Elektronische Dokumentenverw altung: Vor- und Nachteile, das Wesen des Systems, Möglichkeiten der Implementierung

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Immer mehr Unternehmen stellen auf elektronisches Dokumentenmanagement um, bei dem verschiedene Programme zum Erstellen und Speichern von Dokumenten zum Einsatz kommen. Gleichzeitig verfügt die Organisation nicht über ein Archiv mit Papierkopien von Dokumenten. Es gibt viele Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements, aufgrund derer Unternehmer gerne auf die Verwendung von Papierdokumenten verzichten. Aber um darauf umzusteigen, müssen Sie spezielle Software auf funktionierenden Computern installieren und einen verantwortlichen Mitarbeiter ernennen, der sich um diesen Arbeitsablauf kümmert.

Das Konzept der elektronischen Dokumentenverw altung

Es wird durch eine moderne Methode der Arbeit mit verschiedenen Dokumentationen dargestellt. Im Laufe der Tätigkeit jeder Organisation fallen viele verschiedene Papiere an, die ständig gedruckt und für lange Zeit in einem separaten Raum aufbewahrt werden müssen.

Wenn ein Unternehmer oder Unternehmen eine ordnungsgemäß ausgeführt hatelektronische Signatur, deren Dokumente in elektronischer Form beglaubigt sind, dann ist es nicht erforderlich, diese Dokumentation auf Papier auszudrucken.

Vorteile der elektronischen Dokumentenverw altung

Der Umstieg auf eine EDS-zertifizierte elektronische Dokumentation bietet viele Vorteile. Aufgrund zahlreicher positiver Parameter wechseln immer mehr Unternehmer zu dieser Dokumentationsmethode. Aber zuerst sollten Sie die Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumentenmanagements bewerten. Zu den Hauptvorteilen gehören:

• recherchiert zeitnah die notwendigen Unterlagen durch kompetente Strukturierung und sichere Ablage;
• Workflow-Struktur ist zentralisiert;
• alle Dokumente können elektronisch auf verschiedenen Medien und sogar auf entfernten Servern gespeichert werden, sodass Sie sich auch bei einem Brand im Büro keine Sorgen machen müssen, dass wichtige Dokumente zerstört werden;
• alle Dokumente sind einfach zu registrieren und zu genehmigen;
• alle Dokumente werden auf der Grundlage ihrer Übermittlung über elektronische Kommunikationskanäle unterzeichnet, was den Mitarbeitern eines jeden Unternehmens viel Zeit und Mühe spart;
• bei Bedarf können Sie in wenigen Sekunden eine Kopie des gewünschten Dokuments erstellen;
• das Audit wird stark vereinfacht, da es in elektronischer Form durchgeführt wird, und Sie können für diese Zwecke auch angestellte Spezialisten einladen, die die Dokumentation über elektronische Kanäle erh alten.

VorteileElektronische Dokumentenverw altungssysteme sind wichtig und unbestreitbar, aber bevor Sie zu ihnen wechseln, sollten Sie die negativen Aspekte jedes Systems bewerten.

Systemfehler

Die Vorteile der Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems sind unbestreitbar, aber dieser Prozess hat einige Nachteile. Dazu gehören:

• notwendigerweise erforderlich, um eine elektronische digitale Signatur zu registrieren, für deren Erstellung ein großer Betrag bezahlt wird;
• keine Möglichkeit elektronische Dokumente zu nutzen, wenn Partner nicht auf elektronisches Dokumentenmanagement umgestellt haben;
• viel Geld und Zeit wird für die Installation zusätzlicher Software und die Einstellung eines zuverlässigen Mitarbeiters aufgewendet, der alle elektronischen Aufzeichnungen führt;
• noch wurden keine streng einheitlichen Formate für solche Arbeitsabläufe festgelegt;
• viele Auftragnehmer und Käufer sind misstrauisch gegenüber der Verwendung von mit EDS signierten elektronischen Dokumenten.

