Musterregelung des Zusammenspiels zwischen Abteilungen, Beispiele

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Jedes Unternehmen hat lokale Dokumente, die seine Aktivitäten regeln. Eine der wichtigsten ist die Regelung der Interaktion zwischen den Abteilungen (ein Musterdokument wird weiter unten beschrieben). Für den Leiter der Organisation ist es ein wirksames Führungsinstrument. Betrachten wir im Detail eine Musterregelung für die Interaktion zwischen den Abteilungen.

Anforderungen

Wie soll die Regelung lauten? Die Interaktion zwischen den Abteilungen Rechnungswesen und Wirtschaftsdienst, Personalreferenten und der Abrechnungs- und Planungseinheit sowie anderen Struktureinheiten des Unternehmens ist im Tätigkeitsprozess unvermeidlich. Gleichzeitig soll die Kontaktaufnahme der Mitarbeiter die Umsetzung der gestellten Aufgaben in möglichst kurzer Zeit sicherstellen. Den Ausführenden sollte zunächst ein Muster der Regelung der Interaktion zwischen den Abteilungen zur Verfügung stehen. Wenn die für die Entwicklung verantwortliche Person alle Bestimmungen aufschreibt, die Untergebenen jedoch nichts verstehen können, hat das Dokument keine Bedeutung. Diesbezüglich Bildung einer MusterverordnungInteraktionen zwischen den Abteilungen sollten drei Schlüsselprinzipien berücksichtigt werden:

1. Das Dokument wird basierend auf dem Geschäftsprozessmodell erstellt. Die Qualität der Vorschriften hängt direkt von der Gründlichkeit des Programms ab.
2. Die Dokumentenstruktur wird durch das Prozessmodell bestimmt. Alle Punkte des Schemas müssen im Reglement enth alten sein.
3. Die Darstellung von Informationen erfolgt in einer offiziellen, trockenen Sprache. Es wird empfohlen, im Text des Dokuments kurze einfache Sätze zu verwenden. Bestimmungen sollten eindeutig formuliert werden. Alle Abkürzungen und Begriffe müssen ausgeschrieben werden.

Ziele

Musterregelung für das Zusammenspiel zwischen Abteilungen sieht vor:

1. Herstellen und Aufrechterh alten von Ordnung bei der Dokumentationserstellung, effektiver Kontakt zwischen Struktureinheiten.
2. Prävention von Konfliktsituationen im Team. Wenn Interaktionsschemata für die Arbeit im Voraus festgelegt werden, wird der Anteil der Beteiligung des einen oder anderen Mitarbeiters an den Prozessen nicht zu Streitigkeiten führen.
3. Zügiger Einstieg in das Team der Newcomer. Die Verordnung hilft, die Struktur der Interaktionen zu verstehen, gibt an, welche Dokumente vom Mitarbeiter verwendet werden, welche Dienste er kontaktieren wird.
4. Disziplinkontrolle.
5. Schnellere Fallübergabe an einen anderen Mitarbeiter (bei Austritt oder Urlaub).
6. Verhinderung des Verlusts von finanziellen, personellen und zeitlichen Ressourcen.

Struktur

Was ist die Regulierung der Interaktion zwischenAbteilungen können als korrekt erstellt betrachtet werden? Typischerweise enthält ein Dokument die folgenden Abschnitte:

1. Allgemeine Bestimmungen.
2. Definitionen, Begriffe und Abkürzungen.
3. Beschreibungen von Prozessen.
4. Verantwortung.
5. Steuerung.

Rechtsakte, GOSTs und andere Dokumente können als Definitionsquellen dienen. Zu letzteren zählen insbesondere Verordnungen von Ministerien, Ämtern, Regierungserlassen. Gleichzeitig sollten Verweise auf regulatorische Dokumente, deren Bestimmungen verwendet wurden, in die Vorschriften für die Interaktion zwischen den Abteilungen aufgenommen werden. Insbesondere die Stichprobe für Gesundheitseinrichtungen enthält Hinweise auf Anordnungen des Ministeriums für Gesundheit und soziale Entwicklung, des Gesundheitsministeriums der Region.

