Ausgehende Korrespondenz: Registrierungsprotokolle, Abrechnung, Muster, Ausfüllvorschriften

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

In jedem Bereich der Volkswirtschaft gibt es Papierkram, der viele Funktionen umfasst. Darunter ist die Buchh altung für ein- und ausgehende Korrespondenz eine der wichtigsten. Es gibt kein einzelnes Unternehmen, das isoliert von anderen Organisationen funktioniert. Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten, Finanz- und anderen Institutionen ist obligatorisch. Daher kommt der Produktionsprozess nicht ohne Korrespondenz aus. Wer kümmert sich um die Registrierung ein- und ausgehender Briefe? Wie rechnet man sie richtig ab? Wer braucht es und warum? Wir werden diese Probleme in diesem Artikel berücksichtigen.

Kategorien der Korrespondenz. Merkmale der Ausgangsdokumentation

Es gibt sehr viele Formen und Arten von Dokumenten, aber sie fallen alle in nur zwei Hauptkategorien:

• Senden (Postausgang).
• Empfangen (Posteingang).

Sehen wir uns die Bedeutung der einzelnen Kategorien an.

Die so genannte ausgehende Korrespondenz kann an folgende Empfänger gesendet werden:

• Höhere Behörden.
• UntergebeneOrganisationen.
• Partnerunternehmen.
• Abteilungen, Werkstätten und andere Strukturbereiche des Unternehmens.

Welche Dokumente werden an übergeordnete Stellen übermittelt?

Praktisch jedes Unternehmen ist beliebigen Organisationen (Bezirks-, Ressort-, Regional- sowie Ministerien) unterstellt. Ausgehende Korrespondenz, die an diese Institutionen gesendet wird, kann Berichte, Berichte, Pläne für den Monat, das Quartal, das Jahr und Antworten auf Anfragen sein. Sie wird in der Regel auf zugelassenen Standardformularen oder auf gewöhnlichen Blättern mit Firmenlogo ausgestellt.

Dokumente für Downline-Organisationen

Nicht alle, aber viele Unternehmen kooperieren mit ihnen unterstellten Organisationen. Dies können Exekutivorgane, Zweigniederlassungen, kleine Firmen und andere sein. Bei der von ihm versandten Korrespondenz kann es sich um Weisungen, Anordnungen, Mitteilungen, Vorschriften, Anweisungen, Schulungsunterlagen handeln. Es wird auch auf Briefköpfen oder gewöhnlichen Blättern mit dem Firmenlogo ausgestellt. Darüber hinaus können Anweisungen und Schulungsmaterialien in Form von Broschüren und Handbüchern vorliegen, denen jedoch Anweisungen auf Standardformularen oder Begleitschreiben mit Siegel und Unterschrift beigefügt sein müssen. Falls nicht vorhanden, müssen die Handbücher und Prospekte selbst mit dem Siegel des entsendenden Unternehmens und den Unterschriften der verantwortlichen Personen versehen sein.

Dokumentation für Partnerfirmen

In der Regel sprechen wir in diesem Fall von Lieferanten, Distributoren und Kunden. Die Korrespondenz, die er sendet, sind Bestellungen, Mitteilungen vonWareneingang, Reklamationen, Werbebroschüren, Mitteilungen über Änderungen von Vertrags- oder Vertragsbedingungen, Geschäftsvorschläge.

Zu beachten ist, dass Werbematerialien, Preislisten, Glückwünsche, Einladungen zB zu einer Präsentation nicht angemeldet werden müssen.

Dokumentation innerhalb derselben Organisation

Diese Art der ausgehenden Korrespondenz findet in Unternehmen statt, in denen es 2 oder mehr Abteilungen, Werkstätten, Abteilungen gibt. In solchen Fällen erlässt die Leitung Anordnungen, Beschlüsse, Richtlinien, Weisungen und ähnliche Dokumente, die an Abteilungen und Werkstätten versandt werden. Dann ist diese Korrespondenz für Manager und Verw altung ausgehend und für eine Werkstatt oder Abteilung eingehend.

