Bürokaufmann/-frau Berufsbild: Aufgaben, Funktionen und Rechte

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

An den meisten öffentlichen Orten ist die erste Person, der Sie begegnen, sobald Sie die Schwelle überqueren, die Empfangsdame. Diese Spezialisten werden von Hotels, Schönheitssalons, Restaurants und natürlich Büroeinrichtungen eingestellt. Sie haben viele Aufgaben, von der Kommunikation mit Gästen und Partnern bis zur Bearbeitung der Dokumentation.

Funktionen

Man muss sagen, dass der Administrator ein sehr vielseitiger Beruf ist, der vielseitige Aufgaben beinh alten kann. Der Vorteil für Einsteiger ist, dass keine tieferen Kenntnisse in einem bestimmten Bereich erforderlich sind.

Potenzielle Arbeitgeber achten mehr auf persönliche Qualitäten. Ein potenzieller Kandidat für die Stelle eines Bürokaufmanns sollte über ein gewisses Maß an Kontaktfreudigkeit verfügen, Kontakte zu verschiedenen Menschen knüpfen und seine eigenen Gedanken korrekt ausdrücken können. Von Vorteil ist auch Interesse am gewählten Fachgebiet. Aktivitäten und die Fähigkeit, mit Stress umzugehen. Die letztere Eigenschaft wird dem zukünftigen Administrator sicherlich nützlich sein. Er wird mit einer großen Anzahl von Besuchern kommunizieren müssen, unter denen sicherlich Konflikte auftreten werden. Aber auch in solchen Situationen muss der Administrator höflich bleiben können.

Es ist zu beachten, dass je nach Einstellungspolitik des Unternehmens Anforderungen an eine höhere Bildung, die Fähigkeit, mit Bürogeräten zu arbeiten usw. bestehen können.

Der Arbeitsplan für diese Position richtet sich normalerweise nach den Öffnungszeiten des Betriebs, da es der Administrator ist, der es morgens öffnet und abends schließt. Bei der Arbeit rund um die Uhr für Mitarbeiter wird jedoch ein Schichtplan erstellt. Büros arbeiten in der Regel nicht in diesem Modus.

Beachtenswert ist auch, dass Sachbearbeiterin und Büroleiterin unterschiedliche Berufe sind. Der Büroleiter beaufsichtigt tatsächlich andere Mitarbeiter. Der Administrator übt diese Funktion im Gegensatz zu ihm nicht aus. Er übt nur seine eigenen Funktionen aus und interagiert bei Bedarf mit anderen Mitarbeitern des Büros.

Hauptverantwortlichkeiten

Ein Bürokaufmann muss am Arbeitsplatz eine Vielzahl von Aufgaben erledigen, die ihm von der Geschäftsführung übertragen werden. Lassen Sie uns sie kurz auflisten.

• Entgegennahme und anschließende Weiterleitung von Telefonanrufen. Während der Verhandlungen muss der Administrator die Informationen aufzeichnen und an die Mitarbeiter weitergeben. Gegebenenfalls sollte der AnrufWeiterleitung an eine andere Abteilung.
• Zu den Pflichten eines Bürokaufmanns gehört eine Klausel, nach der ein Mitarbeiter potenziellen Kunden eine erste Beratung geben muss.
• Die Notwendigkeit, sowohl eingehende als auch ausgehende Dokumente zu verarbeiten.
• Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Fachportalen und Personalvermittlungsagenturen. Zu den Aufgaben der Bürokauffrau gehört es auch, erste Gespräche mit potenziellen Kandidaten zu führen.
• Kauf von Schreibwaren und Verbrauchsmaterialien, die für den reibungslosen Betrieb von Bürogeräten benötigt werden.

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Pflichten interagiert der Bürokaufmann tatsächlich ständig mit Menschen. Dabei handelt es sich sowohl um potenzielle Kunden als auch um aktuelle Mitarbeiter des Unternehmens. Dieser Spezialist ist für die Einplanung der Mitarbeiter zuständig.

Rechte

Die Zahl der Rechte ist im Gegensatz zu den Pflichten viel geringer. Also, was macht die Bürokauffrau-Anleitung?

• Im Namen des Unternehmens handeln, seine Interessen gegenüber anderen Unternehmen vertreten.
• Um mit anderen Mitarbeitern innerhalb der zugewiesenen Autorität zu interagieren.
• Unterbreiten Sie Vorschläge zur Verbesserung der Leistung der Organisation.

Office-Administratorfunktionen

Am Arbeitsplatz sollte dieser Spezialist seineine beträchtliche Anzahl der ihm zugewiesenen Aufgaben ausführen:

• Büro vorbereiten.
• Ordnung beibeh alten.
• Besucher bedienen.
• Telefondienst.

