Zuschlag für Reisetätigkeit: Berechnungsverfahren, Anmelde-, Anrechnungs- und Auszahlungsregeln

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

In vielen Unternehmen ist die Arbeit bestimmter Kategorien von Mitarbeitern auf Reisen. Zunächst sprechen wir über Fahrer, die Personal transportieren, Produkte, Materialien und andere Güter transportieren. In dem Artikel werden wir über die Zuzahlung für den Reisecharakter der Arbeit, die Besteuerung und die Abrechnung der Zulage sprechen.

Allgemeine Informationen

Ist immer eine Reisekostenpauschale erforderlich? Finden wir es heraus.

Wenn die Arbeitstätigkeit des Arbeitnehmers mit Reisen zusammenhängt, muss der Arbeitgeber die entstandenen Kosten auf der Grundlage der Vorabmeldedaten sowie gegen Vorlage von Tickets und Schecks ersetzen. In der Zwischenzeit sieht die Gesetzgebung einen anderen Weg zur Kostenerstattung vor.

Der Arbeitgeber kann eine Pauschale für Reisetätigkeiten zahlen. Die Fahrer sind in der Regel mit einer solchen Entschädigung recht zufrieden. Die Höhe der Zuzahlung wird vom Leiter des Unternehmens festgelegt undgenehmigt durch lokales Dokument.

Hier ist anzumerken, dass Inspektoren die Reisekostenpauschale nicht immer als Entschädigung im Sinne von Art. 168,1 TK. Liegen keine Belege vor, die die Ausgaben des Arbeitnehmers belegen, kann der Arbeitgeber aufgefordert werden, zusätzliche Beiträge zu erheben.

Erstattung für Dokumente

Stellt der Arbeitnehmer Papiere zur Verfügung, die seine Reisekosten belegen, werden diese vom Arbeitgeber im Nachhinein erstattet. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter genau so viel bekommt, wie er ausgegeben hat. Diese Option wird in der Regel genutzt, wenn Mitarbeiter auf längere Dienstreisen in andere Regionen oder ins Ausland entsandt werden. Der Arbeitgeber hat diesen Arbeitnehmern Reise- und Übernachtungskosten zu erstatten. Gleichzeitig muss der Arbeitgeber entscheiden, ob er von dieser Abgeltung persönliche Einkommensteuer und Beiträge zu Fonds einbehält. Lassen Sie uns diese Frage gleich beantworten.

Ausgleichskosten werden vom Arbeitgeber in die bei der Berechnung der Einkommensteuer zu berücksichtigenden Aufwendungen einbezogen. In Übereinstimmung mit Absatz 11 des Absatzes 1 der Kunst. 217 der Abgabenordnung ist es nicht erforderlich, die Einkommensteuer von der Erstattung einzubeh alten. Diese Regel gilt für den gesamten Betrag, der im Tarif- oder Arbeitsvertrag oder in einem anderen lokalen Gesetz des Unternehmens festgelegt ist. Versicherungsprämien müssen ebenfalls nicht erhoben werden (Absatz 2, Teil 1, Art. 9 212-FZ vom 24.07.2009).

Schwierigkeiten in der Praxis

Es muss allerdings gesagt werden, dass der FSS und die FIU teilweise der Ansicht sind, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, Beiträge aus der Höhe der Entschädigung zu berechnen. Sie begründen ihre Position damitReiseart der Arbeitsvergütungen und -zahlungen - dies sind Bestandteile des Geh alts. Die Kasseninspektoren bestätigen ihre Argumente mit den Bestimmungen des Art. 129 des Arbeitsgesetzbuches, das Einkommen definiert. Infolgedessen wird der Arbeitgeber nach Überprüfungen mit Bußgeldern und Strafen belegt und ist verpflichtet, zusätzliche Beiträge zu erheben. Solche Entscheidungen müssen natürlich angefochten werden. Die Gerichte stellen sich in den meisten Fällen auf die Seite des Arbeitgebers und führen folgende Argumente an:

1. Die Vergütung der Arbeit unterliegt der Zustimmung des Arbeitgebers.
2. Die Entschädigung ist notwendig, um die zusätzlichen Ausgaben des Arbeitnehmers zu decken, die ihm während der Ausübung seiner Arbeitsfunktion entstehen.
3. Erstattungsbeträge können in keiner Weise in den Verdienst eingerechnet werden, daher müssen keine Beiträge abgegrenzt werden.

