Projektmanagement – was ist das? Vorteile und Nachteile

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-01-17 18:45

Projektmanagement ist ein integraler Bestandteil des modernen Managementsystems in Russland. Viele in- und ausländische Unternehmen nutzen Projektmanagement, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern, Kosten zu senken und Gewinne zu steigern. Was ist Projektmanagement und was sind seine Hauptvorteile?

Was ist ein Projekt?

Der Begriff „Projekt“kann ganz unterschiedlich interpretiert werden. Die erste Option beinh altet die Definition des Projekts als eine Reihe von Unterlagen, nach denen der Bau eines Gebäudes oder einer Struktur möglich ist. In diesem Artikel wird die zweite Bedeutung des Wortes „Projekt“erörtert.

Es gibt viele Definitionen für ein Projekt, obwohl sie sich alle in einer Sache einig sind: Ein Projekt ist eine Idee, die die Umsetzung einer bestimmten materiellen Aufgabe in einem begrenzten Zeitraum beinh altet. Gleichzeitig werden die Hauptmerkmale des Projekts genannt:

• Einzigartigkeit (ein Projekt ist etwas, das zum ersten Mal erstellt wird).
• Zeitlich begrenzt (das Projekt hat immer Fristen für seine Umsetzung).
• Zweckmäßigkeit (das Projekt wird immer durchgeführt, um spezifische Probleme zu lösen, die in der Regel in quantitativen Einheiten ausgedrückt werdenMessungen).

Wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind, kann die Gruppe von Aktivitäten als Projekt bezeichnet werden.

Programme und Portfolios

Projekte werden oft in Programmen und Portfolios gruppiert. Gleichzeitig sind Programme eine Reihe von Projekten, die durch ein gemeinsames Ziel vereint sind. Beispielsweise kann ein Programm zur Verbesserung der Bildungsqualität für die Bevölkerung Projekte zur Erhöhung der Lehrergehälter um 20 %, den Bau von 15 neuen Schulen und die Veröffentlichung von 26 neuen Lehrbüchern in Grundfächern umfassen.

Ein Projektportfolio bündelt aus einer Hand finanzierte Projekte, unabhängig von ihrer Zielsetzung. Beispielsweise kann das Projektportfolio von Unternehmen N Projekte für wohltätige Zwecke, den Bau eines neuen Firmensitzes, die Feierlichkeiten zum Jubiläum des Direktors und eine Steigerung des Jahresumsatzes um 10 % umfassen.

Projekte in Portfolios und Programmen sollten ebenfalls die drei oben beschriebenen Hauptmerkmale aufweisen.

Grundlagen des Projektmanagements

Angesichts des sich dynamisch entwickelnden Marktes für Technologien zur Erleichterung des Managementprozesses ist es schwierig, konkrete Methoden zu benennen, die das Projektmanagement vollständig beschreiben.

Projektmanagement umfasst viele Ansätze und Werkzeuge und basiert auf folgenden Grundprinzipien:

• Ergebnisorientiert. Dieser Grundsatz wird durch die Bedeutung des Begriffs „Projekt“bestimmt. Projektmanagement ist nicht nur Qualitätsmanagement, es ist eine zielgerichtete Reihe zusammenhängender Maßnahmen.
• Prinzip des "Gest altungsdreiecks". BeiProjektmanagement sollte sich an den Wechselwirkungen orientieren zwischen: Timing, Budget, Projektqualität. Eine Änderung in einem der Faktoren führt zu einer Änderung in den anderen, was sie sozusagen zu Seiten desselben Dreiecks macht.



• Bilanzierung des Lebenszyklus des Projekts. Der Lebenszyklus eines Projekts beginnt mit der Entstehung der Idee zur Erstellung eines Projekts und endet mit dem Ablauf des im Projekt festgelegten Zeitraums. Der Lebenszyklus eines Projekts endet in der Regel mit dem Beginn des durch das Projekt entstandenen Produktlebenszyklus.
• Prozessansatz für das Management. Dieses Prinzip beinh altet die Bewertung des Projekts als eine Reihe von Prozessen, die miteinander verbunden sind und in Zwischenergebnissen in Form von Halbfertigprodukten oder wichtigen Dokumenten münden. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, das Projekt ohne die sogenannten „blinden Zonen“zu steuern.

Methoden zur Förderung von Projektbeteiligten

Incentivierung von Projektteilnehmern wird normalerweise besondere Aufmerksamkeit geschenkt, wenn das Projektmanagement ausgewählt wird, um bestimmte Aufgaben auszuführen. Projektmanagement umfasst normalerweise materielle und immaterielle Motivationsmechanismen.

Materielle Anreize umfassen Prämien, Bußgelder, zusätzliche Zahlungen für die vorzeitige Erledigung von Zwischenaufgaben.

