Regelungen zum Dokumentenfluss der Organisation. Ein Beispiel für den Workflow in einer Organisation

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 10:23

Ein Dokument ist eine Information, die in einer ihrem Inh alt und Zweck angemessenen Form präsentiert wird. Ein Dokument wird mit einem bestimmten Zweck erstellt, von jemandem für jemanden. Aber nicht immer ist die Quelle des Dokuments und/oder sein Adressat eine Person. Die moderne Ebene - wenn es möglich und notwendig ist, Maschinen und Einrichtungen effektiv und sinnvoll in den Regelkreis einzubeziehen.

Der Ablauf, die Merkmale und die Geschwindigkeit der Bewegung eines Dokuments hängen von seiner Form, seinem Inh alt und seiner Funktionsweise der "Bewegungsumgebung" ab. Erfolg, wirtschaftliche Kennzahlen und soziale Effizienz hängen davon ab, wie gut der Dokumentenfluss in der Organisation eingerichtet ist, und das ist: die Qualität und das Leben des Unternehmens.

Über Dokumente und Arbeitsabläufe

Administration, Form und Ablauf der Arbeitsabläufe am Beispiel einer Organisation, ist nicht gesetzlich geregelt. Es gibt GOSTs, Satzungen und verbindliche Empfehlungen. Als Teil von Buchh altungsunterlagen, Papieren zur Kreditaufnahme bzwmedizinische Berichte sind die Normen des Gesetzes.

Ein Dokument ist nicht immer eine streng schriftliche Form. Es kann: sein

• ein Formular, in dem bestimmte Felder auf bestimmte Weise ausgefüllt werden und den genauen semantischen und syntaktischen Inh alt haben;
• eine Seite, die nach einem bestimmten Formular für eine bestimmte Anwendung erstellt wurde (Anschreiben, Auftrag, Aufgabenstellung, Personal, …);
• formfrei (Begründung des Arbeitnehmers, Dank für Arbeitsleistung, Beschluss über die Bewerbung, …).

Alle drei Versionen von Dokumenten können auf Papier oder elektronisch vorgelegt werden und sind aufgrund der Verfügbarkeit technischer und rechtlicher Hilfsmittel absolut gleichwertig, obwohl es immer noch Fälle gibt, in denen nur Papierform möglich ist.

Trotz des Fehlens gesetzlicher Vorschriften für Form und Inh alt des Dokuments und des Arbeitsablaufs gibt es eine starre, allgemein akzeptierte und nicht diskutierte Praxis zum Erstellen, Verschieben, Speichern oder Vernichten von Dokumenten, die jede Organisation anpassen kann sich in absolut keiner Weise.

Perfektes Beispiel für Dokumentenfluss in einer Organisation

Es ist grundsätzlich unmöglich, das Ideal zu erreichen:

• in allen Lebens- und Tätigkeitsbereichen,
• jederzeit,
• irgendwo im Raum,

weil jeder neue Ansatz den Blick auf neue Horizonte ermöglicht. Es besteht der Wunsch und die Notwendigkeit, ihnen zu folgen. Dokumentation ist keine Ausnahme. Im Gegenteil, es ist ein anschauliches und lebendiges Beispiel für die dynamische Fixierung des Prozesses der Informationsbewegung.

Es spielt keine Rolle, wie die Informationen erfasst werden: auf Papier oder in elektronischer Form. Derzeit haben beide Formulare den gleichen Rechtswert, obwohl die Papierversion in einigen Fällen Vorteile hat.

der Zyklus ihrer Bewegung vom Moment des Erscheinens (Schöpfung) bis zum Moment der Hinterlegung oder Zerstörung.

Nicht alle Organisationen verstehen, dass viele Dokumente direkt von Maschinen und Mechanismen ohne menschliches Eingreifen ausgeführt werden können, ebenso wie nicht alle Quellen (Autoren) nur Menschen sein sollten.

Das übliche Verständnis von Workflow-Automatisierung bewegt sich in der überwiegenden Mehrheit der Fälle auf der Ebene einer einfachen "Signalidee", wenn das Programm damit betraut wird, nur das Eintreten von Ereignissen zu melden.