Liste der Belege

Zuschlag für den reisenden Charakter der Arbeit wird bei Vorlage von Belegen erhoben. Eine spezifische Liste von Dokumenten wird vom Leiter des Unternehmens festgelegt und genehmigt. Es ist ratsam, zwei Listen zu bilden - für kurze und lange Reisen. In diesem Fall werden die Anforderungen des Arbeitgebers klarer.

Reisekosten des Mitarbeiters können nachgewiesen werden:

1. Tickets für U-Bahn, Bus, Oberleitungsbus usw.
2. Reiseroute, Frachtbrief, Quittungen, Schecks (bei Nutzung des Personentransports).

Die Wohnkosten werden durch die bei der Ankunft erh altenen Unterlagen bestätigt. Dies kann eine vom Hotelverw alter ausgestellte Quittung oder ein Kurzzeitmietvertrag sein.

Antworten auf zusätzliche Fragen von Inspektoren zuZuschläge für den reisenden Charakter der Arbeit können unter Bezugnahme auf Papiere, die die Freizügigkeit der Arbeitnehmer bescheinigen, angegeben werden. Wir sprechen insbesondere über die Liste der durch das lokale Gesetz festgelegten Positionen, die im Arbeitsvertrag festgelegten Bedingungen, Memos, Zeitschriften usw. Den Inspektoren sollten alle Papiere zur Verfügung gestellt werden, die die Reisen bestätigen.

Dokumentationsfunktionen

Um die Kontrolle über die täglichen Bewegungen der Mitarbeiter zu gewährleisten, ist es ratsam, ein Geschäftsreisetagebuch zu erstellen. Dieses Dokument kann vom Leiter der zuständigen Abteilung oder einem anderen verantwortlichen Mitarbeiter aufbewahrt werden.

Planung und Kontrolle von Einzelfahrten kann mit Hilfe von Memos erfolgen. Der Mitarbeiter erstellt es im Namen des Leiters. In einem Memo gibt der Mitarbeiter die Gründe für die Reise, Ziele und Ziele an. Das Dokument muss dem Arbeitgeber zur Genehmigung vorgelegt werden.

Die heute geltenden Vorschriften legen keine einheitliche Form von Notizen und Buchungsjournalen fest. Dementsprechend kann die Leitung des Unternehmens seine Formulare genehmigen. Um Unterlagen in Umlauf zu bringen, erlässt der Direktor eine entsprechende Anordnung.

Nuancen

Die Reisekostenpauschale wird festgesetzt in Abhängigkeit von:

• Reisefrequenzen;
• Dauer der Dienstreise;
• Schwierigkeit der Aufgabe etc.

Sie können auch die Qualifikation und Berufserfahrung eines bestimmten Mitarbeiters berücksichtigen. Dementsprechend ist eine Installation nicht erforderlichein Betrag für alle.

Vereinfachter Arbeitsablauf

Wie die Praxis zeigt, ist es bei weitem nicht immer möglich, dass ein entsandter Mitarbeiter Freispruchspapiere aufbewahrt. Es kommt vor, dass bis zum Stichtag einige der Tickets verloren gehen, es keine Schecks von Tankstellen, Quittungen usw. gibt. Ohne sie werden dem Mitarbeiter jedoch keine Ausgaben erstattet. Für solche Fälle wird ein vereinfachter Arbeitsablauf bereitgestellt.

Der Betriebsleiter bestimmt und genehmigt die Höhe der Zulage für den Reisecharakter der Arbeit. Dieser Betrag muss enth alten:

1. Durchschnittspreis für öffentliche Verkehrsmittel.
2. Miete zahlen.
3. Außerplanmäßige oder kleinere Fahrzeugreparaturen.
4. Kommunikationsdienste (Handy, Fax).

Es empfiehlt sich, für Fahrer, Spediteure, Kaufleute und andere Arbeitnehmer, die eine Arbeitsfunktion außerhalb des Unternehmens, aber innerhalb des gleichen Ortes ausüben, einen Pauschalzuschlag für die Reisetätigkeit festzulegen.

Die Prämie wird auch gewährt, wenn der Mitarbeiter:

• gibt normalerweise den gleichen Betrag für Reisen aus;
• gibt kein Geld für Unterkunft und Reisen in eine andere Region oder ins Ausland aus.

