Projektplanung ist Phasen und Merkmale des Prozesses, Entwicklung und Erstellung eines Plans

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Bei der Planung werden qualitative und quantitative Entscheidungen getroffen, um die Ziele der Organisation langfristig zu erreichen. Darüber hinaus ist es im Laufe solcher Arbeiten möglich, die optimalen Pfade genau zu bestimmen. Projektplanung ist die Ausarbeitung eines genauen Schemas, nach dem die Entwicklung der Organisation durchgeführt wird. Auf diese Weise können Sie alle Details durchdenken, Wege zur Problemlösung wählen und Ihre Ziele erreichen. Wie solche Arbeiten durchgeführt werden, wird später besprochen.

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Projektplanung ist ein wichtiger Prozess in der Unternehmensführung. Sie ist enorm wichtig, weshalb heute fast jedes Unternehmen diese Arbeit durchführt. Es braucht etwas Zeit und Ressourcen, aber es zahlt sich aus.

Von der Qualität der Planung bis zum Projektmanagementhängt von ihrer weiteren Umsetzung ab. Während eines solchen Verfahrens wird eine Initiierung durchgeführt, während der die Charta, das Teilnehmerverzeichnis genehmigt und eine strategische Richtung für die weitere Entwicklung ausgewählt wird.

Zunächst wird die Reihenfolge der Hauptaktionen ausgearbeitet. Nach deren Zustimmung werden die Details ausgearbeitet.

Nachdem das Konzept des zukünftigen Projekts und die Hauptphasen seines Fortschritts skizziert wurden, kann das Management alle Phasen korrigieren und die besten Wege zum Erreichen der gesetzten Ziele auswählen.

Projektplanung ist ein wichtiger Prozess im Management. Es ermöglicht Ihnen, die Bewegung auf dem Entwicklungsweg nachträglich zu überwachen und rechtzeitig zu korrigieren. Ist-Kennzahlen werden mit geplanten verglichen, was Aufschluss über den Umsetzungsgrad der geplanten Aufgaben gibt. Im Rahmen des Monitorings werden ständig aktuelle Informationen aus externen und internen Quellen berücksichtigt. Die im Plan festgelegten Bedingungen, Bedingungen und Indikatoren können sich ändern, da sie der tatsächlichen Situation entsprechen müssen.

Planung wirkt sich direkt auf alle Projektmanagementprozesse aus. Daher wird es von jeder Organisation durchgeführt. Es ist unmöglich, etwas zu managen, wenn es keine klar festgelegte Abfolge von Aktionen gibt. Diese Phasen sind Aufgaben, deren Umsetzung zur Zielerreichung führt. Wenn etwas wie geplant schief geht, identifiziert der Manager die Ursachen solcher Phänomene, es werden Entscheidungen über die richtigen Maßnahmen unter den gegebenen Umständen getroffen.

Der Planungsprozess ist die Anfangsphase des Projektlebenszyklus. Ohne geht es nichtdas gewünschte Ergebnis erzielen.

Planungsaufgaben

Die Planung der Projektziele beinh altet die Entwicklung eines Systems von Aufgaben, die wie Schritte zu deren Erreichung führen. Mit der vorgestellten Arbeit können Sie bereits vor Arbeitsbeginn feststellen, ob die ausgewählte Art der Tätigkeit Gewinn bringen kann. Jeder Investor ist bestrebt, seine Mittel in das rentabelste und rentabelste Projekt zu investieren. Es ist möglich, die wichtigsten Parameter und Ergebnisse zukünftiger Aktivitäten zu skizzieren und während der Planung angemessene, realistische Wege zu ihrer Erreichung zu wählen.

Um produktiv zu sein, muss sich eine Organisation einer Reihe von Herausforderungen stellen. Wenn sich im Laufe der Berechnungen herausstellt, dass das Ergebnis solcher Aktivitäten negativ ist (das Unternehmen erhält einen Verlust), nicht hoch genug, müssen die Gründe für dieses Phänomen ermittelt werden. Durch bestimmte Anpassungen ist es möglich, die Effektivität des Projekts zu erhöhen. Änderungen können in jeder Phase der Umsetzung der Aufgaben vorgenommen werden. Sie können wie folgt lauten:

