Abrechnung für Firmenkarten: Zahlungsvorgang

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Firmenkarten von Banken sind, wie Sie wissen, vielseitig. Deshalb sind Berechnungen mit ihnen heute weit verbreitet. Firmenkarten können bequem auf Geschäftsreisen von Mitarbeitern im In- und Ausland, beim Bezahlen repräsentativer Dienstleistungen, beim Empfang von Bargeld an Ausgabestellen und Geldautomaten verwendet werden. In dem Artikel werden wir betrachten, wie Firmenkarten in der Buchh altung berücksichtigt werden.

Allgemeine Regeln

Um eine Unternehmenskarte zu erh alten, unterzeichnet ein Unternehmen eine Vereinbarung mit einer Bankstruktur. Dadurch wird ein spezielles Bankkonto eröffnet. Die Beträge, die darauf gebildet werden, werden entsprechend dem Konto berücksichtigt. 55.

Um das Guthaben auf der Unternehmenskarte des Unternehmens widerzuspiegeln, wird in der Buchh altung ein spezielles Unterkonto für Konto 55 verwendet.

Analytics-Funktionen

Der Aufbau der analytischen Buchh altung erfolgt in Abhängigkeit von den Nutzungsbedingungen der Karten.

In einigen Fällen sieht die Vereinbarung mit der Bank das Vorhandensein einer Versicherungskaution auf dem Konto des Unternehmens vor. Es stellt den Mindestbetrag dar, der sich dauerhaft auf dem Konto befindet. Es wird auch als irreduzibles Gleichgewicht bezeichnet. Dieser Betrag kann in Ausnahmefällen ausgegeben werden. Insbesondere die Kaution wird bei Überschreitung des Auszahlungslimits verwendet.

Bei der Abrechnung von Firmenkarten juristischer Personen empfiehlt es sich, Unterkonten der 2. Ordnung zum Konto zu eröffnen. 55. Dies können Unterkonten sein. „Zahlungslimit“und „Versicherungskaution“.

Die angegebenen Unterkonten in der Abrechnung von Firmenkarten juristischer Personen werden unbedingt eröffnet, wenn mehrere Karten mit einem einzigen Firmenkonto verknüpft sind, mit denen jeder Inhaber Zahlungstransaktionen innerhalb des angegebenen Limits durchführen kann. Bei der Gutschrift von Geldern übermittelt der Kunde der Bank einen Kontoauszug mit den Daten der Inhaber und Kartennummern sowie den Beträgen, die an jeden von ihnen überwiesen werden müssen.

Reflexion der Einschreibung

Bei Aufladung des Girokontos einer Firmenkarte erfolgt eine Buchung in der Buchh altung:

db ch. 55 Unterkonten "Sonderkonto" Kd sc. 57 „Abrechnungskonten“(52 „Währungskonten“)

Bei Fremdwährungen auf einem Sonderkonto sollte eine Neubewertung am Tag der Transaktion und am Tag der Meldung durchgeführt werden. Die daraus resultierenden Kursdifferenzen bei der Abrechnung von Firmenkarten spiegeln sich wie folgt wider:

• db ch. 55 Unterkonten "Sonderkonto" Unterkonto Kd 91. "Sonstige Einkünfte" (in Höhe von positivUnterschied);
• db ch. 91, subch. "Sonstige Ausgaben" Kd c. 55 Unterkonten "Sonderkonten" (nach Höhe der negativen Differenzen).

Überweisungen sind unterwegs

Wenn die Bank eine primäre Dokumentation erhält, die die Durchführung von Transaktionen mit einer Firmenkarte bestätigt, wird ein Eintrag auf dem Girokonto in der Buchh altung vorgenommen:

db ch. 10 (20, 25, 26 usw.) CD-Anzahl. 57 "Überweisungen sind unterwegs".

Die Verwendung des Kontos 57 ist darauf zurückzuführen, dass die primären Dokumente (Quittungen, Belege usw.) von der Buchh altungsabteilung empfangen und verarbeitet werden, bevor ein Kartenkontoauszug erstellt wird, der die Abbuchung von Geldern bestätigt.

Für dieses Konto sollte ein spezielles Unterkonto eröffnet werden. Es wird Zahlungen auf einer Firmenkarte widerspiegeln.

