Die Hauptfunktion der Kontrolle im Management

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Jede Führungskraft erfüllt die Grundfunktionen des Managements: Planung, Organisation, Motivation, Kontrolle. Die vier Elemente der Kontrollfunktion: Definieren von Indikatoren und Methoden zum Messen von Ergebnissen, Messen von Ergebnissen, Bestimmen, ob Ergebnisse auf dem richtigen Weg sind, und Korrekturmaßnahmen.

Alle Managementfunktionen: Planung, Organisation, Motivation, Kontrolle sind eng miteinander verzahnt. Sie sind ebenso wichtig für ein effektives Management. Sie lassen sich nicht in Dur und Moll unterteilen. Gleichzeitig basieren Managementfunktionen: Organisation, Motivation und Kontrolle auf einer durchdachten und effektiven Planung.

• Planung ist die primäre, grundlegende Funktion. Basierend auf den strategischen Zielen wird ein Plan zu deren Erreichung erstellt, der die Zuweisung bestimmter Ressourcen vorsieht und diese zeitlich koppelt. Die Planung dokumentiert die Ressourcenallokation und bündelt die Anstrengungen der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Dazu wird es durchgeführtZerlegung gemeinsamer Ziele in persönliche Ziele. Es ist zwingend erforderlich, für die Planung und Steuerung der Organisation zu sorgen. Managementfunktionen sehen neben der Zielsetzung auch die Erstellung einer Liste von Arbeiten vor, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Gleichzeitig ist jedes Werk an den Zeitpunkt seines Beginns und Endes, die ihm zugewiesenen Ressourcen und zeitlich nachfolgende (oder frühere) Werke gebunden.
• Organisation als Funktion des Managements besteht darin, eine Struktur zu schaffen, die es einzelnen Elementen des Systems ermöglicht, nach vorgegebenen Regeln zusammenzuarbeiten und die zugewiesenen Ressourcen rational einzusetzen, um die Ziele zu erreichen. Die Organisationsstruktur wird durch eine Reihe von formalisierten Regeln beschrieben - Vorschriften, Vorschriften, Anweisungen.
• Motivation als Funktion des Managements besteht darin, Mitarbeiter auf allen Ebenen zu ermutigen, effektiv zusammenzuarbeiten, um ihre Ziele zu erreichen. Dies ist die humanistischste und am wenigsten formalisierte Regierungsfunktion.
• Control, als Funktion, der Managementprozess besteht in der quantitativen und qualitativen Erfassung der Arbeitsergebnisse, dies ist ein Prozess, der sicherstellt, dass die Organisation ihre Ziele erreicht

Zuweisung der Kontrolle

Kontrolle ist die Hauptfunktion des Managements. Es ist für:

• Reduzierung der Unsicherheit des Produktionsprozesses und des Managementprozesses.
• Vorhersage und Fehlervermeidung.
• Erfolgreiche Aktion unterstützen.

Kontrolle ist ohne Messung undenkbar. Um was zu verstehendie Arbeiten nach Plan verlaufen, ist es notwendig, die zum Zeitpunkt der Kontrolle erreichten quantitativen Indikatoren mit einigen zuvor bekannten geplanten zu vergleichen.

Prozesskontrolle ist ein System, mit dem Sie alle Geschäftsaktivitäten wie Produktion, Verpackung, Lieferung an den Verbraucher und mehr planen, messen, erkennen und korrigieren können.

Die Kontrollfunktion im Management ist ein wesentlicher Bestandteil des Führungsprozesses.

Ohne Kontrollfunktion verliert jede Kontrolle ihre Bedeutung. Sie werden nicht wissen, ob das Geplante getan wurde und ob überhaupt etwas getan wird.

Ohne die Kontrollfunktion ist auch keine Personalverw altung möglich.

Der Führungsprozess ist ein funktionaler Prozess zur Organisationssteuerung, er soll aus den Zielen und strategischen Plänen der Organisation erwachsen

Vier Elemente der Steuerfunktion

Es gibt vier Hauptschritte in der Management-Kontrollfunktion:

1. Indikatoren definieren und Ergebnisse messen.
2. Ergebnisse messen.
3. Stellen Sie fest, ob die Ergebnisse wie geplant sind.
4. Korrekturmaßnahme anwenden.

