Tender - was ist das? Die Bedeutung des Wortes und wie es in der Praxis angewendet wird

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Heute werden fast alle Produkte auf dem Markt auf Ausschreibungsbasis eingekauft. Eine Ausschreibung ist in der Tat ein Wettbewerb, nach dessen Ergebnissen das Kundenunternehmen einen Lieferanten oder Auftragnehmer auswählt, der bereit ist, die günstigsten Bedingungen für die Zusammenarbeit anzubieten: niedriger Preis, originelle Lösungen oder unübertroffene Professionalität.

Sie haben sich also für eine Ausschreibung entschieden. Das bedeutet, dass Sie ein Angebot sorgfältig erstellen und dem Kunden zeigen müssen, dass Sie Ihr Marktsegment wirklich gut kennen und über ausreichende Berufserfahrung verfügen.

Tender vs. Auktion: Was ist der Unterschied?

Hier haben Sie vielleicht eine völlig logische Frage: Wie unterscheidet sich dieses Schema zur Auswahl von Auftragnehmern und Lieferanten von anderen?

Zunächst können sich alle Auktionsteilnehmer mit den Angeboten ihrer Konkurrenten vertraut machen und herausfinden, zu welchem Preis sie bereit sind zu arbeiten. Das heißt, es besteht immer die Möglichkeit, das eigene Angebot so anzupassen, dass es sich von anderen Unternehmen abhebt. Hier ist die Ausschreibunges ist vor allem der Mangel an solcher Offenheit. Alle Teilnehmer reichen Vorschläge sozusagen „in einem verschlossenen Umschlag“ein.

Tatsächlich ist der Inh alt der Dokumente vollständig vor Konkurrenten verborgen und nur einer speziellen Kommission zugänglich.

Was ist ein Ausschreibungsdokument?

Das Kundenunternehmen und die Teilnehmer bereiten ein Dokumentenpaket vor, das die Bedingungen des laufenden Wettbewerbs und des zukünftigen Vertrags enthält.

Die Dokumentation muss aus zwei Teilen bestehen:

• Technisch. Beinh altet eine Beschreibung der wesentlichen Vertragsbedingungen, allgemeine Angaben zum Versteigerungsgegenstand, Informationskarten zum Ablauf der Angebotserstellung und -abgabe.
• Werbung. Enthält Preise und ein Schema zu ihrer Bestimmung, Zahlungspläne und -bedingungen, Finanzierungsquellen, Bankgarantien sowie Anforderungen an bestimmte Versicherungsarten.

Wichtig ist, dass der Ausschreibungsausschuss die Inh alte jeweils individuell festlegt. Eine kompetente Erstellung der Unterlagen ist von großer Bedeutung. Am besten begleitet ein erfahrener Ausschreibungsspezialist den gesamten Prozess. Das ist wichtig, denn Ihr zukünftiger Erfolg hängt zu mindestens 50 % davon ab, wie kompetent alle notwendigen Unterlagen erstellt und aufbereitet werden. Schließlich kann sich der Kunde ohne Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Ihrer Organisation ausschließlich auf die von Ihnen bereitgestellten Unterlagen verlassen.

Erfolgsgeheimnisse für diejenigen, die an der Ausschreibung teilnehmen werden

Es besteht die Meinung, dass sich das Kundenunternehmen bei der Auswahl eines geeigneten Angebots ausschließlich auf den Preis konzentriert. Natürlich passiert das, aber viel seltener als Sie vielleicht denken. Bei der Erstellung eines Ausschreibungsangebots empfehlen Experten, sich an mehrere Grundsätze zu h alten. Diese Wahrheiten sind so alt wie die Welt, aber im Laufe der Zeit haben sie ihre Aktualität nicht verloren.

1. Nicht für alle Wettbewerbe in Folge bewerben

Bevor Sie in die Schlacht stürmen und ein Angebot abgeben, wägen Sie die Vor- und Nachteile zehnmal ab, verstehen Sie, ob es sich wirklich lohnt, an dieser speziellen Ausschreibung teilzunehmen. Nicht immer sollte der Wunsch nach Gewinn ausschlaggebend sein – manchmal ist es viel wichtiger, sich auf die Entwicklung des eigenen Geschäfts zu konzentrieren, Themen zu drängen oder nach anderen, profitableren Projekten zu suchen, an denen Sie mit großer Freude arbeiten und die Ihnen etwas bringen werden Sie viel mehr Gewinn.