Designregeln für Zeitschriften

Egal wohin das Dokument gesendet wird, es muss verbucht werden. Dazu gibt es Protokolle zur Erfassung der ausgehenden Korrespondenz. In einer Zeit, als es Computer und Internet noch nicht gab, wurden solche Zeitschriften von Hand geführt. Sie könnten willkürlich sein. Ein gemeinsames Notizbuch, Buchh altungsbuch, Notizblock könnte verwendet werden. Am wichtigsten war, dass die Zeitschrift zusammengenähte Blätter hatte, damit sie nicht herausgerissen werden konnten. Außerdem mussten sie nummeriert werden. Auf der Titelseite der Zeitschrift ist das Datum angegeben, an dem sie begonnen wurde. Zuvor mussten die Seiten mit Fäden genäht und ihre Enden mit einem Blatt Papier versiegelt werden, auf dem das Siegel und die Unterschrift der verantwortlichen Person angebracht werden mussten. Auch auf diesem Blatt wurde die Gesamtzahl der nummerierten Seiten eingetragen. Korrekturen waren nicht erlaubt.

Jetzt wird die Heftung des Magazins mit Fäden gespeichert, wennRegistrierung besonders wichtiger Dokumente von finanziellem oder rechtlichem Wert.

Seiten in der Zeitschrift sind in den meisten Unternehmen nummeriert.

Wenn die letzte Zeile des Tagebuchs gefüllt ist, wird das Datum ihres Endes eingetragen. Es wird 3 bis 5 Jahre gelagert. Dies hängt von der Art der darin registrierten Korrespondenz ab. Als besonders wichtig gelten Gerichtsbeschlüsse, Finanzkonten, langfristige Verträge und dergleichen. Sie können über das Tagebuch erst verfügen, wenn alle darin aufgezeichneten Dokumente ihre Rechtskraft verloren haben.

Computerhilfe

Im Zeit alter der Computertechnologie ist es schwierig, einen Sachbearbeiter zu finden, der das Protokoll der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz von Hand verfolgt. Jetzt gibt es ein bestimmtes Programm, mit dem Sie Formulare drucken oder Aufzeichnungen auf einem Computer führen können. Um es zu verwenden, benötigen Sie:

• Computer mit MS Office, MS Excel Programmen.
• Drucker.
• Scanner.
• Computer-E-Mail.
• Ein Stempel wie dieser: „Eingang. Nr. _, "_" _20_" Es kann manuell eingegeben oder fertig gekauft werden.

Als nächstes müssen Sie in das Programm gehen, das erforderliche Formular herunterladen und damit arbeiten. Sie können das Formular ausdrucken, viele Fotokopien machen, sie nähen. Sie erh alten ein Tagebuch, in dem Sie handschriftliche Notizen machen müssen. Sie können nicht drucken, registrieren Sie sich direkt auf Ihrem Computer. In der Regel werden so Dokumente aufbewahrt, für die Sie nicht unterschreiben müssen.

Wie viele Zeitschriften brauchen Sie?

ÖfterInsgesamt führen die Unternehmen ein Protokoll der ausgehenden Korrespondenz. Einige Organisationen mit vielen Partnern und anderen Empfängern haben jedoch möglicherweise mehrere dieser Zeitschriften, z. B.:

• Zur Registrierung von an Dritte versandter Korrespondenz und von Dokumenten innerhalb des Unternehmens.
• Für Briefe an in- und ausländische Firmen.
• Für Dokumente, die für bestimmte Organisationen (z. B. die Zentrale, das Ministerium usw.) und alle anderen bestimmt sind. Dies dient der Bequemlichkeit der Dokumentenverw altung, aber jedes Journal wird nach einem einzigen Standard erstellt.

Darüber hinaus haben einige Organisationen separate Zeitschriften für jede Art von Dokumentation. Zum Beispiel, um ausgehende Bestellungen, Abrechnungsaufträge, Benachrichtigungen, Handbücher, Kundenbeschwerden, Protokolle usw. zu registrieren. Um solche Dokumente zu berücksichtigen, können Formulare mit anderen Sp alten verwendet werden.

So führen Sie Tagebucheinträge

Es sollte gesagt werden, dass die Formen der Formulare für die Abrechnung aller Arten von ausgehender Korrespondenz ungefähr gleich sind. Ein Muster, das zeigt, wie das Design aussehen sollte, finden Sie in unserem Artikel.

