Berufsbeschreibung: Assistent des Leiters der Organisation

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Große Organisation – große Aufgaben. Der Konzernchef wird auch mit Hilfe von Stellvertretern nicht überall Zeit haben. Um den Tag richtig zu planen, nichts zu vergessen, die Arbeit zu verteilen und zu kontrollieren, braucht der Manager einen Assistenten. Was macht der Mitarbeiter in dieser Position, was sollte er können und wissen?

Assistant Executive: seine Rolle in der Organisation

Nach der Logik des staatlich anerkannten Berufsklassifikators gehört der stellvertretende Geschäftsführer zur Kategorie der Führungskräfte, weil er fast alle Angelegenheiten in der Zuständigkeit der ersten Person betreut.

Gleichzeitig interpretieren einige Organisationen die Position eines stellvertretenden Managers als Administrator, Manager oder Sekretär: Die ersten beiden Positionen implizieren organisatorische und administrative Funktionen, die dritte - Präsentation und Unterstützung. Der Klassifikator der Berufe ordnet diese Arten von Arbeiten in verschiedene Kategorien ein.- Spezialisten, technische Mitarbeiter, aber nur ein Assistent gilt als Führungskraft.

Wie bestimmt man den Umfang der Arbeitsverantwortung?

Bei der Einstellung eines stellvertretenden Managers oder Sekretärs sollte eine Organisation über den Status, die Rechte und Pflichten dieses Mitarbeiters entscheiden, da die Anforderungen an das Bildungsniveau, die Qualifikationen und die Berufserfahrung des Kandidaten davon abhängen.

• Es genügt, dass die Rezeptionistin über eine abgeschlossene Sekundarschulbildung verfügt, und die Etikette und Techniken im Umgang mit Bürogeräten des Bewerbers werden direkt am Arbeitsplatz gelehrt.
• Der Administrator muss mindestens einen Bachelor-Abschluss haben, Organisationstalent und Tatkraft haben und je nach Anforderungen des Unternehmens über Berufserfahrung verfügen.
• Ein Manager als Vertreter von Fachleuten benötigt mindestens eine vollständige Hochschulausbildung, Berufserfahrung ist optional, aber das Unternehmen legt diesen Standard nach eigenem Ermessen fest.
• Assistent des Kopfes. Diese Position setzt die gleichen Qualifikationsanforderungen wie für einen Manager voraus: abgeschlossene Hochschulausbildung, Berufserfahrung in der Fachrichtung von mindestens 2 Jahren. Voraussichtlich werden auch besondere persönliche Eigenschaften des Bewerbers und ggf. Weiterbildungen verlangt.

Warum brauche ich eine Stellenbeschreibung?

Ein stellvertretender Geschäftsführer ist als Beamter verpflichtet, im Rahmen seiner Funktionsrechte zu handeln und die vorgeschriebenen Funktionen vollumfänglich wahrzunehmen. Allerdings nicht einmalals Führungskraft ist der Arbeitnehmer verpflichtet, seine Arbeitspflichten gewissenhaft und pünktlich zu erfüllen.

Der Einstellungsauftrag enthält keine detaillierte Angabe dieser Kompetenzen, und auch im Falle eines Vertrages ist die Liste der Funktionen nicht immer vollständig. Um Diskrepanzen bei der Bestimmung des Mandats eines Mitarbeiters zu vermeiden, sollte die Stellenbeschreibung eines Assistenten des Leiters einer Organisation detaillierte Pflichten, Rechte, die er hat, sowie ein Maß für die Verantwortung für die Verletzung eines internen Arbeitsvertrags enth alten Arbeitsvorschriften, Schaden für den Arbeitgeber usw.

Persönlicher Assistent der Geschäftsleitung

Das Berufsbild eines Assistenten ist mit Ausnahme einiger vorrangiger Funktionen der strategischen Planung und Führung einer ähnlichen Unterweisung für eine Führungskraft oder deren Stellvertreter nachempfunden. Wahrscheinlich wird der Assistent auch nicht mit der Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, dem Recht, die finanziellen Ressourcen des Unternehmens zu verw alten, der Erteilung von Vollmachten und anderen Befugnissen, die dem Leiter persönlich zustehen, betraut.

Die Gesetzgebung erlaubt es jedoch, alle Funktionen an einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter zu delegieren, vorausgesetzt, er verfügt über ausreichende Qualifikationen, Kenntnisse, Erfahrung und Befugnisse, um solche Probleme zu lösen. Wichtig ist nur die korrekte Erteilung der Vollmacht des Mitarbeiters - per Anordnung oder Vollmacht.

Gleichzeitig sollte die Stellenbeschreibung des Assistenten des Unternehmensleiters die von ihm tatsächlich geleistete Arbeit widerspiegeln.

Typische Abschnitte

Die Struktur der Stellenbeschreibung ist in den staatlichen Qualifikationsverzeichnissen festgelegt und enthält alle grundlegenden Anforderungen an den Mitarbeiter und die Nuancen der Position sowie seinen Platz in der Organisationsstruktur der Organisation.