Immaterielle Motivationsmethoden sind Urkunden und Disziplinargeschenke in Form von Freizeit sowie der Einsatz von Wettbewerben unter Projektbeteiligten im Rahmen eines Leistungswettbewerbs.

Hauptphasen des Projektmanagements

Projektmanagement findet in Phasen des Projektlebenszyklus und in Phasen der Managementkomplexität statt. Die Beziehung zwischen Stufen und Phasen ist in der folgenden Tabelle dargestellt.

PHASEN:	Kostenmanagement	Fälligkeitsverw altung	Inh altsverw altung	Risikomanagement
STAGES:	1	2	3	4
Einleitung	Vorläufige Finanzierungsschätzung	Vorläufige Schätzung des Projektzeitplans	Definition der Schlüsselaufgaben	Vorläufige Analyse möglicher negativer Faktoren
Planung	Budgetkalkulation und Suche nach Finanzierungsquellen	Projektzeitplanberechnung	Berechnung der Projektziele	Berechnung der Risikoanpassung
Implementierung	Stufenweise Finanzierung des Projekts	Überwachung der Umsetzung des Zeitplans	Überwachung der Erreichung von Zwischenindikatoren	Überwachung von Änderungen in Schlüsselfaktoren
Schließen	Gewinn-/Verlustschätzung	Leg/Lead Score	Bewertung des Abschlusses/Verfehlens der Projektziele	AnalyseFehler gemacht

Die Bereiche des Projektmanagements umfassen somit finanzielle, personelle, strukturelle Bereiche der Organisation.

Umfang des Projektmanagements

Die Projektmanagementstruktur beinh altet die Aufteilung der gesamten Arbeit der Organisation in zeitlich und zielbegrenzte Projekte. Gleichzeitig werden für jedes Projekt ein Team und ein Team von Projektmanagern gebildet, die dem Manager über den Fortschritt ihres Projekts berichten.

In diesem Zusammenhang wird Projektmanagement in der Regel in Organisationen unterschiedlicher Branchen und Größen mit einer Vielzahl gleichzeitig ausgeführter Aufträge eingesetzt. In kleinen Unternehmen setzt er Projektmanagement aber auch ein, um spezifische Probleme der Produktionsmodernisierung oder beispielsweise der Einführung eines neuen Produkts zu lösen.

Projektmanagement in der Baubranche

In der Baubranche ist der Einsatz von Projektmanagement-Methodik besonders relevant. In Unternehmen, die die Funktionen eines Kunden oder Auftragnehmers erfüllen, verwendet das Projektmanagement eine natürliche Arbeitsteilung in Projekte (nach dem Produktprinzip, dh der Bau jedes Gebäudes ist ein separates Projekt) und die Struktur des Top-Managements praktisch erfordert keine ernsthafte Umstrukturierung.

Auch die Führung einer Projektorganisation erfolgt häufig nach dem Projektprinzip, erfolgreich mit bereits gebildeten TeamsDesigner als Projektteam.

Projektmanagement in staatlichen Strukturen

Projektmanagement in der Regierung ist ein ziemlich neuer Trend unserer Zeit. Die sich seit der Sowjetzeit entwickelnde Programm-Ziel-Methode des Managements hat nun landesweit die Form des Projektmanagements angenommen. Zur Lösung strategisch wichtiger Aufgaben des Staates werden nun Programme eingesetzt, die Einzelprojekte mit Zielindikatoren und Umsetzungsfristen beinh alten. Die eigentliche Methodik zur Verw altung solcher Programme ist jedoch noch lange nicht ideal und muss modernisiert und aktualisiert werden.

Erfahrung in der Umsetzung des Projektmanagements in der Region Belgorod

Projektbasierte öffentliche Verw altung hat sich weltweit bewährt. In Russland gibt es Erfahrungen mit der Anwendung dieser Technologie in der Region Belgorod.

Dieses groß angelegte Experiment betraf fast alle Aspekte des öffentlichen Dienstes in der Region Belgorod. Zu den wesentlichen Elementen gehören Projektmanagementschulungen, organisatorische und methodische Unterstützung, Vor-Ort-Begehungen, Motivation, Beurteilung der Mitarbeiterkompetenzen, Expertenkommissionen zur Projektprüfung.

Das Projektmanagement der Region Belgorod umfasst jetzt kollegiale Gremien des Projektmanagements:

• Interdepartementale Kommission zur Verw altung der Projektaktivitäten.
• Fachliche Gutachterkommissionen, die über die Eröffnung/Schließung von Projekten entscheiden.
• Regionales Projektbüro, das die Einh altung der Methodik kontrolliertProjektmanagement.