Daher muss jeder Unternehmer zuerst die Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumentenmanagements studieren, um die richtige und relevante Entscheidung zu treffen.

Entwicklungsgrund

Die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements sind zahlreich und bedeutend. Dies führt dazu, dass es sich ständig weiterentwickelt und in die Arbeit verschiedener Unternehmen eingeführt wird, die nicht nur sindkommerziell, aber auch öffentlich. Zu den Hauptvoraussetzungen für eine effektive und kontinuierliche Weiterentwicklung gehören:

• Die Möglichkeit der Anwendung im Steuerrecht ist vorgesehen. Bestimmte Arten von Steuererklärungen können nur elektronisch eingereicht werden. Dies gilt für Berichte über Versicherungsprämien, die in der PF für Arbeitnehmer aufgeführt sind, sowie für die 3-NDFL-Erklärung, die dem Bundessteuerdienst für jeden Arbeitnehmer des Unternehmens vorgelegt wird. Auch die SZV-M-Meldung für alle Mitarbeiter des Unternehmens wird elektronisch eingereicht, wenn die Organisation mehr als 25 Mitarbeiter beschäftigt. Manche Unternehmen sind daher schlicht gezwungen, auf elektronische Dokumentation umzustellen, da sie sowieso ein EDS ausstellen müssen.
• Zu den Hauptvorteilen der elektronischen Dokumentenverw altung gehört die Möglichkeit, sie in der Buchh altung zu fixieren. Basierend auf dem Bundesgesetz Nr. 402 können primäre Buchh altungsunterlagen nicht nur in Papierform, sondern auch in elektronischer Form erstellt werden, wenn es möglich ist, sie mit einer elektronischen Signatur zu bestätigen.
• Seit 2017 hat die effektive Entwicklung dieses Dokumentenflusses in Gerichtsverfahren begonnen. Nun muss jede Gerichtsentscheidung in Open Source veröffentlicht werden. Darüber hinaus haben alle Firmen und Einzelpersonen die Möglichkeit, einen Anspruch oder eine Beschwerde elektronisch einzureichen, wofür ein EDS erforderlich ist. Daher wird eine elektronische Signatur nicht nur von großen Unternehmen, sondern auch von Privatpersonen ausgestellt.
• Die Entwicklung elektronischer Technologien schreitet schnell voran, sodass jetzt fast jeder Zugang zum Internet hat, was die Kommunikation mit anderen erheblich vereinfachtMenschen und Regierungsbeamte.

Daher lässt sich argumentieren, dass der Einsatz solcher Workflows immer mehr nachgefragt wird.

Ein weiterer bedeutender Vorteil

Darüber hinaus kooperieren viele Unternehmen mit Unternehmen in anderen Regionen oder Ländern, sodass der Austausch verschiedener Dokumente beim elektronischen Dokumentenmanagement viel einfacher ist. Dadurch können Sie Absatzmärkte deutlich erweitern und Kontakte zu direkten Herstellern knüpfen.

Dies ist ein weiterer wesentlicher Vorteil des elektronischen Dokumentenmanagements. Seit dem ersten Tag der Einführung eines geeigneten Systems wurde eine Verbesserung der Managementqualität beobachtet.

Wie trete ich ein?

Zunächst bewertet der Unternehmensleiter die Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumentenmanagementsystems. Wird eine Einführung im Unternehmen beschlossen, werden dafür folgende Schritte umgesetzt:

