RACI-Matrix als Haftungsmanagement-Tool. RACI: Abschrift

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Eine der häufigsten Ursachen für erfolglose Projekte ist die falsche Verteilung von Funktionen zwischen Teammitgliedern. Sicher ist Ihnen das auch schon begegnet: Bei der kleinsten Schwierigkeit beginnen die Beteiligten, nach Schuldigen zu suchen und sich gegenseitig Verantwortung aufzubürden, anstatt das Problem zu lösen. Und genau um solche Situationen zu vermeiden, wurde die RACI-Matrix erfunden – ein einfaches und effektives Tool für die Personalplanung.

"Unter der Lupe": 4 Schlüsselrollen in jedem Projekt

Die Aufgabenverteilung gehört zu den Hauptaufgaben einer Führungskraft. Doch in der Praxis sieht meist alles anders aus: Der Manager ernennt einfach Teammitglieder mit der Erwartung, dass die Spezialisten selbst entscheiden, wer was machen soll. Aber was passiert, wenn die Fristen überschritten wurden oder ein Produkt von geringer Qualität auf den Markt kam? "Ich mache das nicht", "Mir wurde nichts gesagt"… Und keine sinnvolle Handlung.

Eine gut gest altete RACI-Verantwortungsmatrix löst viele Probleme. Gemäß dieser Methodik übernimmt ein Teammitglied eines beliebigen Projekts unabhängig von der Komplexität und dem Umfang der Arbeit eine von vier Rollen.

R - Verantwortlich

Übersetzt von Verantwortlichbedeutet „Darsteller“. Dies ist ein Mitarbeiter, der direkt für die Umsetzung eines bestimmten Arbeitsbereichs verantwortlich ist. Gleichzeitig wählt er in den meisten Fällen keine Lösungen aus und berichtet an den Projektleiter.

Kompetente Mitarbeiter und Spezialisten werden für diese Rolle eingesetzt - Leute, die wissen, wie es geht. In RACI führen Ausführende die folgenden Funktionen aus:

• festlegen, was konkret getan werden muss, um das Projekt umzusetzen und wie lange es dauern wird (innerhalb der "von oben" gesetzten Bedingungen);
• erstelle eine Liste der benötigten Ressourcen;
• an der Koordinierung und Genehmigung der technischen Dokumentation mitwirken;
• Projektfortschritt und Zwischenergebnisse analysieren;
• Fortschrittsberichte an den Manager senden.

Es kann mehrere solcher Personen im Team geben. Darüber hinaus kann diese Rolle mit anderen kombiniert werden. Die gebräuchlichste Kombination ist Accountable + Resbonsible (übersetzt als „verantwortlich + Vollstrecker“).

A - Verantwortlich

"Accountable" oder "responsible" ist der Hauptprojektmanager. Er ist dafür verantwortlich, dass die Aufgaben termingerecht, in der geforderten Qualität und innerhalb des zugeteilten Budgets erledigt werden. Auch A:

• wählt Ausführende und Projektmanagementteam aus;
• weist allen Teilnehmern Aufgaben zu;
• kontrolliert den Arbeitsfortschritt;
• verteilt Ressourcen unter den Darstellern;
• führt Aufzeichnungen über die Ressourcennutzung undwird auch gegenüber dem Kurator die Notwendigkeit begründen, zusätzliche Mittel bereitzustellen;
• berücksichtigt Ideen und Vorschläge anderer Teammitglieder und kann diese genehmigen oder ablehnen.

Typischerweise fungiert der Projektmanager als "Verbindungsglied" zwischen dem Kunden oder dem oberen Management und dem Team.

C - Konsultiert

Die dritte Rolle in der RACI-Matrix ist der „Berater“(manchmal auch als „Facilitator“bezeichnet). Zusammen mit dem Manager nimmt er am Projektmanagement teil, kümmert sich aber hauptsächlich um strategische Themen:

• genehmigt alle Änderungen im Umfang und Zeitplan der Arbeit;
• weist die für die Umsetzung des Projekts erforderlichen Ressourcen zu;
• ggf. mit dem Kunden vereinbaren, dass das Budget erhöht werden muss;
• erhält Fortschrittsberichte vom Manager;
• trifft Entscheidungen in unvorhergesehenen Situationen, im Falle kritischer Änderungen, die den Zeitplan und die Kosten des Projekts beeinflussen können.

Die Rolle des Beraters wird normalerweise den Führungskräften zugewiesen. Sie legen die globalen Ziele fest und ernennen dann einen Projektleiter, der bereits Aufgaben unter den Teammitgliedern verteilt.

