Arten und Funktionen der Managementkontrolle

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Der Managementprozess besteht aus fünf Funktionen: Planung, Organisation, Personalbesetzung, Leitung und Kontrolle. Kontrolle ist also Teil des Kontrollprozesses.

Kontrolle ist die wichtigste Zielfunktion des Managements in einer Organisation: der Prozess des Vergleichs der tatsächlichen Leistung mit etablierten Unternehmensstandards. Jeder Manager muss die Aktivitäten seiner Untergebenen überwachen und bewerten. Managementkontrolle hilft, rechtzeitig Korrekturmaßnahmen seitens des Managers zu ergreifen, um unvorhergesehene Umstände oder finanzielle Verluste für das Unternehmen zu vermeiden.

Der grundlegende Kontrollprozess umfasst drei Schritte:

• Maßstäbe setzen.
• Messung der Leistung anhand dieser Standards.
• Korrektur von Abweichungen von Standards und Plänen.

Als Teil des strategischen Gesamtplans der Organisation setzen Führungskräfte Ziele fürEinheiten in spezifischen, präzisen, betrieblichen Begriffen, die die Leistungsplanung im Vergleich zu den tatsächlichen Ergebnissen beinh alten.

Standards, mit denen die tatsächliche Leistung verglichen wird, können aus früheren Erfahrungen, Statistiken und Benchmarking (basierend auf Best Practices der Branche) abgeleitet werden. Soweit möglich, werden Standards auf bilateraler Basis entwickelt, anstatt dass das Top-Management einseitig Entscheidungen trifft, die auf den Zielen der Organisation basieren.

Warum ist die Kontrolle durch das Management notwendig?

Wenn die Mitarbeiter immer das tun würden, was das Beste für die Organisation ist, gäbe es keine Notwendigkeit für Kontrolle und Management. Aber es ist klar, dass Menschen manchmal nicht in der Lage oder nicht willens sind, im besten Interesse der Organisation zu handeln, und es muss eine Reihe von Kontrollen eingerichtet werden, um unerwünschtes Verh alten zu verhindern und gewünschte Maßnahmen zu fördern.

Auch wenn Mitarbeiter richtig ausgestattet sind, um ihre Arbeit gut zu machen, entscheiden sich einige dagegen, weil individuelle Ziele und Unternehmensziele möglicherweise nicht genau gleich sind. Mit anderen Worten, es gibt keine Ausrichtung der Ziele. In solchen Fällen müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

Eine effektive Organisation ist eine, in der Manager verstehen, wie man verw altet und kontrolliert. Der Zweck der Kontrolle als Konzept und Prozess besteht darin, Mitarbeiter in ihren zugewiesenen Rollen zu motivieren und zu führen. VerständnisProzess- und Managementkontrollsysteme sind für die langfristige Effektivität einer Organisation von wesentlicher Bedeutung.

Ohne genügend Kontrollsysteme können Verwirrung und Chaos eine Organisation überwältigen. Wenn jedoch Kontrollsysteme eine Organisation ersticken, kann sie unter einem Mangel an unternehmerischer Innovation leiden.

Unzureichende Kontrolle über die Umsetzung von Managemententscheidungen kann zu einem Rückgang der Produktivität oder zumindest zu einem Anstieg des Risikos schlechter finanzieller Ergebnisse führen. Wenn die Leistung nicht überwacht wird, kann es im Extremfall zu einem Versagen der Organisation kommen.

Merkmale eines effektiven Managementsystems

Ein effektives Business-Management-System ist eine integrierte Reihe von Prozessen und Management-Tools, die dabei helfen, die Unternehmensstrategie und die Jahresziele mit den täglichen Aktivitäten in Einklang zu bringen, die Leistung zu überwachen und Korrekturmaßnahmen einzuleiten.

Ein Managementkontrollsystem ist ein kontinuierlicher Prozess der Leistungsverbesserung, indem individuelle und kollektive Ziele gesetzt werden, die mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen, die Leistung geplant wird, um diese Ziele zu erreichen, der Fortschritt überprüft und bewertet und das Wissen, die Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter entwickelt werden. Das Kontrollsystem sollte sich auf Ergebnisse konzentrieren.

