Kassendokumente: Registrierung, Verifizierung, Speicherung. Das Verfahren zur Ausstellung von primären Bargelddokumenten

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Kassabelege sind Papiere, die im Zusammenhang mit dem Geldverkehr einer juristischen Person oder eines Einzelunternehmers erstellt werden. Ihre Formulare werden vom Staatlichen Komitee für Statistik genehmigt. Lassen Sie uns weiter überlegen, welche Kassendokumente Unternehmen verwenden können.

Bestellungen

Sie fungieren als primäre Bargelddokumente. Bestellungen können ein- oder ausgehend sein. Die erste wird angewendet, wenn Bargeld empfangen wird. Eine Quittungsanweisung wird in einer Ausfertigung von einem Rechnungsführer ausgestellt und von Ch. unterzeichnet. ein Buchh alter oder ein dazu bevollmächtigter Beamter. In Ermangelung verantwortlicher Beamter kann der Leiter der juristischen Person oder der Einzelunternehmer selbst die Urkundendokumente indossieren. Die Quittung für den Kreditauftrag muss von bevollmächtigten Personen (Buchh alter und Kassierer) unterschrieben und durch einen Stempel (Siegel) beglaubigt werden. Darüber hinaus ist es in der entsprechenden Zeitschrift registriert. Die Quittung wird dem Subjekt ausgehändigt, das das Geld eingezahlt hat. Der Quittungsauftrag selbst verbleibt an der Kasse. Der Ausgabenzettel wird bei der Ausgabe von Bargeld ausgefüllt. Es muss gesagt werden, dass Kassendokumente erstellt werden, wenn das Unternehmen sowohl traditionelle Methoden der Informationsverarbeitung als auch BT-Tools verwendet. Eine ausgehende Bestellung wird wie eine eingehende Bestellung in 1-facher Ausfertigung ausgestellt. Es muss außerdem von autorisierten Personen bestätigt und in der entsprechenden Zeitschrift registriert werden.

Füllung

Wie stellt man die oben genannten Kassendokumente aus? Die Befüllung erfolgt wie folgt:

1. Die Zeile "Basis" bezieht sich auf einen Geschäftsvorfall.
2. In der Sp alte "Inklusive" wird der Mehrwertsteuerbetrag eingetragen. Es ist in Zahlen geschrieben. Wenn Dienstleistungen, Waren oder Arbeiten nicht besteuert werden, steht in der Zeile „ohne Mehrwertsteuer“.
3. In der "Appendix"-Zeile sind Begleit- und sonstige Unterlagen mit Erstellungsdatum und Nummern aufzuführen.
4. In der Sp alte "Kredit, Untergliederungskennzeichen" ist die entsprechende Bezeichnung der Strukturabteilung eingetragen, an die die Mittel eingehen.

Registrieren

Kassenbelege müssen in einem speziellen Journal erfasst werden. Es registriert sowohl eingehende / ausgehende Bestellungen als auch Papiere, die diese ersetzen. Zu letzteren gehören beispielsweise Geh altsabrechnungen, Anträge auf Mittelvergabe, Rechnungen und anderes. Gleichzeitig ist zu beachten, dass die Spesenabrechnungen, die auf der Geh altsabrechnung für Löhne und andere diesem gleichwertige Beträge ausgestellt werden, nach der Ausstellung der Zahlungen registriert werden müssen.

Kassenbuch

Es wird verwendet, um die Ausgabe und den Erh alt von Bargeld zu verbuchen. Das Buch ist nummeriert, geschnürt und mit einem Siegel versehen, das auf der letzten Seite angebracht ist. Hier wird auch die Anzahl der Blätter protokolliert. Die letzte Seite muss unterschrieben werden. Buchh alter und Betriebswirt. Jedes Blatt des Buches ist in 2 gleiche Teile geteilt. Eine (mit horizontalem Lineal) sollte als erste Kopie ausgefüllt werden, die andere als zweite Kopie. Letzteres wird von der Vorder- und Rückseite mit Kohlepapier ausgegeben. Beide Instanzen sind mit der gleichen Nummer nummeriert. Erstere verbleiben im Buch, während letztere abnehmbar sind. Letztere fungieren als Kassendokumente. Bis zum Ende aller Operationen für den aktuellen Tag kommen sie nicht zustande. Die Eintragungen beginnen auf der Vorderseite des ersten Exemplars nach der Sp alte „Saldo zu Tagesbeginn“. Vor dem Befüllen muss das Blatt entlang der Reißlinie gef altet werden. Der abgeschnittene Teil wird unter denjenigen gelegt, der im Buch verbleibt. Zur Eingabe von Informationen nach dem „Übertragen“wird die Abreißseite auf die Vorderseite der zweiten Kopie gelegt. Die Einträge werden entlang der horizontalen Linie auf der Rückseite des untrennbaren Teils fortgesetzt.

