Büroleiter. Amtliche Verpflichtungen

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

In der Position des "Office Managers" sehen die meisten Arbeitgeber einen Mitarbeiter, der ein ziemlich breites Aufgabenspektrum erfüllt. Der Zweck der Aufnahme dieser Einheit in die Personalliste besteht darin, den reibungslosen Betrieb des Amtes oder sogar mehrerer dafür zuständiger Dienststellen zu gewährleisten. Wenn Sie keine gewöhnliche Sekretärin brauchen, die Anrufe entgegennimmt, Post und Besucher empfängt, dann ist natürlich ein Büroleiter eine Führungskraft, da dieser Mitarbeiter bestimmte Befugnisse und Befugnisse benötigt. Ohne diese kann er die ihm übertragenen Aufgaben nicht effektiv erfüllen.

Der Aufgabenkatalog eines Büroleiters sollte im Rahmen seiner Hauptaufgabe mindestens fünf Bereiche umfassen. Gleichzeitig sollte verstanden werden, dass das Büro kein Raum ist, in dem der Chef sitzt, sondern ein Ort, an dem noch Verw altungs- und Managementfunktionen ausgeführt werden. Das bedeutet, dass ihre Qualität und Fristen davon abhängen, wie die Arbeit des Büroleiters aufgebaut wird.

Führungsverantwortung. Dazu gehören Büroplanung, Organisationsstruktur, Mitarbeiterführung, Unternehmenskultur, Richtlinienentwicklung. Kommunikation mit Gegenparteien und Kontrolle über deren Einh altung.

Verw altungsfunktionen. Sie umfassen die Organisation der Büroarbeit, die Herstellung von Beziehungen zwischen Diensten, die Verteilung von Büroräumen unter den Mitarbeitern.

Haush altspflichten. Der Büroleiter muss den Einkauf von Bürogeräten, Schreibwaren, Verbrauchsmaterialien und Haush altsgeräten organisieren. Darüber hinaus muss er für die Büroreinigung, die Wartung der Büroausstattung, die pünktliche Zahlung von Stromrechnungen, Miete usw. sorgen.

Kontrollpflichten. Dieser Tätigkeitsbereich umfasst die Durchführung von Audits, Revisionen, Bestandsaufnahmen von Sachwerten, Dokumentationen.

Melden. Sie beinh alten die Erstellung von Berichtsunterlagen (Informationen) für den Manager.

Abhängig von der Größe der Organisation kann dieser Mitarbeiter eine einzelne Führungskraft mit Führungsbefugnissen (für kleine Unternehmen) oder eine ganze Abteilung leiten. Gleichzeitig sollte der Leiter der Organisation verstehen, dass der Wunsch, Mitarbeiter zu verallgemeinern und Dinge, die in die Zuständigkeit anderer Dienste fallen, in ihre Aufgaben einzubeziehen, nicht immer gerechtfertigt ist. Einen solchen Mitarbeiter sollten Sie beispielsweise nicht mit Buchh altung, Personalverw altung etc. belasten. Ein solches Mischen wirkt sich normalerweise negativ auf die Qualität der Arbeit aus. Der Grund dafür liegt in der Tatsache, dass diese Verantwortlichkeiten viel umfassender sind als die Verantwortlichkeiten für die Aufrechterh altung des Amtes, sie durchdringen die gesamte Organisation als Ganzes. Daher muss beim Schreiben eines Lebenslaufs ein Büroleiter tunsich auf Berufserfahrung und Fähigkeiten in den oben genannten fünf Tätigkeitsbereichen konzentrieren, anstatt sie in ein zu breites Spektrum von Aufgaben zu schmieren, die oft nichts mit dem Betrieb des Büros zu tun haben. Gleichzeitig sollte ein Arbeitgeber, der einen qualifizierten Mitarbeiter in diesem Bereich sucht, nicht vergessen, warum er diesen Mitarbeiter braucht, und keine überflüssigen Anforderungen stellen, die nichts mit der Hauptfunktion zu tun haben.