Bedingungen und Dauer der Aufbewahrung von Primärdokumenten in der Buchh altung

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Wie die Praxis zeigt, wird in fast jedem modernen inländischen Unternehmen die größte Menge an Dokumentation von der Buchh altung generiert. Das ist natürlich verständlich: In dieser Abteilung wird mit Geld gearbeitet, und jede solche Operation muss offiziell auf Papier fixiert werden. Darüber hinaus ist der Begriff für die Aufbewahrung von Primärdokumenten in einer Organisation gesetzlich festgelegt, was bedeutet, dass es nicht einfach so funktioniert, „Papierstücke“loszuwerden, Sie müssen sie mindestens einige Jahre und nur dann aufbewahren zerstöre sie. Übrigens ist der Prozess der Altpapierentsorgung auch nicht einfach, er weist einige Besonderheiten auf. Über all dies - weiter.

Dokumente, Dokumente…

Wenn Sie Statistiken über die Menge der erstellten Dokumentation angeben, stellt sich heraus, dass in fast allen modernen inländischen Unternehmen 80-90% der Papierdokumente aus der Buchh altung stammen. Sie müssen nicht nur aufbewahrt werden. Einschränkungen bestimmen nicht nur, was die korrekte Mindestspeicherdauer für primäre Buchh altungsdokumente ist (normalerweise unterschiedlich vonfünf Jahre bis zu einem Jahrzehnt), sondern auch die Bedingungen, in denen sich diese Objekte befinden sollen. Dabei ist zu beachten, dass es eine Unterteilung in Dokumentationen zur vorübergehenden Aufbewahrung und zur dauerhaften Aufbewahrung gibt.

Wie die Praxis jedoch zeigt, sind nicht alle Unternehmensleiter daran interessiert, die Feinheiten der Bedingungen für die Aufbewahrung von Primärdokumenten zu verstehen. Um sich Kopfschmerzen zu ersparen, können Sie die Dienste spezialisierter Archivierungsunternehmen in Anspruch nehmen. In einem solchen Unternehmen wissen sie genau, welche Art von Dokumenten wie lange unter welchen Bedingungen und nach welchen Regeln aufbewahrt werden müssen. Zudem verfügt eine solche Organisation über die technische Kapazität, mit der Aufbewahrung betraute Unterlagen nach Ablauf der Fristen zu vernichten. Das ist wirklich bequem, kostet aber Geld. Wenn Sie Geld sparen möchten, müssen Sie einen speziellen Raum für das Archiv zuweisen und wissen, wie lange die gesetzliche Frist für die Aufbewahrung von primären Buchh altungsdokumenten in einer Organisation ist.

Wollen - wollen nicht

Das Problem entsteht übrigens nicht von Grund auf. Die geltenden Gesetze legen die Bedingungen für die Aufbewahrung von primären Buchh altungsdokumenten fest und müssen in jedem Unternehmen eingeh alten werden. Aus der Gesetzgebung ergibt sich, dass jede tätige juristische Person mit der Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen betraut ist. Dabei spielt die Form der Tätigkeit keine Rolle – ob Einzelunternehmer oder Großkonzern, Sie müssen sich trotzdem um die Aufbewahrung von Jahresabschlüssen und anderen Unterlagen kümmern. Es ist wichtig, das Gesetz für zu studierenfestgelegte Fristen für die Aufbewahrung von elektronischen Primärdokumenten, Papier, damit Sie im Konfliktfall mit dem Auftragnehmer oder bei der Überprüfung durch die Kontrollbehörde nicht in eine unangenehme Lage kommen. Zudem kann die Nichteinh altung der gesetzlichen Fristen bei der Kontrolle ein erhebliches Bußgeld nach sich ziehen. Die geltende Gesetzgebung enthält Vorschriften über die Mindestdauer der Aufbewahrung von primären Rechnungslegungsunterlagen. Es ist wichtig, dass das Geschäft sicher ist, und Geschäfte in unserem Land zu tätigen, zeichnet sich durch Legalität und die Einh altung festgelegter Regeln aus.

