Zahlung für Kraft- und Schmierstoffe: Vertragsabwicklung, Berechnungsverfahren, Regeln und Merkmale der Registrierung, Abgrenzung und Zahlung

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Es kommt häufig vor, dass ein Mitarbeiter aus produktionstechnischen Gründen gezwungen ist, sein Eigentum zu nutzen. Meistens geht es um die Nutzung der Maschine. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, dies zu kompensieren: Zahlung für Kraftstoff und Schmiermittel (POL), Abschreibungen und andere Kosten. Wie mache ich es so effizient wie möglich?

Rechtsrahmen

Nicht viele Menschen verstehen überhaupt, was es bedeutet, für Kraftstoff und Schmiermittel und die Entschädigung für die Nutzung von Privatfahrzeugen zu bezahlen. Und Arbeitgeber machen sich das zunutze. Obwohl ihre Verpflichtung, dem Arbeitnehmer die Kosten zu erstatten, in Artikel 188 des Arbeitsgesetzbuchs verankert ist. Wie jedoch unten zu sehen sein wird, ist seine Verwendung nicht die beste Option. Viele weitere nützliche Informationen sind im Zivil- und Steuergesetzbuch enth alten. Um alle Vorteile nutzen zu können, die sie bieten, müssen Sie das Problem richtig angehen.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Oft hat ein Mitarbeiter die Wahl: Entweder man fährt bei Hitze mit dem Bus 300 km in eine andere Stadt,oder mit dem eigenen Auto fahren. Es kommt ihm nie in den Sinn, dass ihm nicht nur die Kosten für Kraftstoff und Schmiermittel erstattet werden können und sollen. Unternehmen nutzen den legalen Analphabetismus der Mitarbeiter aus. Die meisten wissen nicht, was Treibstoff am Arbeitsplatz und Kostenausgleich sind.

Das gilt übrigens nicht nur für das Auto, sondern auch für alle anderen persönlichen Gegenstände, die der Mitarbeiter in Ausübung seiner Dienstpflichten nutzt. Am häufigsten wird nur der Individualverkehr genutzt. Dementsprechend ist die Zahlung von Kraft- und Schmierstoffen an Arbeitnehmer zu Lasten des Arbeitgebers die Regel. Obwohl nicht alle Arbeitgeber der Zahlung zustimmen.

Ein paar Beispiele

Jeder, der jemals versucht hat, als Vertriebsmitarbeiter zu arbeiten, hat dies erlebt. Ein weiteres Beispiel, bei dem Mitarbeiter am häufigsten ihre eigenen Verkehrsmittel nutzen, sind Taxis. Um eine Entschädigung zu erh alten, darf der Mitarbeiter ein Auto oder anderes Eigentum nur mit Wissen und Genehmigung des Managements benutzen. Und alles muss dokumentiert werden.

Zahlung für Kraftstoff und Schmiermittel an Mitarbeiter - was ist das?

Oft kennen selbst Buchh alter die Antwort auf diese Frage nicht, ganz zu schweigen von normalen Mitarbeitern. Viele Leute denken, dass Kraftstoff und Schmiermittel nur Kraftstoff sind: Benzin oder Dieselkraftstoff. Dies ist nicht ganz richtig. Tatsächlich werden noch viele weitere Dinge als Kraftstoffe und Schmiermittel (Fuels and Lubricants) bezeichnet:

• butter;
• Frostschutz - im Winter;
• andere notwendige Verbrauchsmaterialien.

Dementsprechend umfasst die Zahlung für Kraft- und Schmierstoffe nicht nur die Treibstoffkosten.

Wie mache ich es offiziell?

Es gibt 3 Möglichkeitenformalisieren Sie Ihre Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber:

• Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag;
• Automietvertrag;
• Vertrag über die Erbringung von Beförderungsleistungen.

Jeder von ihnen hat seine Vor- und Nachteile. Sehen wir sie uns weiter unten im Detail an.

Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag

Am einfachsten ist es, mit dem Arbeitgeber eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag abzuschließen. Einfacher bedeutet jedoch nicht effizienter: Es wird für Arbeitnehmer nicht einfach sein, auf Kosten des Arbeitgebers eine Zahlung für Kraftstoffe und Schmierstoffe zu erh alten. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine solche Vereinbarung.

Es sollte deutlich angegeben werden:

• Marke und Eigenschaften des Fahrzeugs;
• die Höhe der monatlichen Vergütung und die Kosten, die der Arbeitgeber zusätzlich erstattet: Zahlung für Kraft- und Schmierstoffe, laufende und größere Reparaturen, Diagnose und Wartung, Versicherung;
• Frist, bis zu der die Istkostenabrechnung einzureichen ist;
• Bedingungen, innerhalb derer der Arbeitgeber die Auslagen des Arbeitnehmers erstattet.

Der Mitarbeiter muss häufig auf Weisung der Geschäftsleitung reisen oder der Reisecharakter der Arbeit sieht die Erfüllung seiner Dienstpflichten vor. Laut Gesetz ist die Zahlung von Kraftstoff und Schmiermitteln bei der Nutzung von Privatfahrzeugen sowie der Ersatz anderer Ausgaben nur möglich, wenn ein Produktionsbedarf besteht.

Jeden Monat reicht der Mitarbeiter einen Bericht über seine Reisen ein, in dem er Folgendes angibt:

• Reisedatum;
• Abfahrtszeitund zurück;
• Ziel;
• Reisezweck.

Außerdem muss dieses Dokument das Erstellungsdatum und die Unterschrift des Mitarbeiters enth alten.

Vor- und Nachteile einer Zusatzvereinbarung

Auslagenersatz des Arbeitnehmers im Rahmen eines Arbeitsvertrags kommt in erster Linie dem Arbeitgeber zugute. Schließlich können Sie es immer auf die im Regierungserlass Nr. 92 vom 8. Februar 2002 vorgesehene Größe beschränken: 1200 Rubel - für Autos mit einem Hubraum von weniger als 2000 cm³ und 1500 Rubel - für Autos mit einem Hubraum von mehr als 2000 cm^3.

Eine solche Vergütung wird dem Arbeitnehmer jedoch wahrscheinlich nicht passen - bei den aktuellen Benzinpreisen ist es fast unmöglich, sie zu erfüllen. Dementsprechend muss der Arbeitgeber einen Mietvertrag oder einen Vertrag über die Erbringung von Beförderungsleistungen abschließen oder aus eigener Tasche zahlen – eine Kompensation durch Steuersenkungen ist nicht möglich.

Wie kann man ein Auto mieten?

In diesem Fall wird die Beziehung zwischen den Parteien durch das Bürgerliche Gesetzbuch geregelt. In der Praxis werden Bareboat-Mieten häufiger verwendet. Unten sehen Sie einen typischen Vertrag.

Im Mietvertrag zwingend anzugeben:

• Fahrzeugeigenschaften: Marke, Baujahr, Farbe, Karosserie- und Motornummer, Zustandsnummer;
• Untermietbedingungen - es ist wünschenswert, dem Arbeitgeber zu verbieten, ein Auto an jemand anderen zu vermieten;
• sonstige Regelungen - wer und in welchem Zeitraum macht TÜV, wer zahltVerbrauchsmaterialien und Wartung, für welche Zwecke das Auto verwendet werden kann - zum Beispiel nur Personenbeförderung.

Beim Abschluss eines Mietvertrages müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie damit Ihr Auto zwar vorübergehend, aber zur Nutzung an das Unternehmen übergeben. Während bei einem Arbeitsvertrag nur Sie das Auto benutzen können.

