Zahlung von Fahrtkostenzuschüssen: Was müssen Sie darüber wissen?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Die Zahlung von Reisekosten ist nicht nur eine Möglichkeit, auf Kosten des Unternehmens zu reisen, sondern auch eine Verantwortung, die die Bewegungsfreiheit des Mitarbeiters in vielerlei Hinsicht einschränkt. Einige glauben, dass freie Fahrt und ein Minimum an Arbeit etwas anzustreben ist, wenn ein Arbeitgeber die Verantwortung für Aufgaben außerhalb der Stadt oder des Landes überträgt. Wie cool: Auf Konferenzen kann man sich entspannen und ein bisschen langweilen. Allerdings ist nicht alles so, wie es auf den ersten Blick scheint.

Was gilt als Geschäftsreise?

Gemäß Artikel 167 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation ist eine Geschäftsreise eine Reise für einen bestimmten Zeitraum auf Kosten des Arbeitgebers zur Erfüllung offizieller Aufgaben außerhalb der "Mauern" des Büros. Voraussetzung ist das Überschreiten der Landesgrenze, d.h. eine Reise in eine andere Stadt ist keine Geschäftsreise. In diesem Fall werden der Abreise- und der Ankunftstag für die Einbeziehung in diesen Reisezeitraum zwingend berücksichtigt. Der Mitarbeiter bleibt übrigBüro, aber der Arbeitsplan außerhalb des Landes wird nicht von der entsendenden Firma festgelegt.

Als Dienstreise können in Ausnahmefällen auch solche Reisen angesehen werden, die eine Fahrt in eine Nachbarstadt erfordern. Diese Regel gilt für Positionen, bei denen kein ständiger Grenzübertritt erforderlich ist, z. B. Taxifahrer. Er kann jeden Tag aus der Stadt fahren, aber die Zeit, die er dort unterwegs ist, gilt nicht als Dienstreise. Anders ist die Situation bei Beamten, die in Büros arbeiten und manchmal in eine andere Stadt reisen müssen, um ihre Fähigkeiten zu verbessern und Kurse zu besuchen. Alle Kosten trägt der Arbeitgeber, da dies in seiner Zuständigkeit liegt, und das Recht des Arbeitnehmers, Prüfungen und Studien abzulehnen, gewahrt bleibt.

Zusätzliche Reiseunterschiede

Reisen ins Ausland beinh alten einige Ausnahmen von den Regeln. Sie beziehen sich hauptsächlich auf Zeit und Zeitkosten. Angenommen, ein Mitarbeiter wird in ein anderes Land entsandt, wo er eine Woche bleiben muss, um Zeit zu haben, eine Ausstellung zu besuchen oder sich mit den neuen Produkten eines Lieferanten vertraut zu machen. Der Flug hat Verspätung und der Mitarbeiter ist gezwungen, mit seinem eigenen Geld in einem anderen Land zu bleiben:

• Für ein Hotelzimmer bezahlen.
• Essen.
• Transport innerhalb des Landes/der Stadt nutzen.
• H alten Sie die notwendigen Utensilien für Pflege und Hygiene bereit.

Alle Ausgaben müssen durch Schecks und Quittungen belegt werden, um später, nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz, die materielle Unterstützung zu verstärkenErstattung. Wenn es sich um eine Reise in eine andere Stadt handelt, wird die Reisekostenpauschale nur teilweise gezahlt - Transport und Verpflegung.

Wofür genau zahlt die Firma?

Das Unternehmen trägt alle Reisekosten eines oder mehrerer Mitarbeiter. Im Preis enth alten sind neben Anreise, Unterkunft, Eintrittskarten und Besuche bestimmter Museen oder Ausstellungen. Die Reisekostenpauschale umfasst auch obligatorische Zahlungen:

• Krankenversicherung.
• Personenversicherung.
• Zahlung für Gepäck und dessen Versicherung.
• Erklärung des geltend gemachten Betrags.
• Versicherungsprämien für die Autovermietung (wenn der Mitarbeiter keine Privat- oder Firmenfahrzeuge hat).

Wochenende werden ebenfalls berücksichtigt, da eine Person im Zusammenhang mit einer Dienstversetzung gezwungen ist, außerhalb der Arbeitszeit im Einsatz zu sein. Das Entgelt für Dienstreisen am Wochenende wird separat berechnet und als Einmal- oder Tagesspesen bilanziert. Dies ist notwendig, damit eine Person etwas essen und sich bewegen kann. Den Rest des Überschusses (Theater-, Museums-, Café-, Restaurantbesuche, Einkäufe) trägt der Arbeitnehmer selbst.

