Arten von Meetings: Protokoll, Struktur und Inh alt

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Es ist undenkbar, sich die Arbeit einer Organisation ohne Geschäftskommunikation vorzustellen. Eine gut aufgebaute Kommunikation zwischen den Mitarbeitern ermöglicht es Ihnen, die Aufgaben reibungslos und schnell zu lösen.

Es gibt viele Arten von Besprechungen in Organisationen, und jede von ihnen hat ihre eigenen Merkmale und Aufgaben. Das Wissen um solche Nuancen erleichtert die Diskussion über geschäftliche Probleme. Dieser Artikel informiert Sie über die Arten von Besprechungen und hilft Ihnen zu verstehen, warum sie abgeh alten werden und wie sie bei der Büroarbeit aufgezeichnet werden.

Ziele von Geschäftstreffen

Das Hauptziel jeder Art von Meetings und Besprechungen ist es, spezifische konstruktive Lösungen für dringende Probleme zu entwickeln und dringende geschäftliche Probleme zu berücksichtigen. Außerdem haben die Mitarbeiter während des gemeinsamen Treffens die Möglichkeit, Meinungen und Ideen auszutauschen oder Vorschläge zur besten Lösung von Problemen mit höheren Managern zu machen.

Jede Art von Geschäftstreffen ermöglicht es Ihnen, ein umfassendes Bild der Situation in der Organisation zu erh alten, um ihre Stärken und Schwächen zu bestimmen. Zu beachten ist bei der Teilnahme an diesem FormatGeschäftskommunikation ist eine schnelle Anpassung neuer Mitarbeiter des Unternehmens oder Unternehmens.

Aufgaben

Die folgenden Aufgaben aller Arten von Besprechungen können unterschieden werden:

• aktuelle Probleme und Probleme lösen;
• Integration der Aktivitäten der Abteilungen in Übereinstimmung mit dem strategischen Ziel des Unternehmens;
• Einschätzung des Unternehmens und seiner einzelnen Strukturbereiche;
• Pflege und Weiterentwicklung der Unternehmenspolitik.

Um zu verstehen, in welchem Format eine solche Geschäftsveranst altung abgeh alten werden soll, müssen Sie entscheiden, welche der oben genannten Aufgaben ihr entsprechen, und danach können Sie verstehen, zu welcher Klassifizierung sie gehören wird.

Typen und Klassifikation

Eine Besprechung als eine Art geschäftlicher Kommunikation kann eine andere Form der Abh altung haben, die ihren Gegenstand und die Liste der anwesenden Beamten bestimmt.

Die Hauptklassifizierung von Besprechungen sollte hervorgehoben werden:

1. Eigentumsregion. Hier können wir solche Arten von Zusammenkünften unterscheiden: administrativ (zur Erörterung problematischer Themen), wissenschaftlich (Seminare und Konferenzen, deren Zweck die Erörterung aktueller wissenschaftlicher Fragen ist), politisch (zur Zusammenkunft von Mitgliedern jeglicher politischer Art). Parteien und Bewegungen) und Mischformen.
2. Skalieren. Hier werden internationale unterschieden, bei denen Spezialisten aus anderen Ländern oder ausländische Partner beteiligt sind, national, regional, sowie städtisch.
3. Regelmäßigkeit. In jedem Meeting-Format kann dies der Fall seinpermanent oder periodisch.
4. Je nach Standort - lokal oder unterwegs.

Und auch alle Arten von Meetings können wie folgt aufgeteilt werden:

1. Instruktiv, das ein direktives Verh altensformat vorsieht, bei dem ein Vorgesetzter Informationen direkt an seine Untergebenen übermittelt, die dann divergieren und entlang der Vertikalen der Macht weitergegeben werden. Meistens werden im Rahmen solcher Geschäftskommunikation Anordnungen des Geschäftsführers vernommen, die den Lauf des Unternehmens erheblich beeinflussen können, das können aber auch Verh altensnormen oder wichtige Neuerungen sein.
2. Betriebsbereit (Kontrollräume). Der Zweck dieser Art von Treffen besteht darin, Informationen über den Stand der Dinge in einer Organisation oder einem Unternehmen zu erh alten. Der Informationsfluss wird in diesem Fall von untergeordneten Untergebenen an die Abteilungsleiter oder den Generaldirektor geleitet. Grundsätzlich werden bei den operativen Treffen Fragen zur Umsetzung von Roadmaps, geplanten Aktivitäten, strategischen und operativen Plänen behandelt. Ein wichtiger Unterschied zwischen dem operativen (Versand-)Meeting und allen anderen besteht darin, dass es regelmäßig stattfindet und eine feste Teilnehmerliste hat. Es ist auch erwähnenswert, dass es während des Meetings möglicherweise keine Tagesordnung gibt.
3. Problematisch. Ein solches Treffen wird einberufen, wenn dringend eine Entscheidung getroffen werden muss, um Aufgaben in kurzer Zeit zu erledigen oder ein globales Problem für das Unternehmen zu lösen.

