• Supply and Sales Management: Buchh altung für Kontrahenten, Führen eines Vertragsregisters, Lieferkettenmanagement, Durchführung von Lagerplanung und Buchh altung.

Personal

• Verw altung des Rekrutierungsprozesses.
• Betriebspersonal und Personalakten, Stellenbesetzung, Geh altsabrechnung.
• Personalplanung.

Marketing und Werbung

• Verkaufspläne pflegen.
• Preismanagement in verschiedenen Arten von Märkten, um eine angemessene Gesamtstrategie des Unternehmens zu bilden, eine transparente Politik zur Berechnung der Warenkosten: Berücksichtigung von Rabatten und Sonderverkaufsbedingungen.
• Planung und Kontrolle laufender Werbe- und Marketingaktivitäten.

Projekte. Melden

• Bereitstellung einer breiten Palette standardisierter Buchh altungs-, Finanz- und Managementberichtsformulare sowie eines flexiblen MechanismusBenutzerdefiniert erstellen.
• Erarbeitung einer Gesamtstrategie: schrittweise Planung der für die erfolgreiche Umsetzung notwendigen zeitlichen, materiellen, finanziellen und personellen Ressourcen.
• Überwachung wichtiger Projektleistungsindikatoren.

Welche Unternehmen können ERP-Systeme nutzen

Auf den ersten Blick scheinen Systeme dieser Klasse ausschließlich für Großindustrien konzipiert zu sein, da sie eher durch die hohe Komplexität der Struktur von Ressourcenströmen und Prozessen unterschiedlichster Art gekennzeichnet sind. Es gibt jedoch Situationen, in denen die Verwendung von MRP- oder MRP II-Klassen für ein kleines Unternehmen möglicherweise nicht ausreicht. Heute können Sie auf dem Markt Softwareprodukte mit verschiedenen Funktionen kaufen. Je nach Größe des Unternehmens, in dem sie effektiv eingesetzt werden können, gibt es schwere, mittlere und leichte Lösungen.

Wie für nicht-produzierende Organisationen sind ERP-Klassensysteme auch für sie anwendbar. Für solche Unternehmen reicht eine nicht zu breite Funktionalität aus. Derzeit gibt es kleine integrierte oder lokale Varianten von Systemen, die die Anforderungen von Handelsunternehmen oder Organisationen erfüllen können, die im Dienstleistungssektor tätig sind. Zu beachten ist auch, dass viele Entwickler ihren Kunden und Industrieprodukten Produkte anbieten.

Über Klassifikationsmethoden

Das offensichtlichste Merkmal, nach dem alle ERP-Unternehmensmanagementsysteme klassifiziert werden können, istGröße der Organisation, wo sie anwendbar sein könnten. Unter diesem Gesichtspunkt ist es üblich, je nach Anzahl der Arbeitsplätze Lösungen zuzuweisen für:

• Große Unternehmen (über 10.000 Menschen).
• Mittelständische Unternehmen (von 1.000 bis 10.000 Personen).
• Mittlere Unternehmen (von 100 bis 1.000 Personen).
• Kleine Unternehmen (weniger als 100 Personen).

Ein wichtiges Zeichen für die Systematisierung solcher Informationsprodukte ist die Funktionalität. Je nach umgesetztem Aufgabenumfang ergibt sich folgende allgemeingültige Einteilung in:

• Groß integriert.
• Durchschnittlich integriert.
• Finanzmanagement.
• Lokal.

Die lokale Version ist in der Regel ein vereinheitlichtes, verpacktes Informationsprodukt mit einem engen Fokus und relativ geringen Gesamtkosten. Meistens deckt es einen oder mehrere Blöcke im Bereich der Finanzen der Organisation oder ihrer Buchh altungstätigkeiten ab. Solche Systeme eignen sich für kleine Produktions- oder Handelsunternehmen.

Das Finanz- und Managementsystem der Unternehmensführung kann hauptsächlich in Nichtproduktionsorganisationen eingesetzt werden, die hauptsächlich im Handel oder in der Erbringung von Dienstleistungen tätig sind. Neben dem Finanz- und Rechnungswesen sind hier auch Module des Logistikmanagements involviert.

