Berufsbild Bürokaufmann/-frau mit Sekretariatsfunktion: Merkmale und Anforderungen

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Auch mit einer kleinen Belegschaft, zu der nur der Firmenchef und seine Mitarbeiter gehören, braucht es einen verantwortungsvollen Mitarbeiter, der als organisierende Kraft in der Lage ist, den Arbeitsprozess zu lenken und zu kontrollieren - dieser Gedanke bestimmt den Text der Stellenbeschreibung des Büroleiters.

Diese Position erfordert, dass der Bewerber über eine Reihe spezifischer Fähigkeiten und eine relevante Ausbildung sowie die Fähigkeit verfügt, mit Menschen umzugehen. Die Liste der Anforderungen ist jedoch nicht darauf beschränkt.

Stellenbeschreibung

Bereits in der Phase der Bewerbung um eine Stelle kann sich ein Kandidat mit dem normativen Gesetz vertraut machen, das seine Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten im Unternehmen regelt. Ein solches Dokument wird als Stellenbeschreibung bezeichnet. Es besteht aus fünf Hauptabschnitten:

1. Allgemeine Bestimmungen. Sie enth alten alle organisatorischen Informationen: den Namen des Unternehmens, die Position und die Struktureinheit, zu der es gehört. Es gibt auch die Unterordnung, das Verfahren zur Stellenbesetzung und Entlassung sowie die Anforderungen an Bildung und Erziehung anQualifikationen.
2. Verantwortlichkeiten. Dieser Abschnitt enthält eine Liste der Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters sowie Möglichkeiten, diese umzusetzen.
3. Die Rechte eines Arbeitnehmers, also alle zusätzlichen Möglichkeiten, die zu einer effektiven Aufgabenerfüllung beitragen.
4. Verantwortung. Gemäß diesem Abschnitt trifft das Management Entscheidungen über Leistungsbeurteilung, Beförderung oder Bestrafung.
5. Beziehungen. Dieser Abschnitt regelt die gesamte Kommunikation mit externen und internen Abteilungen, die ein Mitarbeiter im Rahmen der Ausübung seiner Funktion haben kann.

Grundsätze zur Erstellung einer Stellenbeschreibung

Die normative Grundlage für die Erstellung solcher Dokumente ist das Qualifikationsverzeichnis für die Positionen von Führungskräften, Spezialisten und sonstigen Mitarbeitern (1998). Bei seiner Entwicklung wurde der Beschreibung der Position und den Bedingungen, unter denen der Mitarbeiter seine Aufgaben erfüllen kann, große Aufmerksamkeit geschenkt. Die Einzelheiten der Arbeit sind im Titel des Dokuments enth alten, z. B. "Berufsbeschreibung der Sekretärin" (Büroleiterin oder Hauptbuchh alterin).

Außerdem sollten, wenn es zwei Positionen mit demselben Titel, aber unterschiedlichen Aufgaben gibt, unterschiedliche Dokumente erstellt werden, um diese Unterschiede widerzuspiegeln. Die Stellenbeschreibungen des Büroleiters des Personalreferenten weisen gewisse Unterschiede zu der gleichen Regelung für die Sekretärin auf.

Anforderungen an einen Büroleiter

Ein Kandidat für die Position muss auf die eine oder andere Weise mit Menschen umgehen. Dies können nur wenige Personen in einem kleinen Unternehmen oder die gesamte Verw altung in einem großen Unternehmen sein. Natürlich,Der Bewerber muss ein sicherer PC-Benutzer sein und mit anderen Bürogeräten (Scanner, Drucker oder Fax) arbeiten können. Ein Büroleiter ist oft ein Repräsentant eines Unternehmens, daher sind eine gute Rede und die Fähigkeit, Geschäftsbriefe zu verfassen, Voraussetzung. Sehr oft verlangen Unternehmen von diesen Mitarbeitern, dass sie die Grundlagen der Büroarbeit und des Arbeitsrechts kennen. Kenntnisse in mindestens einer Fremdsprache sind nach wie vor wünschenswert, aber bei der Bewerbung für ein großes Unternehmen gehören sie bereits zu den zwingenden Voraussetzungen.