Zusätzlich zu all dem oben Genannten kann man eine der beliebtesten Produktionsarten separat hervorhebenSitzungen - Planung. In der Regel findet täglich oder einmal pro Woche eine solche Veranst altung statt, bei der die Abteilungsleitung und direkte Ausführende anwesend sind, die Aufgaben für den Tag erh alten und den Fortschritt ihrer Umsetzung besprechen.

Das Thema des Treffens des Personals des Unternehmens bei dem Treffen kann jede Art von Fragen sein, die im Laufe des Unternehmens auftreten, und der Verlauf der Diskussion kann sich mit Änderungen in der externen Umgebung befassen die eine bestimmte Organisation betreibt.

Ein Meeting organisieren

Jede Art von Meeting, unabhängig von seinem Format, erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, da seine Wirksamkeit von diesem Moment abhängt. Zunächst müssen Sie die folgenden Punkte festlegen:

• Ziel;
• diskutierte Themen;
• Festlegen von Aufgaben für Mitarbeiter (basierend auf Funktionalität und Unterordnung);
• Schritte zum Erledigen von Aufgaben.

Heute werden die meisten Besprechungen sehr mittelmäßig geführt, wodurch ihre Bedeutung verloren geht und die übertragenen Aufgaben schlecht ausgeführt werden können. Daher ist es enorm wichtig, den gesamten Ablauf solcher Business-Meetings zu durchdenken und ein Arbeitsgespräch so aufzubauen, dass es nicht nur Zeit in Anspruch nimmt, sondern ein Feedback aus dem Team hat.

Treffen

Es sollte beachtet werden, dass große Firmen und Organisationen, die einen bestimmten Marktanteil gewinnen und ihr Unternehmen mit dem Ziel, große Gewinne zu erzielen, entwickeln wollen, eine große Wette eingehenwichtige Themen in Meetings präzise zu besprechen. Aus der Praxis erfolgreicher Manager können Sie sich folgendes Regelwerk zur Vorbereitung auf ein Meeting bilden:

Zunächst wird die Teilnehmerliste ermittelt. Es sollte klar sein, wen man zu dem Treffen einlädt und welche Rolle er dabei spielen wird. Es kommt oft vor, dass die eingeladenen Personen das Problem nicht verstehen und "nur für den Fall" eingeladen werden, aber in diesem Moment können sie ihre Aufgaben erledigen und keine Zeit verlieren.

Es ist wichtig, eine Agenda vorzubereiten. Wird das Treffen terminiert, so wird vorab eine Agenda entwickelt, die die zu diskutierenden Themen aufzeigt und auch die Hauptredner bestimmt. Es ist wichtig, daran zu denken, dass dieses Dokument an die für die Vorbereitung der Informationen Verantwortlichen und diejenigen, die anwesend sein werden, gesendet werden sollte, damit alle Teilnehmer Berichte, Vorschläge und zusätzliche Fragen vorbereiten können. Bei Bedarf kann die Tagesordnung angepasst werden.

Wichtige und strategische Themen sollten im Vordergrund des Meetings stehen. Referenten solcher Themen müssen zwingend Personen (Abteilungs-, Sektions-, Werkstättenleiter) sein, die persönlich für die Umsetzung etwaiger strategischer Aktivitäten des Unternehmens verantwortlich sind.

Wichtige Punkte

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass jedes Meeting zwei Hauptphasen hat - die Vorbereitung darauf und das eigentliche Abh alten. Die erste Stufe umfasst die Bestimmung der Relevanz der GeschäftstätigkeitSammlung, Aufgaben, Haupt- und Nebenziele werden angegeben, eine Teilnehmer- und Referentenliste wird erstellt, Berichte, Präsentationen und ein Bericht werden je nach Thema oder einer zuvor festgelegten Agenda erstellt. In der zweiten Phase geht es um die Umsetzung des zuvor geplanten Ablaufs des Treffens, das Anhören von Berichten sowie die Diskussion aktueller und strategischer Themen.