Die Stellenbeschreibung "Assistant Manager" sollte wie jede andere folgende Teile enth alten:

1. Allgemeine Bedingungen. Es gibt das Verfahren für die Einstellung und Entlassung, die Unterordnung und das Verfahren für die Ersetzung eines Mitarbeiters an.
2. Arbeitsfunktionen. Einer der wichtigsten Abschnitte, der im Detail reflektiert werden muss.
3. Einem Mitarbeiter gewährte Rechte.
4. Haftungsgrenzen bei Verstößen.
5. Qualifikation, Berufserfahrung, Bildungsstand.
6. Was der Mitarbeiter in dieser Position wissen sollte.
7. Beziehungen zwischen ihm und anderen Teilen der Organisation.

Die angegebenen Abschnitte können nicht gekürzt werden, aber es ist zulässig, sie zu erweitern und die erforderlichen Elemente hinzuzufügen.

Exekutivassistent Stellenbeschreibung Beispiel

Genehmigt:

Direktor (Name der Organisation)

Unterschrift

(vollständiger Name)

Genehmigungsdatum

Stellenbeschreibung "Assistant Manager"

1. Rahmenbedingungen

1.1. Berufskategorie "Leader".

1.2. Angenommen und entlassen von der Arbeit auf Anordnung des Direktors.

1.3. Berichterstattung: direkt an den Direktor.

2. Funktionen

Assistant Executive:

2.1. Koordiniert die Arbeit von Abteilungen, Abteilungen und anderen Abteilungen des Unternehmens gemäß den Anweisungen, Beschlüssen und Anordnungen des Direktors.

2.2. Führt Aufzeichnungen über die Fristen für die Ausführung der Kontrollanordnungen des Direktors durch die Strukturabteilungen.

2.3. Erstellt einen Arbeitsplan für den Direktor für den nächsten Arbeitstag und legt ihn rechtzeitig dem Manager vor.

2.4. Organisiert und steuert die Büroarbeit im Unternehmen, prüft diese auf Einh altung gesetzlicher Vorgaben.

2.5. Stellt die Buchh altung und Registrierung aller vom Direktor ausgestellten Vollmachten sicher.

2.6. Verw alten Sie Mitarbeiter und kontrollieren Sie die Ergebnisse ihrer Aktivitäten.

Ergänzung je nach Bedarf einer bestimmten Organisation und Positionsprofil.

3. Befugnisse

Der Assistent der Geschäftsleitung hat das Recht:

3.1. Machen Sie sich mit den Entscheidungen des Unternehmens vertraut.

3.2. Nehmen Sie an Sitzungen des Managementstabs teil.

Ergänzung je nach Bedarf einer bestimmten Organisation und Positionsprofil.

4. Verantwortung

Assistant Supervisor Verantwortlich:

4.1. Für die Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäße Erfüllung ihrer Pflichten gemäß dieser Anweisung, Anordnungen und Anordnungen des Direktors, der geltenden Gesetzgebung, die die Aktivitäten des Unternehmens regelt.

4.2. Wegen unzureichender Kontrolle über die Aktivitäten von untergeordneten Mitarbeitern.

4.3. Zur Offenlegung von Informationen mit eingeschränktem Zugriff.

Ergänzung gemauf die Bedürfnisse einer bestimmten Organisation und eines bestimmten Positionsprofils.

5. Qualifikation

Ein stellvertretender Manager muss über eine abgeschlossene Hochschulausbildung und mindestens 2 Jahre Berufserfahrung verfügen.

6. Muss man wissen

Aktuelle Gesetzgebung, Satzung, Tarifvertrag (gibt an, welche Gesetze und Normen der Arbeitnehmer kennen sollte).

7. Interaktion

Gibt an, mit wem und in welchen Angelegenheiten der stellvertretende Geschäftsführer zusammenarbeitet.

Einverstanden:

Personalleiter

Unterschrift

(vollständiger Name)

Rechtsberater

Unterschrift

(vollständiger Name)

Vertraut:

Unterschrift

(vollständiger Name)

Spezielle Kompetenzen des stellvertretenden Projektmanagers

Es wird davon ausgegangen, dass die Projektleitung jeweils eine befristete Stelle ist und die Assistenz bestimmte Verpflichtungen bis zum Abschluss des Projekts übernimmt. Seine funktionalen Verantwortlichkeiten hängen von den Besonderheiten und dem Thema des Projekts sowie von den Bedürfnissen einer bestimmten Organisation ab.

Das Berufsbild des stellvertretenden Projektleiters für Funktionen wird hochspezialisierter, jedoch mit einer administrativ-organisatorischen Färbung. Typische Verantwortlichkeiten für diese Position können dem Qualifizierungshandbuch entnommen und dann an die Situation angepasst werden.

Unterscheiden sich die Verantwortlichkeiten eines stellvertretenden Geschäftsführers?

Zuständigkeiten des AssistentenCEO und Assistant Director for General Affairs werden anders sein. Im zweiten Fall werden die Befugnisse natürlich enger gefasst, da der Leiter der allgemeinen Angelegenheiten nicht für alle Aktivitäten der Organisation zuständig ist, sondern nur für einen separaten Bereich.

Das Berufsbild des/der Assistenten/in für allgemeine Angelegenheiten richtet sich nach den Funktionen des „assistierten“Chefs. Dementsprechend wird der Umfang seiner Verantwortung und Funktionen zugrunde gelegt.

Die Stellenbeschreibung "Assistant Manager" ist in diesem Fall als Grundlage geeignet, darauf können Sie bei der Entwicklung neuer Dokumente für verwandte Positionen aufbauen.