Bearbeitung Primärdokumentation: Anforderungen, Beispiel. Primäre Buchh altungsdokumentation

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Die Tätigkeit eines jeden Unternehmens ist eng mit der Pflege und Bearbeitung der Primärdokumentation verbunden. Es ist für die Berichterstattung, die Berechnung von Steuerzahlungen und das Treffen von Managemententscheidungen erforderlich. In dem Artikel werden wir betrachten, was es ist - Primärdokumentation in der Buchh altung - und wie es verarbeitet wird.

Grundlegende Konzepte

Primäre Dokumentation im Rechnungswesen – was ist das? Es wird als Beweis für die Tatsache einer Geschäftstransaktion bezeichnet, die auf Papier wiedergegeben wird. Derzeit werden viele Dokumente im automatisierten System "1C" zusammengestellt. Die Verarbeitung der Primärdokumentation umfasst die Erfassung und Abrechnung von Informationen über abgeschlossene Geschäftsvorgänge.

Primäre Buchh altung ist die Anfangsphase der Festsetzung von Ereignissen, die im Unternehmen auftreten. Geschäftstransaktionen sind Handlungen, die Änderungen im Zustand der Vermögenswerte oder des Kapitals der Organisation zur Folge haben.

Verarbeitung der Primärdokumentation im Rechnungswesen: Schemabeispiel

In Unternehmen unter dem Begriff "Arbeiten mitDokumentation" impliziert:

• Beschaffung von Primärdaten.
• Vorverarbeitungsinformationen.
• Dokumentation.
• Genehmigung durch das Management oder auf Anordnung des Direktors autorisierte Spezialisten.
• Erneuerung der Primärdokumentation.
• Ausführen der zur Durchführung einer Geschäftstransaktion erforderlichen Handlungen.

Klassifizierung

Es gibt eine einmalige und eine kumulative Primärdokumentation. Die Verarbeitung der in solchen Papieren enth altenen Informationen weist eine Reihe von Merkmalen auf.

Einmalige Dokumentation soll ein Ereignis einmalig bestätigen. Dementsprechend wird das Verfahren zu seiner Bearbeitung erheblich vereinfacht. Die kumulative Dokumentation wird für einen bestimmten Zeitraum verwendet. In der Regel spiegelt es eine mehrfach durchgeführte Operation wider. In diesem Fall werden bei der Verarbeitung der Primärdokumentation Informationen daraus in Sonderregister übertragen.

Dokumentationsanforderungen

Die Primärdokumentation wird zum Zeitpunkt der Operation oder unmittelbar nach deren Abschluss erstellt.

Die Reflexion der Informationen erfolgt auf speziellen einheitlichen Formularen. In Ermangelung genehmigter Formulare kann das Unternehmen diese eigenständig entwickeln.

Phasen der Verarbeitung der primären Buchh altungsdokumentation

In jedem Unternehmen des Landes gibt es einen Mitarbeiter, der für die Arbeit mit Primärinformationen verantwortlich ist. Dieser Spezialist muss es wissendie Regeln für die Verarbeitung der Primärdokumentation, die gesetzlichen Anforderungen und die Reihenfolge der Maßnahmen strikt einh alten.

Die Phasen der primären Dokumentationsverarbeitung sind:

• Taxi. Es ist eine auf dem Papier wiedergegebene Bewertung der Transaktion, ein Hinweis auf die mit ihrer Umsetzung verbundenen Beträge.
• Gruppierung. In dieser Phase werden Dokumente nach gemeinsamen Merkmalen verteilt.
• Buchh altung. Es übernimmt die Bezeichnung von Soll und Haben.
• Löschen. Um eine Rückzahlung auf Primärdokumente zu verhindern, setzt der Buchh alter ein Zeichen „bezahlt“.

Fehler in Dokumenten

Sie können aus verschiedenen Gründen auftreten. Ihr Auftreten wird im Wesentlichen durch die nachlässige Einstellung des Mitarbeiters zu der von ihm ausgeführten Arbeit, den Analphabetismus des Spezialisten und die Fehlfunktion der Ausrüstung verursacht.

Von der Korrektur von Dokumenten wird dringend abgeraten. In einigen Fällen ist es jedoch unmöglich, auf die Korrektur von Fehlern zu verzichten. Der Buchh alter muss den Fehler in der Primärdokumentation wie folgt korrigieren:

• Durchstreichen Sie die fehlerhafte Eingabe mit einem dünnen Strich, damit sie gut sichtbar ist.
• Schreiben Sie die richtigen Informationen über die durchgestrichene Linie.
• Markieren Sie "Korrigierter Glaube".
• Geben Sie das Datum der Anpassung an.
• Sign.

Die Verwendung von Korrekturmitteln ist nicht erlaubt.