Bewerbung

Es enthält normalerweise ein grafisches Modell des Geschäftsprozesses. Es wird als Diagramm dargestellt, das aus mehreren Blöcken besteht. Das Grafikbild kann mit PC-Softwareprodukten erstellt werden. Schemata spiegeln ein bestimmtes Verfahren zur Durchführung bestimmter Aufgaben wider. Visualisierung ist bequemer als Text. Das Diagramm zeigt deutlich den Beginn des Prozesses und jede Phase, die Beziehung zwischen ihnen und dem Endergebnis. Dieses Modell wird häufig von den Entwicklern der Vorschriften für die Interaktion zwischen Abteilungen des Unternehmens gemäß 223-FZ verwendet. Das Schema hebt Schlüsselparameter wie Outputs und Inputs, Teilnehmer und Kunden hervor. Wenn ein Anfänger ein solches Modell kennenlernt, versteht er sofort die Besonderheiten des Prozesses und ist bereit, eine bestimmte Aufgabe umzusetzen.

Anleitung

In der ersten Phase müssen Sie den Betreff des Dokuments und die verantwortlichen Personen bestimmen, d. H. Wererstellt und welche Vorschriften. Insbesondere das Zusammenspiel zwischen den Buchh altungsabteilungen erfolgt nach einem klaren, gesetzlich verankerten Schema. In dieser Struktureinheit gibt es immer den wichtigsten Verantwortlichen für die Einh altung der Meldepflichten. Er kann Verantwortlicher für die Ausarbeitung der Regelungen für das Zusammenspiel zwischen den Abteilungen werden. Ein Musterdokument sollte von allen Mitarbeitern besprochen werden. Dazu wird eine Mitgliederversammlung organisiert. Wenn das Dokument einen Prozess regelt, bei dem die Interessen von mehr als zwei Abteilungen kollidieren, dann ist es wichtig, Schlüsselmitarbeiter in die Diskussion einzubeziehen. Die für die Entwicklung verantwortliche Person sollte den Kollegen die Wichtigkeit der Umsetzung der Regeln erklären.

Prozessbeschreibung

Die Lautstärke hängt von der Komplexität der Interaktion ab. Wenn der Prozess einfach ist und der dafür verantwortliche Mitarbeiter alle Phasen der Implementierung gut versteht, kann er selbst mit anderen Struktureinheiten einen Arbeitsplan erstellen. Danach sollte er das Dokument mit den anderen Teilnehmern besprechen. Ist der Geschäftsprozess komplex, entwickelt jeder Mitarbeiter seinen eigenen Teil des Modells. Danach werden alle Projekte zusammengestellt und besprochen. Im Zuge der Einarbeitung in das Basisdokument können alle interessierten Mitarbeiter bestimmte Korrekturen und Ergänzungen vorschlagen. Danach werden die Interaktionsregeln zwischen den Abteilungen des Unternehmens an den Leiter übertragen.

Anweisung

Es kann direkt gemacht werden. In diesem Fall unterzeichnet der Leiter selbst die Interaktionsregeln zwischenAbteilungen des Unternehmens. Ein Musterdokument kann auch indirekt genehmigt werden. In diesem Fall erteilt der Leiter einen Befehl. In den Genehmigungsstempel werden die Registrierungsdaten des Verw altungsakts eingetragen.

Die Besonderheiten der Arbeit der verantwortlichen Person

In manchen Organisationen ist die Stelle eines Qualitätsmanagers staatlich vorgesehen. In der Praxis haben sich bestimmte Phasen der Dokumentenerstellung entwickelt. Sie sind von dem Vorgesetzten einzuh alten, der die Regeln für das abteilungsübergreifende Zusammenwirken aufstellt. Beispiel für grundlegende Schritte:

1. Prozesse definieren.
2. Ein Diagramm erstellen.
3. Detaillierte Beschreibung.
4. Text verfassen.

Verantwortlicher Spezialist studiert die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen. Dies ist notwendig, um eine Beschreibung von Standardsituationen zu erstellen, die in den Regeln für das Zusammenspiel zwischen den Abteilungen enth alten sind. Beispiel: "Die Tankstelle wird mit technischen Mitteln wie … überprüft. Nach Abschluss der Inspektion wird ein Bericht erstellt."

Das endgültige Ziel definieren

Der Verantwortliche für die Erstellung des Reglements muss alle Abläufe überblicken, die Pflichten der Mitarbeiter kennen, über die entsprechende Qualifikation und Professionalität verfügen. Der Zweck des Dokuments sollte den Mitarbeitern klar sein. Andernfalls wird die Umsetzung der Vorschriften zu einer zusätzlichen Belastung für die Mitarbeiter.

