2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23
Die Position eines Archivmitarbeiters wird als Archivar bezeichnet. Die Hauptaufgabe eines Spezialisten auf diesem Gebiet besteht darin, die Arbeit des Archivs selbst und die Zirkulation der Dokumentation darin zu etablieren. Solche Fachleute werden überall dort benötigt, wo ein großer Umlauf an amtlichen Papieren stattfindet, insbesondere in Organisationen, die mit Versicherungen, Finanzen und insbesondere in staatlichen Unternehmen zu tun haben. Das wichtigste Dokument, auf das sich ein neuer Mitarbeiter beziehen muss, ist die Stellenbeschreibung des Archivars.
Allgemeine Bestimmungen
Nur der Leiter eines Unternehmens kann einen Archivar annehmen oder entlassen. Und zuallererst muss er sich auf die geltende Gesetzgebung des Landes beziehen. Aus der Unterweisung muss hervorgehen, wer der unmittelbare Vorgesetzte der Fachkraft ist, die diese Position innehat.
Um als Archivar zu arbeiten, muss eine Person eine berufliche Erstausbildung erh alten und kann dann auch ohne Erfahrung in diesem Bereich für eine Stelle angenommen werden. Es gibt eine Option, dieeine Person mit Sekundar- oder allgemeiner Bildung wird einen Job bekommen, aber dann muss er eine spezielle Ausbildung in dieser Richtung erh alten. Erfahrung ist für diese Position nicht erforderlich.
Was Sie wissen müssen
Die Stellenbeschreibung eines Unternehmensarchivars legt nahe, dass der Mitarbeiter über bestimmte Kenntnisse verfügen muss: Er ist verpflichtet, die Vorschriften, Anweisungen und die gesamte Liste der Rechtsdokumente im Zusammenhang mit der Archivverw altung in dieser Organisation zu studieren. Darüber hinaus muss er wissen, wie Dokumente aufbewahrt, verwendet und nach welchen Standards sie akzeptiert und übergeben werden. Sein Wissen sollte ein einheitliches staatliches System der Büroarbeit umfassen. Darüber hinaus muss er verstehen, wie die Beschreibungen der aufbewahrten Dokumente erstellt werden, welche davon dauerhaft und welche nur vorübergehend aufbewahrt werden müssen, und auch Akte zu ihrer Vernichtung erstellen.
Die Berufsbeschreibung eines Hilfsarchivars impliziert, dass er wissen muss, wie Akten abgelegt werden, nach welchen Regeln sie für die spätere Verwendung und Aufbewahrung vorbereitet werden, wie Aufzeichnungen geführt und Berichte im Unternehmen erstellt werden. Diese Person muss die Struktur des Unternehmens, in dem sie arbeitet, sowie die Regeln für die Verwendung von Geräten und allen technischen Mitteln verstehen, die für die Durchführung von Arbeiten im Archiv erforderlich sind. Darüber hinaus muss er alle internen Regeln und Gesetze der Organisation kennen, einschließlich Arbeitsschutz, Brandschutz, Routine usw.
Verantwortlichkeiten
Berufsbeschreibung eines Archivars einer Haush altsinstitutiongeht davon aus, dass er bestimmte Funktionen erfüllen muss: die Durchführung von Arbeiten im Zusammenhang mit dem Archivgeschäft, die Aufbewahrung von Dokumenten, die ins Archiv gelangen, die Registrierung eingehender Dokumente, die Entwicklung der Nomenklatur und die Überprüfung der Richtigkeit von Ablagefällen vor der Einreichung zum Archiv. Wenn Bedarf besteht, verschlüsselt er die Lagereinheiten, organisiert die Unterbringung der Kisten und trägt sie in das Register ein.
Die Stellenbeschreibung des Archivars einer medizinischen Einrichtung legt nahe, dass er zusammenfassende Beschreibungen der gespeicherten Dokumentation erstellen und sie in temporäre und dauerhafte Einheiten verteilen muss. Es muss Aufzeichnungen führen, bereits abgelaufene Dokumente unverzüglich vernichten und ein System entwickeln, mit dem das gesuchte Dokument schnell und einfach gefunden werden kann.