Integrierte Informationssysteme können je nach Umfang des Zielobjekts mittelgroß oder groß sein. Sie decken alle Geschäftsprozesse von Unternehmensstrukturen ab, nämlich die Interaktion mit Lieferanten und Verbrauchern,Herstellung des Endprodukts, Material- und Finanzströme, Personalbeziehungen, Lieferung, Lagerung und Vermarktung, Projektdurchführung und vieles mehr.

Markt für moderne ERP-Systeme

Alle Softwareprodukte, die heute auf dem heimischen Markt präsentiert werden, können in zwei Hauptkategorien unterteilt werden: russische und importierte. Die Unterschiede zwischen ihnen liegen nicht nur im Ort der Erstellung, sondern auch in der Funktionalität.

Leistungsstarke westliche Entwicklungen dienen als Standards für Systeme der sogenannten ERP-Klasse. Die deutlichsten Beispiele dafür sind die Produkte von SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Alle von ihnen können auf Zielen jeder Ebene verwendet werden, einschließlich sehr großer. Ihre Verwendung durch russische Unternehmen kann jedoch aufgrund des möglichen Auftretens der folgenden Probleme oft schwierig sein:

• Unvorbereitetheit der Unternehmen auf eine ernsthafte Reorganisation bestehender Geschäftsprozesse. Das Ausmaß solcher Veränderungen ist schwer zu überschätzen. Die Geschäftsprozesse ausländischer Unternehmensmanagementsysteme unterscheiden sich grundlegend von denen, die hierzulande üblich sind.
• Unzureichende Anzahl von Spezialisten, die in der Lage sind, ein Import-ERP-Systemimplementierungsprojekt in Russland mit dem richtigen Qualitätsniveau zu implementieren.
• Die hohen Kosten für die Verwendung solcher Lösungen.

Trotz des allgemeinen Rückstands gegenüber westlichen Analoga erhöhen moderne russische Entwicklungen allmählich ihre Funktionalität. Sie sind vollständig an die Arbeit inländischer Unternehmen angepasst. und erfolgreich umgesetzt werden könnenwenn im Einzelfall keine breite Abdeckung von Geschäftsprozessen erforderlich ist, sondern es genügt, in einigen Tätigkeitsbereichen die Buchh altung über ein ERP-System einzurichten. Beispiele für fortschrittliche inländische Entwicklungen sind die Produkte von 1C und Galaktika.

Blick in die Zukunft - ERP II

Das vor einiger Zeit entstandene Konzept ERP II war das Ergebnis der Verbesserung der ERP-Methodik. Enterprise Resource Planning und Management gehören hier weiterhin zu den Hauptaufgaben. Die rasante Entwicklung des Internets, die die Entstehung einer neuen Methodik einleitete, hinterließ jedoch ihre Spuren und machte das traditionelle Geschäft teilweise elektronisch. ERP II ist eine Kombination aus einem klassischen Enterprise Management System mit spezifischen Online-Commerce-Lösungen.

Jetzt ist es extrem wichtig geworden, mit Ihren Gegenparteien über das Netzwerk zu interagieren. Dafür gibt es zwei wichtige Bereiche: Supply Chain Management und Customer Relationship Management. Unternehmensinterne Informationen sind nicht mehr nur solche, sondern treten in die externe Umgebung ein und werden zur Grundlage für die Zusammenarbeit mit anderen Geschäftseinheiten. Das neue Konzept wird in diesem Fall als Management von Ressourcen und Außenbeziehungen des Unternehmens formuliert. Neben der ideologischen Neuausrichtung erhielten ERP II-Systeme eigene technologische Features.

Problem bei der Systemauswahl lösen

Die Auswahl einer Software dieser Stufe ist ein äußerst verantwortungsvoller Prozess. Eine Fehlentscheidung in dieser Frage, insbesondere bei Großprojekten, kannerhebliche Zeit- und Geldkosten mit sich bringen, wenn das erwartete Ergebnis ausbleibt.

