Projektbudgetierung. Arten und Zweck des Budgets. Projektstadium

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-01-17 18:45

Projektbudgetierung sollte als Bestimmung der Kosten der Arbeiten verstanden werden, die im Rahmen eines bestimmten Schemas durchgeführt werden. Darüber hinaus sprechen wir über den Prozess der Erstellung eines Budgets auf dieser Grundlage, das die festgelegte Verteilung der Ausgaben nach Kostenposition, Art der Arbeit, nach Zeitpunkt ihrer Durchführung oder anderen Posten enthält.

Bildung der Haush altsstruktur

Wie wird das vorläufige Budget des Projekts erstellt? Deren Struktur ergibt sich aus dem Kontenplan, der die Kosten eines bestimmten Programms berücksichtigt. Um es zu bestimmen, reicht in der Regel eine traditionelle buchh alterische Schätzung aus.

Budgetierung gilt als Kostenplan oder Kostenlesezeichen. Das bedeutet, dass Sie nach einer vorläufigen Planung wissen müssen, wie viel, wann und wofür genau die Mittel ausgezahlt werden. Daher ist es in diesem Fall möglich, jede Methode zur Darstellung von Verlusten anzuwenden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass sie den praktischen Anforderungen der Stakeholder genügen müssen,Interessenten sowie etablierte Standards. Darüber hinaus müssen sie jene Fragen beantworten, die für Projektinvestoren von Interesse sind.

Budgetdarstellungsformulare

Sowohl Plan- als auch Ist-Budgets haben bestimmte Darstellungsformen. Unter ihnen ist es also wichtig, Folgendes zu beachten:

• Zeitpläne, also eine Art Kostenpläne;
• Verlustverteilungsmatrizen;
• Balkendiagramme der Ausgaben;
• ähnliche kumulative Verlustdiagramme;
• Liniendiagramme der kumulativen Kosten im Laufe der Zeit;
• Anzeige einer kreisförmigen Verluststruktur.

Es ist erwähnenswert, dass in verschiedenen Stadien der Projektentwicklung unterschiedliche Gest altungen der Projekt- und Arbeitsdokumentation relevant sind. Tatsache ist, dass wir über die Entwicklung verschiedener Arten von Budgets sprechen. Sie unterscheiden sich sowohl in der erforderlichen Genauigkeit als auch im Zweck. Es ist erwähnenswert, dass der Budgetspielraum mit fortschreitendem Projekt viel kleiner wird.

Sorten und Zweck von Budgets

Die Verringerung des Fehlers kann mit Daten aus der folgenden Tabelle argumentiert werden. Berücksichtigen Sie also den Zweck und die wichtigsten Arten von Budgets.

Projektphasen	Finanzierung	Ziel	Fehler, %
Designkonzept. Die Grundidee in erweiterter Form	Budgeterwartungen. Genaues Datum	Vorausplanung für Bargeldbedarf und Zahlungen	25-40
Begründung von Investitionen (Machbarkeitsstudie)	Vorläufiges Budget	Begründung von Kostenpositionen, Planung der Einwerbung und späteren Verwendung von Finanzmitteln	15-20
Ausschreibungen, Verhandlungen und Vereinbarungen. Für jede Stufe separat	Aktualisiertes Budget	Terminabrechnungen mit Lieferanten und Auftragnehmern	8-10%
Entwicklung von Arbeitspapieren. Jede Stufe hat ihre eigene Berechnung	Endgültiges Budget	Direktive Beschränkung der Ressourcennutzung	5-8%
Projektdurchführung und -abschluss	Aktuelles Budget	Kostenmanagement (also Buchh altung und spätere Kontrolle). Projektbudget und Kostenschätzungen

Projektbudget und Kostenschätzung

Es ist interessant festzustellen, dass das Projektbudget ähnlich der Schätzung der Betriebskosten eines Geschäftselements des Unternehmens ist. Der Hauptunterschied besteht hier darin, dass es traditionell vollständig, dh von Anfang bis Ende, abgedeckt wird. Das Budget der Geschäftseinheit wird wiederum jährlich oder vierteljährlich gebildet. Für die effektivste Kontrolle sollte es in zwei Komponenten unterteilt werden: direkte Kosten und indirekte Kosten. Verlust.