• Es findet eine Aktionärsversammlung statt, bei der über die Umsetzung dieses Systems abgestimmt wird.
• Fällt die Entscheidung positiv aus, erfolgt die entsprechende Anordnung durch den Geschäftsführer der Gesellschaft.
• Es empfiehlt sich, eine interne Regelung zu erarbeiten, die die Regeln für die Nutzung elektronischer Dokumentation regelt.
• Wählen Sie die Signatur aus, die beim Signieren verschiedener Dokumente verwendet wird.
• Wenn eine einfache Signatur gewählt wird, dann wird sie auf der Grundlage von Codes und Passwörtern sowie anderen Mitteln und dem Zugriff darauf angebrachtist begrenzt, daher wird eine bestimmte Person benannt, die sich um die Genehmigung der elektronischen Dokumentation kümmert.
• Zertifizierungsstelle ist ausgewählt. Sie wird durch eine spezialisierte Organisation vertreten, die sich mit elektronischem Dokumentenmanagement befasst. Es ist wichtig, ein Unternehmen zu wählen, mit dem die Zusammenarbeit rentabel und angenehm ist. Sie sollten die Kosten der angebotenen Dienste sowie die verschiedenen Funktionen, die während der Zusammenarbeit genutzt werden können, im Voraus bewerten. Es wird festgelegt, welche Verantwortung das ausgewählte Zentrum für verschiedene Fehler trägt, die bei der Aufrechterh altung des elektronischen Dokumentenmanagements auftreten können.
• Es werden Dokumente vorbereitet, auf deren Grundlage eine Vereinbarung mit dem ausgewählten Zentrum geschlossen wird.
• Der Vertrag mit der ausgewählten Organisation wird erläutert. Danach erstellt das Zentrum ein EDS-Schlüsselzertifikat und gibt es an seinen Kunden aus.
• Es gibt eine direkte Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements in die Arbeit der Organisation. Dazu werden alle Papierdokumente in elektronische Form umgewandelt und ein Verfahren zum Austausch elektronischer Dokumente etabliert.

Rechnungen können elektronisch erstellt werden, aber Sie sollten zunächst sicherstellen, dass die Verwendung solcher Dokumente für die Gegenpartei bequem ist. Dies liegt daran, dass das Unternehmen über die technischen Mittel verfügen muss, um diese Dokumente zu verarbeiten.

Wahl des EDS

Zu den Vorteilen des elektronischen Dokumentenmanagements gehört auch der reduzierte Vorbereitungsaufwandzahlreiche Papierdokumente. Aber in jedem Fall müssen Sie mit gewissen Kosten rechnen. Sie beziehen sich auf die Ausführung einer elektronischen Signatur, die im Prozess der Genehmigung elektronischer Dokumentation verwendet wird.

ETS kann in unqualifizierter oder qualifizierter Form präsentiert werden.

Nicht qualifiziert

Er wird durch kryptografische Datentransformation ausgestellt, für die ein spezieller Schlüssel verwendet wird, der dem Besitzer des EDS zur Verfügung steht. Es ist wichtig, im Vorfeld festzulegen, wer genau im Unternehmen elektronische Papiere unterschreibt.

Mit Hilfe einer solchen Signatur können Sie verschiedene Änderungen erkennen, die an der Dokumentation vorgenommen wurden, nachdem sie signiert wurde.

Qualifiziert

Dazu erhält das Unternehmen ein spezielles Zertifikat, das den EDS-Verifizierungsschlüssel enthält. Um eine solche Signatur zu erstellen, werden die im Bundesgesetz Nr. 63 aufgeführten Anforderungen berücksichtigt.

Normalerweise wird ein solches EDS in großen Unternehmen eingesetzt, die versuchen, ein Geschäftsgeheimnis zu wahren, daher ist aufgrund des erweiterten qualifizierten EDS die Sicherheit elektronischer Dokumente gewährleistet.

Nach Auswahl einer bestimmten Art der elektronischen Signatur wird eine Vereinbarung mit der ausgewählten Zertifizierungsstelle geschlossen.