Weitere Dokumente

Bartransaktionen können mit verschiedenen Papieren registriert werden. Eines davon ist zum Beispiel ein Vorbericht. Es wird verwendet, um Mittel zu verbuchen, die an verantwortliche Personen für Verw altungs- und Geschäftsausgaben ausgegeben werden. Wie werden solche Dokumente erstellt? Bartransaktionen dieser Art werden direkt von der berichtenden Einheit bilanziert undAuch Buchh alter. Vorabberichte werden auf Papier oder Computermedien erstellt. Die Registrierung von Bargelddokumenten erfolgt streng nach den Regeln. Jedes Formular wird in einer Ausfertigung ausgefüllt. Auf der Rückseite gibt die verantwortliche Person eine Liste von Papieren an, die die angefallenen Ausgaben bestätigen. Dazu gehören beispielsweise Reisebescheinigungen, Konnossemente, Schecks, Quittungen etc. Dabei gibt der Betreff die Höhe der Ausgaben an. Die dem Bericht beigefügten Unterlagen sind in der Reihenfolge ihrer Auflistung zu nummerieren. Die Prüfung der Kassenbelege erfolgt durch Mitarbeiter der Buchh altung. Insbesondere die Mitarbeiter prüfen die zweckgebundene Verwendung der Mittel, die Vollständigkeit der zur Verfügung gestellten Nachweise, die Richtigkeit der Ausfüllung und Berechnung der Beträge. Auf der Rückseite sind die für die Abrechnung akzeptierten Kosten angegeben, in deren Lastschrift sie verbucht werden.

Wichtige Nuancen

Angaben, die sich auf Fremdwährungen beziehen (Seite 1a auf der Vorderseite und Sp alten 6 und 8 auf der Rückseite) müssen nur ausgefüllt werden, wenn die verantwortliche Person Gelder erhält, die nicht in Rubel lauten. Die Vorabmeldung ist nach Prüfung durch den Betriebsleiter oder eine von ihm bevollmächtigte Person zu genehmigen. Erst danach wird es berücksichtigt. Wenn der Vorschuss nicht vollständig verwendet wurde, gibt die verantwortliche Person den Restbetrag an die Kasse zurück. Gleichzeitig wird der Eingangsauftrag ausgefüllt. Die Mittel werden gemäß den Angaben des genehmigten Berichts abgeschrieben.

Lohnabrechnungen

Die Zahlung von Barbelegen erfolgt bei der Berechnung und Auszahlung der Gehälter an die Mitarbeiter des Unternehmens. Die Buchh altung erstellt die entsprechende Abrechnung in 1-facher Ausfertigung. Die Abgrenzung der Löhne erfolgt gemäß den in der Primärdokumentation enth altenen Informationen zur Abrechnung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit, der Leistung usw. Die Zeilen „Abgegrenzt“geben die Beträge gemäß den Zahlungsarten aus der Geh altsabrechnung an. Hier werden auch andere Einkünfte (Sach- und Sozialleistungen) angesetzt, die dem Arbeitnehmer zu Lasten des Unternehmensgewinns zurückgezahlt und der Berücksichtigung in der Besteuerungsgrundlage unterliegen. Gleichzeitig werden Abzüge vom Geh alt berechnet und der an den Arbeitnehmer auszuzahlende Betrag festgelegt. Auf dem Deckblatt der Abrechnung ist der an die Arbeitnehmer zu zahlende Gesamtbetrag anzubringen. Der Leiter des Unternehmens muss die Erlaubnis zur Ausgabe von Löhnen unterzeichnen. Im Falle seiner Abwesenheit wird dieses Dokument von einem autorisierten Mitarbeiter ausgestellt. Am Ende der Abrechnung werden die Beträge der eingezahlten und ausgegebenen Gehälter eingetragen. Nach Ablauf der für die Auszahlung von Geldern an die Mitarbeiter festgelegten Frist werden die Namen der Mitarbeiter, die in Sp alte 23 kein Geld erh alten haben, mit "Eingezahlt" gekennzeichnet. Für den ausgestellten Betrag wird ein Spesenbescheid erstellt. Die Nummer und das Datum der Fertigstellung müssen in der Geh altsabrechnung auf dem letzten Blatt angegeben werden.

