Geschäftsprozess: Analyse von Geschäftsprozessen. Beschreibung, Anwendung, Ergebnisse

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Jeder Unternehmer muss zumindest indirekt wissen, was ein Geschäftsprozess ist. Die Geschäftsprozessanalyse hilft, Kosten zu senken, die Rentabilität zu steigern und letztendlich den Gewinn des Unternehmens zu steigern. In der Wirtschaftsliteratur begegnet man diesem Konzept erstmals in den Arbeiten von Forschern in den 80er Jahren des letzten Jahrhunderts. Damals dachte man in den Vereinigten Staaten zum ersten Mal, dass die Effizienz der gesamten Produktion von einer Reihe miteinander verbundener Aktionen abhängt, die als Geschäftsprozess bezeichnet werden.

Definitionen

Geschäftsprozess ist ein komplexes Konzept. Die Geschäftsentwicklung ist in hohem Maße von miteinander verbundenen Operationen, Verfahren und Aktivitäten abhängig. Ein Werk ist ohne die Rohstoffversorgung, deren Verarbeitung, die Arbeiter an den Maschinen und die Buchh altung nicht vorstellbar. Ein Unternehmen ist ein geschlossenes System, das als integraler Organismus funktioniert. Und damit alles reibungslos und ohne Verzögerungen funktioniert, braucht es ein Hauptgehirn – einen erfahrenen Manager, der die Kohärenz aller Geschäftsprozesse analysiert und überwacht.

Aus wirtschaftlicher Sicht wird die Verflechtung aller möglichen Tätigkeiten, bei der die Verarbeitung von Umweltressourcen zum Endprodukt für den Verbraucher erfolgt, als Geschäftsprozess bezeichnet. Die Geschäftsprozessanalyse ist eine Bewertung der Wirksamkeit einer bestimmten Aktion, eines Vorgangs oder eines Ereignisses im Zusammenhang mit der Produktion.

Wozu dienen sie

Geschäftsprozesse zu beschreiben ist ziemlich einfach. Aber das größte Problem der Realität ist, dass es in keinem Unternehmen unseres Landes selten eine Person gibt, die wirklich daran interessiert ist, die Effizienz verschiedener Produktionsprozesse zu verbessern. Kleine und mittelständische Unternehmen versuchen, mit längst überholten Methoden Kosten zu senken, während sie im Westen längst verstanden haben, dass der Erfolg eines Unternehmens von einem kompetenten angestellten Manager abhängt, der daran interessiert ist, maximale Ergebnisse aus seiner Arbeit zu ziehen.

Das Erstellen von Geschäftsprozessen gibt ein klares Verständnis: Wer ist für welche Phase verantwortlich, welche Position er einnimmt und was zu tun ist. Eine solche Strukturierung macht die Organisation der Produktion transparent und erleichtert deren Steuerung. Durch die Kommunikation des Zielbaums an Mitarbeiter können Sie deren Motivation steigern, indem Sie zeigen, dass ihre Arbeit auf gemeinsame Ziele ausgerichtet ist. Darüber hinaus hilft die Organisation eines Unternehmens auf diese Weise, unnötige Kosten für finanzielle und zeitliche Ressourcen zu identifizieren.

Erstellen

Unabhängig davon, ob das Unternehmen groß oder klein ist, der Ansatz zur Erstellung eines detaillierten Plans ist derselbe. In Betracht ziehenkonkretes Beispiel. Es gibt eine Firma, die Sofas verkauft. Das Geschäftsprozessdiagramm ähnelt einem Baum. Hauptzweige beherbergen Hauptfunktionen, die sich in kleinere verzweigen. Was sind also die Hauptphasen des Geschäftsprozesses für einen Einzelhändler?

1. Kauf von Waren. Dies ist der erste und zentrale Geschäftsprozess. Was sind seine Unterstufen?

• Lieferantenanalyse.
• Aufsetzen von Verträgen mit Herstellerwerken.
• Vertragsgest altung mit Transportunternehmen.

2. Sofaplatzierung. In diesem Stadium gibt es solche Momente:

• Raum auswählen.
• Bau oder Vermietung von Räumlichkeiten.
• Verkaufsbedingungen schaffen.

3. Verkaufsprozess.

• Rekrutierung.
• Kasse kaufen.
• Atmosphäre und Design für den Verkauf schaffen.

4. Marketing und Werbung.

• Platzierung eines Zeichens.
• Erstellen Sie Visitenkarten, Broschüren, Broschüren, Kataloge usw.
• Anzeigenplatzierung.

Die Liste kann lang sein. Es ist wichtig zu verstehen, wie Geschäftsprozesse erstellt werden. Und dann geben wir ein paar goldene Regeln für die Organisation eines erfolgreichen Unternehmens.

