Personalaudit ist Definition, Arten, Methoden, Aufgaben und Ziele

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Personalaudit ist eine Überprüfung der Wirksamkeit der Arbeit des Personals, die von speziell dafür bestimmten Mitarbeitern oder von Dritten durchgeführt wird. Anders als die klassische Buchh altungsprüfung ist die Personalprüfung nicht obligatorisch und wird nicht durch spezielle Gesetze und Rechtsakte der Russischen Föderation geregelt. Es wird auf Initiative des Unternehmensleiters durchgeführt, um bestimmte Probleme zu lösen. Der Hauptzweck einer solchen Prüfung besteht meistens darin, den Zustand des Personals des Unternehmens zu ermitteln. Es wird auch verwendet, um Wege zu finden, die Produktivität zu steigern und die Produktionskosten zu senken.

Klassifizierung

Inspektionen beziehen sich auf die eine oder andere Art der Personalprüfung nach folgenden Parametern:

• Verwendeter Datenzeitraum: kurzfristig, langfristig und kurzfristig.
• Methode der Informationsbeschaffung: mündlich oder dokumentarisch
• Art der geprüften Informationen: legal, qualifizierend oder gemischt;
• An Prüfer: intern und extern.

Personalaudit wird in zwei Richtungen durchgeführt: Identifizierung von Rechtsverstößen undIdentifizierung von Verstößen gegen die Arbeitsdisziplin - Suche nach unangemessenen Kostenüberschreitungen, Identifizierung von Gründen für einfache, Heirat usw. Daher wird die Personalprüfung in Richtung der Tätigkeit hauptsächlich in Rechts-, Qualifikations- und gemischte unterteilt.

Rechtliche Personalprüfung

Bei der juristischen Personalprüfung prüfen sie die Dokumentation der Personalabteilung, die Stundenzettel der Werkstätten, kontrollieren Rechnungen und Belege mit den vorhandenen Materialien und Werkzeugen. Überprüfen Sie die Richtigkeit des Ausfüllens von Arbeitsverträgen, Arbeitsbüchern und Durchführungsverordnungen. Überprüfen, ob die Mitarbeiter die Stellenbeschreibungen befolgen. Sie führen Umfragen durch und führen Umfragen durch, um Verstöße gegen das Arbeitsrecht der Russischen Föderation sowie die in einem bestimmten Tätigkeitsbereich verabschiedeten Regeln und Standards zu ermitteln, die die Mitarbeiter einh alten müssen. Zum Beispiel die Anforderungen von Hygienestandards in der Lebensmittelindustrie, GOSTs, Qualitätsstandards und die Einh altung von Vorschriften.

Die Hauptaufgabe einer juristischen Personalprüfung besteht darin, Verstöße zu erkennen, bevor sie von einer Sonderkommission während der Prüfung entdeckt werden. Dies hilft, Probleme mit dem Gesetz zu vermeiden und die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern.

Qualifizierung Personalaudit

Qualifizierendes Personalaudit der Organisation wird durchgeführt, um Mängel in der Arbeit des Personals zu identifizieren und Wege zu ihrer Beseitigung zu ermitteln. Es ermöglicht auch, das Vorhandensein unzureichender Qualifikationen eines Arbeitnehmers zu erkennen oderim Gegenteil, um die wertvollsten Mitarbeiter zu identifizieren, die befördert oder besser bezahlt werden müssen, damit sie noch besser abschneiden und mehr leisten.

Qualifikation Personalaudit ist vor allem in den Tätigkeitsbereichen relevant, in denen der Unternehmenserfolg ausschließlich von den fachlichen Qualitäten des Mitarbeiters abhängt. Zum Beispiel im Handel. Wenn der Verkäufer Käufer aus Unwissenheit oder Unfähigkeit falsch behandelt, wirkt sich dies direkt auf das Finanzergebnis des Unternehmens aus - der Umsatz sinkt, die Menge abgelaufener Produkte steigt. Gleichzeitig kann nur eine Prüfung zeigen, ob der Grund für den Umsatzrückgang in der geringen Qualifikation des Mitarbeiters liegt und nicht in einem anderen Faktor. In diesem Beispiel würde eine Personalprüfung helfen, einen skrupellosen Mitarbeiter zu identifizieren und ihn rechtzeitig zu ersetzen, bevor das Handelsunternehmen kurz vor der Insolvenz steht.

Umfassende Personalprüfung

Umfassende Personalaudits umfassen die Anwendung von Rechts- und Qualifikationsaudits sowie alle verfügbaren Methoden zur Bewertung und Analyse von Informationen. Durch eine solche Prüfung ist es möglich, die Personalsituation zu beurteilen und das Personalpotenzial des Unternehmens zu identifizieren, bestehende Rechtsverstöße im Unternehmen zu erkennen und zu beseitigen, bevor es zu unerwünschten finanziellen und personellen Einbußen kommt.

