Geschäftsprozess - was ist das? Entwicklung, Modellierung, Optimierung von Geschäftsprozessen

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Moderne Methoden der Unternehmensführung leihen sich zunehmend ausländische Methoden und Technologien aus. Und das nicht, weil es modisch ist, sondern weil es bequem und effektiv ist. Eine dieser Techniken zerlegt die gesamte Routinearbeit in elementare Komponenten und beschreibt dann detailliert jeden resultierenden Geschäftsprozess. Es dauert ziemlich lange, aber das resultierende Schema ermöglicht es Ihnen, Schwächen, übermäßig aufgeblähte funktionale Verantwortlichkeiten und unklare Aufgaben zu finden. Durch einmaliges Aufwenden von Zeit kann das Management einen Teil seiner Verantwortung auf der hierarchischen Leiter nach unten übertragen, wodurch Zeit für die strategische Planung frei wird.

Leben nach Plan

Eine andere Sache ist, dass die Mitarbeiter von Unternehmen die Bedeutung dieses Verfahrens oft nicht verstehen und den Wunsch des Managements nicht begrüßen, die wichtigsten Geschäftsprozesse zu bestimmen. Dennoch ist es zunehmend notwendig, die Modellierung und Beschreibung der elementaren Operationen jeder Einheit zu verstehen, und sogarAngestellter. Noch schlimmer ist es, wenn Mitarbeiter in der Belegschaft des Unternehmens auftauchen, die die Geschäftsprozesse des Unternehmens studieren. Sie fragen ständig nach etwas, lenken ab und stören auf jede erdenkliche Weise die Erfüllung der direkten Funktionspflichten des gesamten Personals. Was tun?

Lass uns von weitem anfangen. Jeden Morgen stehen die meisten von uns vor der Aufgabe, zur Arbeit zu kommen. Für eine erfolgreiche Lösung müssen Sie rechtzeitig aufwachen, sich fertig machen und in einem Transportmittel Platz nehmen (egal, ob es sich um ein Privatauto oder ein U-Bahn-Auto handelt). Darüber hinaus kann jede Komponente in noch kleinere Vorgänge zerlegt werden: Um rechtzeitig aufzuwachen, können Sie einen Wecker stellen oder jemanden bitten, Sie zu wecken usw. Unabhängig von der Lösungsmethode ist das Ergebnis (rechtzeitiges Aufwachen) wird erreicht. Aber der Aufstieg, die Gebühren und die Arbeitsweise unterscheiden sich in der Lösungsmethode und dem Endergebnis. Eigentlich sind wir bei der ersten Definition angelangt.

Wofür das alles ist

Ein Geschäftsprozess ist also eine bestimmte Abfolge einfacher Aktionen, die Ressourcen in ein nützliches Endprodukt verwandeln. In unserem realen Beispiel gibt es drei verschiedene Prozesse, von denen jeder seine eigenen Anfangsinformationen benötigt und nach bestimmten Manipulationen das gewünschte Ergebnis liefert. Gehen wir zum Unternehmen. Unabhängig vom Tätigkeitsbereich in jedem Unternehmen wird die Arbeit durch die beruflichen Beziehungen der Mitarbeiter bestimmt: Informationsweitergabe, Bestimmung des Bedarfs an einem Produkt, Analyse von Produktion und Ressourcen usw. Und hier ist es wichtig zu beachten, dass all dies oben Angelegenheitennur wenn drei Bedingungen erfüllt sind:

- die Information wurde an den interessierten Mitarbeiter gesendet;

- das wurde zur richtigen Zeit gemacht;

- die Form, in der die Informationen präsentiert werden, ist recht einfach und klar.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Geschäftsprozess ein Informationsfluss ist, der drei Fragen beantwortet: was, wo und wann. Damit die Arbeit reibungslos und kontinuierlich ausgeführt werden kann, ist es notwendig, ihre Komponenten zu bestimmen. In diesem Fall gibt es keine doppelten Aufgaben, Abwesenheit eines Ausführenden oder Ausfallzeiten.

