2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23
Dokumentation bezieht sich auf die Aufzeichnung von Informationen gemäß den geregelten Regeln, dh das Verfahren zur Verarbeitung von Dokumenten in besonderer Weise. Da der Prozess der Datenerfassung auf verschiedene Weise durchgeführt werden kann, sind die Dokumente in der Praxis der Managementtätigkeiten sehr unterschiedlich - handschriftliches, grafisches, typografisches, Foto- und Videomaterial.
Die Dokumentation der Managementtätigkeit ist ein geregeltes Verfahren, das ihr Rechtsverbindlichkeit garantiert - eine Qualität, die in der aktuellen Gesetzgebung steht.
Heute werden verschiedene Dokumentationsmittel verwendet: von einfachen (wie Bleistifte und gewöhnliche Kugelschreiber) bis hin zu komplexeren elektromechanischen (dazu gehören Tonbandgerät, Videokamera, Phonogerät usw.) und automatisierten, Computer. Dokumentationsmethoden hängen auch von den verwendeten Mitteln ab. Es kann Text, Elektronik, Film und Foto sein.
Management-Aktivitäten verwenden normalerweise Textdokumente, die von Hand geschrieben oder auf einem Computer erstellt wurden. Deshalbsie werden als Verw altungsdatensätze bezeichnet.
Dokumentation ist immer die Fixierung einer Information auf einem bestimmten Träger, mit speziellen Details, durch die dieser dann identifiziert wird. Die Dokumentation von Managementaktivitäten schafft die Mittel und Gründe, um die Aktivitäten sowohl eines einzelnen Beamten als auch die finanziellen oder organisatorischen Aktivitäten des gesamten Unternehmens zu regulieren.
Dokumentation kann sich in Funktion, Zweck, Inh alt, Geheimh altungsgrad und Verfügbarkeit von Informationen unterscheiden. Adressierungsfaktoren ermöglichen eine Einteilung in organisationsübergreifend und extern. Die erste, die nicht über eine Institution oder Organisation hinausgeht und zwischen ihren Teilnehmern durchgeführt wird, wird Dienst genannt. Die zweite – externe Dokumentation – wird zwischen Organisationen verschiedener Art durchgeführt, einzelnen Beamten, die einander nicht direkt unterstellt sind.
Die technische Dokumentation erfolgt nach etablierten Standards, die für jede Art von Dokument unterschiedlich sind. Dies ist für jede Managementtätigkeit besonders wichtig, da auf diese Weise eine Dokumentation Rechtskraft erlangt, die als sicherster Beweis für die Authentizität der darin enth altenen Informationen dient.
Die Dokumentation von Managementtätigkeiten erlegt den Beamten oder Leitungsorganen, die sie durchführen, besondere Verantwortlichkeiten auf. Also, bei der Erstellung sind keine amtlichen Dokumente zu beachtenaktuelle gesetzliche Normen, Registrierungsregeln, die landesweit gelten. Darüber hinaus müssen jedem Dokument rechtlich bedeutsame Angaben zur Organisation beigefügt sein: Name und Decodierung, Unterschriften und Siegel der Geschäftsführung oder einer bestimmten Abteilung des Unternehmens, Erstellungsdatum und Nummer im Registrierungsbuch, Genehmigungsstempel, usw. Schließlich sollte die Dokumentation der Managementaktivitäten Dokumente ausschließlich in ihrer eigenen Zuständigkeit herausgeben.
Dokumente unterscheiden sich im Grad der Authentizität. Entwürfe oder Kopien der Hauptdokumentation enth alten nur bestimmte Texte und haben nicht die gleiche Rechtskraft wie die Originale. Als authentisches Dokument gilt dasjenige, das die Informationen und die oben genannten Einzelheiten enthält, die seine Gültigkeit und Echtheit bestätigen.
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