I - Informiert

Zusätzlich zu den aufgeführten Rollen wird in der RACI-Matrix der "Informierte" ("Beobachter") angegeben. Er übt die Funktionen eines Administrators aus und befasst sich hauptsächlich mit der Organisation des Dokumentenmanagements. Der Beobachter berichtet dem Projektleiter jedoch andersandere Teilnehmer, ist nicht verantwortlich für deren Ergebnisse. Stattdessen:

• sammelt und organisiert alle Informationen über das Projekt, Ressourcen und Pläne;
• protokolliert Besprechungen;
• nimmt Dokumentationen von Projektbeteiligten entgegen, um sie dann an die entsprechenden Strukturen weiterzuleiten;
• überwacht die Einreichungsfristen und die Korrektheit des Ausfüllens der Berichte.

Beachte, dass die Kommunikation mit einem Beobachter überwiegend einseitig ist. Seine Hauptfunktion besteht darin, den Manager von der Notwendigkeit zu entlasten, Zeit mit bürokratischen Verfahren zu verschwenden, und ihn zu „entlasten“.

Erstellen einer RACI-Matrix anhand eines Beispiels

Lassen Sie uns über die praktische Seite des Problems sprechen. Wie erstellt man ein Diagramm für die Verteilung von Befugnissen und Verantwortlichkeiten?

1. Kompilieren zur Aufgabenliste

Zunächst musst du alles aufschreiben, was zu tun ist. Der Detaillierungsgrad hängt vom jeweiligen Projekt ab. Manchmal werden zur Erleichterung der Steuerung und Verw altung mehrere Matrizen entwickelt. Listen Sie zunächst die Hauptarbeitsblöcke auf und unterteilen Sie sie dann in separate Funktionen und Aufgaben. Das Werkverzeichnis wird in der Tabelle vertikal angezeigt.

Schritte
Aufgabenbereich
Prototyp
Design
Programmcode
Testbericht
Website-Präsentation

2. Teammitglieder auswählen

Hier müssen Sie die Frage beantworten: "Wer wird an diesem Projekt beteiligt sein?". Horizontal ist es notwendig, alle Mitarbeiter und/oder Abteilungen aufzulisten, die in allen Phasen an der Umsetzung beteiligt sind – von der Planung bis zur Präsentation der Ergebnisse und der Einreichung eines Berichts.

Schritte	Analyst	Designer	Sys. Architekt	Entwickler	Tester	Sys. Administrator	Projektmanager
Aufgabenbereich
Prototyp
Design
Programmcode
Testbericht
Website-Präsentation

3. Tabelle ausfüllen

Nachdann können Sie damit beginnen, Funktionen zu verteilen. Dazu müssen Sie ein klares Verständnis für jede Arbeitsphase haben und wissen, wie die Arbeit in Teams funktioniert.

Nehmen wir unser Beispiel als Grundlage und hören bei der Stufe „Design“auf. In diesem Fall R - Performer - nur einer. Im Arbeitsprozess konzentriert er sich auf einen vorbereiteten Prototyp der Website. Daher fungiert der Systemarchitekt, der es entwickelt hat, in diesem Stadium als Berater C. Außerdem können der Analyst und der Entwickler ihre Wünsche äußern. Das fertige Design wird mit dem Projektleiter (A) genehmigt. Aber die Tester und der Systemadministrator treffen in dieser Phase keine Entscheidungen, sondern erh alten nur Informationen darüber, wie die Arbeit vorangeht, und erh alten daher die Rolle des Informierten - I.

Schritte	Analyst	Designer	Sys. Architekt	Entwickler	Tester	Sys. Administrator	Projektmanager
Aufgabenbereich	R	I	C	C	I	C	A
Prototyp	C	I	R	C	I	I	A
Design	C	R	C	C	I	I	A
Programmcode	C	I	C	AR	I	I	I
Testbericht	C	C	C	C	AR	I	I
Website-Präsentation	C	I	C	C	I	AR	I

Modellvarianten

In den meisten Fällen kommt man mit einer Standardmatrix aus. Bei der Arbeit an komplexeren Projekten werden jedoch manchmal zusätzliche Rollen benötigt. Daher sind in den letzten Jahren 2 erweiterte Versionen des Verantwortungsdiagramms erschienen.

RACI-VS

Hier kommen zwei weitere Rollen zu den Standardrollen hinzu:

• Überprüft (V) - ein Mitarbeiter oder ein spezielles Team, das überprüft, ob das Ergebnis der Umsetzung einer bestimmten Aufgabe die genehmigten Kriterien erfüllt.
• Signs off (S) koordiniert die Lieferung des Projekts mit dem Kunden, führt eine Präsentation durch und erstellt Berichte. Normalerweise wird diese Funktion vom Accountable wahrgenommen, aber RACI-VS stellt dafür einen separaten Spezialisten ein.

