Corporate Card Report: Beispiel. Buchh altung für eine Firmenbankkarte

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-01-17 18:45

In letzter Zeit sind Firmenkartenzahlungen für die meisten Unternehmen alltäglich geworden. Diese Zahlungsinstrumente sind einfach zu verwenden.

Die Abrechnung von Firmenkarten ist ganz einfach. Erfahrene Buchh alter haben in der Regel keine Probleme bei der Erfassung von Transaktionen. Beim Erstellen eines Berichts über eine Firmenkarte durch einen Mitarbeiter, an den sie ausgestellt wurde, können Schwierigkeiten auftreten. Betrachten Sie als Nächstes die Merkmale der Reflexion von Transaktionen.

Allgemeine Informationen

Unternehmenskarten werden als Bankkarten bezeichnet, deren Gelder der Organisation gehören. Sie werden verwendet, um die Ausgaben zu decken, die Mitarbeitern im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen.

Es ist möglich, mit einer Firmenkarte für Reise-, Geschäfts- und Bewirtungskosten zu bezahlen. Dieses Zahlungsinstrument wird nicht für persönliche Zwecke der Mitarbeiterin verwendet, die ihr Einkommen sowie Sozialleistungen anrechnen.

Aufrufe

Es gibt Kredit- und Abrechnungskarten (Debitkarten). Mit HilfeDie letzte Zahlung erfolgt zu Lasten der auf dem Konto des Unternehmens geh altenen Mittel oder Überziehungskredite.

Bei Kreditkarten erfolgt die Abrechnung jeweils zu Lasten der von der Bankstruktur bereitgestellten Fremdmittel.

Funktionsmerkmale

Nachschub erfolgt per Banküberweisung. Dazu wird ein Zahlungsauftrag an die Bankorganisation gesendet.

Gelder werden nur mit der Verwendung der Karte ausgegeben. Dabei kann es sich sowohl um gewöhnliche bargeldlose Transaktionen als auch um Barabhebungen handeln.

Corporate Cards unterliegen nicht den von der Zentralbank festgelegten Abwicklungslimits für Barzahlungen. In der Zwischenzeit können Bankorganisationen, geleitet von den Empfehlungen der Zentralbank, ein Limit für die Ausgabe festlegen. Auf einer Firmenkarte der Sberbank beträgt der Höchstbetrag beispielsweise 100.000 Rubel pro Tag.

Vorteile von Zahlungsinstrumenten

Die folgenden Vorteile der Verwendung von Firmenkarten können festgestellt werden:

• Mitarbeiterausgaben kontrollieren. Zunächst werden alle Transaktionen im Konto des Unternehmens widergespiegelt. Zweitens wird ein Firmenkartenbericht erstellt, der alle für einen bestimmten Zeitraum angefallenen Ausgaben widerspiegelt.
• Fähigkeit, Mittel jederzeit zu verwenden. Der Zugriff auf das Geld auf dem Konto ist rund um die Uhr möglich.
• Prompte Sperrung der Karte bei Problemen.
• Die Möglichkeit, Gelder für Geschäftsreisen ins Ausland zu verwenden. Beim Verlassen der Russischen Föderation müssen Sie keine Fremdwährung kaufen. Gleichzeitig ist es aus Russland möglichdas Konto eines Mitarbeiters im Ausland umgehend auffüllen.
• Erhebliche Zeitersparnis beim Buchen und Bezahlen von Tickets, Hotelzimmern.

Mitteilung des Föderalen Steuerdienstes und Fonds

Informationen über das eröffnete Konto müssen an die FIU, den VSS und das Finanzamt übermittelt werden. Derzeit wird die Benachrichtigung von der Bankorganisation selbst gesendet, die das Konto bedient.

Benachrichtigung erfolgt innerhalb von 7 Tagen (funktioniert).

Wichtige Nuancen

Corporate Cards für juristische Personen werden für bestimmte Mitarbeiter des Unternehmens ausgestellt, d.h. sie werden registriert.

Reflektion von Operationen in der Buchh altung auf Firmenkarten wird in der Regel auf einem separaten Konto durchgeführt.

Ein Bankkonto kann sowohl in Rubel als auch in Fremdwährung eröffnet werden. In diesem Fall muss im ersten Fall kein zusätzliches Fremdwährungskonto eröffnet werden. Gemäß der Verordnung der Zentralbank Nr. 266-P kann die Zahlung mit einer Firmenkarte auch in einer von der Kontowährung abweichenden Währung erfolgen. Wenn Sie beispielsweise Dollar erh alten, konvertiert das System der Bank den erforderlichen Betrag (wandelt Rubel automatisch in Dollar um).

