Elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS): Was ist das, Funktionen und Empfehlungen

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Vor einigen Jahren wurde von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen als glänzende Zukunft gesprochen. Heute werden sie bereits aktiv in privaten und öffentlichen Unternehmen eingesetzt. Aber das Wichtigste ist, dass die Nachfrage nach EDMS ständig wächst. Was ist ein elektronisches Dokumentenverw altungssystem und wie funktioniert es? Betrachten wir das Beispiel von Systemen, die in der Russischen Föderation betrieben werden.

Hintergrund

Um besser zu verstehen, wie ein EDMS-Programm funktioniert, ist es notwendig, die grundlegenden Konzepte und Aufgaben zu wiederholen. Die Schlüsselfaktoren sind diejenigen, die die Wahl eines bestimmten Systems bestimmen.

Wenn eine Organisation unter Bedingungen des informellen Managements funktionieren kann, besteht keine Notwendigkeit für Dokumentenmanagement. Mit dem Aufkommen von Geschäftsprozessen besteht die Notwendigkeit, den Mechanismus mit Hilfe einer geordneten Dokumentation zu verw alten. Wenn Sie sich nicht rechtzeitig mit Papieren befassen, sammeln sie sich an und gehen verloren.

Als Alternative zu Papiermedien wird ein spezielles Dateispeicherschema verwendetauf server. Aber es funktioniert auch nicht lange. Wenn das Volumen des Unternehmens wächst, steigt die Notwendigkeit, Informationen zu speichern und zu synchronisieren.

Es gibt ein Dilemma: ob alte Papiermedien oder EDMS zum Speichern von Informationen verwendet werden sollen. Was ist so wichtig, dass Sie dank des elektronischen Systems erh alten können? Steigern Sie die Effizienz der Organisation.

Wirtschaftlicher Effekt

Die Arbeitseffizienz kann auf zwei Arten gesteigert werden: Kosten senken oder Ergebnisse steigern. Mit Documents EDMS können Sie zwei Ziele gleichzeitig erreichen. Das heißt, die Implementierung des Systems ermöglicht es der Organisation, weniger auszugeben, aber mehr zu verdienen.

Reduzierung der Kosten durch reduzierte Papierkosten, Zeitverschwendung, Beschleunigung der Kommunikation, Veränderung der Unternehmenskultur.

Um die Effektivität des EDMS-Programms zu bewerten, müssen Sie die für den Papierkram aufgewendete Zeit berechnen. Beratungsunternehmen schätzen, dass solche Tätigkeiten 20 % der Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Im System der russischen Bürokratie dauert dies sogar noch länger – 60 % der Zeit. Die Einführung von EDMS wird diese Kosten um mindestens das Zehnfache reduzieren.

Büroarbeit und Dokumentenfluss

Die beiden Begriffe sind verwandt. Aufzeichnungen sind ein Begriff, der sich auf ein formelles Regelwerk für die Arbeit mit Dokumenten bezieht. Einige EDMS-Systeme können nach den Regeln der Büroarbeit angepasst werden, aber es gibt auch solche Systeme, auf deren Grundlage die Büroarbeit bereits gest altet ist.

Ein Dokument ist eine Informationsspeichereinheit in einem EDMS. Der Belegfluss wird gebildetverschiedenen Quellen: andere Systeme, Anwendungen, E-Mail, aber vor allem - von gescannten Papiermedien. Daher sind Scanner und andere Geräte ein integraler Bestandteil des EDMS. Das System speichert alle Dokumente, pflegt ihre Historie, sorgt für Bewegung durch die Organisation und führt mit ihnen Geschäftsprozesse durch.

In einer solchen Datenbank gibt es einen Beschluss, eine Weisung und einen Befehl des SED. Durch sie wird die Organisation geleitet. Jedes Dokument wird mit "Hilfe" geliefert. Der Satz von Feldern im Formular hängt von der Art des Dokuments ab. Informationen werden im System in Form einer Datenbank für jedes Feld einer solchen Karte gespeichert.

