Reisekosten: Bezahlung, Höhe, Buchungen

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Zur Erfüllung ihrer Dienstpflichten werden Mitarbeiter häufig auf Dienstreisen geschickt. Alle Kosten für Reise, Unterkunft und Verpflegung werden von der Organisation getragen. Lesen Sie mehr darüber, wie Reisekosten im Jahr 2018 berechnet und bezahlt werden.

Gesetzliche Vorschrift

Taggeld sind die Ausgaben eines Arbeitnehmers, die mit seinem Lebensunterh alt außerhalb des Wohnortes verbunden sind. Gemäß Art. 168 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation müssen diese Kosten vom Arbeitgeber in der in der gesetzlichen Richtlinie der Organisation vorgeschriebenen Höhe übernommen werden.

Reisekosten sind in Russland kein Arbeitsentgelt, sondern Ausgleichszahlungen. Taggelder sind nicht von der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers abhängig. Auch wenn diese Aufgaben während einer Dienstreise aufgrund von Ausfallzeiten nicht erbracht wurden, muss das Unternehmen dennoch Tagegelder zahlen.

Auf gesetzlicher Ebene gibt es Normen für Reisekosten, die nicht versteuert werden. Gemäß Art. 217 der Abgabenordnung, wenn die Höhe der Entschädigung 700 Rubel für Geschäftsreisen im Inland und 2500 Rubel für Geschäftsreisen ins Ausland nicht überschreitetDie Organisation darf keine Steuern zahlen. Dies bedeutet nicht, dass die Organisation kein Recht hat, eine Zahlung über der Norm festzulegen. Sie müssen nur die Differenz versteuern. Wenn die Rechnungslegungsgrundsätze des Unternehmens die Höhe der Reisekostenpauschale in Höhe von 1000 Rubel angeben, sollte die Einkommenssteuer von der Differenz einbeh alten werden (1000 - 700=300 Rubel).

Auszahlungsverfahren

Das Tagegeld wird für jeden Dienstreisetag erstattet. Wochenenden, arbeitsfreie Tage, Feiertage und Reisetage werden ebenfalls bezahlt. Wenn ein Mitarbeiter am Sonntagmorgen abgereist ist und eine Woche später am Samstag zurückgekehrt ist, müssen alle Wochenenden für diesen Zeitraum (4 Tage) entschädigt werden. Die Gesetzgebung sieht keine Zahlungen für eintägige Tagegelder vor, aber der Arbeitgeber kann nach eigenem Ermessen eine solche Klausel in die Rechnungslegungsgrundsätze aufnehmen. Gleichzeitig ist er verpflichtet, vor der Reise einen Vorschuss zu leisten.

Erstattungsfähige Kosten:

• für Reise- und Mietwohnungen;
• Lebensh altungskosten (Tagesgeld);
• andere Kosten, die auf Anweisung oder mit Genehmigung des Managers entstehen, auch wenn sie nicht im Voraus vereinbart wurden.

Beispiel 1

Die Rechnungslegungsgrundsätze des Unternehmens sehen eine Zahlung von 45 Euro (3.330 Rubel) pro Aufenth altstag bei einer Geschäftsreise ins Ausland und 700 Rubel vor. - auf dem Territorium der Russischen Föderation. Der Mitarbeiter war 10 Tage abwesend: vom 1. bis 10. Juli. Für die ersten 9 Tage hat er Anspruch auf eine Zahlung von 45 x 9=405 Euro (29.965 Rubel). Die Tagesrückgabe nach Russland wird mit 700 Rubel bezahlt. Am Tag der Vorauszahlung betrug der Euro-Wechselkurs 70 Rubel und am Tag der GenehmigungVorbericht - 68 Rubel. Berechnen Sie die Höhe der Reisekosten.

Da der Mitarbeiter vor der Reise eine Entschädigung erh alten hat, erfolgt die Neuberechnung der ausgegebenen Beträge zum Ausgabesatz der Mittel:

• 405 x 70=28.350 Rubel - für die ersten 9 Tage.
• Aufgelaufene Summe: 28.350 + 700=29.050 Rubel
• Satz der steuerfreien Zahlungen nach dem Gesetz=9 x 2500=22.500 Rubel.
• Differenz: 29.050 - 22.500=6.550 Rubel - von diesem Betrag ist die Einkommenssteuer einzubeh alten.