Oben auf jeder Seite befindet sich eine "Kopfzeile" mit Sp alten:

• Die Seriennummer des Eintrags, sie wurde auch auf dem Dokument angebracht.
• Abreisedatum.
• Dokumenttitel (z. B. "Fortschrittsbericht").
• Zusammenfassung (buchstäblich ein paar Sätze, Sie können auch die Dokumentennummer angeben).
• Name der Institution, an die die Korrespondenz gesendet wird.
• Unterschrift des verantwortlichen Registranten.
• Abreisemethode (normal oder per E-Mail, Fax). Dieser Artikel wurde mit dem Aufkommen neuer Technologien hinzugefügt. Vorher war es nicht in den Korrespondenzprotokollen.
• Wenn eine Antwort auf eine Anfrage oder ein Ausführungsbericht gesendet wird, sollte das Journal die Nummer des Dokuments angeben, auf deren Grundlage das gesendete Schreiben erstellt wurde. Es ist auch notwendig, die Daten über den Darsteller (Name, Position) anzugeben.
• Anzahl Kopien. Manchmal wird eine Sp alte gesondert zugeordnet, in der die Anzahl der Seiten eines Exemplars angegeben ist.
• Hinweis. Informationen, die nicht in den vorherigen Sp alten enth alten sind, werden hier angezeigt.

Wenn das ausgehende Dokument keine Antwort auf eine Anfrage oder einen Bericht ist, werden Bindestriche in die Sp alten zur Erledigung und zur verantwortlichen Person gesetzt.

In unserer Zeit haben sich der Inh alt und die Füllung des Protokolls der ausgehenden Korrespondenz nicht geändert. Beispiel oben gezeigt.

Posteingang

Briefe und Dokumente können vom Unternehmen aus folgenden Quellen bezogen werden:

1. Höhere Behörden.
2. Untergebene.
3. Partnerfirmen.
4. Andere oben nicht aufgeführte Institutionen (Polizei, Banken, Gerichte, Privatpersonen etc.).
5. Innerhalb eines Unternehmens kann eingehende Korrespondenz aus der Verw altung oder einer anderen Struktureinheit kommen, beispielsweise aus der Buchh altung.

Über unsüberlegt, welche Unterlagen eine Korrespondenz der in den ersten drei Absätzen genannten Organisationen darstellen können.

Dokumente von anderen Institutionen können eine Vorladung an einen Mitarbeiter, ein Vollstreckungsbescheid, eine Gerichtsentscheidung, eine Klage, eine Beschwerde oder eine Erklärung einer Privatperson usw. sein.

Die Papiere, die den Arbeitsablauf im Unternehmen abbilden, können sehr unterschiedlich sein: Anordnungen, Anordnungen, Weisungen, Vorschriften, Normen, Sicherheitsvorschriften, Bekanntmachungen und so weiter.

Arbeiten mit eingehenden Dokumenten

Es ist notwendig, nicht nur ausgehende, sondern auch eingehende Korrespondenz aufzuzeichnen. Das Journal, in dem die vom Unternehmen empfangenen Briefe registriert werden, wird nach denselben Regeln wie für gesendete Dokumente erstellt.

Der Unterschied liegt in der "Kappe" auf den Formularen. Es sollte die folgenden Sp alten enth alten:

• Ordnungszahl. Es ist auch auf dem Dokument angebracht.
• Empfangsdatum.
• Organisation, die das Dokument gesendet hat.
• Wie es eingegangen ist (per Fax, E-Mail oder Post).
• Dokumentname.
• Anzahl Kopien.
• Wohin das Dokument gesendet wurde (Werkstatt-, Abteilungs- oder Ordnername).

Ein Muster eines der Formulare des Journals der eingehenden Korrespondenz ist unten dargestellt.

Handelt es sich bei dem eingehenden Dokument um einen Auftrag oder eine methodische Anweisung der Leitung, die die Werkstatt (Abteilung) zur Ausführung erhält, muss das Registrierungsprotokoll die verantwortliche Person angeben und zusätzlich anbringenAufführungsnotiz, Datum und Unterschrift des Künstlers.

Wer führt die Aufzeichnungen?

Jeder vom Leiter benannte Verantwortliche kann die ein- und ausgehende Korrespondenz erfassen. In diesem Fall muss diese Art von Arbeitstätigkeit in seine Stellenbeschreibung aufgenommen oder auf Anordnung des Unternehmensleiters genehmigt werden. Büroarbeiten in Organisationen werden in der Regel von einer Sekretärin erledigt. Darüber hinaus kann ein Mitarbeiter des Büros oder ein Administrator (in kleinen Unternehmen) die Registrierung der Korrespondenz durchführen. In einigen Organisationen wird die Korrespondenz von zwei Mitarbeitern erledigt - dem Verfasser und der Sekretärin.