Die erste Art von Budget ist ein wichtiges Management- und Kontrollinstrument für Projektmanager sowie Leiter von Funktionseinheiten, die daran beteiligt sind. Darin enth alten sind die Kosten (Reisekosten, Löhne etc.) aller, die in das Programmteam aufgenommen werden. In diesem Fall führt jedes der Subjekte separate Aufgaben aus.

Es sei daran erinnert, dass bei der Begründung von Kostenpositionen die folgenden Punkte berücksichtigt werden:

• Materialkosten, die eingekauft werden;
• Aufwendungen für die Produktion;
• Kosten für Abweichungen von der normalen Nutzung der Technologie;
• Betrag, der für die Inbetriebnahme des Produkts ausgegeben wurde;
• Bereitstellungskosten;
• Sonstige Ausgaben.

Umgekehrt sollten die direkten Kosten wie folgt dargestellt werden:

• in heruntergebrochener Form - genau nach Projektstruktur bis zur Ebene der ausführbaren Aufgaben;
• Schließen Sie wöchentliche Ausgaben für Personalgehälter, Materialien (im Auftrag hergestellt oder gekauft) und andere für jede Komponente und Aufgabe des Zwischenwertprojekts ein;
• umfasst Gemeinkosten, die in direktem Zusammenhang mit der Zahlung von Material und Arbeit stehen;
• zusammenzufassen nach den verschiedenen Aufgaben der beteiligten Stellen;
• Verw altungsreserven bereitstellen (also für alle Fälle eine gewisse Kosten- und Zeitreserve einplanen).

Bedeutung des Budgetprozesses

BudgetierungProjekt übt einen erheblichen Druck auf seine Manager und Abteilungen aus. Tatsache ist, dass es eine solche Alternative vorschlägt: Wenn wir das Budget einh alten, handeln wir effektiv, aber wenn wir es überschreiten, wird die Arbeit schlecht gemacht.

Diese Anforderung ist jedoch häufig nicht auf die tatsächliche Budgetierung des Projekts anwendbar. Tatsache ist, dass Budgets unter einem gewissen Druck aus einer Reihe subjektiver und objektiver Faktoren gebildet und umgesetzt werden.

Beispielsweise ist ein eingestellter Projektleiter oft gezwungen, ohne seine Mitwirkung entwickelte und verabschiedete Budgets zu akzeptieren, auch wenn sie ihm unrealistisch erscheinen. Andernfalls kann dem Arbeitnehmer ein Vertrag verweigert werden. Wenn er jedoch mit einem Budget einverstanden ist, das offensichtlich nicht den vorgegebenen Fristen entspricht, sowie mit den verfügbaren Ressourcen, dann muss der Mitarbeiter, sobald das Erreichen bestimmter Ergebnisse mehr als geplant ausgeben muss, dieses Problem trotzdem erklären die Tatsache, dass das Budget anfänglich auf einem extrem niedrigen Niveau angesetzt wurde.

Es sei daran erinnert, dass die Projektbudgetierung rational sein kann. In diesem Fall besteht der Zweck des Budgets in erster Linie darin, die tatsächlichen Kosten des Projekts für das Unternehmen zu ermitteln. Wenn der Projektmanager daher ein Budget akzeptiert, das die für die Kostenbegründungsphase akzeptable Fehlermarge von 15-20 % (Informationen aus der obigen Tabelle) deutlich überschreitet, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich die Situation nicht auf die Erläuterung der Struktur von beschränkt Gründe für die Geschäftsleitungdieser Überschuss. In diesem Fall verliert der Projektmanager wahrscheinlich seinen Job.

