Personalbedarfsermittlung: Konzept, Planungsmethoden und Möglichkeiten der Deckung

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Eine der wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Es ist jedoch ziemlich teuer. Daher ist es äußerst wichtig, die Anzahl der Mitarbeiter zu ermitteln, bei der Sie mit den geringsten Kosten den maximalen wirtschaftlichen Effekt erzielen können. Hierzu werden spezielle Methoden und Vorgehensweisen eingesetzt. Die Ermittlung des Personalbedarfs gehört zu den vorrangigen Aufgaben des Managements. Wie dieser Prozess durchgeführt wird, wird später besprochen.

Arten von Arbeitsbedarf

Der Prozess der Personalbedarfsermittlung ist ein System eingebauter umfassender Maßnahmen. Seine Aufgabe ist es, bestimmte Ziele für den Produktionsprozess zu erreichen. Dies ist ein ziemlich kompliziertes Verfahren, da nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter bestimmt werden muss, die die erforderlichen Aufgaben ausführenAufgaben, sondern auch um das effizienteste Produktionssystem zu schaffen. Daher wird das Personal auch nach seiner Qualifikation und Erfahrung ausgewählt. Schulungen werden nach Bedarf angeboten.

In einer Organisation muss die Planung mehrere unterschiedliche Entwicklungsbereiche abdecken. In diesem Fall wird der Planungsprozess im Bereich der Arbeitsressourcen so effektiv wie möglich sein.

Es gibt verschiedene Ansätze und Methoden zur Ermittlung des Personalbedarfs. Meistens werden sie in 2 Haupttypen unterteilt:

• Vielversprechend. Dieser Ansatz wird auch als strategisch bezeichnet. Es bezieht sich auf die Zukunft der Organisation. Der Personalbedarf richtet sich in diesem Fall nach dem gewählten Ablauf der Organisation. Gleichzeitig wird langfristig nicht nur die Anzahl der Arbeitsressourcen berechnet, sondern auch das Qualifikationsniveau der Mitarbeiter.
• Situativ. Eine solche Planung ermöglicht es, die Produktion kurzfristig mit der erforderlichen Menge an Ressourcen zu versorgen. Bei diesem Ansatz wird auf die Personalfluktuation sowie auf Indikatoren zur Anzahl von Urlauben, Krankenständen, Mutterschafts- und Langzeiturlauben, Kürzungen usw. geachtet.

Das Planungsverfahren wird kontinuierlich zu unterschiedlichen Zeitpunkten durchgeführt. Ein ähnliches Verfahren könnte also folgendermaßen aussehen:

• Kurzfristig - bis zu 12 Monate.
• Mittelfristig - von 1 Jahr bis 5 Jahre.
• Langfristig - mehr als 5 Jahre.

Außerdem ermitteln erfahrene Führungskräfte den qualitativen und quantitativen Personalbedarf. ImIm zweiten Fall können Sie die genaue Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens festlegen. In einer qualitativen Bewertung wird der Personalbedarf einer bestimmten Qualifikation ermittelt.

Quantitativer Bedarf

Die Definition von qualitativem und quantitativem Personalbedarf unterscheidet sich erheblich. Die Planung geht in beide Richtungen. Bei der Bestimmung quantitativer Indikatoren wird eine Methode gewählt, mit der die optimale Anzahl der Beschäftigten im Staat berechnet werden kann. Die Ermittlung dieses Wertes erfolgt innerhalb eines bestimmten Zeitfensters.

Die Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs erfolgt anhand mehrerer Basisindikatoren:

• Normale Mitarbeiterzahl. Dies ist die Anzahl der Mitarbeiter auf der Liste für ein bestimmtes Datum. Dabei wird die Anzahl der Mitarbeiter berücksichtigt, die am Tag der Analyse gegangen und angekommen sind.
• Anlagennummer. Die Anzahl der Mitarbeiter, die sich im Staat des Unternehmens befinden und an diesem Tag zur Arbeit kommen müssen, um ihre Arbeitspflichten zu erfüllen. Wenn wir die Differenz zwischen der Durchschnittszahl und der Anwesenheitszahl finden, erh alten wir einen Indikator für ganztägige Ausfallzeiten aufgrund von Urlaub, Dienstreise, Krankheit von Mitarbeitern.
• Die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter. Dieser Indikator wird verwendet, um die Anzahl der Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen. Es wird im Zuge der Berechnung des Durchschnittsgeh alts, der Arbeitsproduktivität, der Fluktuationsquoten, der Personalfluktuation usw. verwendet. Wenn Sie die durchschnittliche Anzahl von ermitteln müssenMitarbeiter für einen Monat oder einen anderen Zeitraum, wird die Mitarbeiterzahl für jeden Tag addiert, dividiert durch die Anzahl der Tage. Dazu gehören Wochenenden und Feiertage. Wenn Sie den Jahresdurchschnitt ermitteln müssen, summieren Sie die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter für jeden Monat. Das Ergebnis wird durch 12 dividiert.