Wenn ein Geschäftsprozess klar definiert ist, ist jeder Mitarbeiter nicht mehr unverzichtbar. Denken Sie daran, wie oft Sie warten mussten, bis einer Ihrer Kollegen den Krankenstand (oder die Rückkehr aus dem Urlaub) verlassen hat. Wenn Sie nicht arbeiten, hört das Telefon buchstäblich nicht auf zu klingeln, und alle versuchen zu verstehen, was und wie Sie tun. Und wenn Sie auf die Bitte des Managements reagiert und eine ziemlich detaillierte Beschreibung der Geschäftsprozesse erstellt haben, können Sie ruhig jubeln und sich entspannen und manchmal nur zu Mittag essen …

Um uns der formalen Sprache der Definitionen zuzuwenden, werden wir argumentieren, dass sich ein Unternehmen bei der Beschreibung von Geschäftsprozessen die folgenden Ziele setzt:

• die allgemeine Struktur der Organisation von Aktivitäten verstehen und die Dynamik ihrer Entwicklung bestimmen;
• aktuelle Probleme und Möglichkeiten zu ihrer Überwindung identifizieren;
• ein Zielsystem erstellen, das für alle Beteiligten (Entwickler, Anwender, Kunden etc.) verständlich ist;
• Anforderungen an die notwendige Software zu formulierenSicherheit.

Natürlich ist die Beschreibung von Geschäftsprozessen an sich uninteressant. Aber für das Reengineering ist dies eine vorrangige Aufgabe. Nur wenn wir die Struktur, Zusammenhänge und Wege des Informationsflusses verstehen, können wir davon sprechen, die semantische Belastung sowohl des Unternehmens selbst als auch seiner einzelnen Bereiche zu überdenken. Aber die Reorganisation sollte auch durchgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen: Verbesserung der Qualität des Kundendienstes; Kostenreduzierung; mehr Freiheit bei der Entscheidungsfindung für ausübende Künstler (Verkürzung des Zeitrahmens für die Fertigstellung der Arbeit) usw.

Einfache Klassifikation

Die Notwendigkeit, informationelle Geschäftsprozesse zu beschreiben, tritt am häufigsten in Unternehmen mit funktional orientierter Struktur auf. Tatsache ist, dass sich die Ziele und Ziele verschiedener Abteilungen widersprechen können. Und dies wird nicht nur zu einer Verringerung der Rentabilität des Unternehmens führen, sondern auch zu einem Rückgang seiner Wettbewerbsfähigkeit.

Der moderne Managementansatz ist zunehmend prozessorientiert. Alle Arbeiten werden als spezifischer Satz von Prozessen betrachtet (von denen jeder aus einer oder mehreren einfachen Operationen besteht). Um diesen Ansatz zu formalisieren und zu standardisieren, wurden die folgenden Kategorien von Prozessen übernommen (die Klassifizierung erfolgt in Bezug auf die Wertschöpfung des Produkts):

• main - diejenigen, mit denen das Unternehmen Einnahmen erzielt: Produktion, Marketing, Lieferungen;
• Manager - diejenigen, die Ziele und Zielsetzungen für Abteilungen und bestimmte Leistungsträger festlegen;
• unterstützend –diejenigen, die der Produktion Ressourcen zur Verfügung stellen, aber keinen Mehrwert für das Endprodukt schaffen: Schulung und Auswahl von Personal, finanzielle Unterstützung, Rechtsschutz usw.

Neben der bereits erwähnten Unabhängigkeit vom Faktor Mensch und vereinfachter Einarbeitung neuer Mitarbeiter ermöglicht die Beschreibung von Geschäftsprozessen ein effektiveres Management der Betriebskosten des Unternehmens.