Ausgabezwecke

Regulierungsgesetze legen eine Liste von Transaktionen fest, die mit einer Firmenkarte in Fremdwährung durchgeführt werden können:

• Erh alt von Bargeld in ausländischer Währung im Ausland der Russischen Föderation zur Bezahlung von Bewirtungen, Reisekosten.
• Spesenzahlung (Vertretung/Reise) in Handels-/Dienstleistungsorganisationen in Fremdwährung außerhalb Russlands.

Andere Operationen gelten als illegal. Die Überwachung der Einh altung der Liste erfolgt durch die Bankstruktur.

Lokales Organisationsdokument

Das Unternehmen sollte ein Gesetz erarbeiten, das die Grundregeln für die Verwendung von Unternehmenskarten festlegt. Dieses Dokument muss installiert werden:

• Liste der Transaktionen und Ausgaben, die ein Mitarbeiter vornehmen darf.
• Abrechnungslimits.
• Verfahren zum Einreichen eines Berichts auf einer Unternehmenskarte.
• Hinweis auf die Unzulässigkeit der Weitergabe des PIN-Codes an Dritte.
• Die Frist für einen Mitarbeiter, um einen Vorbericht auf einer Firmenkarte einzureichen. Im selben Absatz ist es ratsam, die Dokumente aufzulisten, die die Informationen bestätigen.

Auch:

• Der Kreis der zum Erh alt der Firmenkarte berechtigten Mitarbeiter wird durch Anordnung des Leiters bestimmt.
• Haftungsvereinbarungen mit relevanten Mitarbeitern abschließen.
• Mitarbeiter-Karteninhaber sollten mit dem Verfahren zur Verwendung von Signaturkarten vertraut sein.

Die Rückgabe und Ausgabe von Zahlungsinstrumenten wird in einem speziellen Buch geführt.

Reflexionsmerkmale

Die Buchh altung des Kontokorrentkontos wird beim Unternehmen auf dem Konto geführt. 55. Für ihn wird ein Unterkonto eröffnet 55.4.

Wenn das Konto ein Mindestguthaben hat, empfiehlt es sich, Unterkonten zweiter Ordnung anzulegen: "Mindestguthaben" und "Zahlungslimit".

Wenn eine Organisation mehrere Konten eröffnet hat (für jede Karte), dann wird das Unterkonto 55.4 erstellt vonzu jedem von ihnen. Werden auf einem Konto mehrere Karten verschiedener Mitarbeiter ausgegeben, die Zahlungen im Rahmen des allgemeinen Limits leisten, wird die Notwendigkeit der Führung analytischer Aufzeichnungen im Zusammenhang mit den Inhabern vom Unternehmen unabhängig festgelegt.

In Fällen, in denen eine Firmenkarte mit einem einzigen Girokonto verknüpft ist, ist es ratsam, ein Unterkonto für das Konto zu erstellen. 51 oder 52.

Buchh altung

Die Regeln für die Aufzeichnung von Transaktionen sind der Übersichtlichkeit halber in der Tabelle aufgeführt:

db	cd	Ziel	Bestätigung
55.4	51	Überweisung des Betrags des Zahlungslimits und des Mindestguthabens (in Rubel) vom Konto des Unternehmens auf das Kartenkonto (Rubel)	Zahlungsauftrag, Kontoauszug.
55.4	52	Übertrag des Zahlungslimits und des Mindestguthabens in Fremdwährung von einem Fremdwährungskonto auf ein Firmenkonto.	Zahlungsdokument, Kontoauszug.
55.4	67, 66	Guthabeneingang auf dem Kartenkonto am Tag der einmaligen Gutschrift, wenn eine entsprechende Vereinbarung mit der Bankstruktur getroffen wurde	Bankanweisung, Kontoauszug.
55.4	66	Erh alt des Guthabens auf der KarteKonto am Tag der Zahlung durch Kreditmittel einer Bankorganisation in Ermangelung des eigenen Geldes des Unternehmens, wenn mit der Bank ein Überziehungsvertrag unterzeichnet wurde	Kontoauszug, Durchsuchungsbefehl.
91.2	51, 52	Bezahlen von Bankgebühren für das Ausstellen, Ausstellen und Warten einer Karte	Kontoauszug, Kontoauszug.
91.2	66	Berechnung der Zinsen für ein Darlehen, das von einer Firmenkarte bereitgestellt wird	Kontoauszug, Kontoauszug.
66	51, 52	Überweisung von Geldern zur Rückzahlung eines Darlehens oder Zinsen auf ein Darlehen, das im Zusammenhang mit der Verwendung einer Karte erh alten wurde	Zahlungsauftrag (Dokument), Kontoauszug.