Geschäfte und Abteilungen führen auch Aufzeichnungen über eingehende und ausgehende Dokumente. Dies erfolgt durch einen Mitarbeiter, der im Auftrag der Geschäftsleitung mit dieser Art von Tätigkeit beauftragt ist.

Wie soll ich eingehende Unterlagen richtig erfassen?

Die Registrierung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz ist keine schwierige, aber eine verantwortungsvolle Aufgabe. Alle vom Unternehmen erh altenen Dokumente unterliegen der Rechnungslegung. Wenn sie von Organisationen stammen, müssen sie vom Leiter gestempelt und unterschrieben werden. Manchmal ist auch die Unterschrift verantwortlicher Personen erforderlich, beispielsweise des Hauptbuchh alters, wenn es sich um eine an das Unternehmen ausgestellte Rechnung handelt. Briefe von Einzelpersonen, wie Erklärungen oder Behauptungen, dürfen nur die Unterschrift der Person tragen, die dieses Dokument erstellt hat.

In den meisten Unternehmen muss die gesamte eingehende Korrespondenz vom Manager überprüft werden, um über die Produktionsprozesse auf dem Laufenden zu bleiben. Selbstentscheidet, was mit den erh altenen Dokumenten zu tun ist - zur Ausführung anzunehmen, die beteiligten Personen mit den Informationen vertraut zu machen oder das Papier einfach in einem Ordner abzulegen. Daher stellt der Sekretär, nachdem er die eingehende Korrespondenz im Journal registriert hat, diese dem Leiter zur Verfügung. Er markiert auf jedem Dokument, an welche Abteilung es gesendet werden soll.

Basierend auf diesem „Urteil“vermerkt der Sekretär im Eingangsregister in der entsprechenden Sp alte das weitere „Schicksal“jedes Briefes. Beispielsweise kann eine neue Verordnung zur Berechnung der Prämie an die Buchh altung, Sicherheitsrichtlinien an die technische Abteilung und eine Forderung des Bürgers Ivanov an die Abteilung für Produktqualitätskontrolle gesendet werden. Damit ist die Arbeit des Sekretariats mit den eingehenden Unterlagen abgeschlossen.

Wie verfolge ich ausgehende E-Mails?

Oben haben wir untersucht, welche Papiere sich auf diese Art von Dokumentation beziehen könnten. In manchen Organisationen müssen individuelle Anfragen von einem Sekretär oder Compiler beantwortet werden. Gemäß GOST R 6.30-2003.12 wird ein solches Dokument auf einem speziellen Formular oder auf einem leeren Blatt mit dem Firmenlogo erstellt. Jeder Geschäftsbrief, der an eine Organisation oder Einzelperson gesendet wird, muss vom Manager gestempelt und unterschrieben werden. In der Regel muss das Sekretariat eine Fotokopie des Dokuments anfertigen, die im richtigen Ordner abgelegt werden muss.

Ausgehende Korrespondenz wird im entsprechenden Journal erfasst. Der Sekretär muss prüfen, ob alle erforderlichen Siegel und Unterschriften, Angaben zu seiner Firma udie Organisation, für die das Dokument erstellt wurde, trägt die Nummer ein, die derjenigen entspricht, unter der es im Journal eingetragen ist, das Abreisedatum, den Namen des Ordners, in dem die Kopie abgelegt wird. Handelt es sich bei der versandten Korrespondenz um eine Antwort auf einen eingehenden Brief, müssen Sie auch die Nummer angeben, unter der er registriert wurde. Die Dokumente müssen an dem im Registrierungsprotokoll angegebenen Tag gesendet werden.

Warum brauchen wir eine Korrespondenzbuchh altung?

Manche Leute, die weit weg von der Produktion sind, glauben, dass die gewissenhafte Registrierung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz zusätzliche Arbeit ist, der sogenannte Papierkram. Tatsächlich erfüllt die Korrespondenzbuchh altung folgende Funktionen:

• Organisiert den Arbeitsablauf.
• Gewährleistet rechtzeitige Reaktion auf eingehende Signale.
• Optimiert den Informationsaustausch innerhalb der Produktion.
• Gewährleistet die effektive Teilnahme des Unternehmens am ausländischen Wirtschaftsleben.
• Hilft Ihnen, das gewünschte Dokument schnell zu finden.

Die Bedeutung dieser Arbeit liegt auf der Hand, daher müssen Sie verantwortungsbewusst mit ihrer Umsetzung umgehen.