Wie sieht die Projektstruktur aus? Organisationsstruktur des Projekts. Organisationsstrukturen des Projektmanagements

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Die Projektstruktur wird verwendet, um das zu erreichende Endergebnis zu definieren und es mit den erforderlichen Ressourcen, Aktivitäten, Arbeitskräften und Ausrüstungen zu verknüpfen. Die Struktur ermöglicht es Ihnen auch, die Elemente nicht nur mit dem Produkt oder Produkt zu verbinden, das am Ende entstehen wird, sondern auch untereinander. Die Gest altung des Projekts sollte mit dem beginnen, was am Ende passiert. Als nächstes folgt die Hauptzerlegung in Blöcke, die weiter zerkleinert und an Zahl zunehmen, bis das kleinste für die Produktion erforderliche Detail berücksichtigt ist. Dieser Prozess umfasst auch das Herstellen nicht nur vertikaler, sondern auch horizontaler Verbindungen zwischen Elementen, falls solche Maßnahmen erforderlich sind.

Wie ist die Projektstruktur?

Die Tätigkeit eines jeden Unternehmens auf der Welt beginnt mit der Entwicklung eines gemeinsamen Aktionsplans. Beispiel: Ein Unternehmen hat einen Auftrag zur Lieferung von Teigwaren. Nun erstellen das Management, Fachabteilungen, Analysten und andere Stakeholder einen Plan, der die Projektentwicklungsstruktur darstellt. In diesem Fall müssen Sie bestimmen, woher Sie die Rohstoffe beziehen und wo Sie sie wie gewünscht verarbeitenZustände. Das sind zwei Blöcke. Jeder von ihnen kann sich weiterentwickeln. Die Rohstofffrage lässt sich in Lieferantensuche, Transport für den Transport und Qualitätskontrolle unterteilen. Auch die Verarbeitung der Rohstoffe ist wiederum geteilt. Es muss entschieden werden, welcher Raum verwendet werden soll, wo sich Geräte, Spezialisten, Installateure befinden und wie der Produktionszyklus gestartet werden soll. Dies ist nur das einfachste Beispiel, denn die Blöcke werden so lange geteilt, bis keine Fragen mehr übrig sind. So helfen die Hauptstrukturen des Projekts, das gewünschte Ergebnis in einem bestimmten Zeitrahmen zu erreichen. Wenn jeder Ausführende seine Funktionen und Handlungen genau versteht, erkennt, warum jedes spezifische Element ausgeführt wird und was das Endergebnis sein sollte, nur dann wird die maximale Effizienz des Unternehmens erreicht.

Hervorgehobene Struktur

Die einfachste Organisationsstruktur eines Projekts ist oben beschrieben. Aber das ist nur der Anfang. Es gibt so etwas wie eine dedizierte Struktur, die sich sowohl auf den Organisationsprozess eines Unternehmens als Ganzes als auch direkt auf ein bestimmtes Projekt bezieht. Es gibt ein bestimmtes Unternehmen, in dem es eine klare Aufteilung in Funktionen, Features, Produktionszyklen und die Suche nach Mitarbeitern gibt. Aber damit der ganze Mechanismus funktioniert, muss das Management zuerst ein geeignetes Projekt finden, das Gewinn bringt. Das macht ein ganz anderes Unternehmen, das eine eigene Struktur hat. Dies ist die spezifische Art der Organisation. Beispielsweise ist ein Unternehmen in der Herstellung von Metallprodukten tätig. Das System wurde ausgearbeitet, aber es ist nicht klar, was passieren wirdrentabel zu verkaufen ist und welche Produkte zu Verlusten führen werden. Dazu wird ein weiteres Analyseunternehmen beauftragt, das den Markt untersucht und seine Empfehlungen ausspricht. Darauf aufbauend tritt der gesamte Arbeitsmechanismus der ersten Firma in Aktion.

Dualer Typ

Dies ist der zweite Typ, den das Projektmanagement-Framework akzeptieren kann. Es impliziert die Anwesenheit von zwei Unternehmen, von denen jedes seinen Teil der Arbeit ausführt. Anschließend werden diese Elemente kombiniert und das Endprodukt wird erh alten. Gleiches gilt direkt für Projekte innerhalb des gleichen Unternehmens. Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen, das Computerspiele entwickelt. Eine seiner Abteilungen ist für die Erstellung von Grafiken verantwortlich, die zweite für die Storyline. Erst wenn beide Komponenten fertig und miteinander verbunden sind, entsteht das fertige Produkt. Üblicherweise wird dies von einer anderen Abteilung (oder Firma) übernommen, die für die Interaktion zwischen verschiedenen Strukturen sorgt und deren Aktivitäten regelt.

