Symbole im Arbeitszeitblatt. So füllen Sie einen Stundenzettel aus (Muster)

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Arbeitszeit und ihre Abrechnung sind wichtige Bestandteile jeder Organisation, die es Ihnen ermöglichen, die Aktivitäten des Unternehmens zu kontrollieren und Mitarbeiter zu disziplinieren. Um dieses Verfahren zu vereinfachen, wurde ein spezielles Formular entwickelt – ein Stundenzettel. Es existiert sowohl in gedruckter als auch in elektronischer Form. Und jede der Arten hat ihre eigenen Nuancen in der Füllung.

Wer füllt den Stundenzettel aus

Jede Organisation ernennt eine Person, die für die Führung des Stundenzettels verantwortlich ist, wobei der Schwerpunkt auf den Besonderheiten der Aktivität und der Anzahl der Mitarbeiter liegt. Wenn die Organisation klein ist und die gesamte Arbeit im Büro erledigt wird, plant der Personalinspektor, der Buchh alter oder eine andere autorisierte Person die Mitarbeiter ein.

Für den Fall, dass ein Unternehmen über mehrere Standorte verfügt, ist es wesentlich einfacher, die Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz zu erfassen. In diesem Fall liegt diese Verantwortung beim Vorarbeiter oder ChefUnterteilungen durch gesonderte Anordnung oder im Arbeitsvertrag vorgeschrieben.

Algorithmus zum Arbeiten mit Arbeitszeittabellen

Zunächst müssen Sie wissen, dass jedes Unternehmen einen regelmäßigen (dh in Papierform) Stundenzettel haben muss. Das Formular kann entweder selbst ausgedruckt oder bei einer Druckerei bestellt werden.

Es gibt zwei zugelassene Formulare: T-12 und T-13. Ihr Unterschied besteht darin, dass erstere nicht nur die Arbeitszeit berücksichtigt, sondern auch Sp alten zur Berechnung des Monatslohns hat. Sie werden nach dem gleichen Schema gefüllt, nämlich jeden Monat am ersten Tag, an dem ein neuer Stundenzettel eröffnet wird. Die Sp alten müssen ausgefüllt werden:

• Firmenname (laut konstituierenden Dokumenten), Seriennummer und Fertigstellungsdatum.
• Der Zeitraum, für den die Arbeitszeittabelle geöffnet wird.
• Ordnungszahlen des Personals und deren Daten aus Personalkarten.

Die restlichen Daten werden innerhalb eines Monats eingegeben, und das Ausfüllen des lohnbezogenen Teils verbleibt beim Buchh altungsmitarbeiter.

Symbole im Arbeitszeitblatt

Zum schnelleren und bequemeren Ausfüllen des Stundenzettels wurde ein Notationssystem entwickelt und freigegeben. Sie spiegeln die Arbeits- und Ruheweise und andere Nuancen wider. 36 Bezeichnungen sind vorgesehen. Aber manchmal reicht diese Nummer nicht aus, um alle Informationen über einen Mitarbeiter genau anzuzeigen.

Symbole im Arbeitszeitblatt

	Name	Buchstabenbezeichnung	Numerische Bezeichnung
1	Tages- und Abendstunden	I	01
2	Nachtöffnungszeiten	N	02
3	Arbeit an Wochenenden und Feiertagen	RP	03
4	Überstunden	c	05
5	Geschäftsreise	K	10
6	Haupturlaub	von	14
7	Zusatzurlaub	eins	15
8	Studienurlaub	U	16
9	Kurzarbeit für Studierende	UV	17
10	Zusätzlicher Bildungsurlaub ohne Bezahlung	UD	18
11	Mutterschaftsurlaub	r	19
12	Vaterschaftsurlaub (teilbezahlt)	Fahrzeug	20
13	Vaterschaftsurlaub (unbezahlt)	abl	21
14	Unbezahlter Urlaub	bis	22
15	Unbezahlter Urlaub aus rechtlichen Gründen	OZ	24
16	Krankheitsurlaub	B	25
17	UnbezahltBehinderung	t	26
18	Stunden reduzierter Arbeit	ch	27
19	Ausfallzeit (aus nicht-mitarbeiterbezogenen Gründen)	vp	28
20	Abwesenheit aus rechtlichen Gründen (bezahlt)	g	29
21	Unentschuldigtes Fehlen	OL	31
22	Nicht geleistete Stunden (wenn der Arbeitgeber eine Teilzeitstelle eingestellt hat)	NS	32
23	Wochenende	bis	33
24	Strikes	ZB	34
25	Abwesenheiten aus unklaren Gründen	НН	35