Hilfebericht

Dieses Dokument enthält die Zählerstände des KKM und den Umsatz pro Schicht (Werktag). Der Hilfebericht wird täglich in 1-facher Ausfertigung ausgefüllt. Der Kassierer muss es unterschreiben und dem Hauptbeamten übergeben(Der Firmenchef). Gleichzeitig wird der Eingangsauftrag ausgefüllt. In kleinen Unternehmen wird Geld direkt an Sammler übergeben. Bei der Bargeldüberweisung werden die entsprechenden Kassendokumente der Bank ausgefüllt. Der Umsatz pro Schicht (Arbeitstag) wird gemäß den Anzeigen der Summierzähler am Anfang und am Ende des Tages festgelegt. Gleichzeitig werden die Beträge, die auf unbenutzte Schecks an die Kunden zurückgegeben werden, abgezogen. Die festgestellten Einnahmen werden von den Abteilungsleitern bestätigt. Bei der Buchung von Geldern im Bericht unterschreiben der leitende Kassierer sowie der Leiter des Unternehmens. Der Referenzbericht dient als Grundlage für die Erstellung einer konsolidierten „Information über die Zählerstände des KKM und die Einnahmen des Unternehmens“.

Journal of Kassierer

Dieses Dokument ist erforderlich, um die Ausgaben und Einnahmen von Bargeld für jede KKM des Unternehmens zu erfassen. Das Journal dient auch als Kontroll- und Registrierungsbericht der Zählerstände. Dieses Dokument ist geschnürt, nummeriert und mit den Unterschriften von Ch. Buchh alter, Firmenchef sowie Steuerprüfer. Die Zeitschrift ist auch durch das Siegel des Unternehmens zertifiziert. Alle Eingaben werden täglich vom Kassierer vorgenommen. Das Verfahren zur Ausstellung von Kassenbelegen erlaubt keine Löschungen und Kleckse im Journal. Alle vorgenommenen Korrekturen müssen vereinbart und durch die Unterschriften autorisierter Personen bestätigt werden. Stimmen die Messwerte überein, werden sie bei Arbeitsbeginn für die aktuelle Schicht protokolliert. Diese Daten müssen durch die Unterschriften des diensthabenden Verw alters und des Kassierers bestätigt werden. Zeile 15 gibt die Beträge an, die eingetragen werdenvon Kunden zurückgegebene Schecks. Informationen hierzu sind dem entsprechenden Gesetz entnommen. Dieselbe Sp alte gibt die Anzahl der während der Schicht gedruckten Nullschecks an. Am Ende des Arbeitstages erstellt der Operator einen Abschlussbericht für die Schicht und übergibt damit die erh altenen Einnahmen. Dadurch entsteht ein Auftragseingang. Nach dem Ablesen der Zählerstände wird die tatsächliche Höhe der Belege geprüft, der entsprechende Eintrag im Journal vorgenommen. Es wird durch die Unterschriften des Leiters (Dienstleisters), des leitenden Kassierers und des Kassierers bestätigt. Bei Abweichungen zwischen den auf dem Kontrollband angegebenen Beträgen und der Höhe der Einnahmen wird der Grund für die Differenz ermittelt. Gefundene Über- oder Unterdeckungen werden in den entsprechenden Zeilen des Journals erfasst.

Daten zu Zählerständen und Einnahmen des KKM

Sie werden verwendet, um einen zusammenfassenden Bericht für die aktuelle Schicht zu erstellen. Diese Daten fungieren als Anlage zur Abrechnung des Kassierers, die täglich zusammengestellt wird. Daten zu Indikationen und Einnahmen werden in einer Kopie erstellt. Zusammen mit Ausgaben- und Quittungsaufträgen, Zertifikaten und Kassiererberichten werden sie bis zur nächsten Schicht an die Buchh altung des Unternehmens weitergeleitet. Die Stichprobe der Kassenbelege gemäß den Zählerständen zu Beginn und am Ende des Arbeitstages für jede Registrierkasse beinh altet die Berechnung des Umsatzes. Dabei wird unter anderem auch deren Verteilung nach Abteilungen angegeben. Letzteres muss durch die Unterschriften der Geschäftsführer bestätigt werden. Am Ende der ausgefüllten Tabelle werden die Ergebnisse gemäß den Zählerständen aller Kassen und angezeigtDie Einnahmen des Unternehmens werden auch mit der Verteilung der Mittel nach Abteilungen summiert. In Übereinstimmung mit den Gesetzen wird der Gesamtbetrag angegeben, der den Kunden auf den von ihnen zurückgegebenen Schecks ausgestellt wurde. Dieser Betrag mindert den Gesamtumsatz des Unternehmens. Die Auskunft ist vom Kassenoberhaupt und dem Betriebsleiter zu unterzeichnen.

