So schreiben Sie einen Geschäftsbrief: Regeln und Richtlinien

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Ein wesentliches Merkmal jedes Unternehmens ist die Geschäftskorrespondenz. Mitarbeiter jedes Unternehmens kommunizieren mit Kollegen und Kunden, mit Lieferanten und Verbrauchern. Generell gehört zum Büroalltag sicherlich auch die Teilnahme an der Korrespondenz.

Trotz der Tatsache, dass die meisten Mitarbeiter in Unternehmen und Organisationen täglich zahlreiche Nachrichten senden und empfangen, hält sich nicht jeder bei der Erstellung an etablierte Normen und Regeln. Es stellt sich heraus, dass es gar nicht so einfach ist, einen Geschäftsbrief richtig und korrekt zu schreiben. Es gibt eine Reihe von Anforderungen und Mustern, die weltweit angewendet werden und sich auf den Workflow beziehen. Sie enth alten die Regeln zum Verfassen eines Geschäftsbriefes sowie die wichtigsten Punkte zur Gest altung.

Wenn Sie eine Nachricht an eine Drittorganisation oder nur an einen Kollegen in einer benachbarten Abteilung verfassen, sollten Sie einen strengen Stil einh alten (mit Ausnahme von freundlicher Korrespondenz, für die es keine gibtähnliche Beschränkungen). Verwenden Sie keine zu emotionalen Worte, um die Bedeutung der Transaktion oder die Freude an den getesteten Produkten zu beschreiben. Ein Geschäftsbrief sollte klar, prägnant und angemessen zurückh altend sein.

Die Nachricht sollte beim Adressaten beginnen. Wenn es für einen Mitarbeiter einer Drittorganisation bestimmt ist, müssen Sie unbedingt dessen Namen, Position des Empfängers sowie seinen vollständigen Namen angeben. Für den Fall, dass das Dokument im Unternehmen verbleibt, genügt ein Nachname mit Initialen (Sie können auch die Position hinzufügen).

Ein Geschäftsbrief an eine externe Organisation sollte auf dem Briefkopf des Unternehmens sein (unabhängig davon, ob er elektronisch oder auf Papier gesendet wird). Fehlt dieser, können Sie den Absender einfach in der "Kopfzeile" des Dokuments angeben.

Bevor Sie mit der Zusammenstellung des Textes beginnen, müssen Sie über seine Struktur nachdenken, die Hauptpunkte und Ziele des Schreibens identifizieren. Das erleichtert den Schreibprozess erheblich. Das Schreiben sollte mit einer Unterschrift enden, die nicht nur den Namen des Absenders, sondern auch die Position sowie den Namen des Unternehmens, das er vertritt, angibt.

Wenn Sie einem potenziellen Kunden oder Partner ein Angebot zusenden, müssen Sie sich am Ende auf jeden Fall für die Zusammenarbeit bedanken und auf weitere gemeinsame Arbeit hoffen.

Zusätzlich zu den Regeln der Geschäftskorrespondenz gibt es auch Empfehlungen. Zum Beispiel sollte jedes Dokument, das an eine bestimmte Person gerichtet ist, mit den Worten "Lieber" mit dem vollständigen Namen und beginnenkeine Initialen. Sie müssen keine Abkürzungen in Buchstaben verwenden, schreiben Sie beispielsweise "uv". oder die Position des Adressaten, seinen Arbeitsplatz herabsetzen.

Der internationale Dokumentenfluss gilt als der schwierigste, da jeder Staat seine eigenen Kommunikationsnuancen hat und die Sprache, in der Sie mit ausländischen Partnern korrespondieren müssen, dem Verfasser des Briefes nicht immer klar ist, also Ihnen die Dienste von Übersetzern in Anspruch nehmen müssen. Bevor Sie auf die Dienste eines solchen Spezialisten zurückgreifen, sollte geklärt werden, ob er weiß, wie man einen Geschäftsbrief auf Englisch schreibt, oder ob es sich um eine banale wörtliche Übersetzung handelt. Wenn geplant ist, dass der ausländische Dokumentenfluss ständig aufrechterh alten wird, ist es besser, einen Mitarbeiter einzustellen, der eine Fremdsprache genug spricht, um einen Geschäftsbrief darauf zu schreiben.

Generell hängt die Erfüllung der Aufgabe in vielerlei Hinsicht davon ab, wie das Dokument erstellt und gest altet ist. Unterschätzen Sie also niemals die Bedeutung der Geschäftsetikette bei der Kommunikation.