Eigenschaften

Nun wird deutlich, dass es zur Steuerung eines Unternehmens nicht nur notwendig ist, zusammenhängende Informationsflüsse zu identifizieren, sondern auch alle Aktivitäten klar zu beschreiben. Da wir bereits wissen, dass ein Geschäftsprozess Teil einer gemeinsamen Arbeit ist, die von einem Mitarbeiter an einen anderen weitergegeben wird (innerhalb einer eigenen Funktionseinheit oder nicht, spielt es keine Rolle), gehen wir zu der Tatsache über, dass alles auf der Welt dies kann vereinheitlicht werden. Und berufliche Tätigkeit - noch mehr.

Unabhängig vom Tätigkeitsbereich lässt sich jeder Geschäftsprozess durch die gleichen Merkmale beschreiben.

- Ein Rahmen ist der Anfang und das Ende einer einfachen Operation.

- Der Eigentümer ist ein Mitarbeiter des Unternehmens, der nicht nur die notwendigen Ressourcen für die Arbeit besitzt, sondern auch den Prozess plant, analysiert und verw altet; und vor allem ist er für das Ergebnis verantwortlich.

- Input - eine Informationsnachricht, die in irgendeiner vom Unternehmen akzeptierten Form empfangen wird, die den Informationsbedarf definiert und den Beginn des Prozesses markiert.

- Output – Informationen oder ein materialisierter Teil des Produkts, der außerhalb des Performers konsumiert wirdKunde.

- Auftragnehmer - Mitarbeiter des Unternehmens, die an einem Prozess beteiligt sind.

- Ressourcen - der materielle oder informative Teil der Aktivität, der sich während der Ausführung der Operation nicht ändert (sondern nur zur Umwandlung eingehender Informationen in das Endprodukt beiträgt).

- Qualitätskontrolle - Branchen- oder interne (von der Unternehmensleitung akzeptierte) Indikatoren zur Bestimmung der Effektivität der Arbeit.

Obligatorische Zuordnung elementarer Prozesse

Natürlich braucht nicht jedes Unternehmen eine Beschreibung der Geschäftsprozesse. Dennoch gibt es eine Reihe von Fällen, in denen auf diese mühsame Übung nicht verzichtet werden kann. Nennen wir die wichtigsten:

• Die Tätigkeit des Unternehmens ist automatisiert. In diesem Fall übersetzt das Geschäftsprozessdiagramm die Bedürfnisse des Kunden in eine für den Programmierer verständliche Sprache.
• Verbesserung der Aktivitäten des Unternehmens. Nicht nur Ausrüstungs- und Technologie-Upgrades tragen zur Verbesserung des Endprodukts bei; Die Geschäftsprozessoptimierung ermöglicht es, alle Stärken und Schwächen der Arbeit zu identifizieren und angemessene Managemententscheidungen zu treffen.
• International Standards Organization (ISO) zertifiziert. Für alle Mitarbeiter wird ein einheitliches Qualitätsmanagementsystem geschaffen.

Wie man dem Kunden die Beschreibung präsentiert

Geschäftsprozessmodellierung erfordert eine Beschreibung jedes Elements. Wie macht man es schmerzlos für die Organisation? Es gibt drei Hauptmethoden, die in der weltweiten Praxis angewendet werden: textuell, grafisch und tabellarisch.

Textual beinh altet eine Beschreibung des gesamten Arbeitsfortschritts in einer einfachen und verständlichen Abfolge. Form und Inh alt können entweder frei sein (wenn internationale oder Industriestandards noch nicht entwickelt wurden) oder durch Dokumente geregelt werden. Zum Beispiel: Die Verkaufsabteilung sendet die Berichtsdokumentation für den Zeitraum an die Planungsabteilung; Mitarbeiter der Planungsabteilung führen analytische Arbeiten durch, um die Verkaufsdynamik und die Notwendigkeit von Produktionsanpassungen zu bestimmen. Das von der Planungsabteilung erh altene Ergebnis wird an die Marketingabteilung übermittelt, wo eine Analyse der Gründe für den Anstieg (Rückgang) des Umsatzes usw. durchgeführt wird.