Diese Methode zur Durchführung eines Personalaudits hat zusätzlich zu den aufgeführten Vorteilen zwei Nachteile - es wird mehr kosten und mehr Zeit in Anspruch nehmen, da mehr Teilnehmer involviert sind, um eine große Datenmenge zu überprüfen. Deshalbnur in Notfällen sinnvoll durchzuführen: im Falle einer Insolvenz oder während einer Finanzkrise, wenn sich der Markt verengt und der Wettbewerb zunimmt.

Wer kann prüfen

Audit des Personalsystems kann sowohl von Mitarbeitern des Unternehmens als auch von Drittorganisationen durchgeführt werden. Gleichzeitig stellt sich das Problem bei der Bestimmung des Kompetenzniveaus des Inspektors, da der Begriff der Personalprüfung in der Rechtspraxis nicht festgelegt ist und die vorhandenen Anweisungen, Standards und Regeln für die Prüfung im Rechnungswesen bestimmt sind. Wie vollständig und zuverlässig die Informationen eingehen und wie sie analysiert und ausgewertet werden, hängt jedoch davon ab, welche Schritte der Unternehmensleiter zur Verbesserung der Personalsituation einleitet.

Aber es wurde ein Ausweg gefunden. Als grundlegende Anweisungen und Regeln für die Organisation einer Personalprüfung in einem Unternehmen können also die Grundlagen der Finanzprüfung herangezogen werden, insbesondere solche Anforderungen an erh altene und bereitgestellte Informationen wie:

• Objektivität;
• Glaubwürdigkeit;
• Aktualität;
• Ehrlichkeit;
• Fülle.

Dementsprechend muss der Abschlussprüfer nicht nur berufsethische Regeln einh alten, ehrlich und objektiv sein, sondern sich auch an bestimmte Regeln bei der Erhebung und Verarbeitung von Informationen sowie bei der Erstellung eines Prüfungsberichts h alten. Gleichzeitig braucht er für eine solche Tätigkeit als Personalprüfung kein besonderes Zeugnis bei sich zu haben. Aber das bedeutet nichtdass sie von jedem Mitarbeiter durchgeführt werden kann. Um die Aufgaben eines Personalaudits lösen zu können, muss der Inspektor über einen bestimmten Kenntnisstand und Qualifikation verfügen.

Durchführen einer Personalprüfung kann entweder ein Mitarbeiter eines spezialisierten Unternehmens oder eine Person aus dem Personal des Unternehmens mit einem ausreichenden Bildungs- und Kompetenzniveau sein. Meistens sind dies Abteilungsleiter, Buchh alter und andere hochqualifizierte Spezialisten. Und hier entsteht vor dem Unternehmensleiter ein Dilemma: Was ist besser, eine spezialisierte Organisation zu beauftragen oder selbst eine Prüfung durchzuführen? Die Antwort auf diese Frage hängt von Faktoren ab wie:

• Die Kosten für hochqualifiziertes Personal, das an der Personalprüfung beteiligt ist, und die Kosten für Dienstleistungen einer Prüfungsgesellschaft;
• Menge an Informationen, die verarbeitet werden müssen, und zulässige Bedingungen für ihre Verarbeitung.

Es wird allgemein angenommen, dass eine Personalprüfung durch Mitarbeiter eines Unternehmens billiger ist, was nicht immer stimmt. Die Einbeziehung externer Spezialisten ist oft viel rentabler, wenn in einem großen Unternehmen, in dem die Menge an Informationen sehr groß ist, eine Prüfung durchgeführt werden muss. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften haben mehr Erfahrung, ihre Mitarbeiter sind qualifizierter, zumindest im Bereich der Personalprüfung, dann kostet die Prüfung weniger und besser und nimmt weniger Zeit in Anspruch.

Selbstständiges Personalaudit, wie man es durchführt

Entschloss sich der Unternehmensleiter dennoch, mit Hilfe seiner Mitarbeiter eine Prüfung durchzuführen,Er muss einige Funktionen kennen. In der Regel besteht das Ziel einer Personalprüfung in diesem Fall darin, die Arbeit nicht des gesamten Unternehmens, sondern einer einzelnen Abteilung zu untersuchen, wobei ein Höchstmaß an Vertraulichkeit der Informationen gewährleistet werden muss.