Wenn ein Mitarbeiter eine zusätzliche Zahlung für die Reisetätigkeit der Arbeit hat, muss er keine Tickets, Schecks und andere Belege einsammeln. Und die Entschädigung wird ihm am Ende des Monats ausgezahlt.

Allgemeines Berechnungsverfahren

In Übereinstimmung mit Teil 2 der Kunst. 168.1 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, zusätzliche Zahlung für reisende Art der Arbeitvom Leiter des Unternehmens genehmigt und im örtlichen Gesetz des Unternehmens festgelegt.

Die Höhe der Zulage wird vom Arbeitgeber selbstständig festgelegt. Der Wortlaut im örtlichen Gesetz des Unternehmens kann wie folgt lauten: „Eine zusätzliche Zahlung für die Reisetätigkeit der Arbeit festlegen. Die Höhe der Zulage beträgt 10 % des Grundgeh alts.“Der Manager kann nach eigenem Ermessen einen festen Betrag festlegen.

Bei der Ermittlung des Zuschlags für den Reisecharakter der Arbeit hat sich der Arbeitgeber zu richten an:

1. Regulierungsakte, die während der Sowjetzeit verabschiedet wurden. Gegenwärtig sind trotz der Tatsache, dass die UdSSR aufgehört hat zu existieren, viele Rechtsdokumente gültig, die in den Jahren ihres Bestehens genehmigt wurden. So legte das Dekret des Ministerrates der RSFSR von 1978 Nr. 579 eine zusätzliche Zahlung für den Reisecharakter der Arbeit fest - 20% des Geh alts. Sie kann Arbeitnehmern zugerechnet werden, die im Straßen- und Binnenschiffsverkehr tätig sind. Gleichzeitig erh alten nur diejenigen, die 12 oder mehr Tage reisen, eine zusätzliche Zahlung für den reisenden Charakter der Arbeit.
2. Branchen- und Regionalvereinbarungen. Beispielsweise können Straßenarbeiter je nach Anzahl der Tage, die sie unterwegs sind, bis zu 20 % Zuschlag erh alten. Die entsprechende Klausel findet sich in Ziffer 3.6 der Bundesfachvereinbarung Straßenanlagen.

Wenn die Höhe der Zulage weder in den während der Sowjetzeit erlassenen Gesetzen noch in Branchenvereinbarungen (Regionalvereinbarungen) vorgeschrieben ist, hat der Geschäftsführer das Recht, sie nach eigenem Ermessen festzulegen.

Einige Manager glauben fälschlicherweise, dass das zuständige Organ fürFestsetzung der Höhe des Zuschlags für den Reisecharakter der Arbeit, - die Rechnungskammer. Es muss gleich gesagt werden, dass diese Struktur nichts mit der Bestimmung der Höhe der Zahlungen zu tun hat.

Reisearbeitsbeihilfe: Besteuerung

Wenn ein Arbeitgeber in dem Bemühen, den Arbeitsablauf zu vereinfachen, Reisekosten durch anfallende zusätzliche Zahlungen kompensiert, kann die IFTS Ansprüche geltend machen. Mittlerweile hat sich eine recht stabile Praxis entwickelt. Leider nicht zugunsten des Arbeitgebers. Die Gerichte und Aufsichtsbehörden bestreiten das Recht des Arbeitgebers zur Festsetzung einer Zuzahlung nicht. Sie sind jedoch der Meinung, dass die feste Zahlung der persönlichen Einkommensteuer und den Beiträgen zu Fonds unterliegen sollte. Die Argumente lauten wie folgt.

Das Gesetz sieht zwei Arten von Zahlungen vor. Die erste umfasst Vergütungen, die als Einkommensbestandteile fungieren. Sie entstehen aufgrund der Tatsache, dass ein Bürger unter besonderen Bedingungen arbeitet. Von dieser Vergütung werden Steuern und Beiträge zu Fonds einbeh alten. Die zweite Art der Zahlung ist die Erstattung von Ausgaben, die einem Arbeitnehmer bei der Ausübung einer Arbeitsfunktion entstehen. Beiträge und Steuern werden von diesen Beträgen nicht einbeh alten.

Nach Meinung vieler Experten kommt die monatliche Pauschale nicht als Ausgleich nach Art. 168,1 TK. Fakt ist, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die tatsächlich entstandenen Kosten nicht erstattet. Mit anderen Worten, die Höhe der Entschädigung hängt nicht von der Höhe der Ausgaben ab.