• Detaillierung, Klärung des Zwecks (oder der Ziele) des Designs, Bestimmung des gewünschten Ergebnisses der Veranst altung.
• Festlegung des Umfangs und der Zusammensetzung der zukünftigen Arbeiten.
• Schätzen Sie das Timing jeder Phase.
• Berechnen Sie die Budgetkosten des Projekts.
• Erstellen Sie einen Zeitplan und berechnen Sie das Budget für jede Phase.
• Der Ressourcenbedarf wird ermittelt. Die Berechnung erfolgt für jede Phase des Projekts und die Aktivitäten der Organisation in dieser Richtung als Ganzes.
• Logistikplan in Bearbeitung.
• Risikobewertung wird durchgeführt, eine Methodik für die richtige Reaktion in Gefahrensituationen wird erstellt.
• Einzelheiten der Veranst altung werden dem Investor ausführlich erläutert.
• Details werden mit allen Prozessbeteiligten abgestimmt.
• Die Verantwortung für die Durchführung der Arbeiten und die Erfüllung der übertragenen Aufgaben ist zwischen den Ausführenden und den Geschäftsführern verteilt.
• Geplante Interaktionen und Verw altungsplanungsverfahren werden spezifiziert.

Projektmanagement und Projektplanung sind eng miteinander verbunden. Nur die konsequente Erfüllung der gestellten Aufgaben innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens und vollständig kann die Zielerreichung garantieren und im Rahmen der Unternehmenstätigkeit einen Gewinn erzielen.

Hauptprozesse

Bei der Organisation der Projektplanung werden eine Reihe obligatorischer und optionaler Aktionen durchgeführt. Unabhängig von den Aktivitäten der Organisation werden sie im Zuge der Schaffung einer strategischen Gesamtvision angewendet. Zu den obligatorischen Prozessen gehören die folgenden:

• Beschreibung und weitere Dokumentation aller geplanten Aufgaben, Projektinh alte.
• Definition der Hauptphasen des Projekts, ihre anschließende Detaillierung.
• Vorbereitung eines geschätzten Kostenvoranschlags. Die Gesamtkosten aller für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Ressourcen werden berechnet.
• Ausarbeitung eines schrittweisen Aktionsplans, dessen Umsetzung zur Erreichung Ihrer Ziele führt.
• Beschreibt den Arbeitsablauf.
• Abhängigkeiten technischer Art sowie Einschränkungen der ausgeführten Arbeiten.
• Berechnung der benötigten Zeit fürAbschluss jeder Arbeitsphase, Bestimmung der Arbeitskosten und anderer Ressourcen, die in jeder Phase des Produktionszyklus erforderlich sind.
• Bestimmung des Typs, der Menge der Ressourcen sowie ihres Volumens.
• Angabe des tatsächlichen Zeitpunkts der Arbeit, wenn die Ressourcen begrenzt sind.
• Erstellen Sie ein Budget und verknüpfen Sie die geschätzten Kosten für jede Art von Arbeit.
• Erstelle einen fertigen Plan.
• Sammeln der Ergebnisse anderer Forschungsarbeiten während des Entwurfs, Layout der geplanten Werte in einem Dokument.

Während der Planung und Entwicklung des Projekts sind diese Maßnahmen obligatorisch.

Hilfsverfahren

Während der Planung der Projektimplementierung werden einige Prozesse möglicherweise nicht benötigt. Nur bei Bedarf nimmt der Manager sie in die allgemeine Liste auf. Zu diesen unterstützenden Prozessen gehören:

• Planungsqualitätsstandards, Festlegung ihrer maximal zulässigen Reichweite. Es werden auch Wege besprochen, um das erforderliche Niveau an Endprodukteigenschaften zu erreichen.
• Planung im Bereich der Organisation, was die Verteilung von funktionalen Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Unterordnung unter allen Projektbeteiligten impliziert.
• Auswahl von Personal mit entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung, dessen Tätigkeiten eine schnellstmögliche Umsetzung des Projekts ermöglichen. In einigen Fällen ist die Bildung einer gut koordinierten Teamarbeit erforderlich.
• Stellen Sie eine Verbindung zu sicheren Mitgliedern herProjekt mit den Informationen, die Sie benötigen.
• Identifizierung von Arten von Projektrisiken, deren Bewertung und Dokumentation. So können Sie bereits in der Planungsphase Unsicherheiten erkennen und beseitigen, um das Ausmaß ihrer möglichen Auswirkungen auf das Projekt abzuschätzen. In dieser Phase werden sowohl günstige als auch ungünstige Szenarien für die Entwicklung der Situation während der Umsetzung der gewählten Strategie berechnet.
• Logistische Abläufe planen. Es ist genau festgelegt, welche Rohstoffe, sonstigen notwendigen Materialien und Betriebsmittel in welcher Menge von externen Organisationen eingekauft und auch in welcher Häufigkeit geliefert werden.