In der Buchh altung kann die operative Kontrolle des Kontostands durch Subtrahieren des Betrags auf dem Unterkonto durchgeführt werden. "Operationen auf Kartenkonten" (auf Konto 57) aus dem Saldo des Unterkontos "Sonderkonto" (auf Konto 55).

Reflektion von Operationen

Die Durchführung erfolgt nach Erh alt eines Kontoauszugs, der die tatsächliche Abschreibung bestätigt. In der Buchh altung werden Operationen auf Firmenkarten wie folgt wiedergegeben:

db ch. 57 Unterkonten "Operationen auf Sonderkonten" Cd sc. 55 Unterkonten "Sonderkonto"

Aus der Liste der zulässigen Transaktionen geht hervor, dass der Inhaber das Recht hat, mit der Karte nicht nur zu bezahlen, sondern auch Bargeld zu erh alten.

Die Barabhebung von einer Firmenkarte in der Buchh altung wird auf der Grundlage von Belegen durchgeführt. Sie werden an der Ausgabestelle oder an einem Geldautomaten ausgegeben. Die Verkabelung sieht so aus:

db ch. 71 cd sc. 57 Unterkonten "Operationen auf Sonderkonten" (für den Betrag der erh altenen Mittel)

Die Verwendung von Barmitteln wird gemäß den allgemeinen Regeln in Übereinstimmung mit der Hauptdokumentation erfasst, die der Spesenabrechnung des Mitarbeiters beigefügt ist.

Wichtiger Moment

Zusätzlich zu dem oben genannten Modell des Arbeitsablaufs und der Abrechnung von Firmenkarten kann in der Praxis eine Situation eintreten, in der ein Mitarbeiter während des Berichtszeitraums keine primären oder anderen Unterlagen vorgelegt hat, die Transaktionen bestätigen. In diesem Fall kann der Kontoauszug die Abschreibung von Geldern widerspiegeln.

In solchen Situationen müssen Sie wie folgt vorgehen. Jede Karte ist einer bestimmten Person zugeordnet – dem Inhaber. Gemäß dem Verfahren zur Erstellung von Berichten über Geldbewegungen auf Sonderkonten müssen sie die Nummer der Karte angeben, von der die Belastung vorgenommen wurde. In einer solchen Situation ist die Bedeutung einer kompetenten Analyseorganisation aufgrund von 55.

Die Belastung von Firmenbankkarten in der Buchh altung erfolgt auf der Grundlage eines nicht durch Dokumente bestätigten Auszugs und spiegelt sich wie folgt wider:

db ch. 73 CD-C. 55 Unterkonten "Sonderkonto"

Erbringt der Karteninhaber keine Primärdokumentation oder sind die ihm entstandenen Kosten wirtschaftlich nicht vertretbar, muss er zurücksendenausgegebene Mittel gemäß den festgelegten Regeln. Die Reflektion der Rücksendung erfolgt auf einem Guthabenkonto. 73 in Übereinstimmung mit den Buchungspositionen der Unternehmensfonds (z. B. Konten 50, 51).

Buchh altungstransaktionen in Fremdwährung

Die Einzelheiten der Abrechnung von Firmenbankkarten mit Fremdwährung werden durch die vom Finanzinstitut bereitgestellten Abschreibungs- und Umrechnungsbedingungen bestimmt. Außerdem hat das Aussehen der Karte selbst eine Bedeutung.

Gemäß den allgemeinen Regeln erstellt ein entsandter Mitarbeiter nach der Rückkehr aus dem Ausland eine Vorabmeldung, die er bei der Buchh altung einreicht. Er fügt die Originaldokumentation bei. Darin enth alten sind unter anderem Papiere, die bei Kartenzahlungen erstellt wurden.

Alle Ausgaben in Fremdwährung müssen am Tag der Genehmigung des Berichts in Rubel umgerechnet werden. In diesem Fall erfolgt die Eingabe:

• db ch. 08 (26, 44) CD-Anzahl. 71 (für den Betrag des Rubeläquivalents der Ausgaben zum Wechselkurs der Zentralbank);
• db ch. 71 cd sc. 57 Unterkonten "Operationen auf Sonderkonten" (für die von der Karte bezahlten Ausgaben in Rubel zum Wechselkurs der Zentralbank).