Das grafische Diagramm eines Geschäftsprozesses ermöglicht es Ihnen, das Ergebnis der analytischen Arbeit zu visualisieren. Es muss nicht daran erinnert werden, dass die visuelle Wahrnehmung von Informationen am effektivsten ist. Daher geben uns alle Arten von Grafiken und Diagrammen die Möglichkeit, schnell zu verstehen, was passiert, und die richtige Lösung zu finden.

In Fällen, in denen die Hauptaufgabe der Reformierung von Aktivitäten die Optimierung von Geschäftsprozessen ist, lohnt es sich, eine tabellarische Form ihrer Beschreibung zu verwenden. Mit seiner Hilfe ist es einfacher, die Abfolge von Aktionen und die Richtung von Informationsflüssen zu verstehen. Eine typische Tabelle enthält nicht nur eine Beschreibung der Funktion der Stabstelle, sondern auch Sp alten über eingehende und ausgehende Dokumente, den Bearbeiter (Sie können sowohl die gesamte Abteilung als auch einen bestimmten Mitarbeiter angeben) usw.

Wie man einen Geschäftsprozess richtig beschreibt

Es reicht nicht aus, Geschäftsprozesse zu analysieren. Das Wichtigste in dieser Angelegenheit ist die Korrektheit, aber gleichzeitig die Einfachheit der Beschreibung. Zunächst sollte der Name des Einheitsprozesses klar formuliert werden. Dies wird Ihnen helfen zu verstehenseine Hauptmerkmale, Ausführungslogik und Platz in der Gesamtkette der Produktionstätigkeiten.

Dann sollten Sie angeben, welche Eingabeinformationen für die normale Ausführung der Aufgabe erforderlich sind, und auch die Ressourcenunterstützung auflisten. Eine schriftliche Abfolge einfacher Vorgänge, aus denen der Prozess besteht, hilft Ihnen, nichts zu verpassen oder zu vergessen.

Die Modellierung von Geschäftsprozessen kann nicht ohne die Angabe des Eigentümers des Prozesses und eines Systems zur Überwachung seines Fortschritts auskommen. Dazu müssen in der Beschreibung die Standardbedingungen für die Erstellung von Arbeiten vermerkt und die Dokumente aufgelistet werden, die auf den nächsten Link übertragen werden. Zur Vereinfachung sollte die Beschreibung so aussehen: "… nach Durchführung einer Verkaufsanalyse für den Berichtszeitraum füllt ein Mitarbeiter der Planungsabteilung das festgelegte Formular (Tabelle) aus, das er an die Marketingabteilung sendet …"

Vereinfachtes Schema zur Beschreibung von Produktionsprozessen

Beim Verfassen einer Beschreibung sehen sich Mitarbeiter meistens damit konfrontiert, dass sie nicht wissen, wie sie den Inh alt ihrer Arbeit verbal vermitteln sollen. Um das Geschäftsprozesssystem übersichtlich und strukturiert zu gest alten, können Sie ein Memo erstellen. Es spiegelt die Fragen wider, die eine klare und möglichst detaillierte Antwort benötigen. Was sind das für Fragen?

• Was? Beschreibt, was genau bei dieser Operation gemacht wird.
• Warum? Übergibt den Zweck der Operation.
• Wann? Bestimmt, wer die Ausführung einleitet.
• Wer? Nennt bestimmte Darsteller.
• Wie? Listen erforderlichRessourcen.

Entwicklung von Geschäftsprozessen setzt voraus, dass alle Beschreibungsmethoden eingesetzt werden können. Auf diese Weise wird das detaillierteste Arbeitsschema erh alten. Die grafische Version zeigt die Beziehung der Funktionseinheiten, und die tabellarische und textuelle Version vermittelt den Inh alt jeder Operation. Leider ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen ohne diese zeitraubende Vorarbeit nicht möglich.