Weitere Funktionen
Außerdem erfordern seine Dienstpflichten seine Anwesenheit bei Prüfungen über den Wert von Dokumenten für die Wissenschaft und nicht nur. Er hat dafür Sorge zu tragen, dass die Unterlagen unversehrt bleiben, ggf. Restaurierungsarbeiten mit ihnen durchzuführen. Dieser Spezialist stellt auch sicher, dass das Archiv alle notwendigen Voraussetzungen für die normale Aufbewahrung von Dokumenten hat.
Der Archivar muss die Umsetzung der Brandschutzvorschriften überwachen sowie moderne technische Mittel für die Arbeit mit Dokumenten einsetzen. Er ist auf Verlangen von Mitarbeitern und Besuchern der Organisation verpflichtetstellen Kopien oder Originale von Archivdokumenten aus, erstellen Zertifikate anhand der im Archiv verfügbaren Informationen und erstellen Berichte über ihre Arbeit.
Rechte
Die Stellenbeschreibung eines medizinischen Archivars lässt vermuten, dass er bestimmte Rechte hat. Er kann Dokumente anfordern und erh alten, die sich auf seine Arbeitstätigkeit beziehen. Bei Bedarf kann er mit Spezialisten aus anderen Abteilungen des Unternehmens oder aus anderen Organisationen zusammenarbeiten, wenn dies ihm bei der Lösung seiner kompetenten Probleme hilft. Bei Bedarf kann er die Interessen seines Unternehmens in anderen Organisationen in allen Fragen vertreten, die unmittelbar die Arbeit des Archivs betreffen.
Verantwortung
Die Berufsbeschreibung eines Archivars geht davon aus, dass er für die Nichterfüllung seiner Pflichten und schlechte Arbeit verantwortlich ist, für die Angabe falscher oder verzerrter Informationen über die erledigten Aufgaben, für die Weigerung, Anweisungen seiner Vorgesetzten auszuführen.
Darüber hinaus ist er verantwortlich für Situationen, in denen Verstöße, Sicherheitsverstöße oder andere Handlungen festgestellt wurden, die den normalen Betrieb des Unternehmens gefährden, und der Mitarbeiter diese nicht gemeldet und keine Maßnahmen zur Beseitigung des Problems ergriffen hat. Der Archivar ist für die Verletzung der Normen der Arbeitsdisziplin verantwortlich.
Arbeitsbedingungen
Die Stellenbeschreibung eines Archivars legt nahe, dass die Leitung der Organisation die Stunden seiner Arbeit in Übereinstimmung mit der Arbeitszeit festlegen sollteGesetzgebung. Gegebenenfalls muss ihm das Unternehmen einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, der alle Normen und Standards berücksichtigt, sowie alles Notwendige für Geschäftsreisen, auch örtliche. Er hat auch das Recht, Dokumente innerhalb seiner Zuständigkeit zu unterzeichnen.
Schlussfolgerung
Das Hauptdokument, auf das sich ein für diese Position angenommener Spezialist stützen sollte, ist die Stellenbeschreibung eines Archivars. Unabhängig davon, in welcher Organisation er arbeitet, sind die Rechte, Verantwortlichkeiten, Funktionen und Kenntnisse praktisch gleich und können je nach den Bedürfnissen eines bestimmten Unternehmens und den Aufgaben, die die Führungskräfte ihren Mitarbeitern übertragen, variieren.
Eine solche Arbeit erfordert Aufmerksamkeit, Ausdauer, Kenntnis der Regeln für die Sicherheit wichtiger Papiere, Kenntnisse der Wertschätzung bestimmter Dokumente sowie die Fähigkeit, Dokumente zu systematisieren, schnell zu finden und zu verschlüsseln. Ein wichtiger Faktor ist auch die Arbeit mit Menschen, denn der Beruf eines Archivars beinh altet die Ausstellung und Entgegennahme verschiedener Dokumentationen, die Überprüfung der Richtigkeit ihrer Zusammenstellung und Authentizität. Nur eine aufmerksame Person, die bereit ist, mit einer großen Menge an Informationen zu arbeiten und die Interessen des Unternehmens in anderen Organisationen zu vertreten, wird in der Lage sein, die Arbeitspflichten in dieser Position korrekt und zuverlässig zu erfüllen.
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