"Kontrolle" bedeutet eine doppelt geführte Liste (französisch contrôle, von contrerôle -, von lat. contra - gegen und rotulus - blättern).

Festlegen von Zielen und Methoden zum Messen von Ergebnissen

Es ist notwendig, eine Reihe von Indikatoren zu bilden, die für den gesteuerten Prozess wichtig sind, und die Planwerte für jeden zu bestimmten Zeitpunkten zu bestimmen. Wenn zu diesem Zeitpunkt die tatsächlicheDadurch erh alten Manager Signale über den Stand der Dinge und müssen somit nicht jeden Schritt der Umsetzung von Plänen überprüfen.

Indikatoren sollten klar artikuliert, messbar und relevant für die Überwachung sein. In einer Produktionsstätte können Metriken Umsatz und Output, Arbeitseffizienz, Sicherheitsleistung und mehr umfassen.

In der Dienstleistungserbringung hingegen sollten Metriken beispielsweise die Anzahl der Kunden beinh alten, die bei der Bank anstehen müssen, oder die Anzahl der Neukunden, die durch eine aktualisierte Werbekampagne gewonnen wurden.

Messpunkte auf dem Zeitstrahl sollten auch nicht willkürlich gewählt werden, sondern mit aus Sicht eines kontrollierten Prozesses kritisch wichtigen Zeitabschnitten oder Beginn/Ende wichtiger Prozessschritte in Verbindung gebracht werden. Es könntesein

• Beginn oder Ende des Planungszeitraums - Schicht, Tag, Woche oder Monat.
• Beginn oder Ende einer wichtigen Phase: Abschluss der Vorproduktion, Beginn der Endmontage des Produkts, Versand des Produkts an den Kunden.
• Eine neue Produktversion oder Erreichen des geplanten Servicevolumens.

Die Funktionen Planung und Steuerung im Management sind sehr eng miteinander verzahnt und ohne einander nicht sinnvoll. Kein kontrollierter Plan wird zu einem leeren Blatt Papier. Auch die Managementfunktionen Motivation und Kontrolle hängen zusammen.

Messergebnisse

Ergebnisse an Kontrollpunkten messen und mit geplanten vergleichenIndikatoren sollten proaktiv durchgeführt werden, damit Abweichungen so früh wie möglich erkannt oder sogar vorhergesagt werden können, bevor sie auftreten, wodurch Korrekturmaßnahmen vermieden oder minimiert werden.

Wenn Checkpoints richtig geplant sind und Tools zur Verfügung stehen, um genau zu bestimmen, was Untergebene tun, wird die Bewertung der aktuellen und erwarteten Leistung genau und einfach sein.

Es gibt jedoch viele Aktivitäten, bei denen es schwierig ist, die genauen Kontrollpunkte zu bestimmen, es gibt auch viele Aktivitäten, die schwierig zu messen sind.

Es ist beispielsweise ganz einfach, eine Standardzeit für die Herstellung von Massenprodukten festzulegen, und es ist genauso einfach, die tatsächlichen Werte für diese Indikatoren zu messen

Die Situation ist komplizierter bei technologiefernen Arbeitsformen. Beispielsweise ist es nicht einfach, die Arbeit eines Arbeitsbeziehungsmanagers zu überwachen, weil es nicht einfach ist, eine klare Scorecard zu entwickeln.

Der Leiter dieser Art von Manager verlässt sich oft auf so vage Indikatoren wie Gewerkschaftsbeziehungen, Enthusiasmus und Loyalität von Untergebenen, Mitarbeiterfluktuation und/oder Arbeitskonflikte. In solchen Fällen sind auch die Ergebnisse der Messung des Untergebenen durch die Führungskraft ungenau.