Das im Oktober 2004 verabschiedete 125. Bundesgesetz regelt die Aufbewahrungsfrist für elektronische Primärdokumente, Papierdokumente. Dem Namen nach widmet es sich den Archiven und der korrekten Führung von Geschäften. In diesem amtlichen Dokument werden die Merkmale der Aufbewahrung amtlicher Papiere, die von der Buchh altungsabteilung erstellt wurden, berücksichtigt. Hier finden Sie sowohl Merkmale, mit denen Sie zwischen Dokumentationen der Zwischen- und Endlagerung unterscheiden können, als auch papiersortenspezifische Begriffe.

Gilt für wen?

Verpflichtungen zur Einh altung der Mindestaufbewahrungsfristen für Primärunterlagen sind zugeordnet von:

• lokale Regierungen;
• Regierungsbehörden;
• Unternehmer;
• Unternehmen;
• Personen, die Geschäfte machen.

Bei Archivunterlagen, auch im Personalbereich, ist das Gesetz zu beachten. Ganzder in den Gesetzestexten festgelegte Zeitraum muss an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Neben den Bundesgesetzen werden die Besonderheiten der Bedingungen für die Aufbewahrung von Primärdokumenten und Buchh altungsregistern in einer Reihe von Regulierungsdokumenten beeinflusst, die sowohl auf dem Territorium des Landes als Ganzes als auch in jeder einzelnen Region in Kraft sind. Das wichtigste Dokument ist jedoch das oben erwähnte 125. Gesetz, das eine vollständige Liste der Dokumentation enthält, die die Dauer der Aufbewahrung von Buchh altungsunterlagen regelt.

Gesetz Nummer 129

1996 wurde ein Bundesgesetz über die Besonderheiten der Rechnungslegung erlassen. Darin heißt es, dass die Buchh altung ihre Dokumentation sowohl auf Papier als auch mit verschiedenen Werkzeugmaschinen erstellen kann. Gleichzeitig muss das Unternehmen selbst Kopien der Dokumentation auf Papier anfertigen, damit alle am Betrieb Beteiligten Zugriff auf die Daten über sie haben. Wenn die Regulierungsbehörde Einsicht in die Dokumentation verlangt, sind die Vertreter des Unternehmens verpflichtet, diese bereitzustellen. Dazu sind sowohl Staatsanwälte als auch Vertreter des Gerichts berechtigt.

Die Erstellung, Aufbewahrung unter Einh altung der Aufbewahrungsfristen der primären Buchh altungsunterlagen, Bereitstellung auf Anfrage muss den in den Rechtsvorschriften festgelegten Formen entsprechen. Unterlagen sind der anfordernden Person in Papierform zuzusenden. Wenn es die Möglichkeiten der bei der Arbeit eingesetzten Maschinen zulassen, kann die Berichterstattung in elektronischer Form erfolgen, wenn alle Beteiligten damit einverstanden sind. Es ist auch nach den geltenden Gesetzen unserer erlaubtLänder.

H alte dich an die Regeln

129. Bundesgesetz enthält eine Erwähnung der Verpflichtung zur Einh altung der Aufbewahrungsfristen für primäre Buchh altungsunterlagen. Insbesondere Artikel 17 erwähnt, dass jede juristische Person solche Unterlagen, einschließlich Register und Berichte, unbedingt aufbewahren muss. Die Dauer des Zeitintervalls richtet sich nach den Landesarchivierungsvorschriften. Die Dauer dieses Zeitraums darf 5 Jahre nicht unterschreiten.

Eine spezielle Aufbewahrungsfrist für Primärdokumente wird für die Dokumentation festgelegt, die die Rechnungslegungsgrundsätze und einige andere Kategorien regelt (Programme, die auf Maschinen verwendet werden, die Informationen verarbeiten, Arbeitskontenpläne). Natürlich beträgt die Dauer auch hier fünf Jahre (in manchen Fällen kann diese Frist länger angesetzt werden), aber die Frist beginnt ab dem Zeitpunkt zu zählen, an dem dieses Dokument zuletzt im Unternehmen verwendet wurde. Der Leiter einer juristischen Person ist die Person, die gesetzlich dafür verantwortlich ist, alle erforderlichen Unterlagen in bestimmten Zeitabständen aufzubewahren. Das bedeutet, dass jeder gebildete und verantwortungsbewusste Chef die Dauer der Aufbewahrung von Primärdokumenten in der Buchh altung kennen muss, wenn er die Situation im Unternehmen unter seiner Kontrolle h alten will.