Regel 1

Für jeden ausgewählten Geschäftsabschnitt ist eine bestimmte Person verantwortlich. Beziehen Sie sie in die Erstellung des Schemas ein. Dies bietet die Möglichkeit, den Prozess genauer zu verstehen, Mitarbeiter zu interessieren und ihre Motivation für das Erreichen gemeinsamer Ziele zu steigern. Dies ist besonders wichtig in den frühen Stadien der Unternehmensgründung. Eine Existenzgründung ist immer mit verbundengroße Schwierigkeiten, und die rechtzeitige Festlegung von Zielen für bestimmte Phasen wird einen detaillierteren Aktionsplan ergeben.

Regel 2

Verwenden Sie automatisierte Programme und visualisieren Sie Ihre Sch altungen. Bis heute gibt es viele vorgefertigte Programme, die helfen, Informationen zu strukturieren. Kleine und mittlere Unternehmen verwenden sie überall.

Wenn Sie in einer Gruppe arbeiten, nehmen Sie eine Tafel oder ein Blatt Papier, um alles aufzuschreiben, und zeichnen Sie währenddessen einen Baum Ihrer Prozesse. Beginnen Sie mit großen Operationen und unterteilen Sie sie in kleinere. Für große Unternehmen ist die Erstellung von Geschäftsprozessen eine enorme mühsame Arbeit, die maximale Konzentration und Koordination der Aktionen aller Mitarbeiter erfordert.

Regel 3

Orientieren Sie sich bei der Gest altung von Geschäftsprozessen an der Strategie des Unternehmens und nicht an dessen Organisationsstruktur. Dieselbe Funktion kann über etablierte Abteilungen hinausgehen. Beispielsweise kann man bei der Lieferung eines Produkts von einem Lieferanten die Grenze des Geschäftsprozesses betrachten, bis das Produkt das Einzelhandelsgeschäft selbst verlässt, dh wenn es in die Regale gestellt wird und für den Verbraucher verfügbar ist. An diesem Prozess sind mehrere Abteilungen beteiligt, die Teil der Organisationsstruktur sind.

Regel 4

Werde in deinem Plan nicht zu detailliert. Überladen Sie das Diagramm mit unnötigen Informationen, führt dies zu allgemeiner Verwirrung und einer hohen Belastung der verantwortlichen Mitarbeiter. Wenn Sie planen, Änderungen in einem bestimmten Segment vorzunehmen, muss dieser Teil detailliert beschrieben werden, und der Rest sollte berücksichtigt werden.nur oberflächlich, ohne auf Details einzugehen. Die Effizienz von Geschäftsprozessen unterliegt dem Pareto-Gesetz „20/80“, wenn 20 % detaillierte Beschreibungen 80 % des Erfolgs des gesamten Betriebs bringen.

Regel 5

Hab keine Angst vor der Wahrheit und baue ein Schema auf, das auf dem basiert, was wirklich ist. Diese Situation tritt sehr häufig auf. Der Chief Manager fragt seine Untergebenen nach ihren Abteilungen, um ein Geschäftsprozessdiagramm zu erstellen. Diese versuchen und erzählen, wie es ihnen gut geht. Obwohl die reale Situation alles andere als ideal ist. Aber auf der Grundlage falscher Daten wird das falsche Schema erstellt, woraufhin ineffiziente Entscheidungen getroffen werden und die ganze Arbeit umsonst ist.

Verwechsle nicht "wie es ist", "wie es sein sollte" und "wie ich es haben möchte". Egal wie schlecht alles ist, Geschäftsprozesse werden genau darauf ausgerichtet, diesen Zustand zu verbessern. Daher ist es zwingend erforderlich, nur eine reale Situation zu beschreiben.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Alle Ereignisse innerhalb des Unternehmens zu verfolgen ist sehr schwierig, besonders wenn es um große Konzerne und Syndikate geht. Ein großes Geschäft ist ohne ein ganzes System automatisierter Programme, mit denen Sie eingehende Daten analysieren können, um eine Entscheidung zu treffen, kaum vorstellbar. Daher sprechen wir heute sehr oft über die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

In der Praxis bedeutet dies, dass es ein spezielles Computerprogramm gibt, das alle Arten von Informationsflüssen verarbeitet, die einen Geschäftsprozess bereitstellen. Die Geschäftsprozessanalyse findet offline stattModus, und die Person lernt nur die Ergebnisse kennen und zieht die entsprechenden Schlussfolgerungen.

Wahl der Analysemethode

Bei der Frage, wie Geschäftsprozesse am besten automatisch beschrieben werden können, findet ein inländischer Unternehmer viele Optionen, die für den russischen Markt nicht gut optimiert sind. Fast die gesamte vorgeschlagene Software wurde für westliche Unternehmen entwickelt, die Erfahrung in der Optimierung der Produktion haben. Aber nach der Analyse einiger Daten haben wir unsere eigene Liste von Programmen erstellt, die den Geschäftsprozess implementieren.