Optimierung und Design

Umfassende Untersuchung der Prozesse, die im Unternehmen stattfinden, ermöglicht es Ihnen, zu identifizierenSchwachpunkte. Die Analyse von Situationen, Ergebnissen und Vorgängen ermöglicht die Optimierung von Aktivitäten. Dies wiederum ermöglicht es uns, mehrere Szenarien für die weitere Entwicklung zu bilden. So kann das Unternehmen alles so lassen, wie es ist, ein neues Arbeitsmodell schaffen oder das alte korrigieren.

Nuancen

Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter genau versteht, was er tun muss und wie sich die erzielten Ergebnisse auf sein Einkommen auswirken. Deshalb ist es notwendig, die Verordnung vor ihrer Verabschiedung zu diskutieren. Die Schlüsselrolle bei der Erstellung des Dokuments kommt selbstverständlich dem Leiter der Arbeitsgruppe (Projekt) zu. Die Aufgabe dieses Spezialisten ist es, kritische Fragen aufzuwerfen. Er muss in der Lage sein, ein klares Prozessmodell vorzustellen. Jeder Teilnehmer sieht das Bild mit eigenen Augen. Es braucht ein gemeinsames Verständnis. Jeder Teilnehmer muss die Verantwortung bei der Erstellung des Reglements darlegen. In den meisten Fällen stehen Teams der Umsetzung eines solchen Dokuments skeptisch gegenüber. Je nach Komplexität des Prozesses dauert die Einführung von Vorschriften 4-12 Monate.

Einführungsfunktionen

Um eine neue Verordnung einzuführen, müssen Sie:

1. Vorherige Dokumente als ungültig erkennen.
2. Führen Sie neue lokale Gesetze ein, um die Verordnung zu aktivieren.
3. Entwickeln Sie die erforderlichen Dokumente, um die genehmigten Regeln anzuwenden.
4. Neue Module automatisierter Infobases optimieren oder implementieren.
5. Formulare aus nicht standardisierten Dokumenten erstellen.
6. Personal ändern oder ergänzenZeitplan.
7. Kandidaten für neue Positionen finden, Mitarbeiter ernennen oder versetzen.
8. Bring den Darstellern die neuen Regeln bei.
9. Kontaktaufnahme mit Mitarbeitern.
10. Führen Sie eine Probeimplementierung der Verordnung durch.
11. Korrigieren Sie den Text basierend auf den Ergebnissen der experimentellen Ausführung.
12. Die endgültige Version des Dokuments in die Tat umsetzen.
13. Verfahren zur Qualitätskontrolle der Verordnung festlegen.

Nachdem die Maßnahmen zur Umsetzung des Dokuments festgelegt sind, erteilt der Manager einen Auftrag. Zu beachten ist, dass aufgrund der Dauer der Veranst altungen das Datum der Genehmigung und des direkten Inkrafttretens der Verordnung abweichen wird. Betrachten wir weiter die Hauptfehler, die Mitarbeiter beim Erstellen eines Dokuments machen.

Inkonsistenz mit der Praxis

Es ist wichtig, die Erstellung von Vorschriften einem Mitarbeiter anzuvertrauen, der in direktem Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit im Unternehmen steht. Angenommen, die Organisation ist sehr groß geworden. Die Führung kann es sich leisten, einen Sonderdienst zu bilden, zu dessen Aufgaben die Lösung von Entwicklungsfragen gehören wird. Dementsprechend wird die Abteilung die Aufgabe stellen, alle Prozesse des Unternehmens zu beschreiben. Aber der Zweck dieser Veranst altung ist ihnen unwichtig. Wenn die Vorschriften von Personen getroffen werden, die nicht an realen Aktivitäten beteiligt sind, wird der Mitarbeiter, der sie verw altet, das Programm nicht ausführen. Dementsprechend macht das Dokument keinen Sinn zu arbeiten.

