Laufende, vorläufige und abschließende Kontrolle: Warum und wie wird sie durchgeführt?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Die Effizienz des Managements wird durch das Erreichen des Ziels bestimmt. In allen Phasen der Bewegung zum Ergebnis muss der Manager Kontrolle und Überwachung über den Prozess, die Ressourcen und die Umgebung ausüben. Kontrolle ist einer der wichtigsten funktionalen Zwecke einer Führungskraft.

Das Konzept der Kontrolle im Management

Management ist notwendig, um Aktivitäten effektiv zu organisieren, Ressourcen rational einzusetzen und Ziele zu erreichen. Management hat traditionell fünf Grundfunktionen: Planen, Organisieren, Motivieren, Kontrollieren und Koordinieren. Jeder von ihnen hat seine eigene Besonderheit und Bedeutung. Kontrolle, aktuell oder strategisch, ist also eine wichtige Aktivität eines Managers, um die Arbeitsergebnisse in allen Phasen des Produktionsprozesses mit dem Plan zu vergleichen, die Ergebnisse auf Einh altung von Standards und Normen zu überprüfen und auftretende Abweichungen zu beseitigen.

Die Bedeutung der Kontrolle erklärt sich aus der Notwendigkeit, Unsicherheit über den Stand der Dinge im Unternehmen und den Fortschritt des Produktionsprozesses zu beseitigen. Auch Kontrolle ist eine Voraussetzung für erfolgreiches Handeln. Erermöglicht es Ihnen, die Situation einzuschätzen und das Auftreten von Krisen zu verhindern. Kontrolle und Aufsicht sind notwendig, aber sie können viele Formen annehmen und eine Vielzahl von Funktionen erfüllen. Abhängig vom Führungsstil in einer Organisation kann die Kontrolle in den Händen eines einzelnen Managers, normalerweise eines leitenden Managers, konzentriert oder an mehrere Mitarbeiter delegiert werden.

Steuerfunktionen

Kontrolle ist sowohl für den Leiter als auch für den Ausführenden ein unangenehmer Arbeitsmoment, aber er ist notwendig. Im Management ist es üblich, über mehrere grundlegende Kontrollfunktionen zu sprechen:

- Bewertung der Umgebung, extern und intern. Im Zuge der Kontrolle sammelt der Manager Informationen und beseitigt Unsicherheiten im Verständnis des aktuellen Prozesses. Die Durchführung von Kontrollen ermöglicht es Ihnen, negative oder bedrohliche Faktoren im externen und internen Umfeld zu erkennen und Möglichkeiten zu finden, sie zu beseitigen oder bei der Durchführung von Aktivitäten zu berücksichtigen.

- Auf Abweichungen reagieren. Der Manager kontrolliert, um alle Details des Produktionsprozesses zu kennen und Zeit zu haben, auf Änderungen und Abweichungen zu reagieren. Control ermöglicht es Ihnen, Fehler und Bedrohungen rechtzeitig zu erkennen und den Produktionsprozess schnell wieder aufzubauen.

- Zuweisung von Ressourcen. Taktische und technische Kontrolle ermöglichen die rationellste Verwendung des verfügbaren Geldes, der Ausrüstung und der richtigen Stelle für die Kompetenzen der Mitarbeiter. Gleichzeitig ermöglicht Ihnen die Kontrolle, Reserven zu erkennen und produktiv zu nutzen.

- Feedback beibeh alten. Die interaktive Funktion der Kontrolle ist die im Zuge ihrer UmsetzungZwischen allen Elementen des Systems, zwischen dem Manager und dem Ausführenden, wird eine Interaktion hergestellt.

- Bewertung der Mitarbeiterleistung. Um die Mitarbeiter kompetent zu motivieren und ihre Arbeit effektiv zu bezahlen, ist es notwendig, ein klares Bewertungssystem aufzubauen, in dem der Manager in allen Phasen der Produktion zur Kontrolle beiträgt.

Kontrollarten

Die Komplexität des Aufsichtsprozesses führt zu mehreren Kontrollqualifikationen.

Nach der Häufigkeit der Eingriffe unterscheidet man:

- Vorläufige Kontrolle. Bereits vor Arbeitsbeginn sollten Maßnahmen ergriffen werden, um die wichtigsten Ressourcen zu verfolgen und zu bewerten: Material, Personal, Produktion. Sein Zweck besteht darin, die Möglichkeit negativer Folgen der Handlungen der Darsteller zu verhindern. Es ermöglicht Ihnen, Anpassungen am Plan vorzunehmen, noch bevor er mit der Umsetzung beginnt und bevor Fehler gemacht werden.

- Aktuelle Kontrolle. Sie wird während der Ausführung von Arbeiten durchgeführt, ihr Zweck ist es, Fehler und Abweichungen in der Phase des Auftretens zu erkennen und zu verhindern. Ziel ist es, die Einh altung von Normen und Standards zu überwachen. Die aktuelle Kontrolle erfordert einen ständigen Informationsfluss und eine zeitnahe Korrektur von Fehlern.

- Endkontrolle. Es wird in der Phase der Zusammenfassung und Bewertung der Erreichung der Ergebnisse durchgeführt. Der Hauptzweck dieser Art von Kontrolle besteht darin, ähnliche Fehler in Zukunft zu verhindern. Die in dieser Phase gewonnenen Daten bilden die Grundlage für die Erstellung neuer Pläne.