Daher muss der Leasingvertrag genau regeln, wie der Arbeitgeber Ihr Auto nutzen darf. Wundern Sie sich sonst nicht, dass Sie gezwungen sind, verschiedene Waren oder irgendwelchen Müll zu transportieren - schließlich gehört das Auto jetzt der Firma, wenn auch vorübergehend.

Wichtig: Achten Sie darauf, die Kosten für das Auto zum Zeitpunkt der Anmietung im Vertrag festzulegen.

Oft besteht ein Problem darin, dass die Parteien nicht wissen, wie sie die Zahlung von Kraft- und Schmierstoffen im Leasingvertrag vorschreiben sollen. Darüber streiten sich sogar Anwälte. Die Berechnung der Zahlung für Kraftstoff und Schmiermittel erfolgt auf der Grundlage von Frachtbriefen - nach tatsächlicher Laufleistung. Dafür gibt es besondere Regeln, auf deren Grundlage die Abschreibung erfolgt.

Experten empfehlen nach wie vor den Abschluss eines Mietwagenvertrages mit Bezahlung von Kraftstoff und Schmiermitteln. Dies ist jedoch nach Vereinbarung möglich. Sieht der Mietvertrag keine Kraftstoffzahlung vor, wird mit dem Lieferanten eine gesonderte Vereinbarung über die Kraftstoff- und Schmiermittelzahlung abgeschlossen und dem Fahrer eine Tankkarte mit einem bestimmten Limit ausgestellt.

Es ist auch wichtig, andere Nuancen im Voraus festzulegen: Zahlt Ihnen das Unternehmen jeden Monat einen festen Betrag?oder Bezahlung stündlich - abhängig von den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, wer und wie die Versicherung bezahlt.

Vertrag über die Erbringung von Beförderungsleistungen

Wird viel seltener verwendet - hauptsächlich, wenn Waren mit Personenkraftwagen transportiert werden. Stellen Sie sich ein Umzugsunternehmen vor. Anstatt ein Auto zu erwerben oder zu leasen, hätte sie mit einem Verlader, dem das gewünschte Auto gehört, einen Vertrag über die Erbringung von Transportdienstleistungen abschließen können.

Der Lader würde also seine unmittelbaren Pflichten (Be- und Entladen) aus dem Arbeitsvertrag erfüllen. Und er würde privat Dienstleistungen für den Transport dieser Güter von Punkt A nach Punkt B erbringen. Dafür müsste er allerdings ein IP ausstellen, denn unternehmerische Tätigkeit ist in der Russischen Föderation ohne Registrierung verboten.

Wie kann ein Autobesitzer Steuern optimieren?

Um ein Auto zu mieten oder Transportdienste anzubieten, muss ein Mitarbeiter eine IP ausstellen. Genau genommen kann er sein Auto vermieten, ohne Unternehmer zu sein. Wenn es jedoch mehrere solcher Autos gibt, müssen Sie trotzdem eine IP vergeben. Außerdem zahlt er in diesem Fall weniger Steuern - 6 % auf das vereinfachte Steuereinkommen anstelle von 13 % Einkommensteuer. Von seinem offiziellen Geh alt wird jedoch weiterhin eine persönliche Einkommenssteuer von 13 % einbeh alten.

Hier gibt es noch eine weitere wichtige Nuance. Unabhängig von der Leistung des einzelnen Unternehmers muss er Versicherungsprämien zahlen, auch wenn er keine Arbeitnehmer beschäftigt. Der Betrag ist fest und beträgt 2018 32.385 Rubel. Wenn jedoch das Einkommen eines einzelnen Unternehmers 300.000 Rubel pro Jahr übersteigt, dannNachzahlung von 1% der Differenz "Einkommen minus 300.000 Rubel".

Die Höhe der Versicherungsprämien darf jedoch einen bestimmten Betrag nicht überschreiten. Im Jahr 2018 sind dies 212.360 Rubel an die Pensionskasse (dieses Geld „verschwindet nicht“, sondern fließt in die Bildung der zukünftigen Rente des Unternehmers) und 5.840 Rubel in Form von Beiträgen zur Krankenversicherung. Insgesamt dürfen die Versicherungsprämien für einzelne Unternehmer 218.200 Rubel pro Jahr nicht überschreiten.