Dokumentation

Grundlage für eine Reise ist ein schriftlicher Auftrag des Arbeitgebers - ein Auftrag. Die Organisation kann das einheitliche Formular Nr. T-9 verwenden oder ein eigenes entwickeln. Das Dokument muss Ort, Datum, Zweck der Reise, Bescheinigungsnummer, Arbeitsauftrag enth alten. Dasselbe Gesetz schreibt die Höhe des Tagegeldes und anderer begrenzter Leistungen vor.

Vor der Reise muss der Mitarbeiter eine Vorauszahlung erh alten und nach der Rückkehr einen Bericht über die Verwendung der Mittel und die erledigte Aufgabe abgeben. Für die Erstellung des Dokuments sind drei Tage vorgesehen. Die Organisation entwickelt das Berichtsformular selbst. Zusätzlich zum Dokument sollten Originale aller verbrauchbaren Dokumente beigefügt werden.

Wenn der Manager die Arbeit des Mitarbeiters annimmt, ist der Buchh alter verpflichtet, alle Ausgaben in der Bilanz abzubilden. Wird der Zweck der Reise nicht erfüllt, kann ein Teil der Aufwendungen vom Einkommen des Arbeitnehmers abgezogen werden. Wenn ein Mitarbeiter mehr Geld ausgegeben hat, als er von der Kasse erh alten hat, dannsich die Reisekosten geändert haben, müssen Sie die Überschreitung bezahlen. Der nicht ausgegebene Betrag muss an der Kasse zurückgegeben werden, andernfalls wird der Restbetrag vom Einkommen des Mitarbeiters abgezogen.

Auslandsdienstreisen

Bei Auslandsreisen gilt als Datum des Grenzübertritts der erste Tag einer Dienstreise ins Ausland, bei Reisen in die Russische Föderation der für Inlandsdienstreisen vorgesehene Tarif. Berechnungen erfolgen nach den Vermerken der Grenzbehörden im Reisepass.

Wenn ein Mitarbeiter ins Ausland reist, muss er die Währung des Gastlandes kaufen. Diese Funktion kann von der Organisation übernommen werden, indem sie in lokalen Gesetzen die Zahlung von Geldern in Fremdwährung vorschreibt. Dollar und Euro können im Gegensatz zu selteneren nationalen Einheiten bei jeder Bank des Landes umgetauscht werden. Dies sollte bei der Ausarbeitung lokaler Gesetze berücksichtigt werden. Wenn die Organisation bereit ist, Reisekosten in Fremdwährung zu bezahlen, ist es besser, sie in Dollar oder Euro umzutauschen.

Die Abrechnung solcher Beträge in Buchh altungsunterlagen erfolgt weiterhin in Rubel, jedoch unter Berücksichtigung der folgenden Merkmale:

• wenn eine Vorauszahlung auf eine Rubelkarte überwiesen wird, sollte der Betrag zum Wechselkurs am Tag der Zahlung berechnet werden;
• bei Barzahlung ist der im Devisenkaufschein angegebene Rubel-Umrechnungskurs anzuwenden.

Anzahl Tage

Die tatsächliche Aufenth altsdauer auf einer Geschäftsreise wird durch Reisedokumente, also Tickets, bestimmt. Wenn der Mitarbeiter mit dem Auto auf Geschäftsreise war, dann berechnen SieTage können auf einem Vermerk stehen, den er bei seiner Rückkehr vorzulegen hat. Außerdem sind alle Dokumente, die die Nutzung des Transportmittels bestätigen (Frachtbrief, Rechnungen, Quittungen, Schecks etc.) beizufügen.

Tagesausflüge

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Mindestdauer für eine Dienstreise. Die Aufgabe des Leiters kann an einem Tag erledigt werden. Wie kann ich in diesem Fall die Kosten erstatten? Der Prozess der Dokumentation einer Dienstreise ist unabhängig von der Dauer. Die Buchh altung muss einen Auftrag erstellen, im Arbeitszeitblatt markieren und dem Mitarbeiter eine Vorauszahlung leisten. Nach der Rückgabe ist er verpflichtet, über die entstandenen Kosten Bericht zu erstatten und die Differenz an die Kasse der Organisation zurückzugeben. Für Kurzreisen gibt es keine Tagegelder. Es ist jedoch keine gute Idee, einen Mitarbeiter ohne Geld zu verlassen. In diesem Fall kann ihm der Arbeitgeber einen bestimmten Betrag zahlen, beispielsweise 50 % der fälligen Vergütung pro Tag. Diese Vergütung ist steuerfrei.