One-Stop-Shop

Im Rahmen des Übergangs zum Projektmanagement hat die Region Belgorod bereits 2010 auf die Koordinierung von Investitionsprojekten über das in Moskau bekannte „One-Window“-System umgestellt. Die Rolle dieses Fensters übernimmt lediglich eine der neu eingeführten Dienststellen – das regionale Projektbüro. Jetzt, genau einen Monat nach der Bewerbung beim Projektbüro, erhält die Wirtschaftseinheit ein Genehmigungsdokument.

Automatisiertes Informationssystem "Projektmanagement"

Information und technische Unterstützung für das Projektmanagement in der Region Belgorod erfolgt über das automatisierte Informationssystem (AIS) "Project Management". Dies ist eine Webanwendung ohne Software, die die folgenden Funktionen für Projekte, Portfolios und Programme ausführt:

• Pflege der Registry (Datenbank).
• Planung.
• Budgetplanung.
• Überwachung der Umsetzung auf regionaler und kommunaler Ebene.
• Aufteilung der Befugnisse und Verantwortlichkeiten des Teams.
• Inh alt ändern.
• Benachrichtigungssystem über anstehende und bevorstehende Ereignisse für Projekte.
• Dokumentenfluss.
• Automatisierte Analyseberichte.
• Integration mit der elektronischen Regierung der Region Belgorod.

Vor- und Nachteile des Projektmanagements

Die beschriebenen Erfahrungen bei der Umsetzung des Projektmanagements in der Region Belgorod erwiesen sich als erfolgreich. Die Wirkung dieser Änderungen äußerte sich vor allem ineine Steigerung der Wachstumsrate des Bruttoregionalprodukts um 0,1% (mehr als 3 Milliarden Rubel), eine Verkürzung der für die Projektgenehmigung aufgewendeten Zeit (um 2 Monate für jedes Projekt) und eine Erhöhung der Entwicklungsrate von Investitionen in Region um 23 %. Das wichtigste Ergebnis ist jedoch die Bildung von Projektdenken bei Mitarbeitern, die das Problem aktiv analysieren und versuchen, das Problem zu lösen, manchmal sogar mit nicht standardisierten, innovativen Methoden.

Motivation und Umstrukturierung der Führungsstruktur ermöglichten eine positive Wirkung nicht nur für den öffentlichen Dienst, sondern auch für die Wirtschaft, indem ein günstiges Investitionsklima geschaffen und Hindernisse für das Unternehmertum beseitigt wurden.

Die Bevölkerung der Region beteiligt sich nun aktiv an der Auswahl und Kontrolle der Umsetzung wichtiger strategischer Projekte. Für Menschen ist Projektmanagement eine Gelegenheit, qualitativ hochwertige Dienstleistungen und hohe Mobilität zu genießen.

Bei allen Vorteilen der Projektmanagementstruktur gibt es aber auch Nachteile dieser Vorgehensweise.

Zunächst die Übergangszeit. Es braucht eine gewisse Zeit, bis das Projektteam zusammenarbeitet und seine Aufgaben als gut koordinierter Mechanismus wahrnimmt.

Zweitens kann sich bei der Einführung von Projektmanagement in einem Unternehmen die Suche nach einem guten Projektleiter verzögern. An die persönlichen und fachlichen Eigenschaften eines Projektleiters werden sehr hohe Anforderungen gestellt: umfassende Qualifikation, volles Eintauchen in das Projekt, Projektmanagementerfahrung in den geforderten Spezifika.

Der dritte Nachteil des Projektmanagements ist die NotwendigkeitAufteilen von Unternehmensressourcen zwischen Projekten. In "armen" Unternehmen ist dies möglicherweise überhaupt nicht machbar. Projektmanager müssen um Finanzierung und Personal "kämpfen", was angesichts der vollständigen Kontrolle über alle Phasen des Projektlebenszyklus nicht akzeptabel ist.

Einer der wichtigsten Nachteile des Projektmanagementpfads in einer Organisation ist die Beschäftigung von Projektteammitgliedern und dem Projektleiter nach Abschluss des Projekts. Wie Sie wissen, ist die Auslastung des Teams die wichtigste Regel eines erfolgreichen Unternehmens, und bei Projektarbeiten treten regelmäßig „in der Luft hängende“Gruppen von Spezialisten auf, die sofort ihre konstante Auslastung verlieren.

Zusammenfassend können wir den Schluss ziehen, dass Projektmanagement ein integraler Bestandteil des modernen Geschäftsraums ist und das Studium seiner Grundlagen einfach notwendig ist, um sowohl auf staatlicher Ebene als auch innerhalb eines einzelnen Unternehmens kompetente Managemententscheidungen treffen zu können.