Interner und externer Dokumentenumschlag

Beide Kreisläufe sind wichtig für eine erfolgreiche Organisation. Der äußere Umsatz hat einen statischen Wert, während der innere Umsatz einen dynamischen Wert hat.

Je besser die Unternehmensleitung diesen Umstand versteht, desto erfolgversprechender wählt sie ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem. Wer ein ideales Beispiel für die Bewegung von Geschäftspapieren in einer Organisation geben möchte, schreibt sein eigenes Informationssystem.

Dokumente können primär sein undzweitrangig. Letztere haben immer eine Bewegungsgeschichte innerhalb der Organisation.

Durch die Analyse der Anwendung von Wissen über das Dokument und seine Verwendung ist es möglich, die funktionalen Merkmale des Unternehmens, sozioökonomische Indikatoren und Zeitparameter zu bewerten. Dies ist sowohl für Partner als auch für Verbraucher wichtig.

Papier aber effektiv oder elektronisch aber gekauft

Einzigartigkeit ist nicht nur einer Person eigen, sondern auch einer Organisation. Darüber hinaus schätzt jeder Mensch seine Individualität und bemüht sich auf jede erdenkliche Weise, diese durch Kleidung, Verh alten, Bildung usw. zu betonen.

Ein Unternehmen, das ein gebrauchsfertiges Informationssystem kauft, ist ein perfektes Beispiel für den Arbeitsablauf einer Organisation, der ihm sein eigenes Gesicht nimmt und Mitarbeiter dazu zwingt, "die Kleider von jemand anderem" anzuziehen.

Es ist besser, den eigenen Mitarbeitern die altmodische Arbeit mit Papiermedien anzuvertrauen, als ihnen eine fremde, aber moderne Meinung über Dokumente und deren Verwendung aufzuzwingen. Jeder Mitarbeiter ist ein wichtiges Element der Funktionalität der Organisation und kein Erforscher der Effektivität der Ideen anderer Personen und der Strukturen von Arbeitsabläufen Dritter.

Prioritäten, Dynamik und Funktionalität

Die Außenkontur des Workflows ist immer begrenzt, unprätentiös und statisch stabil. Im Großen und Ganzen sollte ihm nicht mehr Bedeutung beigemessen werden, als er verdient. Was bringt es zum Beispiel, „seine Seele zu investieren“in Beziehungen mit dem Finanzamt, den Aufsichtsbehörden oder Partnern? Sie können den Prozess des Informationsaustauschs irgendwie diversifizierenWerbeagenturen, aber auch das nimmt irgendwann eine statische, banale Form an.

Die Priorität unserer eigenen Informationsverarbeitung, deren wichtiger Bestandteil immer die elektronische Dokumentenverw altung ist, steht außer Frage. Aber immer und jedem tut es leid für die Zeit und das Geld, um ein eigenes System zu erstellen.

Eine Kombination aus den klassischen „one es“- oder „galaxy“-Optionen, die nie ohne xel auskommen, und einigen lokalen Wirtschafts- oder Buchh altungsprogrammen von Drittanbietern, gekoppelt mit einer eigenen Website, um Feedback und Dokumente (Bestellungen, Beschwerden, Angebote, …) von Kunden und Partnern - der übliche Stand der Dinge, Mitarbeiter sind ständig mit Routine beschäftigt, und es entstehen keine Kosten.

Die Dynamik des Produktionsprozesses kann nur durch die effektive Umsetzung der eigenen Funktionalität sichergestellt werden. Nur in dieser Eigenschaft ist das elektronische Dokumentenmanagement in einer Organisation ein nachahmenswertes Beispiel und im Kontext der Umsetzung der eigenen Geschäftsidee eine hervorragende Dynamik der Produktions-, Wirtschafts- und Sozialkennzahlen.