Komplexes Design

Diese Projektstruktur zeichnet sich durch das gleichzeitige Vorhandensein vieler Abteilungen (oder Unternehmen) aus, von denen jede ihren eigenen Verantwortungsbereich hat. Am Beispiel desselben Computerspiels könnte das ganze System etwa so aussehen: Es gibt ein Management, das eine willensstarke Entscheidung getroffen hat, mit der Entwicklung eines Produkts zu beginnen. Dann gibt es mehrere Abteilungen, die jeweils einen Teil des Gesamtprodukts liefern müssen. Sie haben möglicherweise keine eigenen Spezialisten, weshalb sie externe Mitarbeiter einstellen müssen. Diese wiederum können die Arbeit selbst erledigen bzwjemand anderem anvertrauen. Das heißt, die Basis des Unternehmens sind buchstäblich ein paar Blöcke oder Abteilungen. Den Rest erledigen Dritte. Aber das Endergebnis wird bereits von den Mitarbeitern der Hauptfirma eingesammelt.

Funktionsstruktur

Oben haben wir mehr über den Prozess der Organisation der Arbeit eines Unternehmens gesprochen, obwohl dies auch direkt mit dem Projektmanagement zusammenhängt. Aber die funktionale Struktur, die am weitesten verbreitet und beliebt ist, ist bereits ein direkter Bezug zu Projekten. Sein allgemeines Prinzip wurde bereits im 20. Jahrhundert von Max Weber formuliert. Seitdem hat sich nicht viel geändert. Solche Organisationsstrukturen des Projektmanagements zeichnen sich durch das Vorhandensein einer strengen Hierarchie von Unterordnung, Gew altenteilung, Arbeit und Funktionen aus. Die Standardisierung aller durchgeführten Aktionen und die klare Koordination des gesamten Prozesses werden aktiv betrieben. Es gibt keine Bindung der Persönlichkeit dieses oder jenes Mitarbeiters an seine Funktionen, was es leicht und einfach macht, sie gegeneinander auszutauschen. Die wichtigsten positiven Merkmale dieser Struktur sind die Fähigkeit, die Spezialisierung anzuregen, die Gesamtzahl der Maßnahmen zu reduzieren und erhebliche Ressourceneinsparungen zu erzielen. Gleichzeitig gibt es erhebliche Mängel. So kommt es zu einer Isolierung verschiedener Abteilungen, die Anzahl der Konflikte im Team nimmt zu, die Gesamteffizienz des gesamten Produktionszyklus sinkt und die Verbindungen zwischen den horizontalen Abteilungen werden allmählich komplizierter, was vermieden werden musste. Im Grunde ist dies alles auf die Inkompetenz des Managementteams zurückzuführen. Diese Struktur erfordert ein Minimum von einem einfachen Arbeiter, aber vonChefs - maximal. Sie müssen rechtzeitig auf die kleinsten Elemente reagieren und für eine sehr klare Interaktion zwischen horizontal angeordneten Gruppen sorgen.

Funktionen von Vermittlern

Da Max Weber Deutscher war, ist es nicht verwunderlich, dass ein solches System für sie recht effektiv funktionieren kann. Bei leichten oder schweren Störungen der Führung in inländischen Unternehmen sind Verbindungsglieder erforderlich. Tatsächlich duplizieren sie die Funktionen von Vorgesetzten, haben keine Managementrechte, aber umfassende Kontrollmöglichkeiten. Infolgedessen hat die Projektarbeitsstruktur ein solches Konzept als Vermittler erworben. Dies sind spezielle Personen (oder ganze Abteilungen), die die Interaktion zwischen horizontalen Gruppen regeln. Letztlich geben solche Koordinatoren gleichzeitig als direkte Manager, deren Funktion auf die Übertragung von Befehlen und die allgemeine Führung reduziert ist, das Endergebnis an das höhere Management weiter. Wenn sie versuchen, direkt in das Projekt einzusteigen und das Zusammenspiel einzelner Teams sicherzustellen, wird die Situation meist nur noch schlimmer.

