Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation: Musterfüllung. Wie erstellt man eine Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Jede Organisation im Arbeitsprozess ist mit einem großen Dokumentenfluss konfrontiert. Verträge, gesetzliche, buchh alterische, interne Dokumente… Einige von ihnen müssen während der gesamten Dauer ihres Bestehens im Unternehmen aufbewahrt werden, aber die meisten Zertifikate können nach Ablauf ihrer Gültigkeit vernichtet werden. Um die gesammelten Dokumente schnell nachvollziehen zu können, wird eine Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation erstellt. Beispiele dieses Dokuments und der Algorithmus für seine Konstruktion werden weiter unten besprochen.

Zweck

In jedem Unternehmen werden Hunderte von Dokumenten erstellt. Jeden Tag häufen sie sich an, Arbeiter ersetzen sich nach und nach. Irgendwann wird es schwierig, eine Bestellung von vor zwei Jahren zu finden. Um solche Situationen zu vermeiden, wird eine Nomenklatur der Fälle erstellt.

Definition

Ein Fall ist ein Dokument, das sich auf einen beziehtThema, Tätigkeitsbereich. Die Nomenklatur der Fälle ist eine Liste, die eine Liste der geöffneten Fälle mit Angabe der Aufbewahrungsfristen enthält. Mit seiner Hilfe können Sie den Arbeitsablauf richtig organisieren. Die Nomenklatur der Fälle einer kommerziellen Organisation, von der nachstehend ein Beispiel erörtert wird, wird zu folgendem Zweck zusammengestellt:

• Systematisierung der Gruppierung von Dokumenten, die ihre schnelle Suche und Sicherheit gewährleistet;
• Vergabe einer Registriernummer nach Fallklassifikation;
• Erstellung eines Verzeichnisses von Dokumenten zur dauerhaften, langfristigen und personenbezogenen Aufbewahrung (einschließlich Vernichtungshandlungen).

Die Nomenklatur der Fälle wird bei der Auswahl von Dokumenten zur Archivierung und Vernichtung verwendet. Diese multifunktionale Referenz wird von jeder Organisation benötigt, um die Büroarbeit zu optimieren. In diesem Fall spielt die Eigentumsform der Organisation keine Rolle. Wenn in Verordnungen und Beschlüssen eine Musternomenklatur von Fällen einer medizinischen Organisation zu finden ist, muss die Analyse der geöffneten Fälle einer privaten Organisation unabhängig erstellt werden.

Erforderlich oder erzwungen?

Die Erstellung dieser Liste ist in der „Ordnung für die Arbeit von Archiven“vorgesehen. Es ist obligatorisch für Organisationen, die ein Archiv als separaten Dienst erstellen. Diese Liste umfasst neben staatlichen und kommunalen Einrichtungen auch einige gewerbliche Einrichtungen, wie z. B. Notariate.

Alle anderen Institutionen müssen eine Nomenklatur von Fällen erstellen, um die Arbeit mit Dokumenten zu systematisieren, da Unternehmen aller ArtEigentum sind verpflichtet, die Sicherheit von Archivalien zu gewährleisten. Dies ist im Bundesgesetz Nr. 125 vorgesehen. Die detaillierte To-do-Liste sollte im vierten Quartal des Kalenderjahres begonnen bzw. aktualisiert werden.

Struktur

Das Verzeichnis der Fälle sollte alle eingereichten Fälle enth alten, mit Ausnahme von gedruckten Veröffentlichungen: Erklärungen von Arbeitnehmern, Arbeitszeugnisse, Zeitschriften, Rechnungsbücher, alle Dokumentationen von Strukturabteilungen, Korrespondenz von Strukturabteilungen usw. Dokumentation mit eingeschränktem Zugriff muss die Überschrift „Force“enth alten. Das Verzeichnis sollte die Dateien der temporären Kommissionen, Abteilungen enth alten. Aber zum Beispiel ist eine Gewerkschaft eine unabhängige Organisation. Seine Mitarbeiter sind selbstständig an der Erstellung des Verzeichnisses beteiligt. Das Archiv muss auch die Titel der anhängigen Fälle liquidierter Unternehmen enth alten, deren Rechtsnachfolger eine bestehende Organisation ist.