Mit erhöhter Kontrolle und engerem Kontakt zum Kunden ist dieses Modell ideal für technisch komplexe oder umfangreiche Projekte, an denen Dutzende (oder sogar Hunderte) von Personen beteiligt sind.

RASCI

In dieser Variante erscheint eine neue Rolle in der Matrix - Unterstützend (S). Seine Hauptfunktion besteht darin, dem Projekt zusätzliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen, dh Unterstützung für den Manager und die Ausführenden.

Die perfekte Balance der Rollen

Die RACI-Matrix wird nicht nur zusammengestellt, um zu wissen, wen man bei Problemen "unterdrücken" muss. Schon in der Planungsphase können Sie anhand dieser Tabelle sehenSchwachstellen in der Organisation des Arbeitsablaufs.

Die vertikale Analyse ermöglicht es Ihnen, die Verantwortlichkeiten und Befugnisse jedes Projektteilnehmers zu sehen, um die Arbeitsbelastung objektiv einzuschätzen:

• viel R - höchstwahrscheinlich muss eine Person zwischen mehreren Aufgaben hin- und hergerissen werden, was sich negativ auf die Geschwindigkeit und die Ergebnisse der Arbeit auswirkt;
• viel A - der Mitarbeiter geht allen "in den Nacken"; es wird empfohlen, die Verantwortung gleichmäßiger zu verteilen;
• keine Zellen R und A - Grund, über die Angemessenheit dieser Position als solcher nachzudenken (tatsächlich bezahlen Sie einen Spezialisten, der nichts tut);
• keine leeren Zellen - wieder das Problem der Überlastung, nicht jeder kann so viele Aufgaben gleichzeitig erledigen.

Die horizontale Analyse zeigt wiederum die Qualität der Arbeitsorganisation in jeder Phase. Auch hier treten oft Probleme auf:

• viel R - vielleicht gibt es eine Doppelung von Funktionen und eines der Teammitglieder macht unnötige Arbeit;
• viel A - es gibt ein "Verwischen" von Verantwortung und Verwirrung bei der Durchführung von Projekten;
• viele C - Diskussionen verlangsamen den Arbeitsablauf erheblich (Sie müssen warten, bis alle ihre Änderungen und Kommentare vornehmen, Kompromisse finden usw.);
• no I - kann ein Signal dafür sein, dass zu viele Darsteller an einer Aufgabe arbeiten, was das Projekt ebenfalls verlangsamt.

Mit RACI kann ein Manager schnell überarbeitete oder unterbeschäftigte Arbeiter, nutzlose Jobs und Arbeitsbereiche, für die niemand zuständig ist, identifizieren. Eine gut gest altete Matrix kann die Qualität der Organisation und Kontrolle über die Durchführung von Projekten erheblich verbessern und die Anzahl der Konflikte zwischen den Ausführenden verringern („Ich mache das überhaupt nicht …“, „Er hätte es tun sollen dies …“, usw.).

Hilfreiche Tipps

Es gibt ein paar wichtige Dinge zu beachten, damit die RACI-Matrix ihre Funktionen erfüllen und eine effiziente Geschäftskontinuität im Unternehmen sicherstellen kann.

1. Beachten Sie beim Ausfüllen der Tabelle die Qualifikation der Mitarbeiter. Daher sollte ein Buchh alter in der Phase des Standortlayouts nicht als Berater (C) ernannt werden, zumindest weil er diesen Bereich nicht versteht.
2. Es darf nur einen Accountable (A) pro Los geben. Bei mehreren geben Sie bitte die Bedingungen an. Beispielsweise ist A1 für das Testen der Desktop-Version der Website und A2 für das Testen der mobilen Version verantwortlich.
3. Jede Aufgabe muss Accountable und Responsible haben (übersetzt - "Responsible" und "Executor").
4. Versuche, jede Aufgabe so konkret wie möglich zu formulieren. Verwenden Sie Verben - "veröffentlichen", "vorbereiten", "schreiben", "überprüfen", "aktualisieren" usw. Es ist ratsam, die erforderlichen Ergebnisse sofort anzugeben - nicht nur "Überprüfen Sie die Ladegeschwindigkeit der Website", sondern "Stellen Sie sicher, dass die Die Ladegeschwindigkeit der Seite beträgt nicht mehr als 0,8 Sek."
5. Maßnahmen sollten sich nicht auf einen bestimmten Mitarbeiter beziehen, sondern auf die Position als Ganzes.
6. Es ist besser, die RACI-Matrix basierend auf der Analyse im Team zu erstellenreale Arbeitssituationen. Es ist wichtig, dass sich jeder Teilnehmer seiner Rolle und der Aufgaben, die auf ihn zukommen, bewusst ist.