Matrixstruktur

Dies ist die nächste Form, die auftritt, wenn die Anzahl der Vermittler zunimmt. Diese Geschäftsprojektstruktur wird als Matrix bezeichnet. Das Hauptproblem liegt hier gerade darin, dass dieselben Koordinatoren viel mehr Führungsmöglichkeiten erh alten und von ihrer Funktion her näher an den Abteilungsleitern stehen. Es ist sehr schwierig, klar zu unterscheiden, waskann auf einen Anführer hinweisen, und was - ein anderer. Der Einfachheit halber werden sie in Projekt- und Funktionsleiter unterteilt. Erstere bieten ein gemeinsames Interaktionssystem zwischen den Abteilungen. Sie sind verpflichtet, den Untergebenen die gesamte Idee klar und deutlich zu vermitteln und die Besonderheiten der Arbeit der Einheiten zu verstehen. Sie müssen eine Kommunikation zwischen verschiedenen Mitarbeitern herstellen und ihre Launen, Wünsche und Anforderungen berücksichtigen. Diese Chefs sind auch für mögliche unvorhergesehene Situationen und das Ausbleiben von Konflikten verantwortlich. Funktionsmanager wiederum stellen die Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen sicher, bestimmen Arbeitszeit und -ort, sind für die Qualität der hergestellten Produkte sowie deren Einh altung der genannten Anforderungen verantwortlich. Gerade diese Menschen müssen sich sehr schnell an unterschiedliche Bedingungen anpassen, auch an die ungünstigsten für die Arbeit. Sie müssen einen Ausweg aus schwierigen Situationen finden und die Produktion von Produkten in der deklarierten Qualität just in time sicherstellen.

Designtyp

Diese Projektstruktur ist besonders nützlich für solche Unternehmen, deren gesamte Tätigkeit an ein oder mehrere Projekte gebunden ist. In diesem Fall verfügt jeder von ihnen über alles, was zur Erfüllung seiner Funktionen erforderlich ist. Beispielsweise kann es mehrere Buchh altungsabteilungen, Finanzabteilungen, Konstruktionsbüros usw. für jedes der Projekte separat geben. Die übrigen Geschäftsbereiche, die in keiner der Gruppen enth alten sind, erfüllen ausschließlich Hilfsfunktionen, wenn auch sehr wichtige. Die Personalabteilung kann eine sein und Bewerbungen von allen beantwortenAbteilungen. Dies kann beispielsweise die Struktur eines Investitionsvorhabens sein. Es liegt in der Verantwortung jedes Mitarbeiters für das Endergebnis, einem sehr flexiblen und vagen Management und dem Fehlen klar geregelter Maßnahmen für jeden Mitarbeiter. Solche Strukturen können ihr Profil sehr schnell ändern, auf ungewöhnliche Situationen reagieren und Aufträge in kürzester Zeit ausführen.

Trennung und Funktionen

Alle Organisationsstrukturen des Projektmanagements lassen sich bedingt in zwei große Gruppen einteilen - mechanistisch und organisch. Das erste ist ein Funktionssystem und das zweite ein Matrixsystem. Design ist in beiden Kategorien gleichzeitig enth alten, da es sehr flexibel ist. Mechanistische Strukturtypen zeichnen sich durch eine klare Machtvertikale, streng geregelte Funktionen und Handlungen der Mitarbeiter etc. aus. Im Gegensatz dazu sind Bio-Produkte sehr einfach, flexibel und haben nicht die Fähigkeit, jedem Mitarbeiter klar zu sagen, was und wie zu tun ist. Beide Optionen sind gültig. Ersteres eignet sich am besten für die Herstellung bestimmter Produkte. Zum Beispiel ein Auto. Wenn jeder Arbeiter nur seine eigenen Funktionen ausführt, wird ihn nichts ablenken. Aber für kreativere Projekte ist es rentabler, eine Matrixstruktur zu verwenden, da es manchmal eine „anormale“Interaktion zwischen Mitarbeitern ist, die das maximale Ergebnis zu den niedrigsten Kosten liefert.