Verfahren zur Zahlung des Reisekostenzuschusses: Wann wird das Geld ausgezahlt und zurückgegeben?

Zunächst sollte ein Auftrag an einen Mitarbeiter erteilt werden, der nach Ansicht der Vorgesetzten für Angelegenheiten zuständig ist, die im Ausland zu regeln sind. Dabei muss es sich um Beamte handeln, die bestimmte Pflichten erfüllen und die Auswahlkriterien für die Stelle erfüllen. Sprich, wenn ein Mitarbeiter keine Fremdsprache kenntSprache, sind die Behörden verpflichtet, ihm gegebenenfalls einen Dolmetscher zu bezahlen, um mit dem einladenden Unternehmen zu verhandeln. Nach Prüfung der Bestellung unterschreibt der Mitarbeiter diese und erhält spätestens 24 Stunden vor Abflug einen Vorschuss für die Bestellung von Tickets und die Anmietung eines Hotels.

Wichtig! Der Vorschuss muss 50 % des für die Reise zugewiesenen Betrags betragen. Sie muss alle Ausgaben abdecken, die während des Auslandsaufenth alts vorgesehen sind. Die Zahlung der täglichen Reisekosten gilt nicht für Mobilfunk und mobilen Internetverkehr.

Die verbleibende Hälfte des Betrags wird verwendet, um die verbleibenden Ausgaben neu zu berechnen, die als unvorhergesehen oder zusätzlich betrachtet werden. Der Mitarbeiter stellt ihnen Schecks zur Verfügung, und erst bei der Ankunft zu Hause kann er mit einer Entschädigung für Verluste rechnen. So wurde zum Beispiel ein Fahrer gestellt, der für den Transport sorgt. Für die Reparatur der Maschine, den Austausch von Teilen, Verbrauchsmaterialien und das Auftanken wird ihm eine gesonderte Reisekostenpauschale gewährt. Ein anderer Mitarbeiter kann keine Fahrtkostenerstattung verlangen, da ein Transfer und ein persönlicher Fahrer gestellt werden.

Ein anderer Fall, wenn Tickets bestellt wurden, aber der Flug Verspätung hatte. Der Arbeiter wurde dringend zurückgerufen und musste Busfahrkarten von seinem eigenen Geld kaufen. Dann werden die Kosten erstattet. Wenn überhaupt kein Geld vorhanden ist, sendet das Unternehmen es auf dem schnellsten und bequemsten Weg auf das Konto des Empfängers.

Wann ist es für den Reisenden vorteilhaft?

Arbeitsreisen sind nicht immer mit persönlichen Ausgaben verbunden. Es gibtFälle, in denen der Entsendende die Kosten für das Essen erstattet und der Arbeitnehmer "schwarze Zahlen" schreibt. Dies gilt für die Momente, in denen die Gastgeberpartei alle Verpflegungskosten innerhalb des Hotels, in dem sich die Person aufhält, bezahlt oder aus persönlichem Geld ausgibt (der Gast kommt im Haus / Apartment an). Gleichzeitig werden 50 % der Kosten für die Verpflegung des Bürgers an ihn zurückerstattet, ohne dass Quittungen für den Kauf von Lebensmitteln oder Fertiggerichten in Restaurants und Cafés vorgelegt werden müssen.

Dies ist gesetzlich vorgesehen und liegt darin begründet, dass eine Person das Recht hat, aus gesundheitlichen Gründen für sie unerwünschte Lebensmittel abzulehnen. Daher kann er etwas nach seinem Geschmack und seinen Bedürfnissen kaufen, aber die Bezahlung der Reisetage erfolgt in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise. Manchmal können Spesen im gegenseitigen Einvernehmen zwischen dem Mitarbeiter und dem Chef erstattet werden.

Zahlung von Fahrtkostenzuschüssen: Reisen und Kommunikation am Wochenende

Wird eine Person zu Arbeitstätigkeiten am Wochenende gezwungen, beispielsweise zum Abschluss von Verträgen oder deren Unterzeichnung, dann muss Mobilfunk bezahlt werden. Solche unvorhergesehenen, aber zu erwartenden Ausgaben können einvernehmlich teilweise oder vollständig erstattet werden. In der Praxis kommt es häufig vor, dass eine Auslandsdienstreise nicht nur eine andere Zeitzone, sondern auch Wochentage oder Jahreszeiten umfasst.