Arbeiten mit eingehenden Dokumenten

Der Prozess der Bearbeitung eingehender Unterlagen umfasst:

• Ermittlung des Dokumententyps. Buchungsbelege enth alten immer Informationen über abgeschlossene Geschäftsvorfälle. Sie umfassen beispielsweise eine Rechnung, eine Bestellung zum Erh alt von Geldern usw.
• Überprüfe die Details des Empfängers. Das Dokument muss an ein bestimmtes Unternehmen oder dessen Mitarbeiter adressiert sein. In der Praxis kommt es vor, dass Belege für den Materialeinkauf speziell an das Unternehmen ausgestellt werden, obwohl der Vertrag mit dem Lieferanten noch nicht abgeschlossen ist.
• Prüfung von Unterschriften, Siegeln. Die Personen, die das Dokument unterzeichnen, müssen dazu befugt sein. Liegt die Sichtung von Primärpapieren nicht in der Kompetenz des Mitarbeiters, werden diese ungültig. Was die Drucke betrifft, so treten in der Praxis häufig Fehler in Betrieben mit mehreren Siegeln auf. Die Angaben auf dem Impressum müssen mit der Art des Dokuments übereinstimmen.
• Überprüfe den Status von Dokumenten. Im Falle der Feststellung von Schäden an den Papieren oder des Fehlens von Blättern ist es notwendig, eine Urkunde zu erstellen, von der eine Kopie an die Gegenpartei gesendet werden sollte.
• Überprüfen der Gültigkeit des im Dokument wiedergegebenen Ereignisses. Mitarbeiter des Unternehmens müssen die Informationen über die Tatsache der Transaktion bestätigen. Dokumente zur Wertannahme werden vom Lagerleiter beglaubigt, die Vertragsbedingungen vom Vermarkter bestätigt. In der Praxis gibt es Situationen, in denen ein Lieferant eine Rechnung für Waren erhält, die das Unternehmen nicht erh alten hat.
• Legen Sie den Zeitraum fest, zu dem das Dokument gehört. Bei der Verarbeitung von Primärpapieren ist es wichtig, dieselben Informationen nicht zweimal zu erfassen.
• Buchh altungsabschnitt definieren. Nach Erh alt der primärenDokumentation, muss festgestellt werden, für welche Zwecke die gelieferten Werte verwendet werden. Sie können als Anlagevermögen, Materialien, immaterielle Vermögenswerte, Güter fungieren.
• Bestimmen Sie das Register, in dem das Dokument abgelegt werden soll.
• Papier registrieren. Sie wird nach allen Kontrollen durchgeführt.

Mit Ausgangspapieren arbeiten

Die Verarbeitung dieser Art von Dokumentation ist etwas anders als oben.

Zunächst erstellt ein autorisierter Mitarbeiter des Unternehmens einen Entwurf des ausgehenden Dokuments. Auf seiner Grundlage wird ein Entwurfspapier entwickelt. Es wird zur Genehmigung an den Manager gesendet. Es kann aber auch ein anderer Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung den Dokumentenentwurf genehmigen.

Nach der Zertifizierung wird das Projekt gemäß den festgelegten Regeln erstellt und an den Empfänger gesendet.

Arbeitsablaufplanung

Dieser Schritt ist notwendig, um den zeitnahen Erh alt, Versand und die Bearbeitung der Unterlagen sicherzustellen. Für die kompetente Organisation des Dokumentenumlaufs im Unternehmen werden spezielle Zeitpläne entwickelt. Sie zeigen an:

• Ort und Frist der Eintragung der Primärarbeiten.
• Name und Position der Person, die die Unterlagen erstellt und eingereicht hat.
• Von Wertpapieren abgeleitete Konten.
• Zeit und Ort für die Dokumentation.

Buchh altungsregister

Sie werden für die Registrierung der Primärdokumentation benötigt. Gleichzeitig weiterPapiere sind mit einem Buchungszeichen gekennzeichnet. Es ist notwendig, die Neuregistrierung von Dokumenten zu verhindern.

Primärarbeiten können in elektronischen Registern gespeichert werden. Auf Anfrage von Regierungsbehörden oder Gegenparteien muss das Unternehmen jedoch Papierkopien zur Verfügung stellen.

Funktionen der Dokumentenwiederherstellung

Aktuell gibt es kein klares Verfahren für die Wiederherstellung von Papieren in den Vorschriften. In der Praxis umfasst dieser Prozess die folgenden Aktivitäten:

• Einsetzung einer Kommission zur Untersuchung der Gründe für den Verlust oder die Vernichtung von Dokumenten. Gegebenenfalls kann der Leiter des Unternehmens Strafverfolgungsbehörden in das Verfahren einbeziehen.
• Antrag an eine Bankorganisation, an Gegenparteien für Kopien der Primärdokumente.
• Korrektur der Einkommensteuererklärung. Die Notwendigkeit, einen aktualisierten Bericht einzureichen, ergibt sich aus der Tatsache, dass nicht dokumentierte Kosten steuerlich nicht als Aufwand anerkannt werden.

Im Falle des Verlustes von Primärdokumenten berechnet das IFTS die Höhe der Steuerabzüge auf der Grundlage der verfügbaren Papiere. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, dass das Finanzamt Haftungsmaßnahmen in Form eines Bußgeldes ergreift.

Häufige Fehler bei der Ausstellung von Primärpapieren

Aufzeichnungsverw alter begehen normalerweise die folgenden Verstöße:

• Füllen Sie Formulare aus, die nicht vereinheitlicht oder vom Leiter des Unternehmens genehmigt wurden.
• Keine Details angeben oderspiegeln Sie sie mit Fehlern wieder.
• Genehmigen Sie keine Dokumente mit ihrer Unterschrift oder gestatten Sie Mitarbeitern, die nicht befugt sind, Dokumente zu unterschreiben.

Dokumentation, die den Sachverh alt von Geschäftsvorgängen bestätigt, ist für das Unternehmen von großer Bedeutung. Sein Design muss sehr sorgfältig angegangen werden. Jeder Fehler kann zu negativen Konsequenzen führen.