Wie vermeide ich das?

Um eine solche Situation zu vermeiden, schlägt M. Thomsett, ein amerikanischer Wissenschaftler, Managern vor, ihre eigenen Projektbudgets zu erstellen. Er weist jedoch auf eine Reihe von Gründen für dieses Verh alten hin:

• Sie sind verantwortlich für die Berichterstattung über die zukünftigen Kosten des Projekts und die Fähigkeit, ihr Budget auszugeben. Dies ist nicht möglich, wenn Sie mit einem vorgegebenen Budget arbeiten.
• Als Projektmanager sollten Sie besser als jeder andere wissen, wie viel genau ein bestimmtes Projekt kostet. Das von Ihnen festgelegte Budget gilt als monetäres Ziel. Es sollte Sie gemäß den folgenden Parametern zufrieden stellen: eine Möglichkeit bieten, den Erfolg des Projekts zu messen, und eine Möglichkeit bieten, die Kompetenz des Managers (d. h. von Ihnen) zu messen.
• Sie müssen bei den Budgetlinien einige Toleranzen berücksichtigen. Dies ist entscheidend, wenn zukünftige Rechtfertigungen für spezifische Kosten ins Spiel kommen. Es sollte hinzugefügt werden, dass die Annahmen mit den Möglichkeiten für die aktuelle Periode verglichen werden, während mögliche Komplikationen nicht berücksichtigt werden. Nur wenn Sie auf dieser Ebene Vergleichsmöglichkeiten haben, funktioniert der Budgetprozess wie geplant.

Erstellen, Verfolgen und Ausführen eines Finanzplans

Sie müssen wissen, dass Projektbudgets getrennt vom Finanzplan der am Geschäft beteiligten Einheiten gebildet, überwacht und ausgeführt werden,Unternehmen als Ganzes.

Dafür gibt es Gründe:

• Projekte neigen nicht dazu, sich zu wiederholen. Budgets der Abteilungen und Unterabteilungen werden jährlich gebildet. Sie werden oft alle sechs Monate oder öfter überprüft. Projekte enden unmittelbar nach ihrer Ausführung. Tatsache ist, dass der Zeitpunkt für die Umsetzung des Programms nicht an das Geschäftsjahr gebunden ist. Eine Überarbeitung des Budgets ist unerwünscht. Die Ausnahme bilden Fälle, in denen grobe Fehler in der ursprünglichen Version gefunden werden oder wenn sich die Umgebung dramatisch ändert (darin wird ein bestimmtes Projekt implementiert).
• In den Händen des Managers - direkte Kontrolle über die Ausführung des Budgets. Es ist erwähnenswert, dass die Finanzpläne von Abteilungen und Abteilungen in der Regel von der Beziehung abhängen, die sich zwischen mehreren Diensten entwickelt: Die Ausführungsabteilung gibt der einen oder anderen Abteilung eine Kostengrenze auf der Grundlage der von einer anderen Abteilung bereitgestellten Informationen; Entscheidungen über Personal und das System werden jedoch vom Top-Management getroffen. Im Gegensatz dazu verwendet das Projekt das Budget in zwei Richtungen: die Nutzung der verfügbaren Ressourcen (Leistungen und Personal), die bereits zur Verfügung und im Budget der Abteilung stehen, und die begrenzte Nutzung externer Ressourcen die vorübergehend angezogen werden. Die Einstellung eines zusätzlichen Mitarbeiters verursacht ohnehin Fixkosten; eine zusätzliche Personaleinheit für ein Projekt, meist mit bereits im Dienst befindlichen Kräften.
• Der Erfolg der Budgetausführung steht in direktem Zusammenhang mit der tadellosen Einh altung des Projektaktionsplans sowie des Zeitplans für den Ressourceneinsatz. Es besteht auch ausabhängig davon, wie gut der Manager die Umsetzung jeder Phase geplant hat und ob sich die am Projektteam beteiligten Mitarbeiter an den festgelegten Zeitplan h alten. Verzögert sich die Durchführung eines bestimmten Arbeitsschrittes oder der gesamten Arbeit aufgrund des Bedarfs an beispielsweise personellen oder zeitlichen Ressourcen als ursprünglich festgelegt, wirkt sich dies irgendwie ungünstig auf das Budget aus, nämlich in Form einer Erhöhung der Kosten für die Durchführung der Projektarbeit.