Weitere Aktivitäten können während der Planung von Projektabläufen erforderlich sein. Es hängt von den Zielen ab, die die Organisation im Rahmen ihrer Tätigkeit verfolgt.

Planungsschritte

Es gibt 4 Hauptphasen der Projektplanung. Sie wurden von der Beratungsfirma Booz Allen & Hamilton angeboten.

Das Standardplanungsmodell sieht wie folgt aus:

Stufe 1. Torbildung

Zwei Arten von Zielen werden gesetzt. Sie können formell oder echt sein. Im ersten Fall werden Kriterien aufgestellt, um den Nutzen des Projekts zu bestimmen. Formelle Ziele ergeben sich aus der Motivation von Führungskräften. Echte Ziele sind die Wege, auf denen formale Ziele erreicht werden können.

Schritt 2. Problemanalyse

Während dieser Planungsphase wird die tatsächliche Situation der Organisation ermittelt. Als nächstes wird eine Vorhersage über seinen zukünftigen Zustand gemacht. DanachEs erfolgt eine Identifizierung bestehender Probleme, wozu Zielsysteme den Ergebnissen der prädiktiven Analyse gegenübergestellt werden. So lassen sich Probleme am Ende strukturieren.

Stufe 3. Suche nach Alternativen

Dies sind Lösungen, die sich gegenseitig ausschließen.

Stufe 4. Bewertung von Alternativen

Die Annehmbarkeit jedes der bestehenden Szenarien wird bestimmt. Die Wirksamkeit und der Risikograd jeder Entscheidung werden bewertet, woraufhin eine angemessene Entscheidung getroffen wird. Die optimale Alternative sollte nicht nur praktisch machbar, sondern auch legal sein, damit Sie dem Ziel so nahe wie möglich kommen. Gleichzeitig werden bestehende Restriktionen in Bezug auf Zeit, Ressourcen etc. berücksichtigt.

Wenn Sie ein Planungsprojekt für einen territorialen, industriellen oder anderen Typ erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie es in Zukunft anwenden, um die tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten zu vergleichen. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt in Richtung eines gemeinsamen Ziels steuern und rechtzeitig entsprechende Anpassungen vornehmen.

Planung

Es ist erwähnenswert, dass die Projektplanung auf einem etwas anderen Schema basiert. Es hebt 5 Hauptphasen hervor:

1. Jobs definieren und als Liste schreiben. In einigen Fällen machen Manager Fehler, indem sie nicht alle Prozesse auf einmal auflisten. Um dieses Phänomen auszuschließen, empfiehlt es sich, im Zuge der Ermittlung der anstehenden Arbeiten die Methode der sequentiellen Dekomposition anzuwenden.
2. Für jede ausgewählte Position werden Reihenfolge und Dauer festgelegt. Es kommt auf die antechnologische Merkmale der bevorstehenden Arbeit. Dabei kommt auch die Dekompositionstechnik zum Einsatz, die durch Expertengutachten ergänzt wird. Auf diese Weise können Sie die geplante Dauer jeder Operation genau bestimmen. Dazu können Sie die Brainstorming-Technik verwenden, die es Ihnen ermöglicht, die Eigenschaften der Technologie aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten.
3. Ermittelt die Art der Ressourcen und deren Verfügbarkeit. Das können Finanzen, Materialien, Arbeit, Informationen usw. sein. Der Zeitplan der durchgeführten Arbeiten ist mit dem Zeitplan der Logistik, Finanzierung usw. korreliert. Alle Phasen müssen miteinander verbunden sein und einen kontinuierlichen Prozess darstellen. Dadurch werden Störungen im Produktionsprozess vermieden. Gleichzeitig erfordern knappe Ressourcen eine gesonderte Betrachtung. Sie bestimmen maßgeblich Dauer und Ablauf des gesamten Spektrums anstehender Arbeiten.
4. Einschränkungen werden von außen gesetzt. Dazu gehören die Saisonabhängigkeit der Produktion, die Herstellbarkeit von Ausrüstungslieferungen und andere externe Faktoren.
5. Es wird ein System geschaffen, um auf auftretende Risiken im Rahmen des Projektmanagements zu reagieren. Die Projektplanung beginnt mit ihrer Analyse. Für die wahrscheinlichsten und gefährlichsten Bedrohungen werden geeignete Reaktionsmaßnahmen entwickelt.