1. Wird ein Mitarbeiter in die USA entsandt, wo der Sonntag als Werktag gilt, dann werden die Auslagen des Tages zu 100% erstattet. Allerdings nichtVertrauen sollte vernachlässigt werden, denn auch dieses muss bewiesen werden.
2. Ist der Reisende auf dem Weg nach Südafrika, dann werden auch die Saisonalität und der Wechsel der Jahreszeiten berücksichtigt. Zum Beispiel „vom Winter ins Frühjahr“mit Koffern voller Winterkleidung zu fliegen ist eine zusätzliche Ladung wechselbarer Unterwäsche für die warme Jahreszeit. Die Zahlung für die Gepäckaufbewahrung wird halbiert, wenn die Parteien sich einigen: Der Mitarbeiter nimmt nicht viele Dinge - der Manager zahlt, es gibt einen Selbstbeh alt aufgrund des Verschuldens des Mitarbeiters - die Kosten dafür.

Das Gleiche passiert auch in anderen Fällen, wenn es um Meinungsverschiedenheiten und umstrittene Kostenfragen geht. Manchmal impliziert die Zahlung von Reisetagen ihr außergewöhnliches Auftreten durch das Verschulden des Unternehmens, aber diese Tatsache sollte auch dem Mitarbeiter nachgewiesen werden. Es ist wichtig, einige andere Umstände zu berücksichtigen, die die Trennung von Verpflichtungen beeinflussen.

Löhne

Muss der Chef Lohn zahlen, während der Mitarbeiter im Ausland ist? Dies ist ein umstrittenes Thema, da der Arbeitnehmer bereits seine Tätigkeit ausübt und Abzüge erhält. Andererseits verbringt er seine Freizeit, die er mit seiner Familie oder im Urlaub von der Arbeit verbringen könnte. Stattdessen wird er gezwungen, am Wochenende zu arbeiten, aber nur auf Kosten der Abzüge für die Reise.

Da der Wochenendreisezuschuss nur teilweise ist, sollten Sie die Arbeitsstunden des Mitarbeiters bezahlen und seinen Beitrag zur Entwicklung des Unternehmens mit dem Basissatz gemäß dem unterschriebenen Arbeitsvertrag bewerten. Das Geh alt darf zusätzliche Reisen nicht beeinträchtigen, wenn dies im besten Interesse des Unternehmens ist, undEine Person ist verpflichtet, ihre Befugnisse auszuüben. Aber das Motiv kann eine Spiegelsituation sein, wenn Überstunden auf einer Geschäftsreise die Höhe der Pauschale beeinflussen können. Das bedeutet, dass das Taggeld nach Teil 1 der Kunst. 168 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation werden zum Geh altssatz hinzugefügt.

Was beeinflusst das Tagegeld in unterschiedlichen Organisationsstrukturen?

Die Auszahlung des Reisetagegeldes ist unabhängig von Land und Wohnort einer Person. Gemäß der Entscheidung des Obersten Gerichts Nr. CAS 05-151 vom 26.04.2015 werden die Tagegelder bis zur Abreise vollständig übernommen. Werden sie überschritten, müssen sie von der Geschäftsführung erstattet werden. Dies sind „Taschenspesen“, die notwendig sind, um Arbeiten außerhalb des ständigen Arbeitsplatzes im Zusammenhang mit Arbeitsmomenten oder Dienstaufträgen zu verrichten. Es ist erwähnenswert, dass das Geld aus dem allgemeinen Haush alt gezahlt wird, der den Staatsfonds bildet.

Wenn ein Mitarbeiter einer Haush altsorganisation angehört, dann hat er einen separaten Fonds, aus dem Geld für solche Ausgaben kommt. Wir sprechen über das Innenministerium - die sozialen und medizinischen Aspekte dieser Organisation werden vollständig vom Staat bereitgestellt, haben nichts mit Versicherungsfonds zu tun und versorgen Bürger, die in nichtstaatlichen Positionen arbeiten.

Hier hängt die Zahlung von Reisekosten in Haush altsinstitutionen ganz von der staatlichen Art der Verw altung und Bereitstellung von Einheiten ab. Beim Wehrdienst sind die Abzüge etwas höher als bei nichtstaatlichen Strukturen oder privaten Wirtschaftsunternehmen. „Da die Pflicht und Aufgabe für den Arbeitnehmer die Aufgabe des Landes ist, dann die SpesenLand zahlt.“

Reisesteuern

Für den aktuellen Berichtszeitraum gilt folgendes Gesetz: Es gibt keine Mindest- und Höchstgrenzen für Organisationen, d.h. jedes Unternehmen kann seine eigene Zahlungsgrenze festlegen, um einen Mitarbeiter für einen Tag außerhalb des Arbeitsplatzes zu stellen. Geht er jedoch für einige Stunden weg, wird das Tagegeld voll ausbezahlt, da es sich nicht um eine Leistung, sondern um eine Kostendeckung handelt.