In der Tat kann die Anzahl der Funktionen größer sein. Dies hängt von der Liste der beruflichen Verantwortlichkeiten des Büroadministrators in einer bestimmten Institution ab.

Büro vorbereiten

Die Erfüllung der übertragenen Aufgaben beginnt in der Regel mit der Vorbereitung auf einen neuen Arbeitstag. An seinem Arbeitsplatz angekommen, überprüft der Administrator die Arbeit der Bürogeräte, die Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterialien und Schreibwaren. Als nächstes muss sich der Spezialist mit der Besucherliste vertraut machen und Bedingungen für ihr Treffen schaffen.

Aufrechterh altung der Ordnung

Der Administrator sollte nicht direkt an der Reinigung und anderen Aktivitäten zur Aufrechterh altung der Ordnung im Büro beteiligt sein. Zu seinen Aufgaben gehört es jedoch, die Arbeit des Wartungspersonals zu koordinieren. Er muss die Reinigung planen und deren Dauer angeben.

Kundendienst

Die Aufgaben des Administrators bestehen auch darin, mit den Besuchern über den Besuchszeitpunkt zu verhandeln und diesen mit dem Leiter abzustimmen. Der Besuchsplan sollte so gest altet werden, dass es zu keinen Überschneidungen kommt und niemand Wartezeiten verschwenden muss. Darüber hinaus muss der Administrator Besucher treffen. Er ist es, der den Ersten erschafftEindruck.

Telefondienst

Diese Funktion wird dem Administrator zugewiesen, um den Manager von Verhandlungen zu entlasten und ihn nicht vom Arbeitsablauf abzulenken. Ein Mitarbeiter kann einige Probleme selbst lösen oder einen Termin für einen Besucher gemäß dem Zeitplan des Managers vereinbaren. Bei der Ausübung dieser Funktionen muss der Mitarbeiter auf jeden Fall die Vertraulichkeit wahren und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen nicht an Außenstehende weitergeben.

Beispiel

Die Stellenbeschreibung des Bürokaufmanns kann je nach den Anforderungen einer bestimmten Organisation unterschiedliche Punkte enth alten. In der Regel werden darin jedoch Standardbedingungen vorgegeben, die als Vorbild genommen werden.

• Allgemeine Bestimmungen.
• Qualifikationsanforderungen. Für einen angehenden Administrator ist in der Regel eine mittlere Fachausbildung ausreichend. Erfahrung wird definitiv von Vorteil sein.
• Verantwortlichkeiten. Ohne diesen Artikel ist keine Stellenbeschreibung vollständig.
• Rechte. Der Administrator hat beispielsweise das Recht, Vorschläge zur Verbesserung der Aktivitäten des Unternehmens zu machen.
• Zusätzliche Bestimmungen, die Punkte enth alten können, die nicht in anderen Abschnitten enth alten sind.

Es ist üblich, einem neuen Mitarbeiter eine Stellenbeschreibung zur Prüfung vorzulegen, die er mit seiner eigenen Unterschrift bestätigen muss.

Arbeitsplatz

Arbeitsschutzbelehrung für den Verw alter des Amtes stellt einige Anforderungen an die Arbeitsbedingungen. Beispielsweise sollte der Arbeitsplatz so gelegen sein, dass sich der Mitarbeiter wohlfühltihre eigenen Aufgaben wahrnehmen. In der Regel befindet es sich neben dem Büro des Managers und ermöglicht es Ihnen, andere Mitarbeiter zu überwachen.

Sie müssen verstehen, dass der Administrator sowie andere Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben häufig Bürogeräte verwenden müssen. Deshalb muss es so platziert werden, dass es für eine kurzfristige Nutzung zur Verfügung steht.

Eine der wichtigen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung des Administrators nicht klar formuliert ist, besteht darin, als Bindeglied zwischen dem direkten Vorgesetzten und den Untergebenen zu fungieren. Daher sollte der Mitarbeiter versuchen, ein günstiges Umfeld zu schaffen und Kontakte zu anderen Spezialisten zu knüpfen. Es ist wichtig, die Anweisungen des Leiters nicht nur korrekt zu übermitteln, sondern auch die Genauigkeit ihrer Umsetzung kontrollieren zu können.

Aus diesem Grund wird die Fähigkeit, sich mit anderen zu verbinden, zu einem wichtigen Erfolgsfaktor in dieser Position. Dies gilt sowohl für Vorgesetzte als auch für Untergebene. Als persönliche Qualitäten werden Organisation und Stressresistenz als sehr wichtig angesehen, die es Ihnen ermöglichen, andere Mitarbeiter zu führen und auch im Umgang mit Konfliktbesuchern ruhig zu bleiben.