Regeln zur Einführung des Systems in die Arbeit des Unternehmens

Die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements im Vergleich zu Papier gelten als unbestreitbar, aber oft treten bei der Implementierung in die Arbeit einer Organisation gewisse Schwierigkeiten auf. Daher beinh alten die Regeln dieses Prozesses:

• zunächst wird auf Anordnung des Leiters ein Spezialist ernannt, der sich mit der Übersetzung von Papierdokumenten in elektronische Form befasst;
• Auf jedem funktionierenden Computer ist eine spezielle Software installiert, die es Ihnen ermöglicht, Dokumente mit einem zuvor ausgestellten EDS zu signieren;
• bei der Zusammenstellung, Bearbeitung und Abstimmung verschiedener Dokumentationen werden die Grundregeln der Büroarbeit berücksichtigt, die auch für Papierdokumente gelten;
• elektronische Dokumente müssen alle notwendigen Details, Siegel und EDS aufweisen;
• Informationen darüber, welche Methoden zur Bestätigung von Maßnahmen mit diesen Dokumenten angewendet werden, können in Unternehmensvorschriften aufgenommen werden.

Der Prozess wird nicht als zu schwierig angesehen, wenn er gut verstanden wird.

Regeln für die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen

Jedes Unternehmen, das ein solches System in seine Arbeit einführt, möchte die elektronische Dokumentation in Zusammenarbeit mit seinen Hauptpartnern verwenden. Zu diesem Zweck sollte beim Abschluss einer Vereinbarung mit einem anderen Unternehmen eine Klausel in den Text des Dokuments aufgenommen werden, die besagt, dass alle Unterlagen über elektronische Kommunikationskanäle übermittelt werden. Danach werden die erforderlichen Unterlagen zusammengestellt und von einem zuvor ausgestellten EDS unterzeichnet. Alle EDS-Tools müssen zertifiziert sein, sonst dürfen sie nicht im Betrieb des Unternehmens eingesetzt werden.

Es ist viel einfacher, einen solchen Workflow mit verschiedenen Regierungsbehörden einzurichten, beispielsweise mit dem Bundessteuerdienst oder der Pensionskasse. Dies liegt daran, dass solche Organisationen bereits über die erforderliche Software verfügenmit elektronischer Dokumentation arbeiten.

Wie werden Dokumente gespeichert?

Der Hauptvorteil des elektronischen Dokumentenmanagements besteht darin, dass in der Organisation kein separater Raum für die Erstellung eines Archivs zugewiesen werden muss, da alle Papiere auf Computern, Servern oder verschiedenen elektronischen Medien gespeichert werden. Dennoch muss jedes Unternehmen für die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Dokumentation sorgen, damit Unbefugte oder Organisationen nicht darauf zugreifen können.

Bei der Aufbewahrung elektronischer Dokumente werden folgende Regeln berücksichtigt:

• eine Nomenklatur der Fälle wird notwendigerweise für das gesamte Unternehmen erstellt, und ihr Aussehen und Inh alt hängen von dem Tätigkeitsbereich ab, in dem das Unternehmen tätig ist;
• Wertprüfung von Dokumenten wird durchgeführt;
• jede Dokumentation ist mit dem Einsatz der elektronischen Dokumentenverw altung gekennzeichnet;
• alle Dokumente müssen archiviert werden.

Wenn diese Regeln berücksichtigt werden, wird es kein Problem sein, Dokumentationen in elektronischer Form korrekt zu speichern.

Schlussfolgerung

Die elektronische Dokumentenverw altung bietet viele Vorteile. Die Verbesserung der Qualität der Arbeit des Unternehmens ist eine Folge seiner Umsetzung. Dazu ist es wichtig, eine angemessene Entscheidung für die Unternehmensleitung zu treffen, eine Zertifizierungsstelle auszuwählen und ein EDS auszustellen. Auf Computern wird spezielle Software installiert und die erforderlichen Änderungen an den lokalen Regulierungsgesetzen des Unternehmens vorgenommen.

Mit Hilfe der elektronischen Dokumentation wird es stark vereinfachtden Betrieb des Unternehmens sowie die einfache Zusammenarbeit mit anderen Firmen und Regierungsorganisationen.