Elektronisches Dokumentenmanagement zwischen Organisationen: Wie funktioniert es?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Electronic Document Management (EDM) ist ein schneller Weg zum Austausch von Informationen auf der Grundlage der Verwendung elektronischer Dokumente mit virtuellen Signaturen. Es hat sich in den entwickelten Ländern der Welt seit langem als effektives Instrument für das operative Geschäft einen Namen gemacht.

Essenz

Elektronische Dokumentenverw altung zwischen Organisationen ist eine Reihe von Prozessen zum Erstellen, Verarbeiten, Senden, Übertragen, Empfangen, Speichern, Verwenden und Vernichten von Dokumenten. All diese Prozesse werden nach Überprüfung der Integrität und Bestätigung des Dokumenteneingangs durchgeführt.

Die Regeln für die Umsetzung des Dokumentenflusses zwischen juristischen Personen werden von den Parteien vereinbart. Der Informationsaustausch erfolgt über Telekommunikationsmittel, Dokumente werden auf elektronischen Medien gespeichert. Die Aufbewahrungsfrist für Buchh altungsinformationen sollte die gesetzlich festgelegte nicht überschreiten.

Organisationenuntereinander können formelle und informelle Dokumente mit Unterschriften der Teilnehmer austauschen. Im Bereich der unternehmerischen Tätigkeit können dies sein: Rechnungen, Vereinbarungen, Rechnungen, Verträge, Vereinbarungen, Bestellungen, Mitteilungen, Vollmachten etc. Informationen können in Form von Text-, Tabellen- und Grafikdateien übermittelt werden.

Der Zweck der EDI-Implementierung

Voraussetzungen für die Einführung von EDI können sein:

• Reduktion von Routinearbeiten;
• Dokumentenverlust reduzieren;
• "transparentes" Arbeiten mit Dokumenten;
• Verbesserung der Leistungsdisziplin - rechtzeitige Bereitstellung von Dokumenten usw.

Zu den quantitativen Zielen gehören:

• Reduzieren Sie die Dokumentenverarbeitungszeit um das 10-fache.
• Bürokosten halbieren.

Elektronisches Dokumentenmanagement zwischen Organisationen: So funktioniert es

In Übereinstimmung mit den nationalen Rechtsvorschriften erfolgt die elektronische Dokumentenverw altung zwischen Organisationen im Einvernehmen zwischen den beiden Parteien. Für den Datenaustausch ist es erforderlich, dass alle Teilnehmer mit den Geräten eines Betreibers verbunden sind. Als nächstes muss der Benutzer eine Anfrage senden, um der Liste der Gegenparteien hinzugefügt zu werden. Nach Bestätigung der Anfrage können die Systemteilnehmer Daten austauschen.

Das EDI-Modul muss folgende Funktionen ausführen:

• Gegenparteien zum Datenaustausch einladen.
• Adressbuch erstellen.
• In Buchh altungssoftware integrieren,zum Beispiel 1С.
• Dokumentation signieren und verschlüsseln.
• Korrespondenz strukturieren.
• E-Mail-Status verfolgen.

Elektronisches Dokumentenmanagement zwischen Organisationen erfolgt mit Hilfe von Zertifikaten. Die Verbindung zum Server und die Authentifizierung erfolgen über ein persönliches digitales Zertifikat. Ein EDS wird jedem Benutzer des Systems ausgestellt, auf einem elektronischen Token-Träger gespeichert und durch einen PIN-Code geschützt. Der Benutzer muss sein Login und Passwort für das persönliche Konto eingeben. Erst danach hat er Zugriff auf seine Dokumente.

Jeder an das System angeschlossene Mitarbeiter der Organisation kann den Austauschprozess initiieren. Bevor das Dokument an die Gegenpartei gesendet wird, muss es in der digitalen Signatur signiert werden. Dieser Vorgang wird mit dem Programm Cryptopro durchgeführt. Das Dokument wird per EDI versendet. Ein Mitarbeiter der Gegenpartei erhält eine Benachrichtigung über den Eingang eines neuen Dokuments. Wenn er es akzeptiert, dann setzt er auch ein EDS. Wenn Sie Änderungen am Dokument vornehmen müssen, wird eine neue elektronische Version erstellt. Nach Abschluss der Bearbeitung müssen Sie alle Änderungen mit dem EDS speichern. Dann wird das Dokument mit der Änderung an die Gegenpartei gesendet. Bei Bedarf erfolgt eine elektronische Koordinierung der Informationen.