Zunächst muss der Manager eine Arbeitsgruppe bilden, die normalerweise 4-5 Personen umfasst, und die Person bestimmen, die für die Durchführung des Audits und die Erstellung des Auditberichts verantwortlich ist. Der gesamte Vorbereitungs- und Durchführungsprozess lässt sich in folgende Phasen eines Personalaudits unterteilen:

1. Entwicklung eines Aktionsplans.
2. Ermittlung des Stichprobenumfangs: Anzahl der befragten Mitarbeiter, Umfang und Art der überprüften Dokumente. Je größer die Stichprobe, desto genauer das Ergebnis, aber desto länger dauert das Überprüfungsverfahren.
3. Entwicklung von Fragebögen, Vorbereitung von Fragen.
4. Prüfung der Dokumentation der Personalabteilung, sowie Unterlagen im zu prüfenden Bereich.
5. Befragung und Befragung von Mitarbeitern des Unternehmens.
6. Analyse der gesammelten Informationen, einschließlich der Verwendung von Computertechnologie und speziellen Programmen.
7. Ausarbeitung eines Auditberichts auf der Grundlage der während des Audits gewonnenen Informationen, in dem die für die Durchführung des Personalaudits im Unternehmen verantwortliche Person ihre Meinung über den Zustand des Personals, seine Qualifikation und seine Zufriedenheit mit der Arbeit zum Ausdruck bringt Bedingungen.

Der Prüfbericht wird schriftlich erstellt, ihm wird ein Nachweis in Form eines Arbeitsberichts beigefügt. Alle Seiten des Berichts müssen nummeriert und in einer Mappe abgelegt werden. Im Allgemeinen jedeoder es gibt keine strengen Regeln für die Erstellung und Durchführung einer Schlussfolgerung, da der Zweck einer Personalprüfung darin besteht, Informationen für interne Benutzer zu erh alten. Daher werden die als Ergebnis einer solchen Prüfung erh altenen Daten nirgendwo veröffentlicht. und meistens sind sie streng vertraulich und ihre Offenlegung ist nicht akzeptabel. Darüber hinaus muss die Vertraulichkeit von Informationen sowohl in der Planungsphase als auch bei den Ergebnissen der Überprüfung gewährleistet werden. Es ist wünschenswert, dass die Mitarbeiter des Unternehmens nichts über die bevorstehende Inspektion wissen. Dies wird dazu beitragen, Absprachen zwischen ihnen zu vermeiden, was es ermöglicht, die Objektivität und Zuverlässigkeit der erh altenen Informationen zu erhöhen.

Informationserfassungs- und -verarbeitungsmethoden

Personalprüfungsmethoden unterscheiden sich nicht von denen bei Rechnungsprüfungen, es werden lediglich Informationen anderer Art und Zweck erlangt. Sie verwenden hauptsächlich vorgefertigte Formulare für Fragebögen und Fragenkataloge. Die während des Audits erh altenen Informationen über die Mitarbeiter des Unternehmens werden mit den grundlegenden Anforderungen verglichen, die in Fachhandbüchern, Stellenbeschreibungen und Arbeitsqualitätsstandards vorgeschrieben sind.

Die während des Audits gewonnenen Informationen in Form von Fragebögen und Antwortprotokollen und anderen Dokumenten, die während des Audits eingegangen sind, werden gesammelt, sortiert und nach Zeit und Ort der Durchführung des Personalaudits verglichen. Der auf der Grundlage der Prüfungsergebnisse erstellte Bericht sollte, wenn nicht alle Dokumente, so doch die wichtigsten enth alten.

Welche Aufgaben können gelöst werdenPersonalaudit

Audit des Personalsystems hilft, das Potenzial des Unternehmens und die Qualifikation der Mitarbeiter besser einzuschätzen. Dadurch ist es möglich, die wertvollsten Mitarbeiter in der Belegschaft zu identifizieren und ihnen Jobs und Löhne zu bieten, die ihrem Niveau besser entsprechen.

Die Erfahrung zeigt, dass es für eine Führungskraft profitabler ist, bereits im Unternehmen tätige Mitarbeiter auf der Karriereleiter nach oben zu bringen, als einen neuen einzustellen. Einerseits erhöht dies die Rendite für andere Mitarbeiter, da diese berufliche Perspektiven sehen, andererseits kann sich ein neuer Mitarbeiter möglicherweise nicht im Team verwurzeln, und dies erhöht die Fluktuation, was sich negativ auf die Leistung auswirken kann das Unternehmen. Fluktuation kann auch das Ergebnis einer falschen Personalpolitik sein. Zum Beispiel, wenn die Komplexität der Arbeit oder die Höhe der Verantwortung und die Höhe der Bezahlung nicht übereinstimmen. Dies kann nur eine Prüfung der Personalarbeit aufzeigen.

