Beispiele für Fortschrittsberichte. Wie schreibt man einen Bericht

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Es gibt keinen solchen Anführer, der nicht mindestens einmal im Jahr von seinen Untergebenen verlangt, über das, was getan wurde, zu berichten. Und das Problem ist, dass die Erstellung eines solchen Dokuments bei einer routinemäßigen Beschäftigung eine ziemlich schwierige Aufgabe zu sein scheint. Und aus irgendeinem Grund ist es uns peinlich, Beispiele für Berichte über die geleistete Arbeit von den Behörden zu verlangen. Was ist, wenn er entscheidet, dass wir nicht unserer Position entsprechen?

Wer braucht es

Diese Frage wird von dem Darsteller gestellt, der den Berichtsauftrag erh alten hat. Meistens fühlen sich Mitarbeiter von Firmen durch solche Anforderungen geradezu beleidigt. Aber alles hat eine Bedeutung.

Zuerst wird der Bericht über die geleistete Arbeit vom Ausführenden selbst benötigt. Eine nicht formale, sondern eine interessierte Einstellung zu diesem Prozess ermöglicht es Ihnen, Engpässe und Schwächen in Ihrer Qualifikation zu finden. So werden die Richtungen bestimmt, in die es möglich (und notwendig) ist, sich zu entwickeln. Schließlich lernen wir alle aus unseren Fehlern.

Zweitens braucht es der Anführer. Der Bericht über die geleistete Arbeit ermöglicht Ihnen eine objektive Beurteilung der Qualität undGeschwindigkeit beim Lösen von Aufgaben. Dank dieses Dokuments werden viele Fragen verschwinden - vom primitivsten „Was machst du die ganze Zeit“bis zum komplexen „Warum sollte ich deinen Computer gegen einen moderneren austauschen?“. Weil der Bericht anzeigt, dass es lange dauert, Änderungen am Dokument zu speichern. Und es kommt nicht auf den Performer an – ver altete Bürogeräte können nicht schneller arbeiten. Tatsächlich scheint der Mitarbeiter deshalb die ganze Zeit Tee zu trinken - er wartet nur darauf, dass die Operation abgeschlossen wird.

Und die Frage: "Warum muss ich einen Bericht über die geleistete Arbeit des Monats schreiben?" selbst ist falsch. Denn das Sammeln von statistischen Informationen und das Füllen von Datenbanken ist für Strategen sinnvoll, nicht für operative Mitarbeiter. Es ist einfach einfacher für sie, ein Problem zu lösen, als über Lösungsmethoden zu sprechen.

Was soll ich schreiben

Beispiele für Fortschrittsberichte zeigen, dass Sie sehr detailliert schreiben müssen. Was wie eine Kleinigkeit oder eine kleine Geste erscheint, kann ein Schlüsselelement bei der Ausführung bestimmter Funktionen sein. Aber das wird man erst verstehen, wenn man mehrere schriftliche Berichte studiert hat.

Wenn es sich um Routinearbeiten handelt, z. B. Abgleich von Dokumenten und Identifizierung von Inkonsistenzen, dann ist es sinnvoll, eine tabellarische Form zu entwickeln. Auch in diesem Fall sollte die Tabelle zunächst sehr detailliert sein und viele Sp alten enth alten; Mit der Zeit wird die Notwendigkeit einiger Sp alten verschwinden und die Form des Berichts wird ein normales (lesbares - vernünftiges) Aussehen annehmen.

BIn einigen Fällen ist es bei der Erstellung eines Berichts über die geleistete Arbeit (z. B. Lehrer) unmöglich, das Thema Selbstbeobachtung formell anzugehen. Neben der geplanten pädagogischen und methodischen Belastung und dem Studium des erforderlichen Materials engagiert sich die Schule auch in pädagogischen Aktivitäten. Dies erfordert einen besonderen Ansatz bei der Erstellung des Dokuments: Es ist notwendig, die Gründe für den Rückstand einer Reihe von Schülern zu verstehen, um Wege zu finden, Kinder für ihr Fach zu interessieren. Und gleichzeitig sollten wir erfolgreiche (und sogar begabte) Schulkinder nicht vergessen.