Ein effektives Managementsystem hat die folgenden Merkmale:

1. Hilft, Unternehmensziele zu erreichen.
2. Ermöglicht eine optimale Ressourcennutzung.
3. Verbessert sich insgesamtOrganisationsleistung.
4. Motiviert und fördert die Moral der Mitarbeiter.
5. Kontrolle schafft auch Disziplin und Ordnung.
6. Klar definierte und verständliche Leistungskennzahlen.
7. Gewährleistet Zukunftsplanung durch Überarbeitung von Standards.
8. Strategische Ziele gelten für alle Ebenen der Organisation.
9. Effektives Controlling minimiert Fehler.
10. Management und Mitarbeiterengagement stärken.
11. Prioritäre Ziele schneller erreichen.

Der Management-Controlling-Prozess regelt die Aktivitäten von Unternehmen so, dass die tatsächliche Leistung dem im Voraus festgelegten Plan entspricht. Ein wirksames Kontrollsystem ermöglicht es Managern, Umstände zu vermeiden, die dem Unternehmen Verluste bringen.

18 Verw altungsfunktionen

Managementkontrolle ist jeder Prozess, jedes Instrument oder System, das eingerichtet wurde, um es dem Management zu ermöglichen, die Aktivitäten eines Unternehmens in Übereinstimmung mit seinen Zielen zu regeln.

Controlling erfolgt auf der unteren, mittleren und oberen Führungsebene. Auf jeder Ebene ist die Kontrolle unterschiedlich: Das Top-Management ist an der strategischen Kontrolle beteiligt, das mittlere Management an der taktischen Kontrolle und die untere Ebene an der operativen Kontrolle.

Die folgenden Kontrollfunktionen für Managemententscheidungen sind:

1. Planungsstrategie. Der Prozess der Erstellung eines Aktionsplans zur Erreichung von Zielen.
2. KontrolleBedarf. Formale Dokumentation von Plänen als Anforderungen und Verw altung von Änderungen an diesen Plänen nach Bedarf.
3. Finanzkontrolle. Überwachung und Abrechnung des Unternehmensbudgets.
4. Leistungsmanagement. Der Prozess der Vereinbarung einer Reihe von Zielen mit Mitarbeitern und der Bewertung ihrer Leistung anhand dieser Ziele.
5. Kontrolle der Arbeit. Mitarbeiter überwachen, um Produktivität, Effizienz und Arbeitsqualität zu verbessern.
6. Programm- und Projektmanagement. Änderung implementieren.
7. Risikokontrolle. Ein wiederholter Prozess des Identifizierens, Analysierens und Eliminierens von Risiken.
8. Sicherheitskontrolle. Identifizierung und Beseitigung von Sicherheitsbedrohungen und Implementierung von Möglichkeiten zur Reduzierung verschiedener Risiken.
9. Compliance-Kontrolle. Implementierung von Prozessen, Verfahren, Systemen, Audits, Messungen und Berichten in Übereinstimmung mit den Gesetzen, Vorschriften, Standards und internen Richtlinien der Organisation.
10. Metriken und Berichte. Berechnung und Kommunikation aussagekräftiger Messgrößen der Organisationsleistung.
11. Benchmarking. Iterativer Prozess des Benchmarkings der Ergebnisse mit der Branche, den Wettbewerbern oder aktuellen Best Practices des Unternehmens.
12. Kontinuierliche Verbesserung. Der Prozess, Leistung zu messen, zu verbessern und erneut zu messen.
13. Qualitätskontrolle. Sicherstellen, dass die Ausgangsprodukte den Spezifikationen entsprechen. Beispielsweise die Implementierung eines Produkttestprozesses in einer Produktionslinie.
14. Qualitätssicherung. Qualitätssicherung ist der Prozess zur Vermeidung zukünftiger Qualitätsmängel. Zum Beispiel die Praxis, die Grundursachen aller Fehler zu untersuchenum nach Produktionsverbesserungen zu suchen.
15. Automatisierung. Produktivität, Effizienz und Qualität durch Automatisierung steigern.
16. Datenverw altung. Das Sammeln von Informationen, die in Zukunft nützlich sein könnten, sowie die Datenanalyse.
17. Lagerverw altung. Bestandsverw altung und -buchh altung zur Vermeidung von Engpässen oder Überschüssen.
18. Anlagenverw altung. Kontrolle über Vermögenswerte wie Produktionsanlagen, Infrastruktur, Maschinen, Software und geistiges Eigentum.