Wie die Praxis zeigt, führen viele Organisationen regelmäßig eine Bestandsaufnahme amtlicher Dokumente durch, und lokale Vorschriften legen Verantwortliche für die Aufbewahrung von Dokumenten fest, mit denen die Inspektionsbehörden bei der Überwachung der Einh altung tatsächlich zusammenarbeitenArchivierungsregeln.

Erstellung und Speicherung: alles nach den Regeln

Aufgrund der aktuellen Gesetzgebung können Buchh alter sowohl die Primärdokumentation als auch die zusammenfassende Dokumentation nicht nur auf Papier, sondern auch in elektronischer Form erstellen; Gleichzeitig werden der juristischen Person die Pflichten zur Erstellung von Papierkopien übertragen, und auf Anfrage der interessierten Person, der Kontrollstelle, ist das Unternehmen verpflichtet, Papierdokumente so schnell wie möglich an die Adresse zu senden. Die Zusammenstellung und Aufbewahrung muss in der Form erfolgen, die durch die aktuellen Rechtsvorschriften festgelegt ist.

Über die Dauer der Aufbewahrung von Primärdokumenten in der Buchh altungsabteilung, die Reihenfolge dieses Prozesses, gibt die Dokumentationsliste an, die typische Managementpapiere berücksichtigt, die im Laufe der Arbeit eines Unternehmens erstellt werden. Diese wurden 2010 in einem vom Finanzministerium und vom Bundesarchiv genehmigten Dokument festgelegt. Darüber hinaus müssen die Anforderungen der Abgabenordnung berücksichtigt werden, die regeln, dass jeder Bürger unseres Landes für die Führung von Buchh altungsunterlagen für vier Jahre verantwortlich ist. Dies gilt für Belege zur Abrechnung von Ausgaben, Einnahmen und auch zur Bestätigung der Zahlung von Steuern.

Sei klug mit Dingen

Die korrekte Organisation des Prozesses in Übereinstimmung mit den Bedingungen für die Aufbewahrung der primären Buchh altungsdokumente beinh altet eine professionelle Herangehensweise, die Einbeziehung des für die Buchh altungsdokumentation verantwortlichen Personals, die Verarbeitung von Archivinformationen über die Organisation des Arbeitsprozesses selbst. Derzeit gibt es fast keine PlätzeFachausbildung in der Archivierung, daher ist es oft schwierig, einen wirklich hochwertigen Spezialisten zu finden. Andererseits verlangt die fortschreitende Gesetzgebung die Einh altung der Aufbewahrungsfristen von primären Buchh altungsbelegen, sonst drohen kategorisch unangenehme Bußgelder. Die beste Option für einen ausreichend umfangreichen Dokumentenfluss besteht darin, eine für die Archivierung zuständige Abteilung in der Belegschaft des Unternehmens zu schaffen und die regelmäßige Schulung des für die Dokumentation verantwortlichen Personals mit internen Ressourcen sicherzustellen. Dadurch werden die in den Gesetzen festgelegten Neuerungen unter Kontrolle geh alten und alle Anforderungen erfüllt.

Eine Alternative, die es Ihnen ermöglicht, auch die Aufbewahrungsdauer von Primärdokumenten zu berücksichtigen und in Ihrer Tätigkeit einzuh alten, ist die Zusammenarbeit mit einem Vermittler, der die Aufbewahrungspflichten für die Unterlagen des Auftraggebers übernimmt. Es ist jedoch auch keine leichte Aufgabe, sich für ein Archivunternehmen zu entscheiden. Es ist notwendig, alle verfügbaren Optionen sorgfältig zu analysieren, um einem zuverlässigen Unternehmen den Vorzug zu geben und sich keine Sorgen zu machen, dass es schließen und das Gebäude abbrennen könnte.

Aufbewahrungsfunktionen einiger Dokumentationsarten

Nach geltendem Recht sind Primärdokumentationen sowie Register, Meldewesen und Bilanzen an das Archiv zu übergeben. Alle diese Kategorien von amtlichen Dokumenten müssen bis zu ihrer Übermittlung an das Archiv in den Räumlichkeiten der Buchh altung aufbewahrt werden, während die juristische Personist verpflichtet, alle Bedingungen für die Sicherheit von Papieren zu schaffen: Schränke müssen geschlossen sein, Feuer und andere Sicherheitsmaßnahmen müssen eingeh alten werden. Innerhalb des Unternehmens wird durch ein spezielles Dokument eine Person ernannt, die für die Sicherheit der Dokumentation verantwortlich ist.