Planungsprinzipien

Bei der Planung eines Geschäftsvorhabens muss sich ein Manager an bestimmte Grundsätze h alten. Die wichtigsten sind:

• Zielstrebigkeit. Die Umsetzung des Projektes verfolgt ein klares, finales Ziel, ohne dabei auf unbedeutende Aufgaben gesprüht zu werden.
• Systematisch. Zukünftiges Projektmanagement sollte ganzheitlich und umfassend sein. Gleichzeitig werden die Merkmale seiner Entwicklung und Zusammenstellung berücksichtigt. In einigen Fällen kann ein Projekt in Subsysteme unterteilt werden. Sie werden auch verwandt sein. Gleichzeitig ziehen Änderungen in einem System Änderungen in einer anderen Struktur nach sich. Wenn Sie das Projekt in mehrere Teile aufteilen, können Sie die internen Verbindungen und Wechselwirkungen der Elemente verfolgen und die effektivste Struktur auswählen. Die Bewertung der Projektdurchführung kann in diesem Fall hinsichtlich qualitativer und quantitativer Prozesse erfolgen.
• Komplexität. Phänomene werden unter dem Gesichtspunkt ihres Zusammenhangs und ihrer Abhängigkeit betrachtet. Dabei kommen unterschiedliche Methoden und Managementansätze zum Einsatz.
• Sicherheit. Bei der Planung der Projektarbeit ist vorgesehen, dass alle Aktivitäten personell mit den notwendigen Ressourcen ausgestattet sind.
• Priorität. Das Hauptaugenmerk bei der Entwicklung des Projekts wird auf die wichtigsten Hauptaufgaben gelegt. Ihre Definition hängt vom Gesamtkonzept der zukünftigen Entwicklung ab.
• Wirtschaftliche Sicherheit. Der Grad der Verluste und Verluste, die der Organisation bei Nichterfüllung des beabsichtigten Ereignisses entstehen, wird berechnet. Risiken lassen sich nicht vermeiden, aber sie müssen bewertet und Entscheidungen in diese Richtung begründet werden.

Projektstrukturierung

Strukturierung ist im Zuge der Projektarbeitsplanung erforderlich. Die hierarchische Arbeitsfolge besteht darin, das gesamte Projekt in einzelne Teile zu zerlegen. Auf diese Weise können Sie die Komplexe auf verschiedenen Ebenen detaillieren. Eine solcheAnsatz vereinfacht das Prozessmanagement.

Strukturieren ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Definiere den Arbeitsumfang, um Zwischenziele zu erreichen.
• Kontrollieren Sie den Fortschritt des Projekts, bewerten Sie die Möglichkeit, alle seine Ziele zu erreichen.
• Reporting wird nach optimaler Struktur erstellt.
• Meilensteine werden gesetzt, um den Projektfortschritt zu messen.
• Die Verantwortung ist unter den Darstellern richtig verteilt.
• Alle Teammitglieder erh alten objektive, verständliche Informationen über die Ziele und Zielsetzungen des Projekts.

Fehler bei der Strukturierung

Manche Führungskräfte machen bei der Strukturierung Fehler, was sich negativ auf die Zielerreichung auswirkt. Die wichtigsten sind die folgenden:

• Die Strukturierungsphase wird in der Regel übersprungen. Der Manager geht direkt auf die Suche nach Lösungen für die Probleme der aktuellen Periode.
• Es werden nur Organisationseinheiten verwendet, keine Endprodukte oder Ressourcen verwendet.
• Strukturierung umfasst nicht das gesamte Projekt.
• Strukturelemente werden wiederholt.
• Es gibt keine Integration von Strukturen in Übereinstimmung mit den Besonderheiten der Erstellung von Projektdokumentationen und Finanzberichten.
• Struktur ist über- oder unterdetailliert.
• Einzelne Elemente des Projekts können nicht am Computer bearbeitet werden.
• Immaterielle Endprodukte (Dienstleistungen, Dienstleistungen etc.) werden nicht berücksichtigt.

Strukturierungsgründe

Projektplanung ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. Die Strukturierung muss korrekt erfolgen. Es wird aus folgenden Gründen durchgeführt:

• Zeiträume des Lebenszyklus des zu erstellenden Projekts.
• Merkmale der Abteilungsstruktur.
• Komponenten des Ergebnisses, die nach Abschluss des Projekts erzielt werden.
• Prozess, Funktionselemente der Unternehmensarbeit.
• Geographische Lage von Objekten.