Was sind die Aufgaben einer Sekretärin?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Um die beruflichen Aufgaben einer Sekretärin klar zu definieren, müssen Sie wissen, wer genau das ist. Schließlich kann diese Position aus mehreren Blickwinkeln betrachtet werden. Bekannt ist beispielsweise der Secretary-Referent als Büroangestellter, der Generalsekretär als Leiter (Head) einer bestimmten Organisation, der Secretary of State als Beamter, der Secretary als diplomatische Person, der Secretary of the Head als Angestellter und andere Optionen. Wenn sie sich auf diese Position beziehen, meinen sie meistens einen Mitarbeiter, der die Aufgaben (Aufgaben) sowohl des Direktors des Unternehmens als auch der einzelnen Leiter seiner Strukturabteilungen ausführt. Es stellt sich heraus, dass sich die Amtspflichten des Sekretärs in diesem Fall auf die Erledigung einmaliger Aufgaben zur Klärung organisatorischer und technischer Fragen reduzieren.

Was eine Sekretärin wissen und tun muss

Täglich muss die Sekretärin folgende Funktionen ausführen:

1. Akzeptiere Informationen von Untergebenen, um sie an den Vorgesetzten weiterzuleiten.
2. Vereinbaren Sie eine telefonische Kommunikation des Leiters. In seiner AbwesenheitInformationen erh alten und dann dem Direktor zur Kenntnis bringen.
3. Telefonnachrichten empfangen und aufzeichnen.
4. Schaffen Sie Bedingungen für die normale Arbeit des Kopfes: Überwachen Sie den Bedarf an Schreibwaren und Büroausstattung.
5. Unterstützung bei der Organisation von Produktionsmeetings und Besprechungen. Informieren Sie die Teilnehmer über Datum, Ort und Uhrzeit der Veranst altung. Sammeln Sie die notwendigen Materialien, stellen Sie die Anwesenheit der Anwesenden sicher und führen Sie Protokoll über die Sitzung.
6. Büroarbeiten im Unternehmen erledigen. Zu diesem Zweck muss die Sekretärin die eingehende Korrespondenz entgegennehmen, systematisieren und der Geschäftsleitung zur Prüfung vorlegen. Übermitteln Sie dann auf der Grundlage des auferlegten Visums die Dokumente an die Darsteller gegen Unterschrift. Zu den Pflichten des Sekretärs gehört auch die Kontrolle über den Ablauf, den Zeitpunkt und die Ergebnisse ihrer Ausführung.
7. Drucken und Reproduzieren von Dokumenten durchführen.
8. Organisieren Sie den Empfang von Besuchern beim Leiter des Unternehmens und schaffen Sie, wenn möglich, Bedingungen für eine schnelle Lösung von Problemen.

Um diese scheinbar einfachen Aufgaben einer Sekretärin zu erfüllen, muss ein Mitarbeiter wissen:

• die gesamte Zusammensetzung der Leitung des Unternehmens und seiner Gliederungsbereiche;
• Satzung, Personal und Struktur des Unternehmens, Profil, Entwicklungsperspektiven und Spezialisierung;
• normative Dokumente für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Aufzeichnungen;
• Regeln für die Nutzung von Bürogeräten und Kommunikationsmitteln;
• VTR-, OT-, Brandschutz- und Arbeitshygienevorschriften;
• Regeln der Arbeitsorganisation bei der ArbeitStandort;
• normative und rechtliche Akte, Anordnungen, Beschlüsse, Anordnungen zur Planung, Abrechnung und Qualitätssicherung der erbrachten Leistungen.

Spezielle Besonderheiten

Wenn wir von einer spezifischeren, engeren Spezialisierung sprechen, dann ist die Situation etwas anders. Nehmen Sie zum Beispiel die Aufgaben einer Sekretärin. Schon die Bezeichnung der Stelle definiert den Aspekt der auszuführenden Arbeit. Üblicherweise verfügt jedes Unternehmen bereits über eine Stellenbeschreibung, die die Tätigkeitsbereiche eines Schriftführers aufzeigt. Wenn es keine solche Anweisung gibt, ist es besser, sie zu erstellen. Verwenden Sie dazu den Qualifizierungsleitfaden, der ungefähre Muster enthält. Danach muss die Standardversion in Bezug auf eine bestimmte Organisation unter Berücksichtigung der Besonderheiten und internen Merkmale fertiggestellt werden. Generell sind 3 Hauptrichtungen in den Aufgaben einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs klar auszumachen:

1. Mit der Korrespondenz arbeiten. Empfangen, modern verarbeiten und rechtzeitig versenden.
2. Interne Dokumentation korrigieren.
3. Registrierung, strenge Abrechnung und Übergabe der Dokumente an das Archiv zur Aufbewahrung.

Merkmale der Arbeit des Referenten

Bei manchen Unternehmen wird eine solche Stelle staatlich eingeführt, die ein breites Aufgabenspektrum umfasst: von der „Referenzstelle“bis zum „Stellvertreter des Direktors“. So ein Spezialistmuss über ein breites Spektrum an Kenntnissen und eine gute Beherrschung der Situation verfügen. Die Aufgaben des Referentensekretärs werden aufgrund der Erweiterung der Befugnisse leicht erweitert. Im Allgemeinen ist dies die übliche Arbeit einer Sekretärin, aber das Wort „Referent“fügt der Standardliste einige Ergänzungen hinzu. Insbesondere kann die Sekretärin oder der Sekretär zu bestimmten Themen selbstständig Besuch empfangen. Mit bestimmten Informationen ist er in der Lage, selbstständig Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus führt der Referent die verantwortlichen Weisungen des Leiters hinsichtlich der wirtschaftlichen Tätigkeit der Organisation (des Unternehmens) aus. Manchmal wird der stellvertretende Sekretär mit der Verantwortung für die Verw altung der Personalakten beauftragt. Dies geschieht nur, wenn der Gesamtarbeitsaufwand es Ihnen erlaubt, zusätzliche Aufgaben zu erledigen.