Ziele melden

Für eine korrekte Erstellung und minimalen Zeitaufwand ist es notwendig, von Anfang an zu entscheiden, zu welchem Zweck und warum ein Jahresarbeitsbericht geschrieben wird. Nennen wir die beliebtesten:

- Begründung des tatsächlichen Nutzens einer bestimmten Position in der Organisation;

- Bestätigung der Qualifikation eines Mitarbeiters;

- Demonstration effektiver Arbeit für das Management;

- Finanzierung für den nächsten Berichtszeitraum erh alten;

- Zustimmung zur Entwicklung einer Richtung (Idee) einholen;

- Gründe für die Ausgabe zugewiesener Ressourcen und Finanzen usw.

Die altbekannte Formulierung - die richtige Problemstellung liefert 50% der Lösung - funktioniert auch hier. Je besser wir verstehen, warum ein Bericht benötigt wird, desto einfacher ist es für uns, ihn zu schreiben. Bis auf die Tatsache, dass das Dokument „for show“von uns überhaupt keine kreative Herangehensweise erfordert. Und zeitaufwändig.

Dokumentstruktur

Wenn das Unternehmen keine hatentwickelte Meldeformular, dann müssen Sie es selbst entwickeln. Wenn Sie den Zweck des Dokuments kennen, müssen Sie über seine Struktur nachdenken. Beispiele für Fortschrittsberichte legen nahe, dass eine klare und einfache Gliederung erforderlich ist.

Ganz am Anfang sollte der Zweck und die Logik der Informationsdarstellung erklärt werden. Erläutern Sie die Reihenfolge der Präsentation und erstellen Sie ein Inh altsverzeichnis. Für die Tabelle ist eine kurze Begründung erforderlich, warum eine solche Form gewählt wurde.

Auch innerhalb von Abschnitten und Unterabschnitten sollte auf die Einheitlichkeit der Darstellung geachtet werden. Dadurch wird das Dokument verständlicher und leichter wahrnehmbar. Bei einem Bericht über einen längeren Zeitraum sind Illustrationen in Form von Diagrammen und Grafiken durchaus angebracht, die die Wahrnehmung erleichtern. Aber hier gilt die Regel der „goldenen Mitte“: Fester Text sowie ausschließlich Bildmaterial ermüden sehr schnell.

Styling

Für einen normalen Angestellten ist Terminologie und Wortwahl vielleicht am schwierigsten zu schreiben. Ein bombastischer Bericht wird unnatürlich aussehen und eine negative Reaktion des Managements hervorrufen. Eine zu einfache Formulierung (z. B. 25 Dokumente kopiert) wird den Leser ebenfalls abstoßen.

Aber Vorlagen sollten vermieden werden. Die einzige Ausnahme ist das Dokument, das niemand jemals lesen wird. Wir stoßen manchmal auf solche Probleme, aber in diesem Artikel sind wir an echten (nicht pro forma) Berichten interessiert.

Auf jeden Fall sollte man nicht nur über Erfolge sprechen. Um sie hervorzuhebenEs ist notwendig, über die Schwierigkeiten zu sprechen, die im Laufe der Arbeit aufgetreten sind. Die Komplexitätsanalyse ist unter anderem ein Denkanstoß zur Arbeitsoptimierung für Führungskräfte. Beispiele aus Fortschrittsberichten weisen darauf hin, dass Sie keine schwammigen Formulierungen wie „unbefriedigender Zustand“, „aufgetretene Schwierigkeiten“usw. verwenden sollten. Nennen Sie besser alles beim richtigen Namen: „kaputter Fotokopierer“, „kein Zugang zum Internet“, „fehlender oder nicht rechtzeitiger Erh alt von Informationen von der zuständigen Abteilung. All dies ermöglicht es uns, die aktuelle Situation im Unternehmen angemessen und objektiv zu beurteilen.