Ähnliche Regeln sollten zumindest im Idealfall von Führungskräften aller Unternehmensbereiche mit eigenem Budget angewendet werden. Es ist wichtig zu wissen, dass jeder von ihnen dafür verantwortlich ist, das Budgetniveau nicht zu überschreiten und dementsprechend zu viel auszugeben. In der Praxis hält sich jedoch nur eine Minderheit der Unternehmen strikt an diese Regel. Andererseits erlauben nur wenige Unternehmen den Abteilungsleitern, das Budget festzulegen, das für das in der Abteilung durchgeführte Projekt wirklich benötigt wird.

Ausschreibungen, Verhandlungen und Vereinbarungen

Als nächstes ist es ratsam, die abschließende Phase des Projekts zu betrachten: die Organisation von Ausschreibungen, Sonderstandorten sowie den Abschluss von Kooperations- und Partnerschaftsverträgen.

Unter Ausschreibung ist ein Ausschreibungsverfahren zu verstehen, bei dem die Auswahl von Anbietern marktfähiger Produkte und Dienstleistungen durchgeführt wird. Kommunale und staatliche Auftraggeber führen ihre Tätigkeit im Rahmen des 44-FZ „Über das Vertragssystem im FeldKäufe von Waren, Arbeiten, Dienstleistungen, um den Staat zu gewährleisten. und kommunale Bedürfnisse.“

Staatliche Unternehmen, Organisationen, die regulierte Tätigkeiten ausüben, natürliche Monopole arbeiten gemäß dem Gesetz 223-FZ „Über die Beschaffung von Waren, Bauleistungen und Dienstleistungen durch bestimmte Arten von juristischen Personen. Personen“(z. B. Bauausschreibungen).

Besondere Veranst altungsorte

Kommerzielle Strukturen arbeiten im Rahmen der geltenden Zivilgesetzgebung auf dem Territorium der Russischen Föderation. Sie veröffentlichen Informationen zu ihren Plänen auf den Ausschreibungsseiten. Sowohl natürliche als auch juristische Personen, die die Anforderungen des Kunden und die russische Gesetzgebung vollständig erfüllen, haben das Recht, an der Beschaffung teilzunehmen.

Es gibt verschiedene Ausschreibungen: offen (dh für alle Teilnehmer), zB offene Ausschreibung, Ausschreibung, elektronische Auktion, Ausschreibung; geschlossen (d. h. für eine begrenzte Anzahl von Personen), z. B. begrenzte Auktionen und Wettbewerbe. Einkäufe können sowohl in elektronischer Form als auch in Papierform getätigt werden.

Es muss bedacht werden, dass ein solches Ereignis einer ernsthaften Vorbereitung bedarf, insbesondere rechtlicher, finanzieller und technischer Art. Dies ist erforderlich, um die Anwendung und Abwicklung des Vertrages zu gewährleisten. Daher sollten Manager ihre Mitarbeiter zunächst auf Teamarbeit einstellen, da das Endergebnis von der Kohärenz der von den Mitarbeitern durchgeführten Operationen abhängt.

Hauptphasen der Ausschreibungsdurchführung

Schematisch lässt sich die Teilnahme an solchen Veranst altungen wie folgt darstellen: Marktanalyse → Auswahl und weiterer Erh altelektronische Signatur → Registrierung → Suche nach einer Ausschreibungsstelle → Vorbereitung der finanziellen Sicherheit → Eröffnung eines Sonderkontos (dies ist für Beschaffungsteilnehmer gemäß 44-FZ erforderlich) → Erstellung und anschließende Einreichung eines Antrags auf Teilnahme an der Beschaffung → Direkte Teilnahme in der Ausschreibung. Der letzte Schritt ist natürlich, das Ergebnis zu bekommen.