Wenn es während einer solchen Geschäftskommunikation notwendig ist, zu entscheiden, was und mit wem von den Mitarbeitern zu tun ist, können wir die dritte Phase herausgreifen - die Entscheidungsfindung. Entscheidungen werden in der Regel durch den Vorsitzenden, der die Sitzung leitet, nach freiem Ermessen oder durch Diskussion oder kollektive Abstimmung getroffen.

Beispiel für einen Besprechungsplan

Mit einem klaren Plan vor Augen kann jeder Manager ein Meeting effizient und effektiv durchführen, wodurch Sie Feedback von den Mitarbeitern erh alten und ihnen die richtigen Aufgaben zuweisen können. Dieser Plan kann Folgendes beinh alten:

• Grußrede;
• Berichte anhören und zusammenfassen für einen bestimmten Zeitraum (Quartal, Woche, Halbjahr, Monat);
• Berichterstattung über aktuelle Themen, die für das Unternehmen relevant sind;
• Vorschläge zur Fehlerbehebung hören (Brainstorming);
• Bewertung der vorgeschlagenen Optionen und Diskussion ihrer Umsetzung;
• Kumulation von Optionen;
• für die Annahme der einen oder anderen Option stimmen;
• Bestimmung von Grenzen bei der Problemlösung (Festlegung von Verantwortlichkeiten, Timing, Methoden und Methoden).

Aufnahme

GroßEinige Arten von Besprechungen müssen auf Papier (Dokument) festgeh alten werden, das als Protokoll bezeichnet wird. Durch die Aufbewahrung dieser Art von Dokumentation können Sie die getroffenen Entscheidungen legitimieren. Und dank des Protokolls können Sie auch jederzeit den Fortschritt der Umsetzung von Aktivitäten verfolgen und bei Nichterfüllung der Aufgaben bestimmen, wer dafür verantwortlich ist.

Die Punktion wird in der Regel vom Sekretär des Leiters durchgeführt, der der Vorsitzende der Versammlung ist. Diese Funktion kann jedoch oft auch von anderen Mitarbeitern übernommen werden.

Funktionen und Aufgaben des Sekretariats

Vor Beginn von Geschäftstreffen sollte der Sekretär mit der Liste der eingeladenen Personen und der besprochenen Themen vertraut sein. Es ist jedoch erwähnenswert, dass, wenn das Treffen regelmäßig stattfindet, dieser Beamte alle Unterlagen (Listen, Pläne, Tagesordnung usw.) sammelt und dem Leiter bei der Vorbereitung des Treffens hilft.

Zunächst und falls erforderlich, kann der Sekretär die erscheinenden Personen bitten, einen Anmeldebogen auszufüllen, auf dem ihre vollständigen Namen angegeben werden. und Stellung. Dies wird beim Entwurf des Protokolls benötigt. Als nächstes gibt der Sekretär die Tagesordnung bekannt, die den Beginn der Sitzung markiert. Wenn die Anwesenden beginnen, Themen zu diskutieren, zeichnet der Sekretär den Fortschritt dieser Veranst altung auf. Am Ende der Sitzung fertigt dieser Beamte das fertige Protokoll an, unterschreibt es anschließend mit dem Vorsitzenden und sendet alles an die beteiligten Personen.

Es ist äußerst wichtig, dass der Sekretär bei der Zusammenstellung fällige Zahlungen leistetauf das Erscheinen des Sitzungsprotokolls achten. Es muss eine Überschrift, einen Veranst altungsort, eine Liste der Teilnehmer, besprochene Themen und getroffene Entscheidungen enth alten.

Schlussfolgerung

Aus den obigen Informationen wird deutlich, dass das Abh alten von Besprechungen in Unternehmen äußerst wichtig ist. Dabei gilt es jedoch immer zu bedenken, dass eine qualitativ hochwertige Vorbereitung auf solche Veranst altungen zu über 50 % den Schlüssel zum Erfolg in der Informationsvermittlung, Zielsetzung und deren qualitativ hochwertiger Umsetzung trägt.