Wenn das Unternehmen strenge Berichtsformulare verwendet, müssen diese Dokumente per Gesetz in einem Safe oder einem speziellen Schrank aufbewahrt werden, einem Raum, der geschlossen ist und die Sicherheit der Dokumentation garantiert. Primärdokumentationen des aktuellen Zeitraums, manuell bearbeitet, sollten chronologisch in Registern gesammelt werden, die dann zur dauerhaften Aufbewahrung an das Archiv gesendet werden.

Worauf sollte man sonst noch achten?

Bei der Aufbewahrung von Kontoauszügen, Kassenaufträgen und Vorabmeldungen sind alle Unterlagen chronologisch aufzubewahren und für eine gemeinsame systematische Aufbewahrung gebunden. Einige bestimmte Kategorien von Dokumenten (Schichtberichte, Arbeitsaufträge) können unverbindlich gespeichert, aber in Ordnern abgelegt werden, damit nichts verloren geht oder für unlautere Zwecke verwendet wird.

Die Sicherheit der Dokumentation sowie deren rechtzeitige Übermittlung an das Archiv liegt in erster Linie in der Verantwortung des Hauptbuchh alters, obwohl lokale Vorschriften gegebenenfalls die Übertragung von Befugnissen an eine andere Person vorsehen können. Die Ausstellung von Primärdokumentationen, Berichten und Bilanzen ist in einigen Fällen nur möglich, wenn eine offizielle Anordnung des Hauptbuchh alters vorliegt. Im Allgemeinen haben Strukturabteilungen keinen Zugriff auf Buchh altungsunterlagen. Die Beschlagnahme von Unterlagen ist möglichnur, wenn eine spezielle Anfrage von den Ermittlungsbehörden, dem Gericht oder anderen Behörden vorliegt, die nach dem Gesetz über die entsprechenden Befugnisse verfügen. In diesem Fall ist ein gesetzeskonformer Bescheid erforderlich. Beim Rücktritt muss ein Protokoll erstellt werden, von dem eine Kopie dem Vertreter der Organisation gegen Unterschrift übermittelt wird.

Die Aufbewahrungsfrist für Primärdokumente ist in der folgenden Tabelle aufgeführt.

Workflowfunktionen

Der Begriff "Dokumentenfluss" wird auf eine Reihe von Faktoren angewendet, die mit der Bewegung der Dokumentation von dem Moment an, in dem das Papier erstellt wurde, bis zu seiner Übergabe an das Archivgeschäft verbunden sind. Die Entwicklung eines Zeitplans liegt in der Verantwortung des Hauptbuchh alters, obwohl sie in einigen Unternehmen an einen Spezialisten für Dokumentenmanagement delegiert wird. Wie die Praxis zeigt, ist es jedoch am richtigsten, einen solchen Zeitplan in die Rechnungslegungsgrundsätze der Organisation aufzunehmen, die dann durch eine speziell ausgestellte, vom leitenden Beamten des Unternehmens unterzeichnete Anordnung genehmigt wird.

Mit Hilfe des Zeitplans können Sie organisatorische Abläufe harmonisieren und die Planungsaufgabe im Unternehmen vereinfachen. Der Ablaufplan für die Primärdokumentation ist eine Liste der Ausführenden, der Zeitintervalle, in denen die Papiere an die Buchh altung gesendet werden müssen, und der Zeitrahmen, in dem die Buchh alter sie bearbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie Berichtszeiträume einschließlich Bilanzen beschreiben. Häufig enthält die Rechnungslegungsrichtlinie die Regelung der Aufbewahrungsfristen für Primärunterlagen, und diese Frist bzwdem gesetzlich festgelegten Wert gleichgesetzt oder höher angesetzt, wenn die Besonderheiten der Unternehmenstätigkeit dies erfordern. Bei Abgabe des Jahresberichtes wird die Dokumentation in der vorgeschriebenen Weise erstellt und ins Archiv überführt. Gleichzeitig wird berücksichtigt, dass es in Zukunft erforderlich sein kann, nützliche Daten aus dem zur Speicherung übertragenen Volumen zu extrahieren. Dazu ist es üblich, Fälle in Ordner zu unterteilen, wobei die Gruppierung durch den Inh alt erklärt wird. Achten Sie darauf, jedem Ordner einen relevanten Titel zuzuweisen.