Versicherungsprämien sind auf den ersten Blick unnötige Zusatzkosten. Aber ist es wirklich so? Nicht wirklich. Tatsache ist, dass einzelne Unternehmer das Recht haben, die Vorauszahlung im Rahmen des vereinfachten Steuersystems "Einkommen" um die Höhe der gezahlten Versicherungsprämien zu kürzen. Wenn Sie also ein Auto mieten, können Sie überhaupt keine Steuern zahlen (der Steuerbetrag übersteigt wahrscheinlich nicht die gezahlten Beiträge), und es ist völlig legal. Und der Großteil der eingezahlten Beiträge fließt in Ihre zukünftige Rente.

Wichtig: Der Status eines einzelnen Unternehmers und das vereinfachte Steuersystem befreien den Unternehmer nicht von der Zahlung der Transportsteuer. Bezahlt werden muss es sowieso. Aber Grundsteuer muss in diesem Fall nicht bezahlt werden.

Ein Beispiel dafür, wie ein einzelner Unternehmer die Einnahmen aus der Anmietung eines Autos steigert

Stellen wir uns vor, Ivan hat sein Auto für 100.000 Rubel im Monat an Romashka LLC gemietet, bei der er Angestellter ist. Gleichzeitig kümmert sich das Unternehmen um die laufenden und größeren Reparaturen des Autos sowie um die Bezahlung von Kraft- und Schmierstoffen und anderen Verbrauchsmaterialien.

Ohne die Registrierung eines einzelnen Unternehmers würde ein Mitarbeiter nur 1.044.000 Rubel pro Jahr erh alten. Der Arbeitgeber, der als Ivans Steuerbevollmächtigter fungiert, würde unabhängig von diesem Betrag 13 % der persönlichen Einkommenssteuer einbeh alten. Gleichzeitig wurde ein IP zum vereinfachten Steuersystem ausgestellt"Einkommen", Ivan würde die folgenden Steuern zahlen:

• Versicherungsbeiträge an die Pensionskasse: 32385 + 1% × (100.000 × 12 - 300.000)=41385 Rubel;
• Krankenkassenbeiträge: 5840 Rubel;
• USN 6%: 100.000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 Rubel.

Demnach betrug sein Nettoeinkommen 100.000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1.128.000 Rubel. Außerdem wären 41.385 Rubel in die zukünftige Rente von Ivan und nicht in die Staatskasse geflossen. Somit würde sich die Steuerersparnis auf 125.385 Rubel pro Jahr belaufen. Oder etwas mehr als 10.000 Rubel im Monat.

Außerdem zahlt Ivan im ersten Fall sofort die persönliche Einkommenssteuer. Tatsächlich sieht er dieses Geld nicht einmal - der Arbeitgeber überweist die Steuer für ihn. Im zweiten erhält Ivan den gesamten Betrag „in seinen Händen“. Und dann zahlt er Steuern. Außerdem kann er sie unterjährig nach Belieben verteilen - Hauptsache bis zum 31.12. alles bezahlen.

Die Möglichkeit, den Zeitpunkt der Steuerzahlungen zu verw alten, bietet einen erheblichen Vorteil. Angenommen, Ivan beschließt, die Steuerlast gleichmäßig zu verteilen und den fälligen Betrag jedes Quartal zu zahlen.

So kann er zusätzlich folgende Beträge freigeben:

• Januar - 100.000 × 13%=13.000 Rubel;
• Februar - 100.000 × 13 % +13.000=26.000 Rubel;
• März - 100.000 × 13 % + 13.000 + 13.000=39.000 Rubel.