Befüllungsempfehlung

Bei der Erstellung von Kassendokumenten müssen Sie sich an das durch Rechtsakte und andere Rechtsvorschriften festgelegte Verfahren h alten. Darüber hinaus gibt es einige ziemlich einfache Regeln, durch deren Einh altung Ungenauigkeiten beim Ausfüllen von Papierkram vermieden werden:

1. Wortbeträge sollten immer groß geschrieben werden. In diesem Fall dürfen Pfennige in Zahlen geschrieben werden. Zum Beispiel: Achtzehntausend Rubel 10 Kopeken.
2. Aufgaben können sowohl handschriftlich als auch mit technischen Hilfsmitteln (zB Computer) ausgefüllt werden.
3. Regulierungsgesetze erlauben die Anpassung von Informationen in Kassendokumenten. Allerdings müssen eine Reihe von Anforderungen erfüllt werden. Eine falsche Eingabe ist sorgfältig mit einem Strich durchzustreichen. Korrekte Informationen werden daneben oder (wenn möglich) darüber angezeigt. Auch hier sollten Sie einen Nachsatz setzen: „Glaube korrigiert“, „Durchgestrichen ist ungültig“oder „Trifft zu“. Neben diesem Eintrag sollte ch unterzeichnet werden. Buchh alter und Leiter der Organisation (oder einzelner Unternehmer).
4. Falls Kleckse, Radierungen, Verschmierungen mit einem "Strich" und andere ähnliche Korrekturmethoden vorhanden sind, wird das Dokument als ungültig betrachtet.

Zusätzliche Regeln

Die Aufbewahrung von Kassendokumenten erfolgt gemäß geltendem Recht für 5 Jahre. Die Berechnung dieser Frist beginnt am 1. Januar des Jahres, das auf die Zeit der Erledigung der Bürotätigkeit folgt. Diese Regel gilt als allgemein. Für Lohnabrechnungen ist ein besonderes Verfahren eingerichtet. Wenn Mitarbeiter keine persönlichen Konten haben, werden diese Papiere 75 Jahre lang im Unternehmen aufbewahrt. Am Ende dieses Zeitraums können alle Unterlagen ins Archiv überführt oder vernichtet werden, wenn es keine Gerichtsverfahren, Meinungsverschiedenheiten oder Streitigkeiten darüber gibt. Bei der Arbeit mit Papieren sind folgende Regeln zu beachten:

1. Die Heftung von Dokumenten sollte für jeden Tag spätestens am nächsten Werktag oder am ersten freien Tag erfolgen.
2. Vor Übergabe der Nachlässe an das Archiv ist deren Bestandsaufnahme vorzunehmen.
3. Die Kontrolle der Kistenbildung erfolgt entweder durch einen Kassierer oder durch den direkten Leiter des Unternehmens.
4. Bei der Erstellung einer Heftklammer werden die Papiere in aufsteigender Reihenfolge der Kontonummern gesammelt (erst per Lastschrift, dann per Gutschrift).

Die Verantwortung für die Sicherheit von Bargelddokumenten liegt beim Leiter des Unternehmens. Bei Nichteinh altung der oben genannten Regeln kann gegen den Übertreter eine Verw altungsstrafe in Form einer Geldstrafe verhängt werden. Die Höhe der Geldbuße richtet sich nach dem Gesetz.

Schlussfolgerung

H altenKassendokumentation gilt als ziemlich verantwortungsvolle Aufgabe. Das Ausfüllen von Unterlagen muss mit aller Verantwortung angegangen werden. Kassendokumente werden bei der Zusammenfassung verschiedener Daten, Berichterstattung und Buchh altung verwendet. In dieser Hinsicht können Fehler, die in den Anfangsstadien der Festsetzung von Transaktionen gemacht werden, zu ernsthaften Verzerrungen in den endgültigen Papieren führen. Ein Mitarbeiter, der in die für die Bearbeitung von Kassendokumenten verantwortliche Position berufen wird, muss über einschlägige Kenntnisse und Erfahrungen verfügen. Es muss daran erinnert werden, dass alle Papiere, die der Betreiber ausfüllt, von hochrangigen Beamten überprüft und vom Leiter des Unternehmens genehmigt werden. Besonderes Augenmerk sollte auf die Registrierung von Dokumenten gelegt werden. Eintragungen in Zeitschriften und Bücher müssen fristgerecht und ordnungsgemäss erfolgen. Da bei der Erstellung von Berichten Kassendokumente verwendet werden, werden alle darin enth altenen Korrekturen streng in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt. Werden die festgelegten Regeln nicht befolgt, verlieren die Papiere ihre Gültigkeit und die darin enth altenen Informationen können vom Unternehmen nicht für die weitere Managementarbeit verwendet werden.