GUS-Staaten

Reisen in die GUS-Staaten werden gesondert berücksichtigt. Da beim Grenzübertritt kein Stempel im Reisepass vorhanden ist, wird die Frist anhand der Reisedokumente bestimmt. Als Abreisetag gilt das Abfahrtsdatum des Fahrzeugs, als Ankunftstag der Tag, auf den die Ankunftszeit des Fahrzeugs am Heimatort fällt. Die Höhe der Zahlung wird vom Arbeitgeber festgelegt. Die steuerfreien Entschädigungsbeträge bleiben gleich - 700 und 2500 Rubel. Verzögerungen auf dem Weg werden durch die Entscheidung des Leiters bezahlt, wenn Dokumente vorliegen, die die Tatsache des Zwangs bestätigenVerzögerungen.

Beispiel 2

Ein Mitarbeiter ist für 3 Tage auf Geschäftsreise.

• 10.08.17 um 22:10 Uhr nahm der Mitarbeiter den Zug nach Astana.
• 11.08.17 um 11:00 Uhr kam der Zug in Astana an. Das heißt, der Arbeitnehmer hat die Grenze bereits am 11.08.17 überschritten.
• 11.08 und 12.07 war der Mitarbeiter im Dienst.
• 12.08 - der Zug nach Russland fuhr um 15:05 ab.
• 12.08 um 23:40 Uhr kam der Zug in Russland an. Das heißt, der Arbeitnehmer hat die Grenze bereits am 12.08.17 überschritten.

Tagesgeld in der Russischen Föderation in Höhe von 700 Rubel wurde für den 10. und 12. August angesammelt. Für den 11. August sollte eine Zahlung von 2.500 Rubel anfallen. Insgesamt erhält der Mitarbeiter für den Zeitraum der Geschäftsreise: 700 x 2 + 2500=3900 Rubel

Operationen in BU

Die Reisekostenabrechnung 2018 erfolgt wie bisher auf Basis einer Vorabmeldung. Ausgabenbeträge spiegeln sich in den Kostenrechnungskonten wider, da eine Dienstreise eine Dienstreise ist.

Voraussetzung für die Reise ist die vorläufige Ausstellung eines Vorschusses. Der Buchh alter kann Geld von der Registrierkasse ausgeben oder auf eine Bankkarte überweisen. Der Vorschuss bemisst sich nach der Dauer der Reise und den ungefähren Kosten der Dienstreise. In BU wird diese Operation wie folgt ausgeführt:

• Dt 71 Ct 50 - Ausgabe buchbarer Beträge aus der Kasse.
• Dt 71 Ct 51 - Überweisung von anrechenbaren Beträgen auf die Karte.

Weiterbuchung der Reisekosten abhängig vom Reisezweck. Die Kosten werden der Kostenrechnung der Einheit belastet, deren Probleme behandelt werden.entscheidet der Mitarbeiter. Zum Beispiel:

• Dt 20 Kt 71 - der Mitarbeiter wurde auf eine Reise geschickt, um Arbeiten beim Kunden auszuführen.
• Dt 44 Kt 71 - die Reise steht im Zusammenhang mit dem Verkauf von Waren.
• Dt 08 Ct 71 - ein Mitarbeiter begibt sich auf eine Geschäftsreise, um eine Transaktion zum Verkauf einer Immobilie abzuschließen.
• Dt 28 Kt 71 - die Notwendigkeit von Dienstreisen zur Rücksendung fehlerhafter Produkte.
• Dt 19 Kt 71 - Abrechnung der Mehrwertsteuer auf Vorschussbeträge.
• Dt 68 Ct 19 - Steuerabzug auf Rechnung.

Die Rückgabe nicht ausgegebener Gelder spiegelt sich in den folgenden Transaktionen wider:

• Dt 50 Kt 71 - Vorauszahlung an die Kasse.
• Dt 51 Kt 71 - Einzahlung des Restbetrags auf das Girokonto.
• Dt 70 Kt 71 - Einbeh altung des Restbetrags des Vorschusses vom Lohn.

Sie können den Betrag nur beh alten, wenn mehr als ein Monat vergangen ist und der Mitarbeiter diesem Vorgang nicht widerspricht. Andernfalls muss der Arbeitgeber vor Gericht ziehen.