Kontrollarten und ihre Merkmale

Organisationen brauchen Kontrollen, um festzustellen, ob ihre Pläne erreicht wurden, und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Die Hauptziele der Kontrolle von Managemententscheidungen:

1. Anpassung an Veränderungen. Das Steuerungssystem kann sich ändernde Umgebungsbedingungen vorhersagen, überwachen und darauf reagieren.
2. Minimierung von Fehlern. Produktive Managementkontrolle und Rechnungslegung werden die Anzahl der Fehler begrenzen, die bei den Aktivitäten der Firma auftreten.
3. Kosten minimieren und Gewinne maximieren. Wenn die Organisation der Managementkontrolle effektiv umgesetzt wird, kann sie Kosten senken und die Produktivität steigern.

Unternehmen installieren Kontrollsysteme in verschiedenen Bereichen und auf verschiedenen Managementebenen. Die Verantwortung für die Kontrolle von Managemententscheidungen ist weitreichend. Es gibt verschiedene Klassifikationen und Ausprägungen dieser Steuerfunktion. Eines der häufigsten sieht so aus:

1. Forward Control, auch bekannt als Feedforward Control, konzentriert sich auf die Ressourcen, die eine Organisation aus ihrer Umgebung extrahiert. Er kontrolliert die Qualität und Quantität dieser Ressourcen, bevor sie die Organisation erreichen.
2. Monitoring konzentriert sich auf die Einh altung der Qualitäts- und Quantitätsstandards des Produkts oder der Dienstleistung im Transformationsprozess.
3. Die Endkontrolle, auch Feedbackkontrolle genannt, konzentriert sich auf die Ergebnisse der Organisation nach Abschluss des Transformationsprozesses. Obwohl die endgültige Kontrolle möglicherweise nicht so effektiv ist wie die vorläufige oder aktuelle, kann sie dem Management Informationen für die zukünftige Planung liefern.

Gemäß einer anderen Klassifikation wird Kontrolle in zwei große Kategorien unterteilt – regulatorische und normative Kontrolle, und innerhalb dieser Kategorien gibt es mehrere Arten. Arten der Managementkontrolle sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.

Regulatorische Kontrolle	Regulatorische Kontrolle
Bürokratisch Finanzen Qualität	Befehl Organisatorisch

Die folgenden Abschnitte beschreiben jede Art und Unterart der Kontrolle bei Managementaktivitäten.

Regulatorische Kontrolle

Regulatorische Kontrolle ergibt sich aus Standardarbeitsanweisungen, was Kritik an dieser Art der Implementierung von Managementkontrollen als ver altet und kontraproduktiv hervorruft. Es impliziert vollständige und totale Kontrolle überalle Bereiche der Organisation.

Da Unternehmen in den letzten Jahren dank der Abflachung von Organisationshierarchien und der Ausweitung von Grenzen agiler geworden sind, weisen Kritiker darauf hin, dass die regulatorische Aufsicht das Erreichen des Ziels eher behindern könnte. Der Schlüssel aus Sicht der Kontrolle der Organisation von Managemententscheidungen ist die Übereinstimmung der Kontrolle mit den Organisationszielen.

Bürokratische Kontrolle

Bürokratische Kontrolle ergibt sich aus Autoritätslinien, die von der Position in der Organisationshierarchie abhängen. Je höher die Stufe der Unterordnung, desto mehr hat die Person das Recht, ihre Politik zu diktieren. Bürokratische Kontrollen haben zu Recht einen schlechten Ruf bekommen. Organisationen, die sich zu sehr auf Befehlskettenbeziehungen verlassen, behindern die Flexibilität bei unvorhergesehenen Situationen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, wie Manager ein Unternehmen so flexibel und reaktionsschnell auf Kundenanliegen machen können wie jede andere Form von Management-Kontrollorganisation.