In einigen Fällen muss der Büroleiter seine Aufgaben mit den Funktionen anderer Mitarbeiter kombinieren. Dies führt zu einer Erhöhung der erforderlichen Fähigkeiten. Ein Büroleiter mit den Funktionen eines Buchh alters muss also über die entsprechende Ausbildung und eigene Spezialprogramme verfügen.

Hauptverantwortlichkeiten

Eine typische Stellenbeschreibung eines Büroleiters mit Sekretariatsfunktionen umfasst die folgenden Punkte:

• E-Mail bearbeiten, sowohl ein- als auch ausgehend; ihre Umverteilung innerhalb des Unternehmens;
• Kontrolle über den Zeitpunkt der Erfüllung von Verpflichtungen aus Verträgen und Vereinbarungen;
• ausgehende und eingehende Anrufe tätigen;
• Arbeit mit Kunden und Vertretern von Partnerunternehmen;
• Überwachung der Verfügbarkeit von benötigtem Schreibmaterial;
• Bürogeräte in betriebsfähigem Zustand h alten und Spezialisten im Falle einer Störung rufen;
• Zeitverteilung innerhalb des Arbeitszeitplans (in manchenFälle und für den Anführer);
• Organisation von notwendigen Veranst altungen (Meetings, Konferenzen, Geschäftsreisen, Firmenfeiern);
• Sitzungsprotokolle;
• Aktualisierung und Hinzufügen neuer Inh alte zur Unternehmenswebsite.

Diese Liste enthält nur die Grundvoraussetzungen. Weitere Posten können gemäß den Besonderheiten des abzuschließenden Arbeitsvertrags hinzugefügt werden. Die Stellenbeschreibung eines Büroleiters mit den Funktionen eines Personalreferenten z. B. weist den Mitarbeiter an, alle Meldeunterlagen zu führen und zeitnah bereitzustellen oder den Leiter der Personalabteilung im Falle seiner Abwesenheit zu vertreten.

Zusätzliche Verantwortlichkeiten

Neben den Grundfunktionen enthält das Berufsbild des/der Bürokaufmann/-frau eine Liste mit verschiedenen Aufgaben, die je nach Tätigkeit des Unternehmens variieren können. Einem Büroleiter kann befohlen werden, mit Verw altungsbehörden zusammenzuarbeiten, d. h. die Erlaubnis zum Handel zu erh alten, eine Niederlassung eines Unternehmens oder einer Tochtergesellschaft zu eröffnen usw.

Eine der verantwortungsvollsten Aufgaben ist die tatsächliche Führung des Unternehmens in Abwesenheit seines Direktors. Dies ist natürlich nur möglich, wenn sich der Mitarbeiter als verantwortungsvolle und zuverlässige Person etabliert hat, auf die man sich verlassen kann. Darüber hinaus enthält die Stellenbeschreibung eines Büroleiters häufig eine Klausel zur Erteilung einer Generalvollmacht. Ein solches Dokument kannerforderlich, um z. B. E-Mails von hoher Wichtigkeit zu erh alten.

Informelle Anforderungen

Große Unternehmen erlauben Kandidaten für diese Position in der Regel, sich im Voraus mit einer beispielhaften Stellenbeschreibung eines Büroleiters vertraut zu machen, damit sie die Liste der Anforderungen und Verantwortlichkeiten vollständig kennen.

Aber selbst mit solchen Befugnissen muss der Bewerber verstehen, dass er einer der vielen Mitarbeiter des Unternehmens bleibt. Dabei sollte man nicht vergessen, was in der Stellenbeschreibung nicht steht. Ein Büroleiter mit Sekretariatsfunktionen muss ein zeitsensibler Mensch sein, um diese bedarfsgerecht verteilen zu können.

Workflow-Aufgaben

Die wichtigste Voraussetzung für seine Arbeit ist Effizienz, daher ist eine Person in einer solchen Position verpflichtet, Büromaterialien sparsam auszugeben und den Stromverbrauch zu kontrollieren.