Um die vorgelegten Kennzahlen zu ermitteln, erfasst die Produktion die Lohn- und Geh altsabrechnung. Gleichzeitig sind die Informationsquelle Anordnungen zur Einstellung und Entlassung aus einer Position, zur Versetzung, zum Ersatz, zur vorübergehenden Abwesenheit eines Mitarbeiters aus wichtigem Grund usw.

Um die Anzahl der Mitarbeiter zu einem bestimmten Datum zu berechnen, werden verschiedene Methoden zur Ermittlung des Personalbedarfs verwendet:

1. Methode der Arbeitsintensität. Setzt die Nutzung von Informationen über den Zeitpunkt des Arbeitsprozesses voraus.
2. Rechenmethoden. Verwenden Sie Daten zu Servicetarifen, Jobs, Nummern und Verw altbarkeit.
3. Stochastische Methoden. Ermöglicht die Bestimmung numerischer Merkmale mittels Korrelations- oder Regressionsanalyse.
4. Methode der Expertenschätzung. Umfasst einfache oder erweiterte (einzelne, mehrfache) Berechnungen.

Qualitätsindikatoren

Die Ermittlung des qualitativen Personalbedarfs ist durch erhebliche Schwierigkeiten gekennzeichnet. Der Analyst muss im Laufe einer solchen Studie nicht nur die Anzahl des Personals, sondern auch den Professionalitätsgrad und die Qualifikation der Mitarbeiter bestimmen, die die Organisation benötigt.

Die Schwierigkeit liegt darin, dass es derzeit kein einheitliches System zur Bestimmung der Arbeitsqualität, des Potenzials der Mitarbeiter gibt. Es gibt nur eine grundlegende Liste von Eigenschaften und Qualitäten, die den Qualifikationsgrad und die Fähigkeiten eines Mitarbeiters bestimmen:

• Wirtschaftlich. Sie bestimmen die Komplexität der Arbeit, die der Mitarbeiter verrichtet, seine Qualifikation, Arbeitsbedingungen, Betriebszugehörigkeit und Branchenzugehörigkeit.
• Persönlich. Das Vorhandensein bestimmter Fähigkeiten, Disziplin, Effizienz, gewissenhafte Erfüllung ihrer Aufgaben, Kreativität und Kreativität.
• Organisatorisch und technisch. Technische Arbeitsausstattung, Attraktivität, Organisationsgrad der Produktionstechnik, Rationalisierung.
• Soziokulturell. Soziale Aktivität, Kollektivismus, moralische und allgemeine kulturelle Entwicklung.

Die qualitative Ermittlung des Personalbedarfs der Organisation basiert auf folgenden Daten:

• Organisationsstruktur.
• Einteilung der Mitarbeiter nach beruflichem Qualifikationsniveau (in der Produktions- und technischen Dokumentation angegeben).
• Anforderungen für Jobs.
• Besetzung der Strukturbereiche des Unternehmens.
• Regelungen der Organisations- und Managementprozesse.

Für jedes Qualitätsmerkmal wird der Personalbedarf ermittelt. Die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die für den ordnungsgemäßen Betrieb der Organisation erforderlich ist, wird durch Summieren der Ergebnisse ermitteltfür jedes Kriterium. Dazu werden folgende Organisationsdokumente entwickelt:

• Systemziele, auf deren Grundlage die Organisationsstruktur des Unternehmens aufgebaut ist.
• Allgemeine Organisationsstruktur des Unternehmens und seiner Unternehmensbereiche.
• Personal.
• Berufsbeschreibungen. Sie fließen auch in die Berechnung der Arbeitsintensität der Funktionen des Haupt- und Führungspersonals ein.

Faktoren, die den Bedarf an Arbeitskräften beeinflussen

Es gibt bestimmte Faktoren, die Personalplanungsprozesse und Personalbedarf beeinflussen.

