Ziele und Aufgaben der Einkaufsabteilung

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Warum brauchen wir eine Einkaufsabteilung? In jeder Organisation ist diese Abteilung in der einen oder anderen Form vertreten. Und seine Arbeit wirkt sich direkt auf die Effizienz der gesamten Organisation aus. Schauen wir uns genauer an, wie sich die Arbeit der Abteilung auf die Ergebnisse der Organisation auswirkt.

Abteilungsziele

Die Einkaufsabteilung ist eine Abteilung, die darauf spezialisiert ist, Waren von einem Lieferanten zu den günstigsten Bedingungen für das Unternehmen zu kaufen.

Die Arbeit der Abteilung hat direkten Einfluss auf alle Aktivitäten des Unternehmens. Für das Sortiment, für den Verkauf, die Fülle der Lager, die Verfügbarkeit der notwendigen Waren, die effektive Nutzung des Betriebskapitals.

Einkaufsziele können basierend auf den globalen Zielen des Unternehmens geordnet werden, aber die Gesamtliste sieht oft ungefähr so aus:

• Bestimmung des Bedarfs des Unternehmens an einem bestimmten Produkt;
• Ware zum bestmöglichen Preis kaufen;
• fördern hohe Fluktuation;
• Bedingungen für rechtzeitigen Wareneingang schaffen;



• auswertenProduktqualität und Kauf von höchster Qualität;
• eine Beziehung zu einem oder mehreren Lieferanten pflegen;
• effektive Zusammenarbeit mit dem Rest des Unternehmens;
• Effizient den Überblick über gekaufte Waren beh alten;
• überwache den Umsatz, um den maximalen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen.

Hauptfunktionen

In verschiedenen Organisationen können sich die Funktionen der Einkaufsabteilung erheblich voneinander unterscheiden. Dennoch gibt es Funktionen und Verantwortlichkeiten, die eine Abteilung in fast jedem Unternehmen charakterisieren werden:

• Lieferantenmarktbeobachtung;
• Überwachung der Verfügbarkeit von Waren auf Lager;
• rechtzeitige Auffüllung des Sortiments;
• Suche nach den besten Lieferanten und Preisen;
• Verhandlungen mit Lieferanten;
• Kontrolle der Lieferung und Frachtbeförderung von Waren;



• Wareneingang;
• Qualitätskontrolle der eingekauften Ware;
• Reklamationen, falls erforderlich.

Zusätzliche Funktionen der Einkaufsabteilung, die in der Organisation vorhanden sein können oder nicht - je nach Besonderheiten und Struktur:

• Sortimentsverw altung;
• Sammeln von Informationen über Wettbewerber;
• Lieferanten in die Marketingorganisation einbeziehen.

Struktur

Die Struktur der Einkaufsabteilung ist aufgebaut nach:

• Organisationsgröße;
• Branchen;
• Anzahl Sortimentseinheiten im Umsatz;
• Anzahl Lieferanten;
• ihre geografische Lage.

Je nach Art der Organisation kann die Einkaufsabteilung zentral oder regional geführt werden.

In der Regel handelt es sich dabei um eine Matrixstruktur, bestehend aus dem Leiter (Leiter, Direktor) der Einkaufsabteilung und Managern (Spezialisten) für den Einkauf.

Die durchschnittliche Anzahl von Artikeln oder Kategorien pro Manager beträgt etwa 7, kann jedoch je nach Produktions- oder Umsatzvolumen variieren.

Aufgaben der Abteilung und ihrer Mitarbeiter

Für die effektive Arbeit der Einkaufsabteilung ist eine klare Aufgabenverteilung der Einkaufsabteilung zwischen ihren Mitarbeitern notwendig.

Die Hauptaufgabe des Abteilungsleiters besteht darin, die Kontinuität und Stabilität der Versorgung mit den notwendigen Gütern sicherzustellen, indem er die Arbeit der Abteilung optimiert und die Aktivitäten der Mitarbeiter koordiniert. Außerdem muss der Einkaufsleiter eine Vorstellung von allen abgeschlossenen Verträgen und Kategorien haben, um die effektive Arbeit der Abteilung auch bei Abwesenheit eines Mitarbeiters zu organisieren und fortzusetzen.

Zu den Aufgaben von Einkaufsleitern oder einfachen Spezialisten der Abteilung gehören die Organisation der Warenversorgung, die Verfolgung des Frachttransports, die Kontrolle der Zahlung für gekaufte Lose und die Planung von Einkäufen.

Ein effektives Modell wird sein, wo jeder Einkäufer seinen eigenen Verantwortungsbereich hat, bestehend aus einer Liste von Artikeln oder Produktkategorien.

Mitarbeiteranforderungen

Angesichts der Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und der Funktionen der Abteilung können Sie eine Liste mit Anforderungen erstellenidealer Kandidat für die Position des Käufers.