Aufbewahrungsfunktionen für Koffer

Alle Unterlagen, die im Laufe der Tätigkeit des Unternehmens, wie oben erwähnt, erstellt werden, werden in solche unterteilt, die für die vorübergehende Aufbewahrung und für die dauerhafte Aufbewahrung bestimmt sind. Bei der Übergabe von Nachlässen an das Archiv ist es erforderlich, jede dieser Kategorien getrennt zu übergeben, ohne amtliche Nachlässe in denselben Ordnern zu mischen. Kopien sind in diesem Fall getrennt von den Originalen aufzubewahren. Außerdem müssen Sie in separaten Ordnern die Dokumentation mit Berichten, Plänen für das Jahr und für Quartale für Monate sortieren. Eine Datei muss eine Dokumentation enth alten.

Um einen Fall zu gruppieren, können Sie Dokumente verwenden, die in einem Zeitraum (Quartal, Jahr, Monat) erstellt wurden. Ausgenommen hiervon sind sogenannte vorübergehende Kategorien – beispielsweise Personalakten, deren Schließung zeitlich nicht mit dem Kalenderjahr zusammenfällt. Wenn die Akte eine Dokumentation enthält, die über mehrere Monate erstellt wurde, muss jeder Monat durch ein besonderes Blatt von den anderen getrennt werden, auf dem festgelegt wird, welcher Zeitraum der darauf folgende Block dokumentiert. In diesem Fall dürfen bis zu 250 Blatt in einem Karton zusammengefasst werden. Die Ordnerdicke kann 4 cm oder weniger betragen.

Worauf sollte man sonst noch achten?

Wie sich aus den Archivierungsregeln ergibt, müssen, wenn die Dokumentation Anhänge hat, diese (unabhängig davon, wann genau sie erstellt wurden) der Begleitdokumentation beigefügt werden. Generell ist die Reihenfolge für die Archivierung der Buchh altungsunterlagen sehr wichtig und daher unbedingt einzuh alten. In der Regel werden zuerst die Aufstellungen gebucht, dann die Erläuterungen, danach die Bilanz, ergänzt um die beigefügten Unterlagen.

Bei der Organisation der Aufbewahrung von Personenkonten von Mitarbeitern des Unternehmens ist es erforderlich, hierfür einen separaten Fall zuzuweisen, in dem die Dokumentation nach Jahren mit strenger Chronologie angelegt ist. Die Jahreskorrespondenz ist in Ordnern mit Angabe des Kalenderjahres angelegt und ebenfalls nach Datum systematisiert. Auf jede Anfrage muss eine Antwort folgen.

Einige Funktionen

Die in der Abgabenordnung vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen können von denen abweichen, die in den Gesetzen zur Regelung der Buchh altungstätigkeit festgelegt sind. Bei der Feststellung einer solchen Diskrepanz empfiehlt es sich zunächst, die längere Frist zu beachten - dies ermöglicht es, ggf. auf die Dokumentation zu verweisen, diese zu verwenden, auch wenn nach einer der geltenden Regeln die Frist abgelaufen ist ist bereits abgelaufen. Außerdem werden die Prüfer nichts zu bemängeln haben. Es ist auch notwendig, sich an eine spezielle Liste zu erinnern, die im Jahr 2000 veröffentlicht wurde und die Dauer der Speicherung angibteinige spezifische Dokumentationsgruppen. Diese Liste wird regelmäßig aktualisiert und ergänzt, sodass der Hauptbuchh alter des Unternehmens und die für das Dokumentenmanagement zuständige Abteilung die aktuellen Informationen verfolgen müssen.

Wenn gegen die Aufbewahrungsvorschriften verstoßen wurde, liegt die Verantwortung dafür beim Firmenleiter, obwohl das Thema Sicherheit in erster Linie in die Zuständigkeit des Hauptbuchh alters fällt. Wird gegen die Anordnung, die Aufbewahrungsdauer verstoßen, droht dem Unternehmen ein Bußgeld. Für einen Beamten liegt die Strafe normalerweise zwischen zwei- und dreitausend Rubel. Aber wenn die Primärdokumentation überhaupt nicht aufbewahrt wird, können sie mit einer Geldstrafe von fünftausend Rubel oder mehr bestraft werden.