Die effektive Implementierung eines Großsystems, das beispielsweise die effektive Verw altung eines Fertigungsunternehmens sicherstellen soll, erfordert zwangsläufig ein Reengineering der Geschäftsprozesse. Es ist wichtig zu verhindern, dass das Programm am Ende des Implementierungsverfahrens ungenutzte Daten sammelt oder die erforderlichen Aufgaben nicht löst. Aus diesem Grund ist es besser, ein Team von Experten, die sich in dieser Angelegenheit bewährt haben, zur Zusammenarbeit einzuladen, um das Projekt umzusetzen.

Es gibt einen bestimmten Kriterienkatalog, anhand dessen das Projektteam in Abstimmung mit der Verw altung des Zielunternehmens eine optimale und kostengünstige Entscheidung über die Wahl eines Softwareprodukts treffen kann:

• Übereinstimmung der technischen und funktionalen Fähigkeiten des Systems mit den Hauptzielen des Unternehmens.
• Die Gesamtbetriebskosten müssen in das dafür vorgesehene Budget passen. Dazu gehören neben den Anschaffungskosten des Systems auch Betriebskosten und sonstige indirekte Kosten.
• Das implementierte ERP-Klasse-Informationssystem muss allen allgemein anerkannten technischen Anforderungen entsprechen, was bedeutet, dass es skalierbar, zuverlässig, widerstandsfähig gegen mögliche Ausfälle, Viren- und Hackerschutz sein muss.
• Lieferant muss die spätere Wartung und den Support der installierten Software sicherstellen.

Der Prozess der Implementierung von ERP-Klassensystemen

Die Einführung von ERP-Systemen in Unternehmen begleitet die Umsetzung der gleichnamigen Strategien auf diesen. Dieses Verfahren dauert je nach Größe des Zielobjekts in der Regel mehrere Wochen bis mehrere Jahre. Eine Organisation kann sich selbst um die Umsetzung kümmern oder die Hilfe von darauf spezialisierten Unternehmen in Anspruch nehmen. Wir können die Hauptphasen dieses Prozesses unterscheiden:

1. Primäre Organisation. Hier ist es notwendig, strategische Ziele, Ziele zu definieren und den erwarteten Effekt der Umsetzung für eine bestimmte Organisation zu benennen. Auf der Grundlage dieser Daten kann ein technischer Plan für das Projekt erstellt werden.
2. Projektentwicklung. In dieser Phase werden die aktuellen Aktivitäten der Organisation analysiert: ihre Werbestrategie, Geschäftsprozesse. Basierend auf den Ergebnissen wird ein Systemmodell erstellt und der Arbeitsplan entsprechend verfeinert.
3. Durchführung des Projekts. Da die Regeln für die Abwicklung von Geschäftsprozessen durch das implementierte ERP-System vorgegeben werden, werden sie hier nach einheitlichen Anforderungen transformiert. Bei Bedarf erfolgt die Entwicklung von Berichtsformularen und Algorithmen zur Datenübernahme aus bisher genutzten Buchh altungsprogrammen. Wenn in den vorherigen Phasen die Unzulänglichkeit der Systemfunktionen für das Objekt aufgedeckt wird, ist es abgeschlossen. Es schließt mit einer Benutzerschulung und Vorabtests ab.
4. Inbetriebnahme. Im Nutzungsprozess werden mögliche Fehler und Störungen erkannt und behoben.

SystemManagement der ERP-Klasse ist heute nicht nur eine Kopie teurer Software, die auf allen Computern einer Organisation installiert ist, sondern auch die wichtigste treibende Kraft hinter einer vielversprechenden Geschäftsstrategie. Seine Wahl sollte auf den bestehenden Bedürfnissen und Fähigkeiten des Zielobjekts basieren. Von der Richtigkeit der getroffenen Entscheidung und der Umsetzung der Schritte zur späteren Umsetzung hängt der weitere Erfolg des gesamten Unternehmens ab.