Funktionen und Aufgaben des EDMS

Das Dokumentenverw altungsprogramm soll folgende Aufgaben lösen:

• Systematisierung der Arbeit mit Dokumenten.
• Erstellung von Dokumenten nach Vorlagen, Speicherung ihrer Registrierung;
• Buchh altungsautomatisierung;
• Dokumentklassifizierung.

Schauen wir uns die Funktionen des SED genauer an. Das Workflow-Programm wird verwendet für:

• Karten erstellen.
• Den Text des Dokuments bilden;
• Daten als PDF oder MS Word speichern;
• Verw altung der Benutzerzugriffsrechte;
• Routen erstellen;
• Dokumentflusskontrolle;
• Senden von Benachrichtigungen, Erinnerungen;
• Tagebücher, Verzeichnisse, Klassifikatoren;
• Auftragsgenerierung;
• Dokumente suchen und signieren;
• Berichterstellung.

Zu den allgemeinen Systemfunktionen gehören:

• fernmit Dokumenten arbeiten;
• Verwenden eines DBMS zum Speichern von Daten;
• gleichzeitiges Arbeiten mit EDMS;
• sicher durch Zertifikate, Barcodes und Personalisierung.

Vor- und Nachteile

Der Wechsel zu SED hat mehr Vor- als Nachteile. Ein schlecht organisiertes Projekt kann jedoch alle Vorteile der Automatisierung zunichte machen. Die Ziele der Implementierung des EDMS müssen erreichbar sein. Zu den Vorteilen gehören:

• zentralisierte strukturierte Speicherung von Informationen;
• derselbe Ansatz für die Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten;
• Vorlagen verwenden;
• Suche;
• Audit-Zugriff.

Zu den Nachteilen gehören hohe Anlaufkosten und strenge Benutzerschulung.

Dokumentenprozesse

Im EDMS durchläuft das elektronische Dokumentenmanagement eine Reihe von Phasen, in denen dem Dokument bestimmte Eigenschaften zugewiesen werden. Die Verarbeitung erfolgt sowohl manuell als auch automatisch. Im zweiten Fall setzen Sie:

• Bedingungen für Übergänge zwischen Stufen;
• Routentrennung;
• Bearbeitungszyklen;
• Unterprozesse, Timer, Verarbeitungsvorgänge starten;
• Benutzerrollen sind festgelegt.

Behandlungsarten:

• Dokument erstellen.
• Bearbeitung.
• Umbenennen.
• Verschieben.
• Speichern.
• Indizierung.
• Löschen.

SED-Kosten

Die Dokumentenverw altung kann ohne Lizenz, Server, vollständige Einrichtung und Schulung aller Benutzer nicht vollständig funktionieren. Jedes dieser Elemente erfordert einen großen Baraufwand. Darüber hinaus sollten wir die Integration des EDMS mit anderen Systemen, die Aktualisierung von Datenbanken und Software, technische Support-Beratungen und andere Wartungskosten nicht vergessen.

Einführung von EDMS

Projektdurchführung kann mehrere Monate dauern. Der Prozess hängt sowohl von der Anzahl der Dokumentationsprozesse als auch von den finanziellen, organisatorischen und Ressourcenmöglichkeiten ab. Die Implementierung erfolgt nach folgendem Algorithmus:

• Gründung einer Arbeitsgruppe, Bestimmung eines Leiters;
• Ziele und Ziele definieren;
• Prüfung bestehender Dokumentationsprozesse;
• Entwicklung der Aufgabenstellung;
• SED-Wahl;
• Abschluss eines Vertrages zur Implementierung des EDS;
• Entwicklung und Genehmigung von Arbeitsordnungen;
• Überprüfen des anfänglichen Inh alts von Verzeichnissen;
• EDS-Vortest;
• Personalschulung bei der Arbeit;
• Testimplementierung von EDMS;
• Analyse der Testergebnisse;
• Fehlerkorrektur;
• vollständige Implementierung von EDMS.