2. Lassen Sie Ihr Angebot einen Mehrwert bringen

Eine der Hauptregeln, die ein Unternehmen, das eine Ausschreibung gewinnen möchte, beachten muss, ist, dass es nicht ausreicht, die vollständige Übereinstimmung des Angebots mit den vom Kunden festgelegten Bedingungen zu erreichen. Allerdings ist auch ein niedrigerer Preis keine Garantie dafür, dass der Vertrag mit Ihnen zustande kommt. Versuchen Sie, mehr über das Kundenunternehmen zu erfahren, verstehen Sie, mit welchen Problemen das Management konfrontiert ist, und vervollständigen Sie dann Ihren Vorschlag, damit die Kommission ihn nicht ignorieren kann.

3. Auf Kleinigkeiten achten

Noch einmalKehren wir zu dem Thema zurück, das wir oben bereits angesprochen haben. Selbst wenn es Ihnen gelingt, beim Kunden einen positiven Eindruck zu hinterlassen und einen günstigen Preis anzubieten, aber der korrekten Ausführung der Dokumente nicht genug Aufmerksamkeit schenken, riskieren Sie, viele Chancen zu verpassen. Aber man sollte sich auch nicht zu sehr hinreißen lassen, denn es passiert umgekehrt: Im bürokratischen Getümmel kann man Sinn und Zweck des Vorschlags vergessen.

4. Denken Sie daran, dass Organisationen keine Entscheidungen treffen, sondern Menschen

Es hängt von ihnen ab, wer die Ausschreibung gewinnt. Wie es funktioniert? Um die Möglichkeit zu bekommen, an einem gewünschten Projekt mitzuarbeiten, reicht es manchmal aus, nur mit denjenigen in Kontakt zu treten, die eine lebensverändernde Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen werden.

5. Beh alten Sie die Marke eines echten Profis

Aber selbst wenn Ihr Vorschlag zu 100% ausgearbeitet ist, ist es nicht sicher, dass Sie die Ausschreibung gewinnen werden. Dies kann viele Gründe haben, und einer davon ist die Unfähigkeit Ihres Verhandlungsführers, während der Verhandlungen klare Antworten auf die Fragen des Kunden zu geben. Daher ist der Grad der Einbindung in den Arbeitsprozess und die Kompetenz aller Beteiligten ausnahmslos einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren.

Wie erstelle ich eine Ausschreibung? Informationen für den Kunden

Das Kundenunternehmen, das sich für die Organisation eines solchen Wettbewerbs entschieden hat, muss sich seinerseits ebenfalls sorgfältig darauf vorbereiten und alle erforderlichen Unterlagen bereitstellen:

• Einladung zur Teilnahme für andere Unternehmen.
• Qualifikationsformular (in dem die Teilnehmergeben Sie offizielle Informationen über sich selbst an).
• Brief (Fragebogen mit den Eckdaten zum Ausschreibungsgegenstand).
• Weitere Informationen zum Projekt.
• Die Hauptkriterien für die Bewertung der Teilnehmer, von denen Sie sich bei der endgültigen Auswahl leiten lassen.

Es ist äußerst wichtig, dass alle Informationen in Dokumenten wahrheitsgemäß, zuverlässig und gut strukturiert sind. Heutzutage ist es problemlos möglich, ein elektronisches Angebot zu erstellen - es handelt sich tatsächlich um das gleiche Angebot, aber alle Informationen des Kundenunternehmens und potenzieller Ausführender kommen über das Netzwerk im Internet.

Der Wettbewerb selbst besteht aus drei Phasen: der Suche nach potenziellen Teilnehmern, einer detaillierten Analyse ihrer Vorschläge, der Besprechung des Projekts und dem eigentlichen Abschluss eines Vertrages mit dem Gewinner.