Beschaffungsbudget: Essenz der Zusammenstellung, Indikatoren und Formation

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Während der Erstellung des Budgets werden Verkaufs- und Produktionspläne in Indikatoren für Einnahmen und Ausgaben der Abteilungen umgewandelt. Damit die einzelnen Abteilungen die angestrebten Ziele erreichen können, ist es notwendig, Material im Rahmen des Kostenplans einzukaufen. Dazu wird ein Beschaffungsbudget gebildet.

Modell der Beschaffungsorganisation 1

Der erste Schritt besteht darin, den Zweck der Einrichtung einer Einkaufsabteilung festzulegen. Basierend auf den Besonderheiten des Produkts und der Anzahl der Lieferanten bildet es eine Abteilung von 2-5 Personen (maximal 7 Lieferanten pro Manager). Jeder von ihnen ist für den Zeitpunkt der Lieferungen, den Zustand der Lagerbestände, Zahlungen und die Ausführung von Verträgen verantwortlich. Die Arbeit der Abteilung kann nicht nur auf Weisung des Leiters ausgeführt werden. Die Abteilung wird geschaffen, um den Verkaufsplan umzusetzen, der für den Monat, das Quartal und das Jahr erstellt wird. Für die Erfüllung des Plans wird ein Bonus gewährt:

• Grundeinkommen: 40 % für Manager, 60 % für Führungskräfte;
• Boni: 50% - für den Manager, 30% - für den Leiter;
• Prämie - 10 %.

Boni für Manager werden basierend auf Leistungsindikatoren abgegrenzt:

• pünktliche Lieferung;
• Volumen illiquider Güter;
• durchschnittlicher Lagerumschlag.

Für Boni können Sie auch qualitative Indikatoren verwenden, zum Beispiel den Servicekoeffizienten, also die Anzahl der Waren in der Anwendung, die sofort erfüllt werden können.

Modell der Beschaffungsorganisation 2

Dieses Schema unterscheidet sich vom vorherigen dadurch, dass der Abteilungsleiter auf der Grundlage des Verkaufsplans das Einkaufsbudget berechnet. Das heißt, innerhalb der Einheit wird ein separates Finanzkontrollzentrum geschaffen. Eine effizientere Managerauswahl erfolgt, da Logistikkosten und Lieferkonditionen berücksichtigt werden. Alle Mitarbeiter sind an der Umsetzung des Beschaffungsplans und damit an der Entwicklung des Unternehmens interessiert. Im Gegenzug kann das Management das Kickback-Programm auf ein Minimum reduzieren.

Es wird 1,5-2 Monate dauern, um das erste Arbeitsmodell zu bauen. Die Aufgabe des Direktors besteht darin, Mitarbeiter mit Erfahrung einzustellen. Im zweiten Fall dauert der Aufbau einer Abteilung 6-18 Monate. Das Hauptproblem liegt in der psychologischen Arbeit. Der Direktor muss die Mitarbeiter zu einzelnen Geschäftsleuten machen. Nicht jeder kann diese Rolle übernehmen.

Betriebsplanung

Das Betriebsbudget spiegelt die geplanten Aktivitäten für das Jahr für ein Segment oder eine bestimmte Funktion eines Unternehmens wider. Es wird in allen Verantwortungszentren entwickelt und dann zu einem konsolidierten Budget konsolidiert. Die Erstellung eines Dokuments kann als Buchh altungs- und Managementprozess betrachtet werden. Der Unterschied liegt darin, dass der Bericht die Aktivitäten des Unternehmens in der Zukunft widerspiegelt und nichtFixierung früherer Ereignisse. Es besteht aus Budgets für Einkäufe, Verkäufe, Verw altungs- und Produktionskosten. Sehen wir uns jedes dieser Elemente an.

Umsatz

Das Umsatzvolumen und seine Struktur bestimmen die Art des Unternehmens. Daher ist einer der ersten ein Verkaufsplan. Bei der Erstellung müssen nicht nur die Verkäufe für frühere Perioden berücksichtigt, sondern auch die Faktoren analysiert werden, die sie beeinflussen können (Saisonalität, Werbeaktionen usw.).

Das Verkaufsbudget wird unter Berücksichtigung des Nachfrageniveaus, der Verkaufsgeografie und der Käufer erstellt. Es enthält ein Umsatzziel, das sich im Barbudget widerspiegeln kann. Die Berechnung dieses Indikators bereitet jedoch Schwierigkeiten, da das Unternehmen die Handlungen der Kunden nicht kontrollieren kann. Die geplante Höhe der Ausgaben wird auf der Grundlage der Aktivitäten der Organisation berechnet. Es ist am einfachsten zu berechnen. Der Verkauf als Geschäftsprozess ist von großer Bedeutung. Für Organisationen, die sich mit dem Verkauf von Produkten befassen, ist es der Verkaufsplan, der den Fehler in den Berechnungen festlegt. Wenn es falsch geschrieben ist, wirkt es sich auf alle anderen Tätigkeitsbereiche aus.