Auswertung der Ergebnisse

Jedes Ergebnis muss mit Zahlen hinterlegt werden. Eine solche Konkretisierung ermöglicht ein Verständnis der Dynamik der Entwicklung.

Außerdem müssen die Kriterien für die Bewertung der Ergebnisse festgelegt werden. Handelt es sich um den vorangegangenen Berichtszeitraum (wenn es sich beispielsweise um einen Quartalsbericht handelt) oder umgekehrt um die prozentuale Erreichung der gesetzten Ziele, ist dem Verfasser des Dokuments überlassen.

Im Allgemeinen können indirekte Indikatoren viel über den Prozess der Aufgabenlösung aussagen. Hier finden Sie auch eine Fülle von Informationen zur weiteren Analyse. Von der Ermittlung der Arbeitskosten bis zum Verständnis der Richtigkeit der Zielsetzung.

Vom Problem zur Lösung

Die meisten Berichte werden von Fortschritt zu Fortschritt geschrieben. Vorteilhafter ist ein Dokument, das den Problem-Lösungs-Zusammenhang klar darstellt. Der Leser versteht sofort, welche Methoden und Techniken (falls erforderlich)der Ausführende profitierte von der zeitnahen und qualitativ hochwertigen Erledigung der Aufgabe.

Die noch detailliertere Kette "ein konkretes Problem - seine Ursachen - Ziele setzen - eine Lösung" legt sofort die Notwendigkeit nahe, einen tabellarischen Tagesbericht vorzulegen. Außerdem sind die Namen der Graphen bereits bekannt. Auf diese Weise präsentierte Informationen sind einfach zu lesen und zu analysieren.

Darstellung quantitativer Kennzahlen

In Fällen, in denen der Bericht hauptsächlich aus numerischen Daten besteht, kann die tabellarische Form nur sehr schwer verständlich sein. Ein kontinuierlicher Zahlenstrom ermüdet den Leser nach wenigen Minuten buchstäblich. Eine andere Sache - bunte Diagramme und Grafiken. Sie sind klar, verständlich und leicht zu lesen.

Jedes Diagramm muss kommentiert werden. Außerdem muss angegeben werden, wie die verschiedenen Grafiken miteinander verbunden sind; die Erläuterung der Ursache-Wirkungs-Beziehungen wird die Analyse des Berichts weiter erleichtern.

Wenn bei der Arbeit materielle Ressourcen verbraucht wurden, sollten Sie diese nicht einfach alle aufzählen. Stattdessen sollten die erworbenen Vorteile aufgeführt werden. Eine trockene Floskel: „Büroausstattung angeschafft“klingt ganz anders, wenn Sie schreiben: „Es wurden 2 Arbeitsplätze geschaffen, die es ermöglichten, die Leistung der Abteilung zu steigern.“

So stellen Sie ein Dokument aus

Trotz der Tatsache, dass es keine einheitliche Form der Zusammenstellung gibt, kann ein Bericht über die geleistete Arbeit gemäß GOST erstellt werden, der die wichtigsten definiertwissenschaftliche Kriterien. Es legt die Anforderungen für Formatierung, Schriftart und -größe usw. fest.

Hier einige Tipps zur Lesbarkeit des Dokuments:

- versuche nicht mehr als 5 Sätze in einem Absatz zu haben;

- Schlüsselindikatoren können in Schriftart oder Farbe hervorgehoben werden;

- Unterbrechen Sie den Text, sodass die Tabelle oder Grafik nicht die gesamte Seite einnimmt; Achten Sie darauf, Platz für Kommentare zu lassen;

- eine klare und prägnante Zusammenfassung des Berichts schreiben.

Diese Tipps helfen, die Wahrnehmung Ihres Berichts zu erleichtern, was bedeutet, dass sie den Leser zunächst auf eine loyale H altung gegenüber dem Autor des Dokuments vorbereiten. Stell dir vor, du bist der Boss. Und gest alten Sie den Bericht so, dass er für Sie nützlich und interessant ist.