Kleine Unternehmen versuchen, sich auf ein Tagegeld von 700 Rubel zu beschränken, da der Betrag nicht gemäß Absatz 3 der Kunst besteuert wird. 217 der Abgabenordnung der Russischen Föderation. Die Einkommenssteuer muss von dem Betrag einbeh alten werden, der die Differenz über das festgelegte Minimum hinaus ausmacht.

Wichtig! Wird ein Mitarbeiter ins Ausland entsandt, beträgt die steuerfreie Grenze 2.500 Rubel. Die Zahlung von Reisekosten in einer Haush altsinstitution erfolgt auf genau die gleiche Weise.

Beispiel zur Berechnung der Abzüge vom Tagesgeld

Angenommen, Herr Petrov ging für 5 Tage auf Geschäftsreise, von denen 2 Tage auf das Wochenende fielen. Er hat Anspruch auf 1000 Rubel für jeden Tag, den er in einer anderen Stadt verbringt, wie von den Behörden festgelegt. Von diesen 5.000 Rubel wird der Betrag in Höhe von 5700=3.500 Rubel nicht besteuert. Die restlichen eineinhalbtausend unterliegen der Besteuerung und der Zahlung von Versicherungsprämien.

Wenn Sie für die gleichen 5 Tage ins Ausland reisen, erhält eine Person 3.000 Rubel pro Tag. Von den 15.000 Rubel bleibt der Betrag von 2.500 Rubel übrig, der der persönlichen Einkommensteuer unterliegt undBeiträge. In diesem Fall ist jedenfalls die Vorlage von Schecks und Quittungen nicht erforderlich.

Welche Unterlagen sollen vorgelegt werden?

Ab sofort lohnt es sich, mit dem Transport zu beginnen - wenn Sie mit dem Privatauto anreisen, stellt die Buchh altung einen Frachtbrief aus, auf dem Schecks und Quittungen für die Zahlung von Kraftstoff und anderen Verbrauchsmaterialien ausgestellt werden. Tickets für Flugzeuge, Züge und Busse sollten bis zu Ihrer Rückkehr nach Hause aufbewahrt werden. Der Reisepass mit Grenzübertrittszeichen sollte ebenfalls fotokopiert werden, um ihn dem Frachtbrief beizufügen. Für Städtereisen innerhalb des Landes müssen Sie Berichte über den Auftrag ausstellen - dies ist ein Blatt, das die Dienstliste der Verpflichtungen widerspiegelt.

Wenn das Hotel persönlich von einem Mitarbeiter gebucht wurde, sollten Sie sich im Voraus erkundigen, ob dieser Formulare Nr. 3-G zur Ausgabe an Gäste hat. Andernfalls geht die Unterbringung zu Lasten des Arbeitnehmers, da KKM von solchen Organisationen nicht benötigt wird. Bei der Ausstellung eines Memos (für Haush altsorganisationen) sollten Sie zusätzlich Tickets mit dem Abfahrts- und Ankunftsdatum beifügen. Die Zahlung von Reisekostenzuschüssen an Wochenenden kann erzwungen werden, wenn ein örtliches Gesetz erstellt und eine Anordnung im Formular T-9 unterzeichnet wird. Diese Dokumente haben Vorrang vor den Gesetzen, die Buchh alter leiten. Sie müssen zunächst berücksichtigt werden, um die Reisekostenerstattung nicht zu überzahlen.

Der Hauptunterschied zwischen Haush alts- und Privatunternehmen ist die obligatorische Bereitstellung eines Mitarbeiters, der "durch die Schuld" der Führung außerhalb des Landes ist. Es ist wichtig, alles zu tun, damit der Mitarbeiter rechtzeitig und sorgfältig arbeiten kannalle Aufgaben des Unternehmens erledigen. Private Unternehmen sind an solchen Zahlungen selten interessiert, da immer zusätzliche Unterlagen ausgefüllt und Steuerzahlungen abgezogen werden müssen. Überprüfen Sie daher im Voraus alles, was auf Ihren Namen ausgestellt und unterschrieben wird. Finden Sie auch heraus, welche Organisationen außerhalb der Stadt oder des Landes die entsprechenden Dokumente ausstellen. Manchmal ist es ziemlich schwierig, in öffentlichen Verkehrsmitteln eine Fahrkarte zu bekommen, um die Tatsache einer Dienstfahrt nachzuweisen.