Ergänzung zum vorgesehenen VerdienstArbeits- oder Tarifvertrag können nicht als Entschädigung im Sinne von Art. 164 TK. Dies liegt daran, dass das Geh alt eines Arbeitnehmers, der seine Arbeitsfunktionen auf Reisen ausführt, bei seiner Ansammlung steigt.

Erklärungen zur Sonne

Ende 2015 hat der Oberste Gerichtshof die Position des Arbeitgebers eingenommen. In seinem Review of Practice für 2015 wies der Oberste Gerichtshof darauf hin, dass es für Steuerzwecke auf die Art der Zahlung ankommt, wonach der Betrag zu den in Art. 164 TK. Nach dieser Regel ist eine Entschädigung eine Geldleistung, die eingerichtet wurde, um Arbeitnehmern die Kosten zu erstatten, die ihnen im Zusammenhang mit der Erfüllung ihrer Arbeitsfunktionen entstehen. Gleichzeitig wies der Oberste Gerichtshof darauf hin, dass der Name der Zahlung keine entscheidende Bedeutung habe. Dies kann durchaus eine Zulage, ein Zuschlag, eine Leistung, eine Geh altserhöhung usw. sein.

Staatliche Behörden wollen die Position des Gerichts jedoch nicht wirklich unterstützen. Beispielsweise ist für das Arbeitsministerium die Voraussetzung für die Zahlung einer Entschädigung an einen Arbeitnehmer die Vorlage von Dokumenten, die die Ausgaben während der Reise bestätigen. Daher müssen Unternehmen, die keine Steuern erheben und Beiträge zu Fonds aus Umlagen zahlen wollen, ihre Position vor Gericht verteidigen.

Buchh altung

Wie verbuche ich Zahlungen, die den Mitarbeitern während einer Geschäftsreise entstandene Ausgaben kompensieren sollen?

In Übereinstimmung mit den Anweisungen für den Kontenplan, genehmigt durch Anordnung des Finanzministeriums Nr. 94n vom2000, zur Zusammenfassung von Informationen über alle Abrechnungen mit Arbeitnehmern des Unternehmens, mit Ausnahme von Lohntransaktionen und Abrechnungen mit rechenschaftspflichtigen Arbeitnehmern, wird das Konto verwendet. 73. Informationen über Abrechnungen mit Personal in Bezug auf Beträge, die für Betriebs- und Verw altungskosten erh alten wurden, sind in der Rechnung enth alten. 71. Gleichzeitig glauben viele Experten, dass die Verwendung dieses Kontos falsch ist, wenn das Unternehmen kein Geld für die Berichterstattung ausgibt, sondern die dem Mitarbeiter entstandenen Kosten erstattet. Unter Berücksichtigung dessen sollte der Buchh alter folgende Eintragungen vornehmen:

• Dt. sch. 20 (26, 44) CT-Empf. 73 - Annahme zur Abrechnung von Auslagen in Form der Erstattung der Auslagenkosten nach ihrer Bestätigung.
• Dt. sch. 73 ct sc. 50 - Arbeitsunfallzahlung.

Wenn von den Bestimmungen der Kunst geleitet. 129 des Arbeitsgesetzbuchs werden dann zusätzliche Zahlungen, Zulagen, auch für Arbeiten unter besonderen Bedingungen, als Einkommensbestandteil anerkannt. Entsprechend macht der Buchh alter folgende Eintragungen:

• Dt. sch. 20 (26, 44) CT-Empf. 70 - Geh altsabgrenzung an einen Mitarbeiter mit Zuschlag.
• Dt. sch. 70Kt. 68 - Einbeh alt der Einkommenssteuer vom Einkommen
• Dt. sch. 20 (26, 44) CT-Empf. 69 - Entstehung von Versicherungsprämien.
• Dt. sch. 70Kt. 50 - Lohnzahlung mit Zuschlag.

Eine solche buchh alterische Abgrenzung erleichtert dem Arbeitgeber laut Experten die Trennung von einkommensteuer- und versicherungspflichtigen Beträgen und steuerfreien Beträgen.

Schlussfolgerung

Vereinfachter Arbeitsablauf ist es nichtimmer in der Hand des Arbeitgebers. Beabsichtigt der Arbeitgeber zu berücksichtigen, dass Reisekostenzuschüsse keine Geh altsbestandteile sind, drohen Ansprüche von Aufsichtsbehörden. In solchen Fällen empfiehlt es sich, die Rechtsprechung zu diesem Thema genauer zu studieren.