Für andere Mitarbeiter des Unternehmens ist der Büroleiter fast gleichberechtigt mit dem Leiter zuständig. Aus diesem Grund muss er sicherstellen, dass die Arbeitsbedingungen den anerkannten Hygienestandards und Sicherheitsregeln entsprechen. Schließlich erhält der Büroleiter bei der Erfüllung seiner direkten Aufgaben Zugang zu geheimen Unterlagen, daher ist eine der Anforderungen die Unterzeichnung einer Vereinbarung über die Geheimh altung von Geschäftsgeheimnissen oder anderen Informationen, die der Position des Unternehmens auf dem Markt schaden könnten.

Rechtes Büro-Manager

Natürlich gewährt die Erfüllung einer solchen Anzahl von Aufgaben dem Arbeitnehmer besondere Rechte. Sie sind auch in der Stellenbeschreibung des Büroleiters ausgeschrieben. Die Essenz einiger von ihnen, wie z. B. die Möglichkeit, auf vertrauliche Informationen zuzugreifen, ergibt sich direkt aus der Notwendigkeit, ihre beruflichen Pflichten zu erfüllen. Andere sind mit Machtprivilegien verbunden. Daher hat der Büroleiter das Recht, von den übrigen Mitarbeitern zu verlangen, dass sie die Fehler, die sie durch Fahrlässigkeit in den Produktionsdokumenten gemacht haben, korrigieren, die Höhe der Ermutigung für sie festlegen oder Strafen für fahrlässige anwenden.

Oft ist der Office Manager das Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Diese Position ermöglicht es ihm, sich um bessere Arbeitsbedingungen zu bemühen und gemeinsame Wünsche zur Verbesserung der Arbeitsqualität sowohl einer einzelnen Abteilung als auch des Unternehmens als Ganzes vorzubringen.

Merkmale des Berufsbildes des/der Kaufmännischen Leiter/in der Verkaufsabteilung

Bürokaufleute sind in großen und kleinen Unternehmen schon lange nicht mehr wegzudenken, daher braucht es einige besondere Fähigkeiten, um eine solche Vakanz zu besetzen. Ein häufiger Fall liegt vor, wenn im selben Unternehmen mehrere Büroleiter mit Sonderfunktionen tätig sind, denen ein Vorgesetzter vorsteht. Ihre Stellenbeschreibungen sind im Wesentlichen gleich, unterscheiden sich aber in einer zusätzlichen Reihe von Funktionen.

Wenn also ein Büroleiter in der Vertriebsabteilung arbeitet, kann seine Stellenbeschreibung Elemente enth alten wie:

• Suche nach neuen Verkaufsstellen;
• Verfolgung von Veränderungen in der Nachfragestruktur;
• Vorbereitung von Berichtsdokumenten über perfekte Verkäufe;
• direkte Zusammenarbeit mit dem Kunden, um Bestellungen und deren anschließende Bearbeitung zu erh alten;
• Bemühungen, Kunden über mögliche Sortimentsänderungen und Neuberechnung der Preise zu informieren;
• organisiere notwendige Treffen;
• Unterzeichnung von Verträgen über die Lieferung von Waren.

Weitere Anforderungen können sich auf die Besonderheiten der vom Unternehmen angebotenen Waren beziehen. Wenn das Unternehmen am Verkauf und Kauf von Immobilien beteiligt ist, können die Aufgaben eines Büroleiters die Erstellung von Informationsbroschüren und die Ausführung spezifischer Dokumente umfassen.

Verantwortung des Büroleiters

Im Falle der Nichterfüllung seiner Pflichten, bei der Begehung von Straftaten, einschließlich der Preisgabe von Geschäftsgeheimnissen, oder anderen Handlungen, die das Ansehen des Unternehmens schädigen, haftet der Büroleiter gemäß den Normen des Verw altungs- und Zivilrechts und Strafgesetzbücher. Wenn der Organisation materieller Schaden zugefügt wurde, wird die Strafe gemäß den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs verhängt.