Sie können unten ein Beispiel für das Ausfüllen der Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation sehen.

Heute führen viele Unternehmen Dokumentationen in elektronischer Form. Einige Berichte werden nicht einmal in Papierform gedruckt. Führen Sie am Ende jedes Abschnitts auf, welche Aufzeichnungen elektronisch aufbewahrt werden, geben Sie die Anzahl der Akten und alle erforderlichen Suchbegriffe an. Einige Institutionen erstellen eine separate elektronische Nomenklatur von Fällen für eine kommerzielle Organisation. Das Muster und der Algorithmus zum Ausfüllen müssen den anerkannten Standards vollständig entsprechen.

Wo anfangen?

Die Verantwortung für die Erstellung des Verzeichnisses in großen Einrichtungen liegt beim Dokumentationsdienst(Sekretariat, Büro) und in kleinen - die Sekretärin, eine andere ernannte Person. In kommerziellen Organisationen wird diese Funktion von der Personalabteilung wahrgenommen, in der die meisten Dokumente erstellt werden. Da Informationen aus allen Struktureinheiten kommen müssen, ist es zielführender, mit der Erarbeitung einer Anordnung zur Nomenklatur der Fälle in der Organisation zu beginnen. Ein Muster einer solchen Bestellung wird Ihnen unten präsentiert.

ABC LLC

20.11.2017 Moskau

Zur Systematisierung, Aufbewahrung und Abrechnung der Dokumentation

ORDER:

• Genehmigen Sie die Nomenklatur der Akten des Unternehmens ab dem 01.01.2018 und geben Sie sie in Umlauf.
• Leiter der Strukturabteilungen, um sicherzustellen, dass Fälle in der genehmigten Form gebildet werden.
• Senden Sie die Sekretärin an die Strukturabteilungen des Auszugs aus dem Nachschlagewerk für die Arbeit.

CEO Ivanov N. A.

Für Institutionen in einigen Tätigkeitsbereichen wurden vom Ministerium bereits Muster für die Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisationen entwickelt. Diese Nuance sollte vor der Erstellung des Verzeichnisses geklärt werden. Musternomenklaturen sollten in strikter Übereinstimmung mit der vorgegebenen Musternomenklatur der Fälle der Organisation ausgefüllt werden. Andere Institutionen können diese Leitfäden verwenden, um ein individuelles Dokument zusammenzustellen.

Unterstützende Dokumentation

Bei der Entwicklung eines Verzeichnisformulars sollten sich kommerzielle Organisationen auf Folgendes konzentrieren:

• "Archivordnung" (Beschluss des Bundesarchivs vom 06.02.02);
• Abschnitt 5 des Erlasses Nr. 477 vom 15.06.2009 "Über die Genehmigung der Geschäftsordnung".
• Anleitung für Büroarbeiten.
• Liste der Archivdokumente.

Sie sollten auch die Besetzungstabelle, die Charta, lokale Gesetze, Abteilungsvorschriften, Regeln, Standards, Anweisungen und Fallverzeichnisse studieren. Sie enth alten Links zu relevanten Dokumenten. Zunächst werden Muster der Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation nach Abteilungen zusammengestellt, um dann ein allgemeines Verzeichnis zu bilden. Manchmal wird eher ein funktionales als ein strukturelles Prinzip angewendet. Das heißt, die Verteilung erfolgt nicht nach Abteilungen, sondern nach Funktionen.

Wie erstelle ich eine Musternomenklatur der Angelegenheiten einer Organisation?