Produktion und Lager

Der Produktveröffentlichungsplan basiert auf dem Verkaufsvolumen. Es berücksichtigt auch Produktionskapazität, Bestandsänderungen und Einkaufsbudgets. Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:

Produktausstoß=Bestand am Ende der Periode + Absatzmenge - Bestand am Anfang der Periode.

Das Produktionsvolumen wird anhand der Merkmale der Produktproduktion berechnet.

Gesamtproduktionskosten sind diejenigen, die mit der Herstellung von Produkten verbunden sind. Gleichzeitig berücksichtigt eine separate Zeile die Arbeitskosten in zwei Teilen: Fixkosten und Akkordarbeit (Mitarbeiterprämien basierend auf der Umsetzung des Produktionsplans).

Budget für kaufmännische, administrative Kosten

Vertriebskosten sind alle Kosten, die mit dem Verkauf und der Verkaufsförderung von Waren verbunden sind. Ihre Höhe hängt von Entscheidungen im Bereich des Managements ab. Die Entscheidung, den Bereich des Geländes zu ändern, wirkt sich auf die mit der Lagerung von Waren verbundenen Kosten aus. Die Höhe der variablen Kosten wird durch die Provision, die Verpackungs-, Bearbeitungs- und Transportkosten gebildet. Alle anderen Fixkosten sind Verw altungskosten.

Beschaffungsbudget

Beschaffungsplan nach Warenart oder nach Lieferanten zeigt, wie viele Produkte das Unternehmen von externen und internen Lieferanten beziehen soll. Das Beschaffungsbudget wird auf der Grundlage des Verkaufsplans, des Lagerbestands, der Produktionsauslastung, der Bedingungen und des Verfahrens zur Rückzahlung von Verbindlichkeiten gebildet.

Kauf=geplante Nutzung + Bestand am Ende des Zeitraums - Bestand am Beginn des Zeitraums.

Vorräte für die Produktion

Der Bedarf an permanentem Produktionsmaterial wird durch die Kosten für die Reparatur der Ausrüstung, den Bauplan und die Vorbereitung neuer Produkte bestimmt. Ökonomen machen oft den Fehler, diese Kosten bei der Budgetierung zu ignorieren.

Die geplante Höhe der Ausgaben hängt von der Art der Ressourcen und deren Verbrauch ab. Das Budget wird gebildetbasierend auf den Normen des Ressourcenverbrauchs in der Produktion, in Wirtschaftszentren und dem Bedarf an Anlagevermögen. Der erste Artikel wird berechnet, indem die geplante Produktionsmenge mit den Normen multipliziert wird. Diese Anforderung wird um Bestandsbilanzen und Bestandsstandards angepasst. So wird das Beschaffungsbudget in Naturalien gebildet. Um ihn in Werte umzurechnen, müssen Sie ihn mit dem geplanten Preis multiplizieren.

Beispiel

Stahlwerk plant, nächstes Jahr 3.000 Tonnen Produkte zu produzieren. Dies erfordert Kupfer und Ölsäure. Verbrauchsrate pro 1 Tonne: Kupfer - 0,06 kg, Säure - 0,0058 l. Der Kupfersaldo beträgt zu Beginn des Jahres 100 kg und am Ende 50 kg. Der Rohstoffpreis beträgt 4.500 Rubel. /t. Kupfer und 10.000 Rubel. / Liter Säure.

Bedarf für das Jahr:

• 30000, 006=180 kg Kupfer
• 30000,0058=17,4 Liter Säure

Geplantes Einkaufsvolumen:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1.035.000 Rubel. - für Kupfer.
• (17, 410.000)=174.000 Rubel. - für Säure.

ADC-Aktien

Die Beschaffungsbudgetplanung in Verw altungs- und Wirtschaftstätigkeiten (AHA) wird unterschiedlich durchgeführt. Das Warenangebot ist sehr breit (von Schreibwaren bis hin zu Materialien für die Bürorenovierung) und es gibt keine Verbrauchssteuern. Es gibt drei Möglichkeiten, den Bestandsbedarf zu ermitteln:

• Anforderungen von Struktureinheiten verwenden. Der Versorgungsdienst sammelt Anträge, bearbeitet, wertet Salden aus, aktualisiert Preise und kalkuliert das Budget.
• InstallierenBestandsstandards für die beliebtesten Artikel, wie Schreibwaren, Waschmittel. Das Budget wird anhand der verfügbaren Bestände berechnet.
• Legen Sie ein Aktienkauflimit für AHD als Prozentsatz der Grundmaterialkosten fest.