Wie kann man die Befehlskette aufrechterh alten und gleichzeitig die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit des Systems aufrechterh alten? Genau diese Frage muss die bürokratische Kontrolle lösen. Eine Lösung sind Standardarbeitsanweisungen, die die Verantwortung in der Unternehmenshierarchie nach unten delegieren.

Finanzkontrolle

Finanzkontrollen regeln die wichtigsten finanziellen Ziele, für die Manager verantwortlich sind. Solche Management-Kontrollsysteme sind bei Unternehmen üblich, die als mehrere strategische Geschäftseinheiten (SBUs) organisiert sind. SBUist ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine geografische Sparte mit Managern, die allein für Gewinne und Verluste verantwortlich sind. Sie sind gegenüber der Geschäftsleitung rechenschaftspflichtig, um finanzielle Ziele zu erreichen, die zur Gesamtrentabilität des Unternehmens beitragen.

Diese Kategorie der Steuerung von Managemententscheidungen begrenzt die Ausgaben. Für Manager muss eine Erhöhung der Ausgaben durch eine Erhöhung der Einnahmen gerechtfertigt sein. Für Abteilungsleiter ist die Einh altung des Budgets normalerweise einer der wichtigsten Leistungsindikatoren.

Die Rolle der Finanzkontrolle besteht also darin, die Gesamtrentabilität zu verbessern und die Kosten angemessen zu h alten. Um festzustellen, welche Kosten erforderlich sind, vergleichen einige Unternehmen die Ergebnisse anderer Unternehmen derselben Branche und führen dann eine Management-Control-Analyse durch. Dieses Benchmarking liefert Daten, um festzustellen, ob die Kosten dem Branchendurchschnitt entsprechen.

Qualitätskontrolle

Qualitätskontrolle beschreibt den Grad der Variation in Prozessen oder Produkten, der als akzeptabel angesehen wird. Für einige Unternehmen ist die Fehlerfreiheit, also das Fehlen von Änderungen, der Standard. In anderen Fällen ist eine statistisch nicht signifikante Abweichung akzeptabel.

Qualitätskontrolle wirkt sich auf das Endergebnis eines Produkts oder einer Dienstleistung aus, die den Kunden angeboten wird. Wenn ein Unternehmen konstant hervorragende Qualität aufrechterhält, können sich die Kunden auf die Eigenschaften des Produkts oder der Dienstleistung des Unternehmens verlassen, aber es ist auch soschafft ein interessantes Dilemma. Eine übermäßige Qualitätskontrolle vorhandener Produkte kann die Reaktion auf individuelle Kundenanforderungen verringern.

Regulatorische Kontrolle

Anstatt sich wie bei früheren Arten des Controllings auf die Standardrichtlinien und -verfahren der Organisation zu verlassen, regelt die regulatorische Kontrolle das Verh alten von Mitarbeitern und Managern durch allgemein akzeptierte Verh altensmuster.

Normative Kontrolle entscheidet darüber, wie sehr eine bestimmte Art von Verh alten richtig ist und eine andere weniger. Beispielsweise kann ein Smoking bei einer Preisverleihung für amerikanische Geschäftsleute eine akzeptable Kleidung sein, bei einer Preisverleihung für die Schotten jedoch völlig fehl am Platz, wo der formelle Kilt eher den örtlichen Gepflogenheiten entspricht. Es wurde jedoch keine schriftliche Kleiderordnung eingeführt.

Daher ist der Unterschied zwischen dem regulatorischen und dem normativen System der Kontrolle von Managemententscheidungen eine Formalität. Regulierungskontrolle ist im Gegensatz zur Regulierungskontrolle ein informelles Governance-System.