Betrachten wir die Hauptphase der vorgelegten Liste: die Teilnahme beispielsweise an einer Bauausschreibung. Es wird eine elektronische Auktion unter 44-FZ sein. Zu einem festgelegten Zeitpunkt beginnt der Kunde, die Bewerbungen der Teilnehmer zu prüfen. Wenn Ihre Bewerbung für die Teilnahme an der Auktion in Frage kommt, sollten Sie das Mindestpreisniveau berechnen, zu dem Sie bereit sind, ein Bauprodukt zu liefern oder damit verbundene Dienstleistungen zu erbringen, Arbeiten im Rahmen dieser Ausschreibung zu organisieren.

Die elektronische Auktion wird in Echtzeit durchgeführt. Somit hat der Teilnehmer innerhalb von zehn Minuten nach Abgabe des letzten Preisgebots das Recht, online im „Auktionsschritt“ein eigenes Gebot abzugeben: von 0,5 bis 5 % des NMCC. Mit anderen Worten, ein Schritt, der gleichzeitig unternommen werden kann, sollte 5 % des ursprünglichen Höchstpreises des in der Mitteilung angegebenen Partnerschaftsvertrags (Kooperationsvertrags) nicht überschreiten.

Über das Auktionsergebnis wird ein Protokoll erstellt. Nachdem die Auktion als abgeschlossen gilt, beginnt die Prüfungsphase weiterer Antragsteile.

Schlussfolgerung

Also haben wir die Kategorie der Budgetierung betrachtet:Zweck und Art des Budgets, Projektphasen. Außerdem haben wir die Hauptbühne genauer analysiert. Es ist erwähnenswert, dass sogar ein Anfänger die Ausschreibung gewinnen kann. Wie setzt man es in die Praxis um?

Elektronischer Handel beinh altet die Präsenz von Kunden, also Geld. Die Ausschreibung schließt jedoch informelle Beziehungen aus. Es gibt keine Möglichkeit, eine Einigung zu erzielen. Die Nichteinh altung der im Vertrag festgelegten Bedingungen kann zum Verlust der Vereinbarung, zum Verlust von Geldern und zum Verlust der Möglichkeit zur Teilnahme an anderen Auktionen aufgrund der Disqualifikation führen. Anfänger brechen diese Regeln oft aus banaler Unaufmerksamkeit.

Zunächst sollten Sie sich Ausschreibungen besorgen, die keine strengen Regeln enth alten. Zum Beispiel bei der Versteigerung eines Gewerbeplans. Erst danach empfiehlt es sich, zu seriösen Ausschreibungen überzugehen, die im Vergaberecht nach 44-FZ und 223-FZ geregelt sind. Die Hauptbedingung für den Sieg ist nichts anderes als Achtsamkeit. Zuallererst müssen Sie an die Qualität der Arbeit denken und nicht an die Höhe der Vereinbarung.

Stell dir vor, du hättest trotzdem gewonnen. Sie haben einen Vertrag in der Hand. Wird das Unternehmen in der Lage sein, zusätzliche Kapazitäten und Kräfte zu finden, um es problemlos zu erfüllen? Und wenn nicht, wie viel Geld wird es kosten, Arbeiter einzustellen oder Ausrüstung zu mieten? Bleibt der Deal profitabel?

Es sei daran erinnert, dass unter den Fehlern der Bieter die wichtigsten Fehler sind, wie z.mit Verlust handeln. All dies kann zu nachteiligen Folgen führen. Deshalb ist es notwendig, allen aufgeführten Mängeln im Vorfeld vorzubeugen.