Sie können direkt oder indirekt, intern oder extern sein. Den größten Einfluss haben folgende Faktoren:

• Arbeitsmarktbedingungen. Sie werden durch mehrere Merkmale definiert. Zu den Bedingungen gehören die demografische Situation, die Arbeitslosigkeit, die Qualität der Bildung, das Angebot und die Nachfrage nach Arbeitskräften in verschiedenen Sektoren, die Einbeziehung der Arbeitsverw altung in die Prozesse der Ausbildung von Fachkräften.
• Technologische Innovationen. Aktiver Fortschritt in der modernen Welt führt zur Vereinfachung der menschlichen Arbeit, verändert ihren Inh alt. Dies erfordert eine rechtzeitige Umschulung von qualifiziertem Fachpersonal.
• Änderungen im Bereich der Gesetzgebung. Dieser Faktor ist schwer vorherzusagen. Dies bezieht sich auf die Gesetzgebung im Bereich Arbeitsschutz und Beschäftigung.
• Konkurrenzrekrutierungsansatz. Die Organisation muss Methoden und Ansätze für die Arbeit mit dem Personal ständig überwachen und untersuchenKonkurrenten. Basierend auf diesen Informationen wird die eigene Personalpolitik der Organisation angepasst.
• Unternehmensziele. Sie können kurz- oder langfristig angelegt sein und einer gemeinsamen Strategie folgen.
• Finanzierung. Jede Organisation verfügt über bestimmte finanzielle Möglichkeiten. Auf dieser Grundlage wird auch die Personalpolitik der Organisation ausgewählt.
• Personalpotential. Dies ist die Grundlage für den Erfolg der Umsetzung des Marketingplans. Wenn die Personalabteilung des Unternehmens die Entwicklungszone und die Fähigkeiten des Personals berücksichtigen kann, können Sie entstehende Stellen rechtzeitig schließen.

Arbeitsschritte

Es gibt mehrere grundlegende Schritte zur Ermittlung des Personalbedarfs. Meistens fallen bei der Ausführung einer ähnlichen Aufgabe drei große Prozesse auf.

In der ersten Phase analysiert das Unternehmen seine eigenen Ressourcen. Dies ist notwendig, um festzustellen, ob es in Zukunft möglich ist, solche Bedürfnisse aus eigener Kraft zu befriedigen. Wichtige Indikatoren sind in diesem Fall Gewinn, Umsatz des Unternehmens. Sie muss über genügend Ressourcen verfügen, um ihre Angestellten zu bezahlen.

Als nächstes erfolgt in der zweiten Stufe eine Analyse des Personalbedarfs der zurückliegenden Periode. Die Schlussfolgerung wird über die Zweckmäßigkeit und Effizienz des Einsatzes von Arbeitsressourcen gezogen. Der Analyst identifiziert Schwachstellen in diesem Prozess. Es wird ein langfristiger Plan entwickelt, der es Ihnen ermöglicht, die negativen Auswirkungen abschreckender Faktoren vollständig zu eliminieren oder zu minimieren.

In der dritten Stufe wird es akzeptiertEntscheidung über konkrete Maßnahmen im Bereich der Personalpolitik derzeit. Dabei werden die Gesamtziele und Ziele der Organisation berücksichtigt. Es werden Entscheidungen über die Beibeh altung und den Abbau bestimmter Mitarbeiter getroffen. Nach der Analyse der Personalbedarfsermittlung können mehrere Entscheidungen getroffen werden:

• Personalabbau;
• Personal von außen anziehen;
• Schulung und Umschulung des Personals.

Außerdem können die aufgeführten Aktionen gleichzeitig ausgeführt werden. Es hängt von der Situation ab, die sich in der Organisation entwickelt hat.

Methoden zur Bedarfsermittlung

Die Ermittlung des Personalbedarfs eines Unternehmens erfolgt nach bestimmten Methoden.

Es gibt mehrere beliebte Techniken:

1. Einen Arbeitstag fotografieren. Dies ist eine effektive, aber sehr zeitaufwändige Methode. Ein Mitarbeiter hat eine Reihe von Aufgaben. Während ihrer Ausführung wird die Zeit aufgezeichnet. Mit diesem Ansatz können Sie redundante Aktionen identifizieren. In einigen Fällen wird über die Notwendigkeit der Arbeit eines bestimmten Mitarbeiters im gesamten Produktionsprozess oder eine Vakanz als solche entschieden. Bei geringem Arbeitsaufkommen kann es erforderlich sein, zwei Stabstellen zu einer zusammenzufassen.
2. Berechnung nach Dienstleistungsstandards. Für jeden Mitarbeiter werden bestimmte Leistungsindikatoren auf der Grundlage unterschiedlicher Standards und Regeln festgelegt. Mit Informationen über die tägliche Produktionsrate können Manager den Personalbedarf berechneneinige Zeit.
3. Gutachten. Dies ist eine der beliebtesten Methoden. Es wird von verschiedenen Unternehmen verwendet. Entscheidend für den Personalbedarf ist die Meinung der Führungskräfte. Gleichzeitig müssen sich Führungskräfte aber durch ein hohes Maß an Ausbildung und Professionalität auszeichnen. Es ist wichtig, ein klares Verständnis der zukünftigen Entwicklung dieser Branche zu haben.
4. Hochrechnung. Basierend auf aktuellen Daten wird eine langfristige Prognose erstellt. Dabei werden mögliche Änderungen berücksichtigt. Dies kann ein Preisanstieg, geplante Maßnahmen des Staates in dieser Branche, ihre Entwicklung in der Zukunft usw. sein. Dieser Ansatz wird verwendet, wenn die internen und externen Bedingungen der Organisation stabil sind. In unserem Land kann es nur für kurzfristige Planungen verwendet werden.
5. Erstellen eines Computermodells. Abteilungsleiter übermitteln Informationen, auf deren Grundlage eine Computerprognose des Personalbedarfs der Organisation für eine bestimmte Perspektive erstellt wird. Dies ist eine relativ neue Methode, so dass sie noch keine Zeit hatte, eine signifikante Verbreitung zu erlangen. Es erfordert erhebliche finanzielle Kosten sowie die Einbeziehung relevanter Spezialisten in die Arbeit. Die Technik ist eher für große Unternehmen geeignet.

Rechenformeln

Die Ermittlung des Personalbedarfs erfolgt anhand spezieller Berechnungen.

Bevor Sie eine Formel auswählen, müssen Sie feststellen, wozu das Unternehmen bei der Durchführung seiner Personalpolitik eher geneigt ist:

• ErhöhenProduktionsvolumen, das den Einsatz von zusätzlichem Personal erfordert.
• Um die Produktionsmenge zu reduzieren, was zur Freisetzung von Arbeitsressourcen führt.
• Das Produktionsvolumen soll sich nicht ändern. Der Personalbedarf ergibt sich aus der natürlichen Personalbewegung bei Kündigung, Verfügung, Renten alter etc.

Daher findet in den Planungsabteilungen der Unternehmen die Berechnung und Begründung des Produktionswachstums statt. Um die Produktivität zu steigern, werden alle Faktoren berücksichtigt. Um die geplante Mitarbeiterzahl zu ermitteln, wenden Sie die Formel an:

Chpsp=ChbpI + OI, wobei Nspp die durchschnittliche geplante Mitarbeiterzahl im Planungszeitraum ist, Nbp die Mitarbeiterzahl in der vergangenen (Basis-)Periode ist, I der Index der Änderung des Produktionsvolumens in der Zukunft ist, OI die Gesamtänderung der Mitarbeiterzahl in ist die Basisperiode.

Durchschnittliche Mitarbeiterzahl

Die Ermittlung des Personalbedarfs kann mit einer anderen Formel erfolgen. Die durchschnittliche Mitarbeiterzahl können Sie wie folgt ermitteln:

Chss=ChyavKss, wobei Nss die Zahl der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl ist, Nyav die Anzahl der Mitarbeiter ist, die benötigt werden, um die Aufgabe während einer Schicht zu erledigen, Kss der Koeffizient der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl ist.

Maßnahmen zur Bedarfsdeckung

Wenn der Bedarf an Arbeitskräften festgestellt wird, skizzieren Sie Möglichkeiten, ihn zu decken:

• Extern. In diesem Fall wird auf Absolventen spezialisierter Bildungseinrichtungen, Personalumschulungszentren sowie auf Vorschläge geachtetArbeitsagenturen, offener Arbeitsmarkt.
• Inland. Die Mitarbeiter des Unternehmens werden umgeschult, verbessern ihre Fähigkeiten. Zu diesem Zweck wird eine berufliche Entwicklung für die Möglichkeit des Karrierewachstums durchgeführt. Dieser Ansatz reduziert die Personalfluktuation.

Anzahl Supportmitarbeiter

Die Ermittlung des Hilfspersonalbedarfs erfolgt ebenfalls nach einer einfachen Formel:

Chsvr=KrmRSKss, wobei Nvvr die Anzahl der aufgelisteten Support-Mitarbeiter ist, Krm die Anzahl der Arbeitsplätze für Support-Mitarbeiter ist, RS die Anzahl der Arbeitsschichten an einem Tag ist.