Um die Auffüllung einer Firmenkarte in "1C" widerzuspiegeln, wird das Dokument "Ausbuchung vom Konto" verwendet. Sie befindet sich im Bereich „Bank und Kasse“.

Buchh altung für Abrechnungen

Es gibt zwei Optionen zum Aufzeichnen von Transaktionen: vereinfacht und akademisch. Ihre Eigenschaften sind in den Tabellen aufgeführt.

Vereinfachte Methode

db	cd	Ziel	Bestätigung
71	55.4	Reflexion der von der Karte bezahlten Arbeitsmenge,Dienstleistungen, Waren sowie Bargeld, die von der Karte im Rahmen der Inhaber (meldender Mitarbeiter) an dem im Kontoauszug angegebenen Datum abgehoben wurden	Kontoauszug mit Entschlüsselungsanwendung für Firmenkarten.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 usw.	71	Abrechnung der bezahlten Materialien, Arbeiten, Dienstleistungen gemäß dem vom Mitarbeiter eingereichten Vorbericht mit beigefügten Belegen zum Datum des Berichts.	Rechnungen, Tickets, Quittungen, Schecks, Originalbelege, Schecks von Geldautomaten usw.

Akademische Version

db	cd	Ziel	Bestätigung
10, 20, 26, 44 usw.	71	Reflektion von Materialien, Arbeiten, Dienstleistungen, die mit einer Firmenkarte bezahlt wurden, gemäß dem Bericht mit Belegen zum Datum seiner Einreichung	Tickets, Quittungen, Originalbelege, Terminalquittungen usw.
71	57	Reflexion einer Transaktion, die auf einer Karte getätigt, aber nicht auf einem Bankkonto verbucht wurde	Rechnungszeichen.
57	55.4	Wiedergabe des Betrags der bezahlten Waren, Arbeiten, Dienstleistungen, Bargeld, das von der Karte abgehoben wurde, im Zusammenhang mit verantwortlichen Personen an dem Tag, an dem sie auf einem Kontoauszug widergespiegelt werden	ExtrahierenBank mit Kartenentschlüsselung.

Wenn das Datum des Berichts auf der Firmenkarte mit dem Tag übereinstimmt, an dem die Transaktion auf dem Kontoauszug aufgeführt ist, werden die Transaktionen gemäß der ersten Option durchgeführt.

Außerdem sollte bei beiden Optionen die Schadenshöhe berücksichtigt werden:

db	cd	Ziel	Bestätigung
73.2	55.4	Reflexion der Höhe des materiellen Schadens, der durch das Fehlen von Belegen des Mitarbeiters oder im Zusammenhang mit der Verwendung von Kartengeldern für den persönlichen Bedarf verursacht wurde	Kontoauszug, Kontoauszug.
50, 70	73.2	Schadensersatz durch einen Mitarbeiter über die Kasse des Unternehmens oder durch Abzug vom Verdienst	Kontoauszug, Belegauftrag.

Corporate Card Report: Beispiel

Der Mitarbeiter, der die Gelder für den Bericht erh alten hat, muss ein Dokument vorlegen, das alle angefallenen Kosten beschreibt. Begleitpapiere sind ihm beigefügt. Die entsprechenden Anweisungen werden in der von der Zentralbank genehmigten Reihenfolge erstellt.

Beschluss des Staatlichen Komitees für Statistik von 2001 genehmigte die Standardform des Berichts AO-1.

Im Formular gibt es jedoch keine Zeilen, in denen Sie Transaktionen auf Firmenkarten widerspiegeln können. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Situation zu beheben:

• Ergänze das Standardformular. Wie im Orden festgelegt, die Organisationhat das Recht, dem einheitlichen Formular zusätzliche Zeilen hinzuzufügen.
• Formular selbst entwickeln. Einheitliche Formulare ab dem 01.01.2013 gelten für Unternehmen nicht mehr als verpflichtend. Die entsprechende Bestimmung ergibt sich aus dem Bundesgesetz Nr. 402.