Die Tabelle zeigt die am häufigsten verwendeten Symbole im Arbeitszeitblatt. Eine ausführlichere Beschreibung und eine vollständige Liste befinden sich normalerweise auf der ersten Seite des Formulars. Dies erleichtert die Navigation durch die Symbole und die Bestimmung, in welcher Situation was in eine Zelle eingefügt werden soll.

Regelmäßiges Ausfüllen von Formularen

Das Ausfüllen des Stundenzettels ist eine mühsame Arbeit, die Aufmerksamkeit erfordert. Dies kann zum Beispiel mit der Methode der kontinuierlichen An- und Abwesenheit erfolgen.

In diesem Fall werden Daten in jede Sp alte eingegeben. Die Symbole zeigen sowohl die Anwesenheit von Mitarbeitern am Arbeitsplatz als auch ihre Abwesenheit unter Angabe der Gründe an. Es gibt auch die Anzahl der Stunden anam Arbeitsplatz ausgegeben.

Im Arbeitszeitblatt selbst sieht es so aus: An einem freien Tag den Buchstaben "B", darunter 0, an einem Arbeitstag jeweils "I" und die Anzahl der Stunden, zum Beispiel 8. Ähnlich wie am Wochenende werden verschiedene Gründe für Fehlzeiten notiert, von Dienstreisen bis hin zu Fehlzeiten aus unklaren Gründen.

Die Berechnung des Stundenzettels ist in diesem Fall etwas einfacher, da alle notwendigen Zahlen und Bezeichnungen vor Ihren Augen liegen. Dies gilt insbesondere für Spezialisten mit wenig Berufserfahrung - so ist es weniger wahrscheinlich, dass sie verwirrt werden und einen Fehler machen.

Zeitzettel sinnvoll ausfüllen

Es gibt auch eine Methode zur Registrierung von Abweichungen. Sie wird angewendet, wenn der Arbeitstag während des gesamten Zeitraums die gleiche Dauer hat. In diesem Fall werden nur nicht standardmäßige Situationen vermerkt, dh Fehlzeiten, Überstunden, Geschäftsreisen usw. Bei Verwendung dieser Methode wird viel weniger Zeit aufgewendet und das Endergebnis ist in beiden Fällen gleich.

Auf dem Blatt sieht es so aus: Die oberste Zeile enthält Informationen über die Abwesenheit des Mitarbeiters am Arbeitsplatz - V, K, VON, HH, PR, B und andere. Die untere Zeile bleibt leer. Tatsächlich spielen Nullen bei der endgültigen Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden keine Rolle, und bei gleicher Länge des Arbeitstages müssen nur die einfachsten Aktionen ausgeführt werden: Zählen Sie die Anzahl der leeren Zellen in der obersten Zeile (dies sind Anwesenheiten) und mit der Anzahl der Stunden multiplizieren.

Diese Methode ist für erfahrene Personen bequemerPersonalreferenten und Buchh alter. Es eignet sich auch gut für kleine Organisationen, in denen die Anzahl der Mitarbeiter gering ist. Wenn Ihr Management kein einfacheres Zeiterfassungssystem kennt, ist es an der Zeit, es ihm vorzuschlagen.