Weitere Einträge hängen davon ab, welche Firmenkarte (Währung oder Rubel) verwendet wurde. Bei der Bilanzierung von Devisengeschäften die Schulden auf dem Konto. 57 unterliegt der Neubewertung und dem Datum ihrer Inbetriebnahme. Beim Empfang eines Kontoauszugs erfolgt ein Eintrag:

db ch. 57 Unterkonten "Operationen auf Sonderkonten" Cd sc. 55 Unterkonten "Spezielles Bankkonto" - Rubeläquivalent zum WechselkursZentralbank am Tag der Belastung

Zur gleichen Zeit, laut Konto. 57 bestimmen die Wechselkursdifferenz. Es wird gutgeschrieben oder belastet. 91 (je nach Art der Kurskorrektur).

Bei Verwendung einer Rubel-Firmenkarte in der Buchh altung erfolgt die Buchung für den in der Abrechnung angegebenen Betrag in Rubel. Normalerweise weicht sein Wert von dem auf dem Konto ausgewiesenen ab. 57 Unterkonten "Operationen auf Sonderkarten" am Tag der Genehmigung des Berichts. Dies liegt daran, dass Finanzstrukturen bei der Neubewertung von Devisentransaktionen einen internen Kurs verwenden, der nicht mit dem Kurs der Zentralbank übereinstimmt.

Die resultierende Differenz wird als Summe betrachtet. Da der Betrag der Zahlung in Rubel in Höhe des Betrags in Fremdwährung um Differenzen bereinigt wird, werden sie auf demselben Konto wie der Hauptbetrag der Reisekosten ausgewiesen. Es könnte C sein. 08, 44, 26 usw.

Gebühren

Ihnen wird die Wartung von Firmenkarten in Rechnung gestellt. In der Buchh altung sind Provisionen in den sonstigen Ausgaben enth alten und werden im entsprechenden Unterkonto des Kontos ausgewiesen. 91.

Die Höhe und das Verfahren zur Abschreibung der Vergütung richten sich nach den Tarifen der Bankenorganisation. Sie sind in der Anlage zum Kontoführungsvertrag aufgeführt.

Guthabenzinsen

Sofern der Kartenkonto-Dienstleistungsvertrag deren Ansammlung vorsieht, werden sie den sonstigen Einnahmen zugerechnet. In diesem Fall wird die Verdrahtung kompiliert:

db ch. 55 Unterkonten "Sonderkonto"Kd sc. 91 Unterkonten "Sonstige Einkünfte"

Nuancen

Das obige Verfahren zur Erfassung von Transaktionen gilt hauptsächlich für Unternehmen, die Kartenkonten besitzen und von dort aus mit Handelspartnern abrechnen.

Gleichzeitig kann das Unternehmen Zahlungen mit Karten von Einzelpersonen und Organisationen akzeptieren. Aussteller (Kartenaussteller) schließen Vereinbarungen mit Händlern ab, um Produkte an Karteninhaber zu verkaufen.

Die Vereinbarung legt die Regeln für die Bereitstellung der Stelle mit technischen Geräten, die Genehmigung des Betriebs, die Bedingungen für die Abrechnung mit den Käufern und die Höhe der Provision der bedienenden Bank fest. Letztere wird in der Regel von den Erlösen aus Warenverkäufen einbeh alten und dem Konto des Handelsunternehmens gutgeschrieben.

Abholung von Zetteln

Slip ist eine Endkontrolle. Das Verfahren und die Häufigkeit ihres Einzugs werden durch den Vertrag bestimmt, der mit der Acquiring-Bank (einem Kreditunternehmen, das Kartenakzeptanzstellen organisiert und Dienstleistungen für die Bedienung der gesamten Palette von Operationen in ihnen erbringt) abgeschlossen wurde. Gleichzeitig ist ein Belegregister obligatorisch. Es zeigt die Anzahl der Schecks und den Gesamtbetrag an.

Das Register ist in zweifacher Ausfertigung auszufüllen. Eines wird zusammen mit Zetteln an den Sammler abgegeben, das zweite verbleibt im Handelsbetrieb. Im letzteren Fall stellt der Sammler auch eine Quittung aus.

Als Grundlage für die Darstellung der Beträge auf dem Konto. 57 ist die zweite Kopie des Dokuments. Vor Übergabe der Belege an den Eintreiber erfolgt das Unternehmen nichtkönnen Beträge als „Transitüberweisungen“behandeln. Dementsprechend wird Konto 57 nicht wiedergegeben.