Wenn Sie erneut Änderungen vornehmen müssen, wird der gesamte Vorgang erneut wiederholt. Wenn es keine Beschwerden über die neue Version gibt, wird das Dokument respektiert. Das endgültige Muster gilt als mit zwei digitalen Signaturen signiert. Alle Versionen des Dokuments werden auf dem Server gespeichert und können angezeigt werden. Sobald die Probe den Status „gültig“erhält, ändern Sie dieDokument wird nicht funktionieren. Gestörte Verträge erh alten den Status „Gekündigt“. So wird elektronisches Dokumentenmanagement zwischen Organisationen durchgeführt.

Ausrüstung

Was wird für das elektronische Dokumentenmanagement zwischen Organisationen benötigt? Zunächst müssen Sie einen Telekommunikationsanbieter auswählen und eine spezielle Software für den Informationsaustausch installieren. Zweitens muss mit jeder Gegenpartei, mit der die Organisation elektronische Korrespondenz führen möchte, eine "Vereinbarung über den Austausch elektronischer Dokumente" abgeschlossen werden.

Außerdem muss ein EDI-Server installiert werden, auf dem alle Dokumente gespeichert werden. Dies kann sowohl Client-Equipment als auch „Cloud“-Speicher sein. Der Zugriff auf Systemdaten von außen erfolgt über eine Anwendung, die auf den Geräten der Mitarbeiter der Organisation installiert ist. Die Interaktion von Computern mit dem Server erfolgt über das HTTP-Protokoll mit zusätzlicher Verschlüsselung SSL 128. Der Zugriff auf Dokumente erfolgt nur über die Anwendungsschnittstelle und nach erfolgreicher Authentifizierung.

EDF-Projekt

Ein Prozessautomatisierungsprojekt kann zwischen einigen Monaten und einigen Jahren dauern. Der Begriff hängt direkt von der Anzahl der zu automatisierenden Prozesse, den Ressourcen und den finanziellen Möglichkeiten der Organisation ab. Ein kurzes Schema zur Einführung von EDI sieht wie folgt aus:

• Arbeitsgruppe erstellen.
• Formulierung von Zielen, Terminen und Projektbudget.
• Bestehende Prozesse untersuchen.
• Aufgaben entwickeln.
• AuswählenEDI-Systeme.
• Unterzeichnung einer Vereinbarung über die Umsetzung des EDS.
• Genehmigung der Betriebsordnung.
• Systemverzeichnisse füllen.
• Mitarbeiterschulung.
• Vorläufige Tests.
• Erlass eines Beschlusses zur Einführung von EDS.
• Refining-Software und Betriebsverfahren.
• Ein Pilotprojekt starten.
• Vollständiger Übergang zu EDI.

Fehler bei der EDI-Implementierung

Bei der Automatisierung von Dokumenten sollte besonderes Augenmerk auf Prozesse gelegt werden, bei denen das Vorhandensein von Papier gesetzlich vorgeschrieben ist. Sie können ein Papierdokument nicht elektronisch vervielfältigen. Dies verlangsamt den Arbeitsprozess erheblich und führt zu einer negativen Einstellung gegenüber dem gesamten Automatisierungsprozess. Niemand zahlt extra für doppelte Arbeit.

Im Prozess der Implementierung ist es notwendig, ein neues Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten zu entwickeln, Mitarbeiter zu schulen und erst danach mit der vollständigen Implementierung zu beginnen. Dies kann nur erreicht werden, wenn den Mitarbeitern die Vorteile des Einsatzes neuer Technologien vermittelt werden.

Ein weiterer beliebter Fehler ist ein schwaches Studium der Anforderungen für das EDMS. Wenn Benutzer in einem unkonfigurierten System arbeiten müssen, unterscheidet sich der EDI-Prozess von dem in der Organisation.

Elektronische Dokumentenverw altung zwischen Organisationen: Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Reduzierung der Kosten für den Versand von Originaldokumenten per Post.
• Speicherplatz sparen für Dokumentation. Es wird alles elektronisch gespeichert.
• Einfach zu bedienen. Das Dokument wird von einem Arbeitsplatz gesendet. Eine Schnellsuche nach einem Dokument erfolgt nach Status (gesendet, empfangen, angenommen, etc.).
• Sofortige Lieferung. Alle gesendeten Informationen kommen innerhalb weniger Sekunden beim Adressaten an.
• Ein Dokument kann nicht verloren gehen, bis seine Aufbewahrungsfrist im System abgelaufen ist.