Wie man Informationen sammelt

In der Praxis gibt es viele Möglichkeiten, an die notwendigen Informationen zu kommen. Zunächst müssen die regulatorischen Dokumente analysiert werden, die die Mitarbeiter des Unternehmens leiten. Dann sollten Sie mit jedem direkten Ausführenden persönliche Gespräche führen, um den Inh alt seiner Arbeit zu beschreiben. Darüber hinaus sollten analytische Berater zur Klärung und Klärung strittiger Punkte die Beobachtung des Fortschritts von Geschäftsprozessen nutzen.

Wenn Sie einen umfassenden Ansatz zur Lösung des Problems verfolgen, wird die Automatisierung von Geschäftsprozessen nicht so langweilig und nutzlos erscheinen.

Arbeitskreis

Und doch, wenn die Hauptaufgabe des Unternehmens die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist und das Management nicht beabsichtigt, externe Beratungsunternehmen einzubeziehen, stellt sich zwangsläufig die Frage: "Wo anfangen?" Der erste Schritt besteht darin, eine Arbeitsgruppe aus Mitarbeitern des Unternehmens zu gründen. Die Mitglieder der Arbeitsgruppe sollten vorzugsweise über ausgezeichnete Analyse- und Zuhörfähigkeiten verfügen. Schließlich besteht, wie bereits erwähnt, ein Großteil der Arbeit darin, persönliche Interviews mit Geschäftsprozess-Performern zu führen.

Als nächstes müssen Sie sich ein echtes Bild von der Funktionsweise des Systems machen. Da das Unternehmen vor der Modernisierung gearbeitet und Gewinne erwirtschaftet hat, ist es wohl nicht nötig, von einer kompletten Umstrukturierung zu sprechen. Daher sollten das System und die Richtungen des Informationsflusses zum Zeitpunkt des Beginns der Optimierung festgelegt werden.

Woraus besteht die Beschreibung

Um Verwirrung und Widersprüchlichkeiten bei der Beschreibung von Geschäftsprozessen zu vermeiden, empfehlen Experten die Verwendung von Prozesslandkarten. Dies sind standardisierte Dokumente, die es Ihnen ermöglichen, alle Aktionen zu vereinheitlichen, unabhängig vom Einflussbereich des Ausführenden und der Komplexität des beschriebenen Vorgangs.

Jede Beschreibung kann in folgende Bestandteile unterteilt werden:

• einheitliches Prozessformular (meistens eine Tabelle);
• Business Process Map (kann in beliebiger Form dargestellt werden - Textbeschreibung, grafisches Objekt oder Tabelle);
• Routen (ein- und ausgehende Informations-, Ressourcen- und Finanzströme);
• Matrizen verschiedener Geschäftsprozesse (eine Tabelle der Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Prozessen, mit der Sie die Haupt- und Nebenabläufe und -operationen hervorheben können);
• Flussdiagramm (Algorithmus zur Ausführung von Geschäftsprozessen);
• detaillierte Textbeschreibung;
• Dokumentation (Erstellung von Dokumenten, die die Durchführung des Prozesses bestätigen);
• Geschäftsprozessindikatoren identifizieren (Suche nach Merkmalen und Indikatoren, anhand derer Sie nicht nur den Fortschritt, sondern auch die Qualität kontrollieren können);
• Vorschriften (mit anderen Worten, Stellenbeschreibung).

Indikatoren

Wie schon mehrfach festgestellt wurde, muss jeder Prozess an etwas gemessen werden. Dies ist zunächst notwendig, um die Wirksamkeit aller Aktivitäten des Unternehmens zu bewerten. Am häufigsten empfehlen Experten, Geschäftsprozesse anhand von vier Indikatoren zu testen: Zeit, Kosten, Qualität und Quantität.