Übereinstimmung der Ergebnisse mit dem Plan

Dies ist ein einfacher, aber sehr wichtiger Schritt im Kontrollprozess. Dabei werden gemessene Ergebnisse mit vorgegebenen Zielen verglichen. In dieser Phase ist eine vorentwickelte Vergleichstechnik äußerst wichtig. DarinDas Dokument sollte klar definieren, was konkret zu welchem Zeitpunkt und unter welchen Bedingungen gemessen wird. Befolgen Sie diese Technik strikt, da sonst die Messergebnisse und der Vergleich mit dem Plan unzuverlässig sind.

Wenn die Leistung wie geplant verläuft, könnte das Management glauben, dass alles unter Kontrolle ist. In diesem Fall besteht keine Notwendigkeit, in das Tagesgeschäft der Organisation einzugreifen.

Korrekturmaßnahme

Diese Phase wird die wichtigste für den Fall, dass die Indikatoren die geplanten nicht erreichen und die Analyse die Notwendigkeit von Korrekturmaßnahmen zeigt. Solche Korrekturmaßnahmen können Änderungen an einem oder mehreren Aspekten des täglichen Betriebs der Organisation umfassen.

Zum Beispiel muss ein Bankfilialleiter entscheiden, dass mehr Kassierer in der Halle besetzt werden müssen, um die zuvor festgelegte maximale Wartezeit von fünf Minuten einzuh alten.

Oder der Shop-Manager beschließt, den Maschinenbedienern Überstunden zu schicken, um die Fristen für die Lieferung von Produkten einzuh alten.

Monitoring hilft auch, falsch eingestellte Ziele zu identifizieren, in diesem Fall besteht die Korrekturmaßnahme darin, die Ziele zu korrigieren und nicht darum zu kämpfen, die aktuellen Messwerte zu ändern.

Rechtzeitigkeit der Korrekturmaßnahmen

Man muss immer einen konstruktiven Weg finden, die Kennzahlen auf die geplanten Werte zu bringen, sonst muss man zu spät erkennen, dass der Fehler bereits eingetreten ist. Je früher ein Fehler oder Fehler erkannt wird, desto wahrscheinlicher ist es, ihn zu beheben oder aufzuholen. Und desto weniger Zeit, Material und Arbeitsressourcen werden für seine Korrektur aufgewendet.

Später festgestellte Abweichungen können unter Umständen gar nicht mehr korrigiert werden. In diesem Fall erleidet die Organisation bis zur Beendigung ihrer Geschäftstätigkeit erhebliche finanzielle und Reputationsverluste.

Schlechte Nachrichten heute sind besser als die gleichen Nachrichten morgen.

D. S. Chadwick

Beziehung der Kontrollfunktionen

Führungsfunktionen: Motivation und Kontrolle sind eng miteinander verbunden. Um ein effektives Motivationssystem für einen Untergebenen aufzubauen, benötigt ein Manager Zugang zu genauen und zeitnahen Kontrollergebnissen.

Kontrolle kann auf Einh altung durchgeführt werden:

• geplante Indikatoren;
• Qualitätsstandards;
• Unternehmensrichtlinien;
• Anforderungen an Sicherheit und Arbeitsschutz;
• Anforderungen kontrollierender staatlicher oder öffentlicher Organisationen.

Die Kontrolle kann auch regelmäßig und einmalig, geplant und in Notfällen, privat und als Teil einer allgemeinen Prüfung der Organisation erfolgen.

Schlussfolgerung

Die Hauptfunktion der Kontrolle im Management besteht darin, die Umsetzung des Plans sicherzustellen und damit die Ziele der Organisation zu erreichen. Zusätzliche Funktionen - Unterstützung für Organisation und Motivation und Interaktion mit ihnen. Die Kontrollfunktion im Management ist die wichtigste. Der Kontrollpunkt ist es nichtum die Einheit oder Mitarbeiter bei der Nichterfüllung des Plans zu ertappen und zu bestrafen. Es geht darum, Planabweichungen rechtzeitig zu erkennen. Dann besteht die Möglichkeit, Zeit zu haben, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Eine durchdachte Organisation von Kontrollprozessen ist der Schlüssel zur genauen und rechtzeitigen Ausführung von Plänen und zum Erreichen von Zielen.