Fehler:

• Um das Gerät zu nutzen, müssen Sie eine Lizenz erwerben, die viel Geld kostet.
• Meistens können Daten nur zwischen Mitgliedern desselben Systems ausgetauscht werden.
• Die elektronische Dokumentenverw altung zwischen Organisationen in 1C oder unter Verwendung anderer Software unterscheidet sich von dem zuvor verwendeten Schema. Mit der Einführung des neuen Algorithmus werden alle Mitarbeiter Fragen zur Arbeitsführung haben.
• Technische Ausstattung. Vor der Einführung von EDI muss die Organisation Ausrüstung kaufen und Mitarbeiter schulen, um das neue System zu verw alten.
• EDI wird mit einem EDS durchgeführt, dessen Gültigkeit 1 Jahr beträgt. Zertifikate müssen zeitnah nachverfolgt und aktualisiert werden. Es ist auch notwendig, die Gültigkeitsdauer von Kontrahentenzertifikaten zu kontrollieren, um Probleme mit der Steuer zu vermeiden.

Gesetzliche Regelung

Welche Vorschriften regeln das elektronische Dokumentenmanagement zwischen Organisationen? Die Gesetzgebung der Russischen Föderation umfasst das Bundesgesetz Nr. 63 „Über die elektronische Signatur“. Die Regeln für die Übermittlung von Dokumenten an den Bundessteuerdienst sind in der Verordnung des Finanzministeriums Nr. MMV-7-2 / 168 festgelegt. EDOzwischen Organisationen wird auf der Grundlage der Anordnung des Finanzministeriums Nr. 50n durchgeführt. Die Regeln für den Austausch von primären Buchh altungsunterlagen in elektronischer Form sind in der Anordnung des Föderalen Steuerdienstes Nr. ММВ-7-6/36@ vorgeschrieben. Alle EDI-Betreiber müssen sich bei ihrer Tätigkeit an die Anordnung des Föderalen Steuerdienstes Nr. ММВ-7-6/253@. h alten.

SBIS

Elektronisches Dokumentenmanagement zwischen SBIS-Organisationen bietet Kunden die folgenden Vorteile:

• Sie können Dokumente an jede Organisation senden, die auf dem Territorium der Russischen Föderation registriert ist. Wenn die Gegenpartei kein Mitglied des SBIS-Systems ist, kontaktiert ein Mitarbeiter des Unternehmens einfach den Vertreter der Organisation und sendet Einladungen zur Teilnahme am System an seine E-Mail-Adresse. Unmittelbar nach der Bestätigung der Anfrage erfolgt der Informationsaustausch zwischen den Teilnehmern ohne Zwischenhändler.
• Sie müssen keine Software auf Ihrem Computer installieren. Es reicht aus, eine aktuelle Version des Browsers und Zugang zum Internet zu haben.
• Du brauchst kein spezielles Programm, um mit Daten zu arbeiten. Wenn der Bericht zunächst in einer Drittanbietersoftware erstellt wird, z. B. 1C, können Sie die Datenintegration mit dem VLIS-System einrichten.
• Typisches Dokumentenformular nicht installiert. Sie können Text, Tabellen, Bilder und mehr senden.

SKB "Kontur"

Einer der ersten Softwareentwickler in Russland liefert auch Geräte für die elektronische Dokumentenverw altung zwischen Organisationen. „Kontur“hat das Diadoc-System entwickelt, mit dessen Hilfe der Austausch elektronischer Dokumente erfolgt. Ein Merkmal des Systems besteht darin, dass der Zugriff auf Daten im Ausland erlangt werden kann. Das Unternehmen hat speziell dafür Roaming-Tarife entwickelt. Wenn Sie möchten, können Sie über die API auf die Daten zugreifen.

Was brauchen Sie?

Um EDI zu verbinden, muss eine Organisation kaufen:

• lizenzierte Software;
• Server;
• Ausrüstungs-Upgrade durchführen;
• Zugpersonal;
• EDMS einrichten und integrieren, um mit internen Anwendungen zu arbeiten.

Müssen solche Investitionen getätigt werden, um das elektronische Dokumentenmanagement zwischen der Organisation zu verbinden? Die Einbeziehung in die Kosten für Beratungen zum technischen Support, EDMS und Software-Updates ist die zweite Investitionsstufe. Diese Kosten müssen monatlich bezahlt werden.

Schlussfolgerung

Der Papierworkflow wird durch den elektronischen ersetzt. Es reduziert nicht nur die Prozesskosten der Organisation, sondern steigert auch die Effizienz des Unternehmens als Ganzes. Damit EDI erfolgreich funktioniert, ist es notwendig, die Ziele der Systemimplementierung klar zu formulieren und die Geräte richtig zu konfigurieren.