Vor der Überweisung der Belege an die Bank (solange sie an der Kasse des Handelsunternehmens liegen) werden die Beträge für die verkauften Waren nicht von den Konten abgebucht und dem Konto nicht gutgeschrieben. Dementsprechend wird angenommen, dass Käufer Forderungen gebildet haben.

Wenn der Verkaufserlös dem Konto gutgeschrieben wird, wird eine Transaktion erstellt:

db ch. 51 cd sc. 57

Abrechnung von Firmenkarten in C1

Die Reflexion des operativen Geschäfts ist derzeit nicht mit Schwierigkeiten verbunden. Ich muss sagen, dass früher die Abrechnung von Firmenkarten in C1 7 7 zum Beispiel fast manuell gemacht wurde.

Das Softwareprodukt 1C „Accounting“wird ständig weiterentwickelt. Die ersten wesentlichen Änderungen bemerkten die Benutzer der Programmversion C1 8 2. Die Abrechnung von Firmenkarten in der neuesten Anwendung ist noch einfacher geworden. Betrachten Sie einige der Nuancen von Reflexionsoperationen.

Der Vorgang des Auffüllens von Firmenkarten in der Buchh altung in C1 8 3 wird anhand des Dokuments "Ausbuchung vom Konto" widergespiegelt. Gehen Sie zum Öffnen in den Bereich „Bank und Kasse“, dann zu „Kontoauszüge“und klicken Sie auf die Sch altfläche „Abbuchung“.

In der Form des Dokuments ist die Art der Operation "Überweisung auf ein anderes Konto" angegeben. Um das Konto des Begünstigten auszuwählen, öffnen Sie das Verzeichnis „Bankkonten“. Die Belastungsposition lautet sc. 55.04.

In Version 1C 8.2Abschreibungen wurden in gleicher Weise vorgenommen. Gleichzeitig wurde kein separates Dokument für den Erh alt von Geldern für die Überweisung vom Abrechnungskonto erstellt - es wurde als Umsatz der Bewegung von Beträgen berücksichtigt.

Bargeld am Geldautomaten abheben

Bei der Einlösung von Geldern akzeptiert der Mitarbeiter diese tatsächlich im Rahmen des Berichts. Dementsprechend ist er verpflichtet, Belege vorzulegen, die die Ausgaben belegen.

Angenommen, ein Mitarbeiter hat einen bestimmten Betrag von der Karte ausgezahlt und den Kauf von Inventargegenständen bezahlt.

Entnahme in 1C wird anhand des Dokuments "Abschreibungen vom Konto" widergespiegelt. Es ist erforderlich, die Art des Vorgangs anzugeben: "Überweisung an einen verantwortlichen Mitarbeiter", Konto 55.04. Das Bankkonto ist dasjenige, mit dem die Karte verknüpft ist. Das Dokument enthält auch Informationen über seinen Inhaber, d. h. über die verantwortliche Person.

Wenn die Operation reflektiert wird, wird eine Aufzeichnung gemacht:

db ch. 71,01 CD-Zähler. 55.04

Bankprovision beim Abheben von Geldern einbeh alten

Dieser Vorgang wird anhand des Dokuments "Ausbuchung vom Konto" widergespiegelt. Sein Typ ist "andere Abschreibung", Buchh altungskonto - 55.04. Das Bankkonto ist das Konto, mit dem die Karte verknüpft ist.

Die Details geben das Konto an. 91.02. Dies ist das Belastungskonto, auf das die Provision überwiesen wird. Wählen Sie im Verzeichnis „Sonstige Ausgaben / Einnahmen“einen Posten aus, der die Kosten für die Bezahlung von Bankdienstleistungen beinh altet. Danach wird ein Datensatz generiert:

db ch. 91,02 CD-Zähler. 55.04.

Kostenbestätigungsvorgang

In 1C werden Ausgaben anhand des Dokuments "Advancemelden".

Wählen Sie beim Ausfüllen im Reiter "Vorschüsse" "Vom Konto abbuchen".

Geben Sie auf der Registerkarte "Waren" die Daten zu den gekauften Inventarartikeln, deren Rechnung und Mehrwertsteuer ein.