Eine solche Überprüfung hilft nicht nur, die wertvollsten Mitarbeiter zu identifizieren oder die am wenigsten wertvollen loszuwerden, sondern auch Probleme zu lösen, die direkt mit der Tatsache zusammenhängen, dass die Arbeitsorganisation im Unternehmen falsch durchgeführt wird. Beispielsweise stellte sich bei einer Inspektion in einer der Werkstätten heraus, dass die Arbeiter aufgrund einer unsachgemäßen Platzierung von Materialien bis zu zwei Stunden am Tag damit verbrachten, sie an die Verarbeitungsorte zu liefern, da sie in einem entfernten Lagerhaus gelagert wurden. Infolgedessen wurden Zeit und Mühe verschwendet. Arbeiter ermüden schneller und verlieren die Konzentration. Dies wirkte sich auf die Qualität und Menge der Produkte aus. Ohne Personalprüfung tritt dieser Systemfehler aufdie Produktion würde nicht festgelegt, was bedeutet, dass Ressourcen verschwendet würden.

Verantwortung der Revisionsstelle

Der Abschlussprüfer ist nur für sein im Bestätigungsvermerk enth altenes Prüfungsurteil verantwortlich. Letztendlich entscheidet der Leiter des Unternehmens über personelle Veränderungen, und die Aufgabe des Wirtschaftsprüfers besteht nur darin, ihm den Zustand des Personals des Unternehmens, das Qualifikationsniveau und etwaige Verstöße mitzuteilen des Gesetzes, Arbeitsdisziplin, Sicherheitsmaßnahmen, ob es wirklich hochqualifizierte Fachkräfte gibt. Geben Sie die Faktoren an, die sich negativ oder positiv auf die Arbeit des Personals und die rationelle Nutzung der Arbeitszeit auswirken.

Als Ergebnis erstellt der Wirtschaftsprüfer einen Prüfungsbericht, in dem er angibt:

• welche Veranst altungen stattfanden;
• wie viel Arbeit geleistet wurde;
• auf welche Probleme und Risiken ist er im Laufe seiner Arbeit gestoßen;
• was zu tun ist, um die Situation zu korrigieren, wenn die Personallage oder Personalpolitik negativ ist;
• mögliche Folgen, wenn Verstöße nicht behoben werden.

Die Inspektion an sich löst nicht das Problem von falsch ausgewähltem Personal oder fehlerhaften Handlungen von Mitarbeitern des Unternehmens, deren Verletzung von Sicherheitsvorschriften oder Nichteinh altung von Anweisungen und technischen Vorschriften. Der Zweck eines Personalaudits besteht darin, die Stärken und Schwächen des bestehenden Personalsystems im Unternehmen zu identifizieren und Empfehlungen zur Beseitigung von Mängeln und zur Verbesserung dieses Systems zu geben. Der Wirtschaftsprüfer nichtVerantwortung für den Stand der Personalpolitik und Entscheidungen, die der Manager auf der Grundlage der Ergebnisse des Audits treffen wird.

Wo und wie man Auditoren anstellt, um Personal zu überprüfen

Diese Art von Dienstleistung wird hauptsächlich von Beratungsunternehmen und Personalagenturen angeboten, die sich auf die Beratung und Personalbeschaffung für andere Unternehmen spezialisiert haben. Solche Organisationen gibt es in fast jeder größeren Stadt. Am häufigsten bewerben sie ihre Dienstleistungen in lokalen Anzeigenzeitungen und -zeitschriften oder auf speziellen Werbewänden im Internet. Einige haben eine offizielle Website des Unternehmens.

Bei der Einstellung wird zwischen einem Unternehmen und einem Unternehmen, das Personalprüfungsdienstleistungen erbringt, eine Vereinbarung getroffen, in der die Rechte und Pflichten der Parteien festgelegt und die Dienstleistung bezahlt werden sollen. Üblicherweise treffen sich die Vertragsparteien vor Vertragsabschluss mehrmals, um die Nuancen und möglichen Risiken zu besprechen. Welche Aktivitäten werden durchgeführt. Es wird ein ungefährer Arbeitsplan ausgehandelt (das Beratungsunternehmen kann sogar einen Prospekt für den HR-Auditplan vorlegen).

Der Hauptvorteil der Beauftragung einer spezialisierten Drittorganisation mit der Organisation eines Personalaudits ist die Unabhängigkeit des Audits. Wenn ein Mitarbeiter eines Unternehmens auf die eine oder andere Weise sowohl vom Manager als auch von der Belegschaft abhängig ist, ist der externe Prüfer nahezu vollständig unabhängig. Seine Meinung basiert nur auf beobachteten Tatsachen.

HR-Audit ist eine der einfachsten und kostengünstigsten Möglichkeiten, das Personalsystem einer Organisation zu überprüfen unddas vorhandene Personalpotential des Unternehmens ermitteln. Diese Überprüfungsmethode ist ein integraler Bestandteil des Management Accounting des Unternehmens und sollte unabhängig vom finanziellen Ergebnis seiner Aktivitäten regelmäßig durchgeführt werden.