Fehlende Flexibilität

Viele Verantwortliche streben nach dem MaximumDetail. Diese Situation wird durch Unkenntnis der Unterschiede zwischen der Erstellung von Vorschriften und der Beschreibung realer Produktionsprozesse verursacht. Wenn es darum geht, Abläufe zu automatisieren, soll deren Detaillierung den Mitarbeitern helfen. Regelbedarf entsteht, wenn viele Menschen an der Produktion beteiligt sind. Ihre Aktionen werden oft dupliziert, aber jede Person interpretiert diese oder jene Operation auf ihre eigene Weise. Die Verordnung dient der Streitbeilegung. Es ist zu beachten, dass die Mitarbeiter der Organisation eine gewisse Handlungsfreiheit haben müssen, um je nach Situation die eine oder andere Entscheidung treffen zu können. Beispielsweise kann einem Kunden sofort statt erst nach einiger Zeit geantwortet werden.

Großes Volumen und Komplexität des Textes

Vorschriften von 5-7 Seiten gelten als optimal. Gleichzeitig sollte der Inh alt umfangreich, aber kurz sein. Es wird nicht empfohlen, komplexe, mehrteilige Sätze zu verwenden. Der Text muss verständlich sein. Außerdem sollten Sie auf die Konditionen achten. Sie sollten Begriffe nicht durch Synonyme ersetzen, verwenden Sie Abkürzungen ohne Dekodierung.

Interaktion zwischen Informationssicherheit und IT-Abteilungen

Derzeit sind in vielen Unternehmen die Kontakte zu diesen Diensten sehr schwierig. Schwierigkeiten sind mit internen Konflikten der IT- und Informationssicherheitsabteilungen verbunden. Es gibt mehrere Optionen, um ihre effektive Zusammenarbeit sicherzustellen. Die erste und einfachste ist die Anwesenheit von Mitarbeitern (einem oder mehreren), die sich auf Informationssicherheit innerhalb des Informationstechnologiedienstes spezialisieren. Regeln der Interaktion zwischen IT-Abteilungen undIB spiegelt dabei typische Ansätze der Zusammenarbeit wider. Die Arbeitsorganisation erfolgt auf Basis des vorherrschenden Klischees, Informationssicherheit sei Teil der Bereitstellung von Informationstechnik. Wenn es im Unternehmen keine Konflikte zwischen diesen Diensten gibt, kann der Manager darüber nachdenken, den Informationssicherheitsdienst als separate Struktur der IT-Abteilung anzuordnen. Dementsprechend müssen mehr Ressourcen, einschließlich finanzieller, bereitgestellt werden, um solche Aktivitäten sicherzustellen.

Typisches Beispiel

Die Allgemeinen Bestimmungen legen Folgendes fest:

1. Der Zweck des Dokuments. In der Regel gibt es einen solchen Satz: "Die vorliegende Verordnung bestimmt das Verfahren …".
2. Geltungsbereich. Die Verordnung kann für Arbeitnehmer oder Einrichtungen gelten.
3. Regulatorische Dokumente, in Übereinstimmung mit denen das Gesetz entwickelt wurde.
4. Regeln zur Genehmigung, Anpassung, Aufhebung von Regelungen.

Im Abschnitt "Begriffe, Abkürzungen, Definitionen" werden die im Dokument verwendeten Begriffe genannt. Alle Abkürzungen müssen ausgeschrieben werden. Begriffe sollten in alphabetischer Reihenfolge angegeben werden. Jedes Konzept wird auf einer neuen Zeile in Einheiten angezeigt. h. Die Definition des Begriffs wird ohne das Wort „this“durch einen Bindestrich angegeben. Im Abschnitt "Prozessbeschreibung" wird eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung gegeben. Es empfiehlt sich, Unterabsätze einzufügen. Jeder von ihnen wird einem bestimmten Stadium entsprechen. Im selben Abschnitt sind die Mitarbeiter aufgeführt, die an der Durchführung bestimmter Vorgänge beteiligt sind. Es werden nicht nur Aktionen beschrieben, sondern auch deren Ergebnis.

Verantwortung und Kontrolle

Die Vorschriften sollten einen Hinweis auf die Möglichkeit enth alten, Sanktionen gegen Personen zu verhängen, die sich nicht an die Vorschriften h alten. Die Haftung ist gesetzlich zulässig. Sie kann straf-, verw altungs- oder disziplinarrechtlicher Natur sein. Es ist zwingend erforderlich, den vollständigen Namen und die Position des Mitarbeiters anzugeben, der die Umsetzung der Vorschriften überwacht.