Besondere Aufmerksamkeit sollte der Zusammenstellung der Bestände geschenkt werden, um überschüssige Ressourcen zu identifizieren. Bei der Bildung des Beschaffungsbudgets sollten solche Materialien nach unten korrigiert werden. Vor allem, wenn das Angebot nicht begrenzt ist.

Beschaffungsbudgetfunktionen

• Ein Budget ist ein Planungsinstrument, das anzeigt, wie Ressourcen basierend auf Möglichkeiten verwendet werden können. Es ist auch ein Mittel zur Überwachung und Bewertung der Leistung durch den Vergleich geplanter und tatsächlicher Indikatoren.
• Die Arbeit der Führungskräfte lässt sich an der Struktur und dem Umsetzungsgrad des Beschaffungsbudgets messen. Organisationen verwenden sie, um die Leistung ihrer Verw altungseinheiten zu bewerten.
• Das Budget der Einkaufsabteilung kann eine Motivationsfunktion erfüllen, wenn es das Ziel der Aktivität enthält. So erhielt die Abteilung beispielsweise den Auftrag, Rohstoffe für eine halbe Million Rubel auf Nachzahlungsbasis einzukaufen. Wird das Ziel erreicht, erh alten der Leiter und seine Stellvertreter eine Prämie, die in der nächsten Periode die Ausgabenseite des Haush alts erhöht.
• Der Mitarbeiter muss verstehen, welche Aufgaben ihm gestellt werden. Wenn die Entwicklungsziele der Organisation geheim geh alten werden, werden sie nicht erreicht. In diesem Sinne bildet das Budget das Kommunikationsumfeld im Team, aber auch zwischen ihnenMitarbeiter und Untergebene.

Mit Ausschreibungen arbeiten

Um das Budget für den Materialeinkauf zu bilden, können Ausschreibungen durchgeführt werden - um die besten Lieferanten von Waren einer bestimmten Kategorie zu finden. Gemäß den regulatorischen Dokumenten wird eine Strategie für die Verteilung von Materialien nach Gruppen entwickelt, Qualitätsindikatoren und Auftragnehmer werden klassifiziert. Eine Ausschreibungsliste mit Lieferantenvorschlägen wird erstellt. Der „Gewinner“wird nach den vorgegebenen Bewertungskriterien automatisch ermittelt. Darüber hinaus wird an einem Vertragsabschluss und der Erstellung eines Beschaffungsbudgets gearbeitet.

Kaufoptionen:

• Eine Charge. Der Prozess der Erstellung von Dokumenten wird vereinfacht, aber die Organisation benötigt große Lagerhäuser, um Vorräte zu lagern. Das Risiko von Verlusten durch Produktverderb steigt.
• Kleinserien. Schneller Kapitalumschlag und reduzierter Lagerplatz.
• Nach Bedarf. Die Lieferung der Ware erfolgt auf Rechnung (ohne Vertragsschluss) in Kleinstmengen gegen volle Vorauskasse.

Beschaffungskontrolle

Um die Ausführung des Budgets zu kontrollieren, können Anschaffungen von Finanzverantwortungszentren kalkuliert werden. Gleichzeitig erfolgt die Planung auf zwei Ebenen:

• Vorausschauendes Management - die Bildung des Materialbedarfs für das Jahr, aufgeschlüsselt nach Quartalen / Monaten. Nach der Erstellung der Jahresplanung erfolgt die Lieferantenauswahl und der Abschluss langfristiger Verträge.
• Kalenderverw altung - die Bildung von monatlichenund Zehn-Tages-/Wochenpläne für den Einkauf, um den Betrieb ununterbrochen mit bestimmten Rohstoffen zu versorgen. Dies ist das Detail des Jahresplans.

Um das monatliche Einkaufsbudget zu berechnen, sollten Sie diesem Algorithmus folgen:

• Berechnen Sie den Materialbedarf für die Produktion unter Berücksichtigung aktueller Salden, erwarteter Zugänge und Sicherheitsbestände.
• Anforderung wird für Bestellungen, Artikel und zulässige Ersetzungen angepasst.
• Bei Änderungen der Produktionspläne wird das Einkaufsbudget angepasst.
• Ein Zeitplan für die Lieferung von Rohstoffen und ein Zahlungsplan für Lieferanten werden erstellt.
• Wenn die Lieferung fehlschlägt, wird ein Schritt zurück gemacht und ein neuer Lieferant ausgewählt. Ist ein Wechsel des Lieferanten nicht möglich, wird ein Wechsel der Beschaffung bzw. Materialqualität veranlasst.

So planen Sie Ihre Einkäufe.