Mitarbeiter der Einkaufsabteilung sollten jeweils über folgende Fähigkeiten, Kenntnisse und persönliche Eigenschaften verfügen:

• Fähigkeit, Informationen zu analysieren. Die Wahl des Lieferanten sollte auf vielen Kriterien basieren. Dies ist der beste Preis und ein geografischer Vorteil sowie die Ausrichtung der Logistik des Lieferantenunternehmens und Ihrer Organisation.
• Kenntnis der Preisprinzipien.
• Kenntnisse der rechtlichen Rahmenbedingungen für die Beschaffung.
• Die Fähigkeit, Verträge zu erstellen und abzuschließen.
• Die Fähigkeit zu verhandeln. Manchmal ist es sehr wichtig, mit einem Lieferanten individuelle Konditionen für Ihr Unternehmen zu erstellen. Die Reduzierung des Preises des Lieferanten oder die Nutzung der Ressourcen des Lieferanten für Werbeaktionen, produktspezifische Schulungen für seine Mitarbeiter, Produktraten und Nachzahlungssysteme können alle einen guten Wettbewerbsvorteil gegenüber ähnlichen Unternehmen darstellen.
• Die Fähigkeit, Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerh alten.
• Die Möglichkeit, Ihre Aktivitäten zu planen.

Motivation von Käufern und Einkaufsleitern

Das Motivationssystem der Einkaufsabteilung sollte so aufgebaut sein, dass der Mitarbeiter mit maximaler Effizienz arbeitet. Gleichzeitig sollten jedoch widersprüchliche Anforderungen und Anforderungen, die die Fähigkeiten des Mitarbeiters übersteigen, nicht vorgebracht werden.

Um ein monatliches Motivationssystem zu implementieren, benötigen Sie:

• Erstelle ein KPI-Modell für die Abteilung. Dies sind Indikatoren wie die Erfüllung des Beschaffungsplans, die Umschlagshäufigkeit, die Rentabilität der VerkäufeWaren, das Vorhandensein und Fehlen ver alteter Waren.
• Erstellen Sie ein Modell von Key Performance Indicators für jeden Mitarbeiter, basierend auf Kriterien wie dem Preisunterschied der Organisation im Vergleich zu Wettbewerbern, der Verfügbarkeit des erforderlichen Produkts, der Qualität des gekauften Produkts, der Einführung neuer Marken, der Person Konditionen der Lieferanten und mehr.
• Anhand des KPI-Modells wird die Prämie berechnet. Darüber hinaus wird es wirksam, einen Bonus zu zahlen, der aus zwei Teilen besteht: einem Bonus für Abteilungsleistung und einem Bonus für die persönliche Erfüllung von Plänen.

Gleichzeitig muss jedes KPI-Kriterium Eigenschaften haben wie:

• Messbarkeit;
• Transparenz;
• Planungskriterium sollte unter Berücksichtigung von Markttrends erstellt werden.

Das heißt, der Käufer kann auf Wunsch die Höhe seiner Prämie selbstständig berechnen.

Die Prämie des Abteilungsleiters kann sich an den Kennzahlen der gesamten Abteilung orientieren und auch die Leistungskennzahlen jedes einzelnen Mitarbeiters umfassen.

Gleichzeitig sollte der Bonusanteil eines gewöhnlichen Mitarbeiters der Beschaffungsabteilung etwa 50% des gesamten Geh alts betragen, und der Bonus des Abteilungsleiters sollte etwa 30-40% betragen. Der Rest ist Geh alt, da nicht alle Abteilungskennzahlen mit der Tätigkeit eines bestimmten Mitarbeiters in Verbindung gebracht werden können.

Fällt der Verkauf in die Verantwortung des Käufers

In den Berechnungen des KPI der Einkaufsabteilung können Sie ein solches Kriterium wie den Umsatz der gekauften Waren verwenden - das Verhältnis von Umsatz zu seinem Vermögen.

Es scheint so, als ob der Käufer es tun solltesich nur mit dem Kauf von Waren befassen, aber die Qualität der gekauften Waren, ihre preisliche Attraktivität für den Endverbraucher oder den Kunden des Unternehmens beeinflusst die Umsetzung des Verkaufsplans erheblich.

Daher hängt die Menge und Qualität der Verkäufe zur Hälfte von gut getätigten Einkäufen ab.

Stellung der Einkaufsabteilung in der Organisationsstruktur

Die vom Einkauf zu lösenden Aufgaben sollten nach modernen Marketingtrends in dieser Reihenfolge gelöst werden:

• Zunächst wird eine Verkaufsstrategie erstellt (fertiges Produkt oder gekaufte Ware).
• Sobald die Einkaufsabteilung im Unternehmen ist, wird die Frage der Produktionsstrategie entschieden.
• Und erst dann wird eine Beschaffungsstrategie für die benötigten Waren, Rohstoffe oder Komponenten entwickelt.

Der Einkaufsleiter berichtet oft direkt an den CEO des Unternehmens.

Außerdem muss eine effektive Kommunikation zwischen der Einkaufsabteilung und der Marketing- und Verkaufsabteilung stattfinden. Ohne dies bleiben viele Bemühungen, eine Einkaufsabteilung aufzubauen, ihre Struktur und Motivation zu verbessern, ohne das richtige Ergebnis.

Wenn ein Category-Management-System in einer Holding oder Organisation implementiert wird, muss der Einkäufer mit dem Category-Manager zusammenarbeiten. Gleichzeitig ist es notwendig, den Verantwortungsbereich jedes Spezialisten abzugrenzen, damit das Motivationssystem transparent und für alle nachvollziehbar bleibt.