Einen Stundenzettel am Computer führen

Neben der Papierversion gibt es auch mehrere elektronische. Wie oben erwähnt, müssen die Stundenzettel unbedingt dupliziert werden. Dies ist notwendig, damit Daten über die Arbeit von Mitarbeitern nicht verloren gehen und ihre Zuverlässigkeit bestätigt wird (schließlich kann ein Computer nicht überall verwendet werden).

Eine der erschwinglicheren Optionen ist ein Stundenzettel, der in Office-Programmen erstellt wird. Excel ist für diesen Zweck perfekt geeignet. Mit Tabellenkalkulationen können Sie Dokumente jeder Art und Größe erstellen. Dank der Möglichkeit, Formeln festzulegen, ist das Aufsummieren und Berechnen von Zwischendaten viel einfacher.

Mit spezieller Software

Im Falle unzureichender Tabellenkalkulationskenntnisse kann ein Mitarbeiter oder das Management ein anderes ähnliches Programm wählen. Der Stundenzettel sieht in diesem Fall ähnlich aus wie die Papierversion. Dies trägt dazu bei, die Bearbeitungszeit des Dokuments zu verkürzen.

Zu beachten ist auch, dass bei jedem Programm lizenzierte Versionen zum Einsatz kommen. Bei verschiedenen Anbietern haben sie natürlich ihre eigenen Kosten. Beispielsweise kostet das Time Sheet-Programm die Benutzer ab1000 reiben. und darüber - abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.

Ein weiteres Plus solcher Dienstprogramme ist, dass Sie keine Stundenzettel ausfüllen müssen. Das Formular mit allen Markierungen lässt sich jederzeit bequem ausdrucken. Diese Funktion gibt es sicher in jedem ähnlichen Programm.

Über das Speichern von Dokumenten

Wofür wird der Stundenzettel verwendet? Dies ist die Grundlage für die Abrechnung der Geh altsabrechnung in der einen oder anderen Höhe sowie der Hauptnachweis dafür, dass der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz war und seine Aufgaben erfüllt hat. Ohne Zweifel ist dieses Dokument für jede Organisation sehr wichtig.

Wie lange wird dieses Formular dann aufbewahrt? Der Stundenzettel ist ein Jahr aufzubewahren. Dies ist gesetzlich festgelegt und muss eingeh alten werden.

Wenn Sie einen bereits abgeschlossenen Stundenzettel verlieren, geraten Sie nicht in Panik. Es kann jederzeit mit anderen Dokumenten wiederhergestellt werden. Dazu dienen Erklärungen, Krankenstände, Informationen über Geschäftsreisen, Urlaubspläne etc. Alles, was die Abwesenheit einer Person an ihrem Arbeitsplatz bestätigt und erklärt, kann zur Wiederherstellung von Daten herangezogen werden.

Wer braucht ein Zeugnis?

Dieses Dokument wird oft für verschiedene Kontrollen benötigt. Beispielsweise überprüft der Steuerdienst seine Präsenz in der Organisation und die Richtigkeit der Ausfüllung.

Das Fehlen eines Stundenzettels selbst in der kleinsten Firma kann ein Grund für eine ziemlich hohe Geldstrafe sein. Das selbetritt auf, wenn beim Ausfüllen der Formulare Fehler gemacht werden. Dies gilt sowohl für Berechnungen als auch für den Missbrauch von Symbolen.

Das Vorhandensein von Arbeitszeitnachweisen ist obligatorisch. Sie werden sowohl für das Unternehmen selbst (Buchh altung, Disziplinierung der Mitarbeiter) als auch für Prüfungsorganisationen benötigt. Und vor allem - wenden Sie die Symbole im Arbeitszeitblatt richtig an. Dann vermeiden Sie eine Reihe von Problemen mit Mitarbeitern und Aufsichtsbehörden.