Vorschriften über das Informationssystem der Organisation

Jede Organisation ist ein Informationssystem, das in einer ähnlichen Umgebung entsteht und existiert. Dokumente kommen von außen in die Organisation, intern ist es auch erforderlich, Dokumente zu erstellen, von denen einige reglementiert und obligatorisch sind.

Ein einfaches Organisations-Workflow-Diagramm ist ein Beispiel dafür, was normalerweise jeder tut. Vorschriften anArbeitsregeln, Tagesablauf, Pflichten der Mitarbeiter - die übliche Norm, aber nur sehr wenige Personen sind an der Entwicklung der "Vorschriften über das Informationssystem der Organisation" beteiligt.

Aus objektiver Sicht können sich die Leiter der Organisation von allem leiten lassen, beliebige Vorschriften und Stellenbeschreibungen schreiben. Aber die Wirksamkeit und Praktikabilität dieser Regelsetzung hängt nur davon ab, wie sehr das interne Regulierungsarsenal den Anforderungen der Realität entspricht.

Vorschriften über Dokumente und ihre Bewegung

Das Dokumentenverw altungssystem eines Unternehmens ist ein integraler Bestandteil der Informationssphäre des Unternehmens, weshalb die "Vorschriften zur Dokumentenverw altung" ein Anhang zu den "Vorschriften zum Informationssystem der Organisation" sind, aber sehr wichtig und verbindet alle seine Bestandteile zu einem einzigen Informationsorganismus.

Wenn das Management entschlossen ist, das perfekte Beispiel für den Arbeitsablauf einer Organisation zu schaffen, bedeutet dies, dass es sich wirklich für die Entwicklung eines erfolgreichen Unternehmens engagiert, mit dem Ziel, Gewinne zu erzielen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern.

Ein Merkmal des aktuellen Stands der Softwareentwicklung, insbesondere an der Spitze der verteilten Informationsverarbeitung (Internet-Programmierbeispiele), ist, dass es fast unmöglich ist, eine mobile selbstanpassende Anwendung zu erstellen.

Die Aufgabe des elektronischen Dokumentenmanagements in einer Organisation ist ein einfaches, aber anschauliches Beispiel. Hier ist die Dynamik eigentümlich:

• ein- und ausgehende Dokumente;
• Algorithmen zur Verarbeitung interner und externer Geschäftspapiere.

Das Schreiben von Code, der sich ändern kann, wenn sich Daten und Algorithmen ändern, ist sehr schwierig. Die Kosten für Zeit und Ressourcen stehen nicht jeder Organisation zur Verfügung.

Elektronische Dokumentenverw altung in der Dynamik

Organisation des Arbeitsablaufs im Unternehmen am Beispiel der Aufgabe der elektronischen Version ist relevant, einfach, indikativ und praktisch. Die Komplexität ergibt sich aus dem Prozess des Entwerfens von Code, der sich dynamisch ändern kann. Auch die Entwicklungszeit ist ein Problem.

gemeinsame Verarbeitungslogik verwenden.

Dann der Workflow in der Organisation=ein Beispiel + Merkmale der eigenen Geschäftsidee. In erster Näherung wird das Ergebnis nicht praktikabel sein, aber sobald die erste Umsetzung der Aufgaben in Betrieb genommen wird, wird der Kreislauf ihrer Lösung unumkehrbar und bei gebührender Aufmerksamkeit wird das Ergebnis erreicht.

Die Schaffung eines Informationssystems, das in der Lage ist, sich dynamisch ändernde Informationen zu verarbeiten, ist zuallererst die Dynamik des Erstellungsprozesses selbst.

Bis ein Mechanismus geschaffen wird, um eingehende, ausgehende undinterne Dokumente, und der Code kann ohne die Beteiligung eines Programmierers nicht unabhängig geändert werden, es wird nicht möglich sein, über die Tatsache zu sprechen, ein elektronisches Dokumentenverw altungssystem zu erstellen.

Das Erfinden und Implementieren eines eigenen Systems zur vollständigen Unterstützung der Informationsprozesse der Organisation ist jedoch dasselbe, als würde man ihren Erfolg brillant und perfekt machen.