Basierend auf der Häufigkeit von Kontrollaktionen, strategisch, taktisch undBetriebskontrolle. Unter funktionaler Zugehörigkeit bezeichnen Experten Finanz-, Produktions-, Marketing- und Personalsteuerungsarten. Auch anhand der Wirkungsrichtung kann man externe und interne Steuerungsarten unterscheiden.

Strategische und taktische Kontrolle

Das wichtigste Instrument zur Umsetzung von Unternehmensplänen ist die strategische und taktische Steuerung. Die Aufgabe dieser Art von Managementaktivitäten besteht darin, die Korrektheit von Plänen und laufenden Maßnahmen zu überwachen. Strategische Kontrolle ist eine systematische Überprüfung der Einh altung globaler Ziele, strategischer Programme und Maßnahmen. Die Ziele dieser Art von Aktivität sind: Bestimmung der Richtigkeit der gewählten langfristigen Ziele und der Richtigkeit des Weges, sie zu erreichen, Ermittlung potenzieller Chancen für das Unternehmen. Taktische Kontrolle ist mit der Überprüfung der Erreichung kurzfristiger, unmittelbarer Ziele verbunden. Sein Werkzeug ist die technische Kontrolle, die darauf abzielt, die strikte Einh altung des Produktionsprozesses mit Vorschriften, Normen und Vorschriften zu ermitteln.

Kontrolle in den Vorbereitungsphasen

Der gesamte Managementprozess ist von Kontrollstufen durchzogen. Es gibt eine Tradition der Stufeneinteilung, in diesem Fall gibt es: Vor-, Strom- und Endkontrolle. Jeder von ihnen erfüllt seine Funktionen und hat charakteristische Merkmale. Die Vorkontrolle geht dem Arbeitsbeginn voraus, sie ist fester Bestandteil der Planung. Sein Zweck besteht darin, Bedingungen für einen effektiven Produktionsstart zu schaffen. DaraufIn der Phase werden die Bereitschaft und Kompetenz des Personals, die Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen und die Dokumentation der Aktivitäten bewertet.

Die aktuelle Kontrolle fällt im Gegensatz zur vorläufigen zeitlich mit den Produktionsstufen zusammen. Seine Hauptfunktion besteht darin, den Arbeitsablauf zu verbessern. Der Manager überwacht ständig die Übereinstimmung aller Produktionsvorgänge und Handlungen der Ausführenden mit genehmigten Plänen und Standards. Manchmal wird diese Phase auch als "Zwischenkontrolle" bezeichnet, was ihr Hauptmerkmal hervorhebt - das Erkennen von Mängeln und Abweichungen auf dem Weg zum Ziel. Es wird auf die Bewertung der Lösung sowohl aktueller als auch strategischer Probleme angewendet. Von besonderer Bedeutung ist die Schluss- bzw. Endkontrolle. Es unterscheidet sich sehr von anderen Stadien in seinen Aufgaben und seinem Ablauf.

Endkontrolle: Besonderheiten

Die letzte Phase des Produktionsprozesses beinh altet die Lösung mehrerer wichtiger Aufgaben. Dies ist die Ermittlung des Übereinstimmungsgrades mit den festgelegten Zielen und Ergebnissen, die Bewertung der Arbeit des Personals, die Erstellung einer Liste von Fehlkalkulationen und Fehlern, um darauf basierend in eine neue Planungsphase überzugehen. Die Endkontrolle sollte gemäß den festgelegten Kriterien durchgeführt werden, damit die ausübenden Künstler verstehen, wie ihre Arbeit überprüft wird und wie sich dies auf ihre Vergütung auswirkt. Diese Art der Überwachung ist verbunden mit einer Bewertung des Ressourcenaufwands, mit der Feststellung der Wirksamkeit von Strategien und Taktiken und der Bewertung der Richtigkeit früherer Entscheidungen. Die Ergebnisse dieser Phase sind für die Zukunft der Organisation äußerst wichtig, da ihre Ergebnisse dies könnenVermeiden Sie Fehler bei der Erstellung von Zukunftsplänen.

Kontrollverfahren

Regelung, aktuell und final, erfolgt nach einem Algorithmus.

In der ersten Phase werden Informationen gesammelt, dann werden Bewertungskriterien für jede Operation und jeden Prozess formuliert, dann werden die Ziele und Methoden der Kontrolle festgelegt. Dies ist die Vorbereitungsphase. Darüber hinaus tritt die Kontrolle in die Phase der eigentlichen Bewertung des Prozesses und der Aktionen ein. Die letzte Phase ist die Analyse der erh altenen Informationen und die Formulierung von Schlussfolgerungen, sie ist gleichbedeutend mit der Endkontrolle. Als Ergebnis all dieser Maßnahmen sollte eine Managemententscheidung geboren werden.

Grundsätze der Kontrolle

Ein Manager, der Kontrolle ausübt, ob aktuell, strategisch oder endgültig, muss sich an die Grundprinzipien seiner Umsetzung erinnern. Dazu gehören:

- Aktualität. Zwischen den Kontrollvorgängen sollte etwas Zeit liegen, es sollte nicht zu häufig sein, damit der Mitarbeiter nicht das Gefühl hat, ihm nicht vertraut zu werden. Dies sollte aber nicht zu selten geschehen, damit beim Mitarbeiter nicht der Eindruck mangelnder Kontrolle entsteht.

- Flexibilität. Es muss sich den aktuellen Bedingungen anpassen.

- Rentabilität. Sein Ziel ist es, Ressourcen zu sparen, daher sollte es keine großen Investitionen erfordern.