Betrachten wir ein Beispiel. Dem Mitarbeiter wurde eine Firmenkarte der Sberbank ausgestellt, auf der 50.000 Rubel verfügbar sind. Er wurde angewiesen, ein Multifunktionsgerät zu kaufen, dessen Kosten 110.000 Rubel betragen. Gemäß der Zahlungsanweisung wurden 65.000 Rubel auf die Karte überwiesen. Nach dem Kauf des Geräts stellte sich heraus, dass das Guthaben 5.000 Rubel betrug.

Der Buchh alter des Unternehmens ergänzt das Standardformular des Berichts um mehrere Zeilen. Zunächst werden Sp alten bereitgestellt, die die Geldbeträge zum Zeitpunkt der Verwendung der Karte widerspiegeln:

• "Guthaben auf der Karte". Diese Zeile wird ausgefüllt, wenn der Mitarbeiter das Zahlungsmittel nicht übergeben hat.
• "Karte … ausgeben". Diese Zeile enthält Informationen, ob das Zahlungsinstrument vor Ausführung der Aufgabe ausgegeben wurde.

Das Guthaben auf der Karte wird unter den Bedingungen des Beispiels als gleich 0 erkannt, da die Karte an den Mitarbeiter ausgegeben wurde, bevor der Einsatz abgeschlossen war. Die Zeile "Ausgestellte Karte" gibt ihre Nummer und den verfügbaren Betrag an.

Um die Auffüllung des Guthabens widerzuspiegeln, wurde dem Bericht die Sp alte "Zahlungsauftrag" hinzugefügt. Hier wird das Datum, die Dokumentennummer angezeigt.

Die Zeile "Total" sollte den Betrag des Guthabens auf der ausgestellten Karte und den Betrag der zusätzlichen Überweisung enth alten. Gemäß den Bedingungen des Beispiels beträgt die Summe 115Tsd. RUB

Auf der Rückseite des Berichts sind die Belege aufzuführen, mit denen der Mitarbeiter die entstandenen Ausgaben bestätigt. Der Mitarbeiter muss das Datum der Ausgabe und den Betrag angeben.

Bargeldabhebung

Bei der Entwicklung eines Berichtsformulars muss eine Situation berücksichtigt werden, in der der Mitarbeiter Dienstleistungen oder Waren nicht per Banküberweisung bezahlen kann. Dementsprechend muss der Mitarbeiter den erforderlichen Betrag auszahlen.

Um solche Transaktionen widerzuspiegeln, werden die folgenden Zeilen hinzugefügt:

• "Karte entzogen".
• "Ausgegebenes Geld".
• "Über Terminal zur Karte hinzugefügt".
• "Barguthaben".

Alle Transaktionen mit Geldmitteln werden auf der Vorderseite des Berichts angezeigt.

Eingangsbestätigung des Dokuments

Rechenschaftspflichtige Mitarbeiter müssen einem Buchh alter oder Leiter des Unternehmens einen Bericht vorlegen. Danach wird das Dokument geprüft und dann vom Direktor der Organisation genehmigt.

Waren, Dienstleistungen, die von einem Mitarbeiter gekauft wurden, werden gutgeschrieben. Der Mitarbeiter erhält eine Quittung für die Annahme des Berichts - das Ende des Formulars. Liegt sie nicht in der vom Unternehmen entwickelten Form vor, wird die Quittung in einer beliebigen Form erstellt.

Genehmigungsformular

Nach allgemeinen Regeln muss der Leiter das vom Unternehmen entwickelte Formular eigenständig genehmigen. Eine solche Anforderung ist im Bundesgesetz Nr. 402 festgelegt. Die gleiche Anforderung gilt, wenn die Organisation ein einheitliches Formular verwendet.

Normalerweise ProbenFormulare für Primärdokumente sind in den Anhängen zum Beschluss über die Genehmigung der Rechnungslegungsgrundsätze angegeben.

Eröffnung eines Kontos

Um ein Konto mit Firmenkarten zu erstellen, benötigt das Unternehmen zunächst die Dokumente, die für die Eröffnung eines regulären Kontos erforderlich sind. Darüber hinaus müssen Sie einen Antrag schreiben, dessen Formular von der Bank bereitgestellt wird. Sie wird für jeden Mitarbeiterkarteninhaber geschrieben. Dokumente, anhand derer die betreffenden Mitarbeiter identifiziert werden, sind ebenfalls beigefügt. Hierbei handelt es sich insbesondere um einen Reisepass sowie Dokumente, die die Arbeitsbeziehungen zum Unternehmen bestätigen (Kopie des Vertrags). Bei Bedarf kann die Bank weitere Papiere anfordern.