Aber Geschäftsprozessmodelle sind dynamisch und vielfältig. Daher reicht es oft nicht aus, nur die Arbeitsgeschwindigkeit zu bewerten; Es ist notwendig, sowohl die Arbeitsbedingungen als auch die Infrastruktur des Unternehmens zu berücksichtigen. Hinzu kommt, dass fast alle Branchen ohne Zulieferer, Finanzen, Logistik und Partner nicht existieren können. Dies sind auch messbare Indikatoren.

Und natürlich dürfen wir die Information und den menschlichen Faktor nicht vergessen. Je höher der Ausbildungsstand eines Spezialisten ist, desto weniger Zeit benötigt er, um sich mit den Anweisungen und eingehenden Informationen vertraut zu machen.

Die Mehrheit der Modellierungsmethoden basiert heute auf den Prinzipien der Strukturanalyse und des Entwurfs (SADT - Structured Analysis and Design Technique) sowie auf einigen algorithmischen Sprachen. Wir können über die Existenz mehrerer grundlegender Modelle der Geschäftsprozessanalyse sprechen:

- Geschäftsprozessmodellierung - eigentlich Modellierung - enthüllt die funktionale Seite der Existenz des Unternehmens.

- Modellierung von Arbeitsabläufen - Beschreibt Arbeitsabläufe und ähnelt der Erstellung von Flussdiagrammen.

- Datenflussmodellierung - anders als die vorherige, beschreibt sie Daten-(Informations-)Flüsse; zur Sequenzierung bestimmtOperationen.

Shewhart-Deming-Zyklus

Es wird empfohlen, große Geschäftsprozesse (in 1C können Sie sie aus der allgemeinen Liste auswählen) in einem separaten Dokument namens "Procedure for Work" zu beschreiben. Alles, was von untergeordneter Bedeutung ist oder aus wenigen einfachen Tätigkeiten besteht, wird in der Regel in Stellenbeschreibungen beschrieben.

Bei der Ausarbeitung der Vorschriften müssen die Bedingungen des Kreislaufs der kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmenstätigkeit (das Shewhart-Deming-Modell) berücksichtigt werden. Seine Bestimmungen besagen, dass Optimierung und Verbesserung endlose Prozesse sind. Das heißt, in der Unternehmensführung gibt es einen gewissen geschlossenen Kreislauf, bestehend aus solchen Managemententscheidungen: Planung, Umsetzung, Kontrolle, Anpassung.

Bei der Ausarbeitung einer Verordnung sollten die Grundsätze berücksichtigt werden, die die Einh altung des Shewhart-Deming-Modells gewährleisten:

1. Berechnung geplanter Kennzahlen für die Zukunft.
2. Analyse der Dynamik von Abweichungen und Dokumentation möglicher Ursachen.
3. Ermittlung von Korrekturmaßnahmen und Analyse ihrer Wirksamkeit.

Entwicklung des Modells sollte in Übereinstimmung mit Geschäftsregeln durchgeführt werden. Die allgemein anerkannten Regeln sind der regulatorische und gesetzliche Rahmen des Staates, in dessen Hoheitsgebiet das Unternehmen tätig ist. Die zweite Grundlage des Modells ist die Unternehmenspolitik des Unternehmens.

Bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems ist es notwendig, sich um die Entwicklung und Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen zu kümmern. Wie am Anfang des Artikels erwähnt, sind Mitarbeiter des Unternehmens nicht immerversteht die Bedeutung der laufenden Modernisierung. Es ist die Aufgabe des Top-Managements, jedem Mitarbeiter die Bedeutung der Erstellung eines effektiven Geschäftsprozessmodells nahe zu bringen.

Schließlich handelt es sich um ein gut etabliertes und sorgfältig konzipiertes System, das es einem Unternehmen nicht nur erleichtert, Zertifikate über die Einh altung der internationalen Qualitätsstandards ISO 9001:2008 zu erh alten, sondern auch die Effizienz jedes einzelnen erheblich steigert Mitarbeiter.

Beide Faktoren führen dazu, dass das Unternehmen auf dem Markt wettbewerbsfähiger wird, was sich wiederum positiv auf Investoren und Kunden auswirkt.