Erstellung

Die Struktur des Projektplans ist schwierig zu erstellen, da der gesamte spätere Produktionsprozess davon abhängt. PraktischIn der Anfangsphase ist es unmöglich, genaue Aufgaben festzulegen und spezifische Aktionen zu identifizieren. Zuerst müssen Sie die Form der Struktur selbst auswählen. Es sollte den Besonderheiten der Interaktion zwischen allen Projektbeteiligten entsprechen, inh altlich passen und erfolgreich in das bestehende externe Umfeld eingreifen. Die Projektmanagementstruktur wird in der Regel einmal in einer langen Zeit erstellt, daher ist es besser, mehr Zeit damit zu verbringen und das effektivste Ergebnis zu erzielen, als sie in naher Zukunft ständig zu wiederholen. Der nächste Schritt ist die detaillierte Planung der aktuellen Situation. Am Ende werden methodische, organisatorische, Referenz- und andere nützliche Unterlagen für jede Stufe, Abteilung oder Mitarbeitergruppe gesammelt. Dazu gehören auch Personalausstattung, Stellenbeschreibungen, Anforderungen an die Verfügbarkeit von Fachkräften sowie deren Einsatz innerhalb des Gesamtprojektbudgets.

Verteilung nach Verantwortungsbereichen

Wie oben erwähnt, basiert die Organisationsstruktur des Projekts auf der Verantwortung aller Mitarbeiterkategorien. Logischerweise gilt: Je höher das persönliche Interesse eines einzelnen Mitarbeiters, desto effektiver der Gesamtprozess. Es ist notwendig, allen am Projekt beteiligten Personengruppen die Bedeutung der von ihnen durchgeführten Maßnahmen und die Auswirkungen auf das Endergebnis zu vermitteln. Natürlich sollte man die Verantwortung nicht vergessen. Es muss erklärt werden, wie katastrophal die Folgen sind, wenn ein Mitarbeiter seine Aufgaben nicht erfüllt. Sie können auch Belohnungen für korrekte Arbeit und Strafen für Fehler festlegen. Jeder sollte all dies und die Informationen selbst wissenmuss so einfach und zugänglich wie möglich sein. Zum Beispiel wird irgendwo in der Stellenbeschreibung vage geschrieben, dass der Schlosser Sidorov bestraft wird, wenn er nicht so arbeitet, wie er sollte. Es ist ineffizient. Es muss direkt gesagt werden, dass das Detail, das er macht, benötigt wird, damit das Auto fährt. Ohne dies wird das Projekt entgleisen und das Unternehmen einen Verlust von 1 Million erleiden. Und nur er wird schuld sein. Aber wenn dieser Schlosser in der gleichen Zeit einen weiteren Teil erledigt, erhält er eine Prämie in Höhe der Hälfte des Geh alts. Alles ist klar, verständlich und zugänglich. Es gibt eine Strafe und eine Belohnung.

Detailfunktionen

In den meisten Fällen, insbesondere wenn eine mechanistische Projektarbeitsstruktur verwendet wird, ist ein Maximum an Details für jedes Problem erforderlich. Sie müssen so lange Blöcke und Elemente teilen, bis keine Teile mehr unbedeckt sind. In einigen Fällen kann dieser Prozess bereits zu Beginn der Projektarbeit stattfinden, Hauptsache, die Gesamteffizienz der Arbeit wird dadurch nicht beeinträchtigt. Aber es gibt auch solche Unternehmungen, bei denen eine genaue Handlungsbeschreibung und maximale Detailtreue nur stören können. Dies gilt normalerweise für Kreativteams. Beispielsweise wurde oben die Situation bei der Erstellung eines Computerspiels beschrieben. Wenn Sie allen Mitarbeitern klare Anweisungen geben, entsteht das Produkt schnell und zu minimalen Kosten. Großartige Ideen oder gute Kommentare aller Projektbeteiligten werden jedoch ignoriert, was aus einem mittelmäßigen Spiel ein Meisterwerk machen könnte, das viele Auszeichnungen verdient.

Ergebnis

Generell muss die Projektstruktur so detailliert und präzise durchdacht sein, wie es der aktuelle Produktionsprozess erfordert. Es ist unmöglich, einheitliche Normen und Beispiele auf absolut alle Unternehmen ohne Ausnahme anzuwenden. Sie müssen immer viele Funktionen und Parameter berücksichtigen, die für die meisten Mitarbeiter zu Beginn eines Projekts möglicherweise nicht offensichtlich sind, aber gegen Ende zu einem erheblichen Problem werden können. Und vor allem ist zu bedenken, dass die Projektstruktur kein starr festgelegtes Schema ist. Es kann und soll ständig verfeinert, verfeinert und vertieft werden. Nur so lässt sich in kürzester Zeit und mit geringem Ressourcenaufwand höchste Effizienz erzielen.