Befehlssteuerung

Diese Organisation der Kontrolle über Managemententscheidungen ist in vielen Unternehmen alltäglich geworden. Teamnormen sind informelle Regeln, die den Teammitgliedern ihre Verantwortung gegenüber ihren Kollegen bewusst machen.

Während die Aufgabe des Teams in der Regel formal dokumentiert wird, entwickelt sich die Art und Weise, wie die Prozessbeteiligten interagieren, im Laufe der Zeit, während das Team Wachstumsphasen durchläuft. Sogar die Führung wird informell vereinbart: manchmalDer ernannte Leiter hat möglicherweise weniger Einfluss als der informelle Leiter. Wenn beispielsweise der Meinungsführer mehr Erfahrung hat als der formelle Teamleiter, wenden sich die Teammitglieder wahrscheinlich an den Meinungsführer, um Rat zu erh alten, wenn bestimmte Fähigkeiten oder Kenntnisse erforderlich sind.

Teamnormen entwickeln sich in der Regel allmählich, aber wenn sie einmal gebildet sind, können sie einen starken Einfluss auf das Verh alten des Unternehmens haben.

Organisationssteuerung

Normen, die auf der Organisationskultur basieren, sind auch eine Art normativer Kontrolle. Organisationskultur umfasst die gemeinsamen Werte, Überzeugungen und Rituale einer bestimmten Organisation. Diese Art der Kontrolle liegt also in der richtigen Ausrichtung von Normen und Zielen.

Formelle und informelle Governance-Systeme

Es wurde bereits erwähnt, dass regulatorische Kontrolle und all ihre Unterarten zum formellen Kontrollsystem gehören, während normative Kontrolle zum informellen gehört. Die folgende Tabelle beschreibt die Unterschiede zwischen den beiden Steuerungssystemen.

Formelles Managementsystem	Informelles Governance-System
Die Organisation verfügt über klare Verfahren, Regeln und Richtlinien, um die verschiedenen Managementanforderungen zu erläutern Sie motivieren das Management sowie die Untergebenen, zugewiesene Aufgaben so zu erledigen, dass die operativen Ziele im optimalen Zeitrahmen erreicht werden Wird verwendet, um das Verh alten von Vorgesetzten und Untergebenen zu koordinieren	Die Organisation zeichnet sich aus durchinformelle und ungeschriebene Prozesse zur Managementaufsicht Sie zielen darauf ab, die Motivation der Mitarbeiter zu steigern und die ordnungsgemäße Umsetzung der Ziele und Strategien der Organisation sicherzustellen Informelle Governance-Systeme verbessern auch die Ausrichtung der Ziele
Ein Beispiel für ein formelles System wären die Regeln und Richtlinien, die von der Personalabteilung für Funktionen wie Rekrutierung und Personalentwicklung verwendet werden.	Ein Beispiel für ein informelles Kontrollsystem ist Loyalität gegenüber der Organisation und Respekt vor der Organisationskultur als Verh altensstil für Mitarbeiter.

Die breiten Kategorien der Regulierung und Regulierungsaufsicht sind in fast allen Organisationen vorhanden, aber die relative Betonung jeder Art ist unterschiedlich. Innerhalb der regulatorischen Kategorie sind bürokratische, finanzielle und Qualitätskontrollen. Die normative Kategorie umfasst Befehls- und Organisationsnormen. Beide Kategorien von Normen können wirksam sein. Aufgabe der Führung ist es, das Verh alten der Mitarbeiter mit den Zielen der Organisation in Einklang zu bringen.

Daher kann eine effektive Managementkontrolle auf verschiedene Weise erreicht werden. Kontrollsysteme sind darauf ausgelegt, Daten zu sammeln und diese Informationen zu verwenden, um einer Organisation zu helfen, ihre Ziele zu erreichen. Das System konzentriert sich auf die Wirksamkeit verschiedener organisatorischer Elemente, vonmenschliche Aktivität zu Finanzergebnissen.

Ein etabliertes Monitoring-System kann einem Unternehmen echten Nutzen bringen - Probleme aufzeigen, neue Strategien planen und für eine bessere Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und Bereichen sorgen.