Die Form der Verzeichnisse ist im Anhang Nr. 8 der "Ordnung für die Arbeit von Archiven" festgelegt. Nachschlagewerke werden auf dem Briefkopf der Organisation zusammengestellt. Der Hauptteil des Berichts wird in Form einer Tabelle dargestellt und besteht aus 5 Sp alten:

• Fallindex;
• Titel (Bände, Teile);
• Nummer (Bände, Teile);
• H altbarkeit, Artikelnummer auf der Liste;
• note.

Index

Index ist eine digitale Bezeichnung einer Struktureinheit innerhalb eines Unternehmens. Beispiel: 04-06, wobei 04 die Seriennummer der Personalabteilung und 06 die Seriennummer des Falls ist. Der Index kann aus drei Zahlenpaaren bestehen, zum Beispiel: 04-03-08, wobei 04 der Code der Finanz- und Wirtschaftsabteilung ist, 03 die Bezeichnung der Buchh altung ist, 08 die Fallnummer ist. Der Index kann numerisch, alphabetisch oder gemischt sein.

Schlagzeilen

Überschriften werden nach Wichtigkeit der Dokumente verteilt. Zunächst das OrganisatorischeVerw altungsdokumentation (beginnend mit höheren Einheiten bis hin zu strukturellen Einheiten). Dann werden die von der Organisation selbst entwickelten Regeln und Vorschriften aufgelistet. Weiterhin werden Pläne und Berichte (jährlich, quartalsweise, monatlich) berücksichtigt. Verw altungsdokumententwürfe werden nach den Hauptdokumenten platziert. Gleichartige Fälle (z. B. Mitarbeiterausweise) werden in alphabetischer Reihenfolge ausgefüllt.

Die Überschrift soll den Inh alt des Dokuments zusammenfassen. Die Verwendung allgemeiner Formulierungen wie „Sonstiges“, „Korrespondenz“, „ein-/ausgehende Dokumente“ist nicht zulässig. Der Fallkopf enthält die folgenden Elemente:

• Name des Dokuments oder Art des einzureichenden Falls, wenn das Dokument Teil eines großen Bandes ist;
• Dokumentautor (Name der Organisation oder Abteilung);
• Adressat (von dem Dokumente empfangen oder an den Dokumente gesendet werden);
• Zusammenfassung/Wesen (z. B. "Zertifizierungsfragen");
• Name des Territoriums;
• Datum/Zeitraum;
• Markieren Sie, ob die Datei Kopien anderer Dokumente enthält, nicht deren Originale.

Das Volumen einer jeden Kiste sollte 250 Blatt nicht überschreiten. Wenn davon ausgegangen wird, dass der Fall umfangreich sein wird, wird er in Teile und Bände unterteilt. Die dritte Sp alte am Ende des Kalenderjahres gibt die Anzahl der tatsächlich eröffneten Fälle an.

Die vierte Sp alte gibt die Bedingungen für die Aufbewahrung von Dokumenten gemäß den Regeln an. Sie müssen sowohl von staatlichen als auch von kommerziellen Organisationen eingeh alten werden. Wenn das Dokument nicht in den Regeln enth alten ist, dann seine LaufzeitDie Lagerung sollte anhand der Liste bestimmt werden. Der Countdown der Aufbewahrungsfrist beginnt am 1. Januar des Folgejahres nach ihrer Feststellung. Wenn das Zertifikat 2016 ausgestellt wurde, sollte der Countdown am 01.01.2017 beginnen.

Liste aktualisieren

Jährlich, wenn Dateien ins Archiv übertragen werden, wird eine detaillierte Liste eingereicht. So sieht die aktualisierte Musternomenklatur der Fälle für eine Branche von Sicherheitsorganisationen aus:

Im Laufe des Jahres werden alle Dokumente nach dem genehmigten Formular gruppiert. Wenn Sie einen zuvor nicht verwendeten Bericht hinzufügen müssen, wird eine neue Kopfzeile generiert. Und der Vorgang wird gemäß dem oben beschriebenen Algorithmus wiederholt.