UST, Sozialabgaben und andere Steuern

Gemäß Bundesgesetz Nr. 216 „Über die Änderung der Abgabenordnung der Russischen Föderation“ab 01.01.2008 Erstattung von Reisekosten über 700 Rubel. und 2500 Rubel. Für jeden Tag einer Geschäftsreise auf dem Territorium der Russischen Föderation und im Ausland unterliegen sie der persönlichen Einkommenssteuer, UST und Sozialabgaben. Die Höhe der Ausgleichszahlungen legt der Arbeitgeber selbst fest. Unabhängig von ihrer Höhe wird die Einkommensteuerbemessungsgrundlage um die tatsächliche Ausgleichszahlung gekürzt.

Für steuerliche Zwecke beinh alten die Ausgaben der Organisation:

• Fahrt des Arbeitnehmers nachbeide Seiten.
• Unterkunftsmiete inkl. Zusatzleistungen im Hotel (ausgenommen Servicekosten in Bars, im Zimmer, für die Nutzung von Wellnesseinrichtungen).
• Erteilung und Erteilung von Visa.
• Fahrzeugeinfahrt.

Funktionen von Berechnungen

Der Mitarbeiter muss nicht angeben, wo er Tagegelder verwendet hat. Der Eidgenössische Steuerdienst kann jedoch die gerechte Berechnung des Betrags anhand der Reisedauer überprüfen. Dies können Reisebestätigungen, Unterkünfte oder Reisedokumente sein.

Während einer Geschäftsreise können Spesen anfallen, die nicht vorher vereinbart wurden. Zum Beispiel die Kosten für das Packen des Gepäcks. Die Erstattung dieser Kosten ist nur zulässig, wenn die Möglichkeit ihrer Erstattung im örtlichen Gesetz festgelegt ist und nachgewiesen wird, dass die Operation zu Produktionszwecken durchgeführt wurde. Das heißt, es war notwendig, die Dokumente, Eigentum der Organisation, zu verpacken. Anderenfalls sind diese Aufwendungen dem Einkommen des Arbeitnehmers mit nachträglichem Einkommensteuerabzug zuzurechnen.

Die Erstattung von Mahlzeiten steht in keinem Zusammenhang mit Geschäftsreisen. Es wird davon ausgegangen, dass der Arbeitnehmer diese Aufwendungen in Höhe des Taggeldes selbstständig vergütet. Die Verw altung kann jedoch in örtlichen Gesetzen die Kosten für die Bezahlung der Verpflegung zusätzlich zum Tagegeld vorsehen und von diesen Beträgen die persönliche Einkommenssteuer einbeh alten. Wenn die Kosten für die Unterbringung in einem Hotel, Flug oder Reisekosten für Verpflegung enth alten sind, wird die Steuer nicht einbeh alten.

Wir werden die Situation, in der die Reise von der bestellenden Organisation veranlasst wird, gesondert betrachten. Sehr oft sind sich die Parteien darüber einigDie Erstattung richtet sich nach den tatsächlichen Kosten. Eine Organisation kann jedoch nur ihre Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise schicken. Und in diesem Fall behält der Kunde die Buchh altungskosten nicht, da dies als Zahlung für die Dienstleistungen einer anderen Organisation (Executor) gilt. In diesem Fall sollte der Vertrag zwischen Unternehmen festlegen, dass die Erstattung dieser Kosten im Warenpreis enth alten ist, sowie die Anforderungen an Dokumente und die Fristen für deren Einreichung angeben. Bei Fahrkarten und sonstigen Schecks kann der Kunde nur die Richtigkeit der Kostenberechnung prüfen. Wenn der Auftragnehmer dem allgemeinen Steuersystem unterliegt, unterliegen die Kosten der Dienstleistungen der Mehrwertsteuer. Wenn der Kunde ein ausländisches Unternehmen ist, gibt es keine Steuerrückerstattung.

Schlussfolgerung

Wird ein Mitarbeiter auf Dienstreise geschickt, sollen ihm die Reisekosten erstattet werden. Das Tagegeld wird vom Arbeitgeber festgelegt und ist in lokalen Gesetzen festgelegt. Tagegeld wird für jeden Tag auf einer Geschäftsreise gezahlt, einschließlich freier Tage, Feiertage. Vor der Reise muss der Arbeitnehmer einen Vorschuss aufbauen und bezahlen. Er berichtet nach der Reise über alle abrechnungsfähigen Beträge. Nicht ausgegebene Beträge müssen an die Kasse zurückerstattet werden, und Mehrausgaben müssen dem Mitarbeiter unverzüglich nach Genehmigung des Reiseberichts erstattet werden.