1. BEST-5 „Mein Geschäft“ist eine Software, die häufig von kleinen und mittleren Unternehmen verwendet wird. Das Programm ist für jeden Computer verfügbar und sehr einfach zu bedienen. Sein Vorteil ist, dass es kleine Datenmengen eines kleinen Unternehmens analysieren kann.
2. Unternehmensmodellierer. Wird häufig in modernen Unternehmen verwendet, hauptsächlich weil es kostengünstig ist. Die Gründung eines Unternehmens ist mit diesem Programm einfach zu organisieren, da es sehr bequem ist, Geschäftsprozessdiagramme zu erstellen, aber praktisch nicht analysiert.
3. iGrafx Enterprise Central. Sehr gutes kanadisches Design. Kann Businesspläne nicht nur erkennen und erstellen, sondern auch Arrays von Eingabedaten erfolgreich analysieren. In unserem Land hat es sehr wenig Verbreitung, obwohl das Produkt sehr wertvoll ist.
4. Geschäftsstudio. Die berühmteste russische Entwicklung. Integriert mit anderen MS Office-Produkten (Word, Excel, Visio). ZumInländischer Unternehmer ist die beste Wahl in Bezug auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Exzellente Geschäftsprozessanalyse. Aufgrund der Ergebnisse des Programms kann die Produktion erfolgreich optimiert werden.

Technologie zum Aufbau von Geschäftsprozessen

Am weitesten verbreitet ist heute die Integration der automatischen und manuellen Methode zum Erstellen des "Business Process"-Schemas. Die Analyse von Geschäftsprozessen erfolgt in diesem Fall in zwei Phasen: die erste mit Hilfe der auf einem Computer erzielten Ergebnisse, die zweite - manuell durch den Manager.

Lassen Sie uns zwei Hauptansätze zum Zeichnen von Graphen und Diagrammen betrachten. In diesem Fall wird die Geschäftsprozesstechnologie mit den folgenden Methoden erstellt:

1. DFD (Datenflussdiagramm).
2. WFD (Work Flow Diagram).

Die erste DFD-Methode besteht darin, ein Diagramm der Datenflüsse zu erstellen. Dazu gehören: Detaillierung der Arbeit des Prozesses, verantwortliche Mitarbeiter, notwendige Dokumentation. Eine solche Konstruktion vermittelt ein vollständiges Bild der Aktivitäten des Unternehmens, seiner umgebenden Eingabe- und Ausgabedaten, aller Elemente des Produktionsprozesses und der Beziehungen zwischen ihnen. Mit diesem Ansatz können Sie freie (zusätzliche) Geschäftsprozesse hervorheben, die die Effektivität des Ergebnisses verringern und auf verschiedene Weise optimiert werden können.

WFD - Workflow-Diagramme, die untergeordnete Geschäftsprozesse beschreiben. Die Geschäftsentwicklung kann sich erheblich verändern, wenn Sie nicht nur die vertikale Handlungshierarchie kennen, sondern auch die horizontale. Was bedeutet das?

Wenn du schaustOffensichtlich sind WRRL-Diagramme ein Raster von Zeitrahmen, von denen jeder Graph für einen bestimmten Prozess verantwortlich ist. Angenommen, die Warenlieferung dauert zwei Tage – die Grafik zeigt den Beginn und das Ende des Prozesses. Dann kommt das Ereignis der Produktplatzierung auf dem Handelsparkett, und dieser Prozess beginnt erst, nachdem die Lieferung beendet ist. Die Daten werden sequentiell in das Diagramm eingetragen. Ereignisse, Operationen und Aktionen können miteinander verflochten werden, wenn sie gleichzeitig ausgeführt werden. Es ist bequem, auf diese Weise in den frühen Stadien mit der Entwicklung eines Unternehmens zu beginnen und festzustellen, wie viel Zeit für einen vollständigen Produktionszyklus benötigt wird.

Schlussfolgerungen

Ob klein oder groß, neu oder alt, Sie müssen verstehen, was ein Geschäftsprozess ist. In jeder Phase des Unternehmenslebenszyklus kann die Optimierung der Produktion die weitere Entwicklung maßgeblich beeinflussen. Schließlich besteht das Hauptziel der Existenz einer jeden Organisation heute darin, die Bedürfnisse des Verbrauchers zu befriedigen. Und wenn der Kunde zufrieden ist, macht er Gewinn. Die Abhängigkeit ist hier direkt proportional. Je höher die Kundenzufriedenheit, desto höher der Gewinn des Unternehmens. Und das geht nur, wenn man den Prozess im Unternehmen analysiert und dann verändert.