Bis Ende März kann er dieses Geld nach Belieben verwenden. Und erst dann die entsprechende Zahlung für Versicherungsprämien zahlen, wodurch sich die Vorauszahlung nach dem vereinfachten Steuersystem "Einkommen" verringert.

EinAuf den ersten Blick scheinen die Beträge klein zu sein. Aber wenn Ivan sein Einkommen um das 10-fache erhöht – mehrere Autos vermietet oder Leasing statt Miete wählt, werden die Einsparungen beeindruckend.

Wie kann ein Unternehmen Steuern sparen?

Wenn das Unternehmen auf dem DOS (allgemeines Steuersystem) oder dem vereinfachten Steuersystem "Einkommen minus Ausgaben" (eine der Arten des vereinfachten Steuersystems) ist, dann die Kosten für die Anmietung eines Autos, die Bereitstellung von Transportdiensten oder Die Zahlung einer Abfindung im Rahmen eines Arbeitsvertrags kann zur Verringerung der Steuerbemessungsgrundlage berücksichtigt werden. Allerdings ist im letzteren Fall bei Autos der Abzugsbetrag gesetzlich begrenzt.

Bei der Anmietung eines Autos über DOS wird nicht nur die Miete verrechnet, sondern auch:

• Kraft- und Schmierstoffe und andere Verbrauchsmaterialien;
• Wartung und Überholung von Autos;
• Wartung, Waschen, Parkgebühren und Parkplätze;
• Versicherung;
• Fahrerlöhne.

Darüber hinaus werden nur nachgewiesene Ausgaben als abzugsfähige Ausgaben anerkannt. Gleichzeitig müssen sie wirtschaftlich gerechtfertigt sein.

Wichtig: Das Unternehmen ist nicht Eigentümer des Mietwagens und daher nicht verpflichtet, Grund- und Transportsteuern zu zahlen.

Unternehmen verdienen in der Regel mehr als Mietwagenkosten. Dementsprechend können durch die Senkung der Einkommensteuer alle tatsächlich entstandenen Kosten mehr als kompensiert werden.

Zusammenfassen

Artikel 188 des Arbeitsgesetzbuches verpflichtet den ArbeitgeberEntschädigen Sie den Mitarbeiter für die Nutzung des persönlichen Transportmittels für dienstliche Zwecke. Bei vermeintlich gelegentlicher Nutzung genügt es, eine entsprechende Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag abzuschließen und die Meldung fristgerecht einzureichen.

Wenn jedoch ein Mitarbeiter ohne die Nutzung des persönlichen Transportmittels seine Aufgaben nicht erfüllen kann und gezwungen ist, sein Auto ständig für geschäftliche Zwecke zu nutzen, wird diese Entschädigung den größten Teil der tatsächlich anfallenden Kosten nicht decken können. Geht das nur zu Lasten des Unternehmensgewinns? Die Organisation kann eine solche Entschädigung zur Reduzierung der Einkommenssteuer nur in dem gesetzlich festgelegten Betrag verwenden, der nicht einmal ein Zehntel der tatsächlichen Kosten abdeckt.

Dementsprechend ist diese Vorgehensweise weder für den Mitarbeiter noch für das Unternehmen von Vorteil. Und das alles wegen der Besonderheiten der Besteuerung: Ein Arbeitnehmer zahlt als Privatperson zu viel persönliche Einkommensteuer, und das Unternehmen kann die Steuern nicht richtig optimieren. Es ist für beide Parteien viel rentabler, einen Mietvertrag oder die Bereitstellung von Transportdiensten abzuschließen (wenn andere Passagiere oder Fracht transportiert werden sollen).

Nur in diesem Fall muss der Mitarbeiter eine IP ausstellen - das Verfahren ist nicht kompliziert und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch. Einige Leute denken, dass sie als Einzelunternehmer nicht als Privatperson arbeiten können. Tatsächlich ist es jedoch möglich - das Gesetz verbietet es nicht.