Implementierungsfehler

Besondere Aufmerksamkeit sollte den Prozessen geschenkt werden, die ein Papierdokument erfordern. Der Hauptfehler ist die Duplizierung eines Papierdokuments mit einem elektronischen. Dies erschwert die Arbeit und führt zu einer negativen Einstellung gegenüber der Automatisierung. Niemand zahlt extra für doppelte Arbeit. Es ist notwendig, Automatisierungsprozesse ohne aufzubauenVervielfältigung. Der zweite Fehler ist die mangelnde Vorbereitung des Personals. Meistens werden neue Prozesse mit Feindseligkeit wahrgenommen. Daher ist es notwendig, den Mitarbeitern zu erklären, warum überhaupt ein EDMS eingeführt wird, damit sie den Lernprozess bewusst angehen.

Speichertechnologien für Dokumente

Im EDMS besteht das elektronische Dokumentenmanagement aus Attributen, auf deren Grundlage Suche, Klassifizierung, Gruppierung und Berichterstellung durchgeführt werden. Manchmal wird ein Dokument nach einer Vorlage erstellt, manchmal durch die Übernahme von Daten aus einer Datenbank. Attribute werden in Tabellen gespeichert. Die Datei selbst wird im Speicherordner abgelegt, die Informationen daraus werden im DBMS-Verzeichnis abgelegt. Nur EDMS-Benutzer können auf Daten zugreifen.

Was ist Inline-Scannen?

Die vollständige Bearbeitung der Dokumente mit anschließender Platzierung ihrer Muster im Archiv erfolgt mit Scannern. Während des Scanvorgangs ist es möglich, automatisch einen Barcode auf dem Dokument zu erstellen und in der Datenbank zu registrieren mit anschließender Wegweisung entlang der festgelegten Route.

Optische Texterkennung

Dieses elektronische Dokumentenverw altungssystem EDMS wandelt ein elektronisches Bild eines Dokuments im Foto- oder JPEG-Format in ein Textformat um. In diesem Fall wird eine spezielle Software in Form einer eigenständigen Anwendung oder integrierter ESCOM. BPM in das EDMS verwendet. Was ist ESCOM. BPM? Dies ist ein Programm zum Erkennen von Dokumenten, die in verschiedenen Schriftarten eingegeben wurden. Es ist jedoch erwähnenswert, dass eigenständige Anwendungen mehr Funktionen haben und sogar handschriftlichen Text erkennen.

Barcode

Diese Technologie bietet eine Reihe von Verfahren zum Erstellen und Anwenden eines grafischen Barcodes auf ein Dokument. Über den Systemserver wird ein eindeutiger Barcode generiert. Es bietet auch die Dokumentenidentifikation, seine schnelle Suche in der Datenbank und die Verteilung an Speicherorten. Bei der Registrierung eines Dokuments wird ein Barcode, der der elektronischen Kartenkennung entspricht, auf das Etikett gedruckt. Es wird auf die Papierversion des Dokuments geklebt.

EDS

Mit der digitalen Signatur können Sie die Korrektheit des Dokuments und die Unveränderlichkeit der Daten überprüfen. Die Signierung erfolgt mit Hilfe eines kryptografischen Anbieters und eines Softwareschlüssels – eines Zertifikats. Letzteres ist eine Datei in einem speziellen Format, die in der Lizenzausgabestelle neu generiert wird. Um die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten, sollten Sie das Zertifikat auf einer Smartcard oder einem I-Token-Schlüssel speichern. Sie sind durch eine PIN geschützt. Bei mehrmaliger Falscheingabe der PIN wird das Zertifikat automatisch gesperrt.

Volltext- und Attributsuche

Die Attributsuche erfolgt über ein spezielles Formular mit mehreren Werten aus den Kartenfeldern. Beispielsweise sucht das Kriterium "Konto" nach Daten im Feld "Empfänger" oder "Absender". Gleichzeitig vergleicht das System die eingegebenen Kriterien mit den Daten in den Karten und trägt die übereinstimmenden Karten in das Ergebnis ein. Die Suche basiert auf einer genauen oder teilweisen Übereinstimmung.

Volltextsuche wird nach den Daten im durchgeführtDokument, einschließlich Wortformen durch integrierte DBMS-Tools wie MS SQL SERVER, ORACLE. Für eine vollwertige Suche müssen Dateien im Format eines Dokuments (doc), einer Tabelle (xls), Präsentationen, Nachrichten in die Datenbank eingegeben werden.